Hồ sơ hoàn thành công trình là tập hợp các hồ sơ, tài liệu có liên quan tới quá trình đầu tư xây dựng công trình cần được lưu lại khi đưa công trình vào sử dụng, là bước trong trình tự quản lý thi công xây dựng công trình, nằm trong trách nhiệm của chủ đầu tư. Sử dụng phần mềm làm hồ sơ hoàn công là một phần không thể thiếu trong tổ chức và quản lý dự án xây dựng. 

Để lập Hồ sơ hoàn công, quản lý chất lượng, thanh quyết toán công trình có rất nhiều phương pháp như sử dụng phần mềm, marco hay addin. Bài viết này chúng tôi sẽ giới thiệu tới bạn cập nhật mới nhất về hồ sơ hoàn công công trình mới cập nhật và 3 phần mềm hỗ trợ lập hồ sơ hoàn công hiệu quả.

Hồ sơ hoàn công công trình xây dựng gồm những gì?

Hồ sơ hoàn công công trình xây dựng bao gồm các thông tin và tài liệu cần thiết để chứng minh rằng công trình đã hoàn thành và đáp ứng các yêu cầu kỹ thuật, quy định pháp luật. Thông thường, hồ sơ hoàn công công trình xây dựng bao gồm các thành phần như dưới đây.

Một bộ hồ sơ hoàn công xây dựng đầy đủ theo quy định năm 2023 gồm có:

1. Bản vẽ hoàn công: Bao gồm bản vẽ thiết kế hoàn chỉnh của công trình xây dựng sau khi đã hoàn thành, thể hiện đầy đủ các yếu tố kỹ thuật và cấu trúc của công trình.
2. Bản báo cáo hoàn công: Là báo cáo mô tả quy trình thi công, tiến độ và kết quả của công trình xây dựng, bao gồm cả các công việc kiểm tra, thử nghiệm và nghiệm thu đã được thực hiện.
3. Biên bản nghiệm thu công trình: Ghi lại quá trình nghiệm thu công trình, kết quả đạt được và nhận xét của các bên liên quan, bao gồm chủ đầu tư, nhà thầu, và cơ quan quản lý.
4. Bản kê khai vật tư, thiết bị và công trình: Liệt kê chi tiết các vật tư, thiết bị và công trình đã sử dụng trong quá trình xây dựng công trình.
5. Giấy chứng nhận phê duyệt hoàn công: Là giấy chứng nhận của cơ quan chức năng xác nhận rằng công trình đã hoàn thành và đáp ứng đủ các yêu cầu kỹ thuật, an toàn và môi trường.
6. Các tài liệu kỹ thuật khác: Bao gồm các báo cáo kiểm tra, thử nghiệm, kiểm định, chứng chỉ, giấy tờ pháp lý liên quan đến công trình xây dựng.

Quy trình làm hồ sơ hoàn công theo quy định Bộ Xây dựng

Hoàn công nhà là bước bắt buộc trong quy trình xây dựng đối với các công trình thi công phải xin cấp phép xây dựng. Để hoàn thiện hồ sơ hoàn công và nộp đi đúng quy định, là nhà thầu xây dựng, bạn có thể tham khảo quy trình 4 bước dưới đây:

Bước 1: Xác định điều kiện hoàn công (thuộc diện có phải lập hồ sơ hoàn công hay không)

Bước 2: Xác định hiện trạng công trình để hoàn công. Chuẩn bị tài liệu nghiệm thu và bản vẽ hoàn công

Bước 3: Chuẩn bị hồ sơ (tham khảo danh mục bộ hồ sơ hoàn công chuẩn 2023 phía trên)

Bước 4: Nộp hồ sơ

Theo quy định của Bộ xây dựng, hồ sơ hoàn công cần phải nộp cho các cơ quan chức năng có thẩm quyền như sau: 

• Nộp cho Sở Xây dựng: đối với công trình cấp đặc biệt và cấp 1
• Nộp cho UBND quận/huyện/xã: đối với công trình nhà ở hoặc tư nhân
• Nộp cho Ban quản lý ĐT&XD khu đô thị mới: đối với công trình xây mới, cải tạo khu công nghiệp cần phải xin giấy phép tại khu vực đó.

Phần mềm làm hồ sơ hoàn công là gì?

Phần mềm làm hồ sơ hoàn công là phần mềm hỗ trợ tạo hồ sơ hoàn công cho công trình xây dựng bao gồm: công trình công nghiệp, hạ tầng kỹ thuật, giao thông, thủy lợi, công trình xây dựng điện… tiết kiệm tối đa thời gian lập hồ sơ hoàn công, chất lượng công trình cho các kỹ sư xây dựng.  

Các tính năng cần có của một phần mềm làm hồ sơ hoàn công

Các tính năng của phần mềm làm hồ sơ hoàn công cần đáp ứng được quy định và yêu cầu của hồ sơ hoàn công. Tuy nhiên trên thực tế, tính năng của các công cụ ở trong giới hạn hỗ trợ doanh nghiệp theo hạng mục nhất định. Dưới đây là một số tính năng phổ biến trong phần mềm hồ sơ hoàn công:

• Tính toán ngày tháng thi công, nghiệm thu
• Thống kê công tác thi công nằm ngoài ngày tháng thi công cho phép
• Thống kê công tác có/không thi công, có/không nghiệm thu vào ngày nghỉ không thi công
• Lập tiến độ thi công 
• Lập biên bản nghiệm thu, biên bản lấy mẫu, nhật ký thi công
• In biên bản từ phần mềm. kiểm tra tính chính xác của biên bản 

Gợi ý 3 phần mềm hỗ trợ làm hồ sơ hoàn công dễ dùng, hiệu quả cao 

1. FastCons – Phần mềm thi công hỗ trợ công tác nghiệm thu hoàn công

FastCons là phần mềm chuyên quản lý giai đoạn thi công các công trình xây dựng. Phần mềm cung cấp nhiều tính năng quản lý dự án trực tuyến, hỗ trợ việc lập nhật ký thi công, báo cáo tiến độ và nghiệm thu sản lượng công trình. Các kỹ sư, cán bộ công trình có thể ứng dụng FastCons để xuất các file báo cáo chi tiết, file nghiệm thu cần thiết phục vụ cho hoạt động lập hồ sơ hoàn công.

Ưu điểm của phần mềm quản lý thi công FastCons:

• Lập nhật ký thi công đơn giản ngay trên app mobile
• Tự động đồng bộ số liệu khối lượng thi công hàng ngày vào bảng khối lượng tổng 
• Tự động kết xuất, thống kê báo cáo thi công, báo cáo vật tư, báo cáo nhân công/máy…
• Tự động tính tiến độ công trình
• Theo dõi các đợt nghiệm thu, thanh toán công trình với chủ đầu tư và thầu phụ

Phần mềm sử dụng online trên cả web và mobile app. Phù hợp với các nhà thầu xây dựng quy mô từ 10 kỹ sư trở lên. Hiện FastCons đã được hàng loạt nhà thầu lớn đưa vào triển khai áp dụng như: tổng thầu Laimian, Viglacera, Constrexim, 319.5, Giao thông Sóc Trăng, Tập đoàn Cát Tường…

2. Phần mềm hoàn công PHT

Phần mềm làm hồ sơ hoàn công – tiến độ PHT là phần mềm phục vụ lập hồ sơ hoàn công và tính tiến độ công trình xây dựng. Phần mềm chạy trên nền excel nên bạn cần tải phần mềm về và cài đặt trên máy tính để sử dụng. 3

Phần mềm có các tính năng cơ bản như:

• Cài đặt ngày tháng thi công – dải ngày thi công, bao gồm ngày nghỉ không thi công
• Nhập liệu dữ liệu công việc và thiết lập liên kết giữa các công việc có liên quan 
• Khởi tạo các biên bản nghiệm thu, biên bản lấy mẫu, nhật ký thi công và tiến độ 
• Cảnh báo tự động bằng dải màu đỏ với công việc ngày thi công vượt quá dải ngày quy định. Báo xanh khi hạng mục có ngày thi công nhỏ hơn ngày khởi công.

3. Phần mềm lập hồ sơ hoàn công, nghiệm thu GXD

Phần mềm GXD là phần mềm đầu tiên tại Việt Nam phát triển cho lĩnh vực Quản lý chất lượng công trình. Tới nay, sau nhiều năm phát triển, GXD hiện đã có đầy đủ các chức năng của phần mềm quản lý xây dựng, hỗ trợ hiệu quả giai đoạn dự toán và nghiệm thu công trình.  

Phần mềm làm hồ sơ hoàn công GXD sở hữu các tính năng:

• Tạo, quản lý và in ấn các biên bản kiểm tra
• Quản lý hồ sơ chất lượng, biên bản nghiệm thu, nhật ký công trình nằm gọn trong 1 file duy nhất
• Tự động xuất file theo trình tự nghiệm thu
• Tích hợp hơn 2000 tiêu chuẩn thi công, nghiệm thu để tra cứu nhanh
• Hỗ trợ hiệu quả với các công trình cơ điện MEP

Bộ phần mềm dự toán – dự thầu – thanh quyết toán – quản lý chất lượng, hoàn công GXD là phần mềm chạy trên nền excel nên bạn cũng cần tải về và cài đặt trên máy để sử dụng. Chi phí phần mềm dao động từ 1.000.000 – 7.000.000đ/ bộ khóa cứng. Đây là phần mềm được sử dụng phổ biến trong giai đoạn lập hồ sơ dự thầu và hồ sơ hoàn công. 

Gợi ý cho bạn:

Nhà thầu xây dựng sử dụng kết hợp GXD và FastCons để tạo thành bộ công cụ quản lý dự án xây dựng toàn diện từ A-Z. Phần mềm FastCons có khả năng tích hợp liền mạch với dự toán GXD để lấy dữ liệu dự toán hạng mục vào phần quản lý kế hoạch thi công. FastCons giúp cho công tác tổ chức, kiểm soát, theo dõi tiến độ thi công được chính xác và hiệu quả cao.

Hy vọng bài viết trên đã cung cấp cho bạn những thông tin hữu ích về hồ sơ hoàn công, các quy định cũng như phần mềm làm hồ sơ hoàn công miễn phí và trả phí đang được dùng phổ biến hiện nay trên thị trường. 

FastCons là Phần mềm quản lý dự án thi công xây dựng trực tuyến đầu tiên tại Việt Nam – một sản phẩm nằm trong hệ sinh thái các giải pháp chuyển đổi số của FastWork.vn. Tại FastWork, chúng tôi phát triển và cung cấp các giải pháp phần mềm chuyên sâu, tính năng chuẩn theo nghiệp vụ thực tế, giúp cho quá trình ứng dụng phần mềm nhanh chóng đạt hiệu quả cao ở từng lĩnh vực kinh doanh!

Nếu bạn quan tâm DEMO & trải nghiệm Giải pháp quản lý dự án xây dựng chuyên sâu – FastCons, vui lòng liên hệ hotline 0983-089-715 hoặc nhập thông tin vào form đăng ký!