Trong thi công hệ thống Phòng cháy chữa cháy (PCCC), bài toán lớn nhất của nhà thầu không chỉ nằm ở khâu kỹ thuật, mà nằm ở khả năng kiểm soát vật tư và dòng tiền thanh toán. Để chuẩn hóa bộ máy vận hành, ngày 01/07/2025, Công ty TNHH Thương mại Dịch vụ Kỹ thuật Văn Khoa đã chính thức đưa hệ thống FastCons vào ứng dụng đồng bộ cho các dự án của mình.
1. Về Văn Khoa và bài toán quản trị ngành Cơ điện & PCCC
Công ty TNHH Thương mại Dịch vụ Kỹ thuật Văn Khoa là đơn vị uy tín hoạt động chuyên sâu trong lĩnh vực cung cấp thiết bị và thi công lắp đặt hệ thống Phòng cháy chữa cháy (PCCC), chống sét, camera quan sát và báo trộm. Với phương châm đặt chất lượng và an toàn lên hàng đầu, Văn Khoa luôn là đối tác tin cậy của nhiều chủ đầu tư, tổng thầu trên cả nước.
Tuy nhiên, với đặc thù thi công hệ thống cơ điện và PCCC, số lượng danh mục vật tư (đường ống, van, bơm, thiết bị báo cháy…) tại mỗi dự án là rất lớn và khó kiểm soát. Khi quy mô doanh nghiệp mở rộng với nhiều dự án chạy song song, Ban lãnh đạo Văn Khoa phải đối mặt với bài toán quản trị cốt lõi:
- Điểm mù về tiến độ và sản lượng: Quản lý bằng Excel khiến Ban giám đốc khó nắm bắt chính xác khối lượng thi công thực tế tại công trường so với kế hoạch đề ra.
- Thất thoát từ hao hụt vật tư: Các thiết bị PCCC rất dễ bị hao hụt, cắt thừa hoặc thất lạc. Nếu không có hệ thống cảnh báo, việc xuất vật tư vượt định mức (BOQ) sẽ trực tiếp ảnh hưởng vào lợi nhuận dự án.
- Chồng chéo công nợ và nghiệm thu: Quản lý song song các Hợp đồng nhận thầu (với Chủ đầu tư) và Hợp đồng giao thầu (với thầu phụ/nhà cung cấp) đòi hỏi sự chính xác tuyệt đối về hồ sơ nghiệm thu, thanh toán để tránh ách tắc dòng tiền.
2. Giải pháp số hóa quản lý dự án từ FastCons
Để giải quyết triệt để các rào cản trên, Văn Khoa đã triển khai giải pháp quản lý thi công chuyên sâu FastCons.:
2.1.Theo dõi tiến độ & khối lượng
FastCons số hóa toàn bộ danh mục công việc của dự án thành biểu đồ tiến độ trực quan. Ban chỉ huy công trường thực hiện cập nhật khối lượng công việc hoàn thành mỗi ngày trực tiếp trên hệ thống. Thay vì phải đợi báo cáo giấy cuối tuần, Ban lãnh đạo Văn Khoa có thể theo dõi Real-time, quản lý tiến độ của từng hạng mục đã hoàn thành khu vực nào? bao nhiêu phần trăm?. Sự minh bạch này giúp doanh nghiệp chủ động điều phối nhân lực và máy móc hợp lý.
2.2. Kiểm soát Hợp đồng nhận/giao thầu
Trong ngành PCCC, việc bóc tách ngân sách từ hợp đồng mẹ xuống các hợp đồng con là cực kỳ phức tạp. FastCons giúp Văn Khoa thiết lập một cấu trúc quản lý hợp đồng rành mạch:
- Kê khai danh mục đối tác (thầu phụ, nhà cung cấp) kèm chuyên môn và thông tin liên hệ, lịch sử nhận thầu, lịch sử làm việc (đơn hàng, hợp đồng v.v…)
- Kiểm soát từng hạng mục thi công trên hợp đồng giao thầu – nhận thầu chi tiết: đơn giá, khối lượng & thành tiền theo hợp đồng, theo nhật ký khối lượng, và theo từng đợt nghiệm thu & thanh toán
2.3. Số hóa cung ứng vật tư và cảnh báo định mức
Toàn bộ vòng đời của vật tư PCCC được đưa vào một luồng quy trình khép kín: Đề xuất vật tư (từ công trường) -> Mua hàng -> Nhập kho dự án -> Xuất kho sử dụng. Hiển thị đầy đủ mọi thông tin, nắm bắt được vật tư còn tồn đọng bao nhiêu so với khối lượng thi công thực tế.
Ngoài ra, tính năng cảnh báo vượt định mức giúp ban lãnh đạo sớm đưa ra giải pháp và điều phối công việc, vật tư phù hơp. Só lượng vật tư đã sử dụng được phần mềm tự động đối chiếu với bảng khối lượng định mức (BOQ) ban đầu. Nếu số lượng yêu cầu vượt quá định mức thiết kế, hệ thống sẽ lập tức cảnh báo. Điều này giúp doanh nghiệp kiểm soát được hao hụt, sớm điều chỉnh phù hợp.
2.4. Quản lý nghiệm thu, thanh toán công nợ
Dựa trên báo cáo nhật ký thi công hàng ngày trên FastCons bao gồm nhân công và vật tư, phần mềm tự động tính toán chi tiết tổng chi phí tới thời điểm hiện tại ở từng hạng mục là bao nhiêu
Phần mềm tự động tính toán và báo cáo giá trị cần thu hồi nợ từ chủ đầu tư, giá trị cần chi trả cho nhà cung cấp và thầu phụ, từ đó ước tính số tiền dự án có thể thu về, giúp Ban Giám đốc Văn Khoa luôn chủ động được kế hoạch dòng tiền.
3. Tầm nhìn quản lý dự án tương lại hướng đến phát triển bền vững
Sự hợp tác giữa Văn Khoa và FastCons không chỉ dừng lại ở việc chuyển đổi từ phương thức quản lý dự án thủ công sang số hóa. Đó là quá trình tái cấu trúc lại luồng chảy của dữ liệu, biến những thông tin rời rạc tại công trường thành những dữ liệu chuẩn chỉ trên màn hình của Ban Giám đốc.
Việc số hóa quản lý dự án thi công đã khẳng định cam kết của Văn Khoa trong việc tối ưu hóa hiệu quả hoạt động, duy trì uy tín tiến độ với Chủ đầu tư và xây dựng một nền tảng doanh nghiệp thi công PCCC chuyên nghiệp, vững mạnh.
Cảm ơn Công ty TNHH Thương mại Dịch vụ Kỹ thuật Văn Khoa đã tin tưởng và lựa chọn FastCons làm đối tác chiến lược trên hành trình chuyển đổi số!
