Về Công ty TNHH Thương mại Xuất nhập khẩu Ngôi Sao Sáng
Công ty TNHH Thương mại Xuất nhập khẩu Ngôi Sao Sáng (Công ty Ngôi Sao Sáng) thành lập từ năm 2002, là đơn vị độc quyền Cung cấp – Thiết kế – Lắp đặt và Bảo dưỡng hệ thống Aerocom tại thị trường Việt Nam. Hơn 20 năm phát triển, Công ty có nhiều dự án thi công công trình tại Bệnh viện (Các dự án quy mô vừa – lớn). Một số dự án tiêu biểu của Công ty Ngôi Sao Sáng: Bệnh viện Nhân Dân Gia Định, Bệnh viện Đa Khoa Đông Hưng – Thái Bình, Bệnh viện Đa Khoa Quốc Tế Mặt Trời, Bệnh viện Quốc Tế Vinmec Cần Thơ, Bệnh viện Quốc Tế Vinmec Smart City…
Công ty tìm hiểu phần mềm FastWork từ năm 2019. 10/2024, Công ty Ngôi Sao Sáng tìm hiểu phần mềm quản lý thi công FastCons (Một sản phẩm của FastWork Việt Nam) và quyết định triển khai FastCons thay thế cho phần mềm 1Office.
| Tên doanh nghiệp: Công ty TNHH Thương mại Xuất nhập khẩu Ngôi Sao Sáng |
| Lĩnh vực doanh nghiệp: Thi công các dự án Cơ điện M&E, cung cấp thiết bị y tế |
| Nhu cầu quản lý: – Quản lý chấm công – Quản lý công việc bảo trì cho đội ngũ kỹ thuật, check-in/out ghi nhận vị trí, số km di chuyển ở mỗi khách hàng. – Quản lý tiến độ dự án – Quản lý vật tư cấp phát công trình – Quản lý file, hồ sơ dự án |
Phần mềm thông thường không đáp ứng nhu cầu quản lý dự án cơ điện của Công ty Ngôi Sao Sáng
Trước khi triển khai phần mềm quản lý thi công FastCons vào hoạt động quản lý, Công ty TNHH Thương mại Xuất nhập khẩu Ngôi Sao Sáng đã ứng dụng phần mềm 1Office. Tuy nhiên, BLĐ Công ty đánh giá, 1Office không đáp ứng được nhu cầu quản lý vật tư trong các dự án cơ điện.
Công ty Ngôi Sao Sáng cần phần mềm quản trị nội bộ tốt hơn, đặc biệt phần chấm công, và đáp ứng được nhu cầu quản lý chuyên sâu các dự án Cơ điện. Cụ thể Công ty cần phần mềm quản lý tập trung:
- Quản lý chấm công
- Quản lý công việc bảo trì cho đội ngũ kỹ thuật, check in/out ghi nhận vị trí, số km di chuyển ở mỗi khách hàng.
- Quản lý tiến độ dự án
- Quản lý vật tư cấp phát công trình
- Quản lý file, hồ sơ dự án
Các phần mềm quản trị hiện chỉ đáp ứng nhu cầu quản trị chuyên sâu các dự án cơ điện, đặc biệt là vật tư công trình. Sau thời gian tìm hiểu, trao đổi với đội ngũ FastCons, BLĐ Công ty đánh giá các tính năng của phần mềm quản lý thi công FastCons hoàn toàn đáp ứng nhu cầu quản lý của doanh nghiệp – Quản lý toàn diện các vấn đề về nhân sự, công việc dự án văn phòng và dự án thi công cơ điện.
Tháng 10/2024, BLD Công ty TNHH Thương mại Xuất nhập khẩu Ngôi Sao Sáng quyết định triển khai phần mềm FastCons. Tính đến thời điểm hiện tại, sau gần 1 năm đưa FastCons vào số hóa toàn bộ hoạt động quản lý, đánh giá phần mềm FastCons hỗ trợ quản lý hiệu quả các vấn đề của Công ty.
Cách Công ty Ngôi Sao Sáng ứng dụng FastCons vào quản lý
Để hiểu rõ hơn, hiệu quả của phần mềm FastCons trong số hóa quản lý, dưới đây là bảng phân tích mô hình, cách Công ty TNHH Thương mại Xuất nhập khẩu Ngôi Sao Sáng áp dụng các tính năng của FastCons.
Tổng quan mô hình áp dụng / các ứng dụng/ tính năng áp dụng, có thể phân theo các đối tượng áp dụng
| Nhu cầu quản lý | Cách Công ty Ngôi Sao Sáng quản lý trước khi triển khai FastCons? | Đội ngũ/phòng ban triển khai FastCons | Cách FastCons hỗ trợ quản lý theo từng nghiệp vụ |
| 1. Quản lý bảng công nhân viên | Thủ công, điểm danh qua zalo | Đội ngũ kỹ thuật Khối Văn phòng | Thực hiện chấm công App Mobile – Định vị GPS & Face IDTự động hóa bảng công |
| 2. Quản lý viếng thăm khách hàng Tổng hợp số km di chuyển | Báo cáo qua zalo, ghi nhận thủ công | Đội ngũ kỹ thuật | Phần mềm với nghiệp vụ check in/out rõ ràng, hỗ trợ thay quản lý kiểm soát việc NV kỹ thuật có đến đúng nơi để thực hiện công việc không.Tự động báo cáo, ghi nhận và tổng hợp được số km di chuyển, để hỗ trợ xử lý bảng lương. |
| 3. Giao việc hiện trường | Báo cáo ghi nhận qua zalo | Đội ngũ kỹ thuật | Hằng ngày, TP. Dự án sẽ thực hiện giao việc, có gán công việc theo yêu cầu Bảo trì KH tới nhân sự.Nhân sự nhận được thông báo giao việc, thực hiện công việc tại Khách hàng đã được giao và báo cáo tình hình, kết quả công việc trên phần mềm. |
| 4. Quản lý báo giáKiểm soát phê duyệt | Quản lý báo giá và phê duyệt theo quy trình Workflow trên 1Office – tuy nhiên chưa thực sự đáp ứng nhu cầu. | Phòng kinh doanh | FastCons có sẵn tính năng lập và phê duyệt báo giá, phù hợp với nhu cầu, quy trình quản lý của Công ty Ngôi Sao Sáng. |
| 5. Quản lý quy trình phê duyệt hợp đồng / đơn hàng lớn (dự án) | Quản lý quy trình phê duyệt, hợp đồng/đơn hàng theo Workflow trên phần mềm – tuy nhiên chưa thực sự đáp ứng nhu cầu quản lý | Phòng kinh doanh | FastCons có sẵn tính năng đáp ứng nhu cầu số hóa quản lý của khách hàng. |
| 6. Quản lý vật tư sử dụng trong dự án cơ điện | Thủ công | Phòng dự án | Quản lý vật tư rõ ràng theo từng dự án |
Phân tích chuyên sâu các nghiệp vụ quản lý của Công ty Ngôi Sao Sáng khi số hóa với FastCons
1. Quản lý bảng công nhân viên:
Nhân sự thực hiện chấm công định vị vị trí theo GPS & Face ID, gửi các đơn từ hành chính (như đơn nghỉ phép, vắng mặt…) trên App FastCons.
- Công ty áp dụng việc chấm công và số hóa quản lý đơn từ theo từng dự án cho đội Kỹ thuật hiện trường và Chấm công cho Khối Văn Phòng.
- Tự động hóa bảng công → Hướng tới tự động hóa bảng lương.
- Hỗ trợ phòng Nhân sự kiểm soát thời gian làm việc của đội ngũ nhân sự trên 1 nền tảng duy nhất
- Hỗ trợ phê duyệt đơn từ theo quy trình các cấp bậc phòng ban rõ ràng, minh bạch
2. Quản lý viếng thăm khách hàng (Tổng hợp số km di chuyển) :
- Trước khi triển khai phần mềm FastCons, công ty đã sử dụng 1 Office. Nhu cầu của BLĐ cần quản lý tổng hợp số km di chuyển, nhưng 1Office chưa đáp ứng – Chưa thể hỗ trợ yêu cầu quản lý cốt lõi cuối cùng là kiểm soát nhân sự đến đúng vị trí làm việc, tổng hợp được số Km di chuyển trong 1 ngày → Hướng tới xử lý tự động trong bảng lương.
- Thời điểm đó, Công ty Ngôi Sao Sáng quản lý hoạt động làm việc tại khách hàng của nhân sự thông qua hình thức báo cáo zalo, sau đó phòng Nhân sự sẽ thực hiện kiểm tra lại. May mắn, khi chuyển đổi sang triển khai phần mềm FastCons, FastCons đã hỗ trợ quản lý được các vấn đề về chấm công và công việc của nhân sự tại khách hàng.
- Nhân sự sử dụng phần mềm FastCons, thực hiện nghiệp vụ check in/out trên khách hàng, check in/out trên giao việc hiện trường và quản lý được FaceID / GPS đến đúng địa chỉ khách hàng.
- App FastCons tự động hóa việc ra báo cáo viếng thăm từng nhân viên trong tháng. Quản lý chỉ cần vào App để theo dõi hoặc xuất dữ liệu viếng thăm khách hàng của nhân sự, mà không cần tổng hợp thủ công
- Tự động hóa số liệu qua bảng tính lương tự động.
3. Giao việc hiện trường
Phần mềm FastCons đáp ứng nhu cầu quản lý chuyên sâu công việc của nhân sự hiện trường.
- Trên FastCons có sẵn các tính năng giao việc bảo trì dịch vụ khách hàng cho đội ngũ nhân sự kỹ thuật. Hình thức giao việc linh hoạt theo tính chất, đặc điểm yêu cầu công việc – Quản lý có thể giao việc tại hiện trường (địa điểm của khách hàng), giao việc gán với từng khách hàng cụ thể, các tính năng giao việc được lồng ghép với nhau đảm bảo tối ưu quản lý. Tính năng giao việc của FastCons đáp ứng các nghiệp vụ đặc thù của doanh nghiệp Thương mại – Kỹ thuật & thi công.
- Thay vì nhận công việc qua tin nhắn chat hay qua gọi điện, giao miệng thiếu tính rõ ràng, phần mềm FastCons hỗ trợ nhân viên nhận việc nhanh chóng trên Mobile và báo cáo công việc một cách chủ động, đồng nhất trên một công cụ – Nhân sự dễ dàng tìm kiếm, xem lại các công việc đã thực hiện/đã báo cáo đảm bảo tính minh bạch trong đánh giá hiệu suất.
4. Quản lý báo giá (Kiểm soát phê duyệt ):
- Khi triển khai phần mềm 1Office, BLĐ Công ty TNHH Thương mại Xuất nhập khẩu Ngôi Sao Sáng đánh giá 1Office không có các tính năng quản lý tập trung các báo giá của doanh nghiệp. Để thực hiện quản lý báo giá, nhân sự thực hiện qua tính năng workflow trên phần mềm. Quản lý qua Workflow chưa thực sự tối ưu với BLĐ.
- Hiểu rõ các nhu cầu, tính đặc thù của Doanh nghiệp lĩnh vực Thương mại – Dịch vụ kỹ thuật & Thi công, phần mềm FastCons phát triển và thiết kế sẵn các tính năng nghiệp vụ quản lý báo giá. Nhân sự có thể lập các báo giá trực tiếp và quản lý tập trung mọi báo giá trên phần mềm FastCons.
- Thay vì phải quản lý báo giá qua quy trình workflow, nhân sự thực hiện lập báo giá trên FastCons, sau đó gửi phê duyệt tới Quản lý phòng -> Sau khi Quản lý phòng duyệt báo giá, báo giá được tự động chuyển tới Giám đốc phê duyệt -> In báo giá thiết kế sẵn theo mẫu công ty ban hành (đã bao gồm chữ kỹ người duyệt) -> Nhân sự chủ động gửi báo giá tới khách hàng.
- Quản lý báo giá trên phần mềm FastCons, rút gọn được 80% thời gian làm và phê duyệt báo giá trong doanh nghiệp – đảm bảo được tính minh bạch, rõ ràng.
5. Quản lý quy trình phê duyệt hợp đồng/đơn hàng lớn (theo dự án):
- Đối với các báo giá dự án lớn, FastCons thiết kế ra quy trình Workflow để KH thực hiện việc kiểm soát chặt và phê duyệt hợp đồng theo quy trình.
- Với quy trình quản lý các đơn hàng lớn, giúp nhà quản lý có thể nắm bắt được chi tiết tình hình đơn hàng thực thi đến đâu, đang tắc nghẽn ở phòng ban nào, từ đó có điều chỉnh, chỉ đạo phù hợp. Nhà quản lý cũng có thể theo dõi nhanh quy trình thực hiện nhiều đơn hàng trên 1 nền tảng FastCons.
- Quy trình hợp đồng: Bên cạnh tối ưu và số hóa quản lý các quy trình về báo giá, FastCons đầy đủ các tính năng hỗ trợ quản lý chặt chẽ, rõ ràng quy trình phê duyệt các hợp đồng. Mọi hợp đồng sẽ thực hiện quản lý và số hóa theo 1 quy trình duy nhất, tuần tự trên phần mềm. Từ soạn báo giá -> Quản lý phòng kiểm tra -> Giám Đốc phê duyệt -> Gửi khách hàng -> Lên hợp đồng -> Triển khai dự án.
- Mỗi giai đoạn trong quy trình phê duyệt hợp đồng và triển khai dự án đều được cập nhật theo thời gian thực, lưu trữ trên FastCons. Quản lý và nhân sự có thể theo dõi nhanh tiến độ hợp đồng, theo dõi đầy đủ các thông tin của hợp đồng, lịch thanh toán, thu chi, trao đổi phản hồi trong hợp đồng và các hoạt động cập nhật về hợp đồng…
6. Quản lý vật tư sử dụng dự án:
Công ty TNHH Thương mại Xuất nhập khẩu Ngôi Sao Sáng sử dụng FastCons trong quản lý chi tiết tình hình sử dụng vật tư dự án, cụ thể:
Áp dụng phần mềm FastCons để kiểm soát tình hình sử dụng vật tư theo từng dự án lớn
Mỗi dự án sẽ có định mức vật tư theo hợp đồng riêng, FastCons hỗ trợ cập nhật và theo dõi vật tư sử dụng so với định mức
Vật tư ảnh hưởng trực tiếp đến lãi/lỗ công trình. Kiểm soát tốt tình hình sử dụng vật tư, thúc đẩy hiệu quả dự án. Khi nhân sự thực hiện đề xuất mua vật tư, phần mềm FastCons hỗ trợ gửi cảnh báo từ bước đề xuất để các bên kiểm tra vật tư có vượt định mức chưa. Tính năng giúp doanh nghiệp kiểm soát chi tiết việc sử dụng vật tư.
- FastCons cũng sẽ quản lý các phiếu mua, phiếu nhập, phiếu xuất trong từng dự án. Mọi hoạt động mua, nhập, xuất, nhân sự sẽ thực hiện lên phiếu trên phần mềm. Thực hiện lên phiếu mua → Phiếu nhập → Phiếu xuất xuống dự án.
- Với từng dự án, Công ty Ngôi Sao Sáng cũng có thể thực hiện quản lý công nợ NCC theo phiếu cho từng dự án.
Đặc thù quản lý hợp đồng các Công ty ME là bảng khối lượng ký kết (vật tư). Như vậy, phần mềm FastCons hỗ trợ kiểm soát được từng vật tư rõ ràng cho từng dự án, bám sát hợp đồng ký kết ban đầu tránh vượt khối lượng hợp đồng.
Bên cạnh tính năng quản lý dự án theo hạng mục hay đầu mục công việc, phần mềm FastCons cung cấp đầy đủ tính năng để quản lý tình hình thi công dự án như:
- Quản lý kế hoạch
- Quản lý tiến độ
- Quản lý khối lượng
- Quản lý vật tư
- Quản lý chi phí
- Quản lý hồ sơ dự án
- Quản lý phương tiện
- Dashboard Insight dự án
- Hệ thống 20+ báo cáo thi công
Đội ngũ FastCons kỳ vọng Công ty TNHH Thương mại Xuất nhập khẩu Ngôi Sao Sáng và FastCons sẽ hợp tác dài lâu và bền vững.
| FastCons – Phần mềm Quản lý thi công Xây dựng hàng đầu hiện nay. FastCons tự hào được 500+ Tập đoàn, Nhà thầu xây dựng lựa chọn triển khai – hỗ trợ hiệu quả trong số hóa, tối hưu quản lý, thúc đẩy hiệu suất dự án. Tìm hiểu thêm 500+ Nhà thầu thi công ở nhiều lĩnh vực: Thiết kế – Thi công – Nội thất, Cơ điện, PCCC, Dân dụng, Xây lắp công trình CN & Thương mại, Giao thông… tại đây. |
Mời Doanh nghiệp Thi công Xây dựng cần số hóa quản lý, cải thiện hiệu quả dự án qua quản lý tìm hiểu và nhận trải nghiệm miễn phí DEMO phần mềm FastCons qua Đăng ký tư vấn hoặc Zalo/Hotline: 0983-089-715.
