Ngành xây dựng toàn cầu đang đối mặt với nhiều thách thức: năng suất lao động giảm, thiếu vật tư, nhân công. Doanh nghiệp không có công cụ quản lý dự án, cộng tác kém hiệu quả khiến 70% dự án vượt dự toán, chậm bàn giao. Đứng trước bối cảnh này, mô hình xây dựng tinh gọn (Lean construction) xuất hiện và trở thành xu hướng xây dựng mới cứu cánh cho các nhà thầu trong thời kỳ khủng hoảng, hỗ trợ gia tăng lợi nhuận & năng lực cạnh tranh. 

Cùng FastCons tìm hiểu chi tiết Lean Construction là gì? và cách ứng dụng hiệu quả phương pháp này trong quản lý dự án xây dựng ngay dưới đây. 

Tổng quan về phương pháp Lean

Phương pháp quản lý tinh gọn Lean bắt nguồn từ mô hình vận hành nhà máy của Toyota vào đầu thế kỷ 20. Như đúng tên gọi, phương pháp Lean (tinh gọn) tập trung vào vấn đề tinh giản quy trình thông qua loại bỏ những bước gây lãng phí thời gian, năng lượng, vật liệu trong chuỗi sản xuất. Từ đó rút ngắn thời gian sản xuất, tăng chất lượng sản phẩm để mang lại nhiều giá trị hơn cho khách hàng. Ngày nay, Lean được áp dụng rộng rãi trong nhiều lĩnh vực khác nhau, và trở thành một trong những mô hình quản trị được các doanh nghiệp ưa chuộng.

Taiichi Ohno – kỹ sư tiên phong trong việc phát triển tư duy và quy trình sản xuất tinh gọn nhận định “Công ty càng có nhiều hàng tồn kho thì càng ít có khả năng đạt được mục tiêu kinh doanh”. Trong khi các chuyên gia khác trong lĩnh vực sản xuất tập trung vào việc tối đa hóa các nguồn lực, thì Ohno cho rằng: Chìa khóa để tăng năng suất có thể được tìm thấy trong việc giảm thiểu sự lãng phí.

Ngoài ra, các yếu tố cốt lõi khác của Lean là tối đa hóa giá trị khách hàng và cải tiến liên tục. Thực tế, bất kỳ ngành nào cũng có thể hưởng lợi từ việc theo đuổi những mục tiêu này. Với ngành xây dựng, các nguyên tắc tương tự cũng được áp dụng nhằm tối ưu quy trình thiết kế – thi công để tạo ra các công trình chất lượng hơn. Cụ thể các nguyên tắc cốt lõi của Xây dựng tinh gọn và những lợi ích nó mang lại cho ngành này sẽ được làm rõ ngay dưới đây.

Tham khảo: Bộ 3 công cụ giúp tinh gọn quy trình C&B cho mọi doanh nghiệp

Xây dựng tinh gọn (Lean Construction) là gì?

Khi ngành xây dựng và sản xuất được tích hợp và có mối quan hệ chặt chẽ hơn thì các nguyên lý hoạt động của phương pháp Lean cũng bắt đầu thâm nhập vào quy trình quản lý dự án xây dựng. 

Theo Viện Xây dựng Tinh gọn (LCI), Lean Construction được định nghĩa “là một hệ thống áp dụng các phương pháp trong sản xuất tinh gọn vào quy trình thiết kế, lập kế hoạch, thi công để tối đa hóa giá trị của các bên liên quan, giảm lãng phí và tăng cường sự hợp tác giữa các đội nhóm trong 1 dự án. Mục tiêu của xây dựng tinh gọn là tăng năng suất, tăng lợi nhuận và cải thiện năng lực cạnh tranh cho doanh nghiệp”

Lợi ích khi doanh nghiệp xây dựng áp dụng phương pháp Lean

Trước khi tìm hiểu lợi ích của phương pháp Lean, hãy xem nhanh một số thống kê tổng hợp thực trạng ngành xây dựng trên thế giới:

• 70% dự án xây dựng vượt thời gian và ngân sách
• 57% chi tiêu cho dự án xây dựng gây lãng phí 
• 50% tiêu thụ nguyên vật liệu đến từ ngành xây dựng

Ngành xây dựng đang lãng phí thời gian, tiền bạc và tài nguyên ở mức đáng báo động. Đây là lý do thúc đẩy các nhà thầu trên thế giới ứng dụng phương pháp Lean để khắc phục tình trạng trên. 

4 lợi ích chính của việc triển khai xây dựng tinh gọn bao gồm:

1. Cải thiện chất lượng thi công: Xây dựng tinh gọn tập trung vào sự tin tưởng, tôn trọng, tính trách nhiệm khi triển khai dự án. Các đội nhóm làm việc cùng nhau phải thống nhất với các mục tiêu này ngay khi bắt đầu. Tăng cường cộng tác trong quá trình thi công giúp ngăn ngừa các xung đột, giảm thiểu thi công lại, và đảm bảo chất lượng sản phẩm đầu ra. 

2. Giảm rủi ro dự án: Các phương pháp lập kế hoạch tinh gọn giúp giảm thiểu rủi ro bằng cách trao quyền cho các đội nhóm chủ động theo dõi tiến độ, xác định các rủi ro tiềm ẩn và tìm giải pháp để giảm thiểu chúng. 

3. Kiểm soát tốt chi phí: Xây dựng tinh gọn giúp giảm “thời gian chết” khi chờ đợi nguyên vật liệu, thiết bị thi công, hay chờ báo cáo. Đồng thời ưu tiên sử dụng các vật liệu được đúc sẵn để ngăn ngừa lãng phí & giảm ô nhiễm. Từ đó tối ưu chi phí để có tỷ suất lợi nhuận cao hơn.

Tham khảo: Giải pháp FastCons tối ưu chi phí thi công trình cho nhà thầu xây dựng

4. Tăng sự hài lòng của khách hàng: Xây dựng tinh gọn làm tăng số lượng dự án được bàn giao đúng tiến độ & ngân sách. Từ đó cải thiện sự hài lòng của khách hàng và nâng cao danh tiếng cho công ty.

Một ví dụ điển hình cho thấy lợi ích vượt trội khi doanh nghiệp xây dựng áp dụng Lean: Năm 2011, tại Trung Quốc, một khách sạn 30 tầng đã được hoàn thiện thần tốc trong vòng 15 ngày bằng các công cụ & phương pháp xây dựng tinh gọn. Tòa nhà này có sức chống chịu động đất gấp 5 lần so với tiêu chuẩn. Tương đương với có khả năng chống đỡ một trận động đất 9 độ richter. Đặc biệt, nhà thầu thi công chỉ sử dụng 1/6 vật liệu so với 1 tòa nhà có cùng kích thước, giúp tiết kiệm 20 % chi phí xây dựng. 

Như vậy, việc sử dụng công cụ & phương pháp xây dựng tinh gọn sẽ giúp các nhà thầu hoàn thành được nhiều công trình chất lượng hơn trong thời gian ngắn với chi phí tối ưu. Từ đó gia tăng lợi nhuận và cải thiện lợi thế cạnh tranh. Điều này đặc biệt quan trọng đối với các công ty xây dựng trong thời kỳ suy thoái kinh tế.

6 Nguyên tắc cốt lõi trong xây dựng tinh gọn

1. Khai thác sâu giá trị của khách hàng

Với xây dựng tinh gọn, tất cả các bên liên quan, bao gồm kiến ​​trúc sư, kỹ sư, tổng thầu, nhà thầu phụ và nhà cung cấp đều phải phối hợp chặt chẽ. Không chỉ cung cấp những gì khách hàng muốn mà còn đưa ra lời khuyên, thậm chí tạo ra sản phẩm vượt kỳ vọng của khách hàng. 

2. Định nghĩa rõ ràng về dòng giá trị

Khi đã hiểu rõ về giá trị 1 dự án từ quan điểm của khách hàng, bạn cần lựa chọn & sắp xếp tất cả các quy trình cần thiết để mang lại giá trị đó. Đây được gọi là dòng giá trị. Thể hiện qua việc kiểm soát ngân sách, số nhân công, thiết bị và dự trữ tồn kho vật liệu cần thiết để hoàn thành công trình. Trong đó, bất kỳ tài nguyên nào không tạo thêm giá trị cho dự án đều phải cắt giảm để tránh lãng phí. 

3. Loại bỏ lãng phí

Mục tiêu chính của xây dựng tinh gọn là loại bỏ hoặc giảm thiểu lãng phí. 8 yếu tố doanh nghiệp cần lưu tâm để hạn chế lãng phí khi thi công dự án bao gồm: 

• Lỗi sửa chữa, thi công lại gây lãng phí thời gian và nguyên vật liệu
• Sản xuất thừa: sản xuất (vật tư, thiết bị,…) nhiều hơn mức cần thiết hoặc trước khi cần dùng tới, tăng kho dư thừa
• Chờ đợi: Tình huống phổ biến nhất dẫn đến tình trạng chờ đợi trong xây dựng là khi công nhân đã sẵn sàng, nhưng vật liệu lại chưa được giao đến công trường hoặc các nhiệm vụ tiên quyết trước đó chưa được hoàn thành
• Không tận dụng nhân tài: Giao việc không đúng người khiến kỹ năng và kiến ​​thức của nhân viên bị lãng phí
• Vận chuyển: Lãng phí vận chuyển xảy ra khi vật liệu, công nhân được chuyển đến địa điểm làm việc trước khi cần thiết. Việc vận chuyển quá nhiều gây lãng phí thời gian, làm hư hỏng vật liệu, dẫn đến tăng chi phí
• Hàng tồn kho: Dư thừa vật liệu xây dựng trong thời gian dài gây ra các rủi ro như vật liệu hết hạn sử dụng, chi phí lưu kho tốn kém
• Di dời: Bao gồm sự di chuyển không cần thiết của con người, thiết bị hoặc máy móc – như di chuyển giữa các công trình, xếp, nâng vật liệu,…
• Quy trình xử lý: Lãng phí xảy ra khi doanh nghiệp thực hiện nhiều công việc hơn, thêm nhiều thành phần hơn hoặc nhiều bước dư thừa trong một quy trình thực hiện dự án.

Có thể thấy, tất cả 8 lãng phí xây dựng trên đều có tác động tiêu cực đến chi phí, thời gian và nguồn lực do quy trình quản lý dự án kém hiệu quả. Bằng việc ứng dụng các giải pháp phần mềm quản lý dự án xây dựng chuyên sâu, doanh nghiệp có thể kiểm soát được những rủi ro đó. 

4. Tạo quy trình làm việc ổn định

Một nguyên tắc thiết yếu khác của xây dựng tinh gọn là đảm bảo quy trình làm việc liên tục, không bị gián đoạn. Bạn có thể đạt được điều này bằng cách tập trung giao tiếp rõ ràng giữa các bên, bao gồm nhà thầu phụ, người quản lý dự án, khách hàng,… 

Ví dụ: Nếu 1 hạng mục công trình thi công chậm hoặc vượt tiến độ, thì việc nhanh chóng thông báo, trao đổi thông tin giữa các bên liên quan là rất quan trọng. Nó giúp bạn thực hiện các điều chỉnh kịp thời trong quy trình thi công để tránh các rủi ro như dư thừa vật tư tồn kho hay lãng phí thời gian chờ đợi,…

5. Lập kế hoạch và lịch trình

Các thành phần tham gia vào dự án phải giao tiếp và cộng tác để xác định chính xác kế hoạch, lịch trình sử dụng lao động, vật liệu và phân bổ các nhiệm vụ. Đồng thời khuyến khích mọi người đưa ra giải pháp để tối ưu hóa hiệu suất của cá nhân & đội nhóm. Loại bỏ các xung đột để hợp tác làm việc hiệu quả hơn.

6. Cải tiến liên tục

Lean khuyến khích các bên liên quan phối hợp tìm ra các ràng buộc đang cản trở năng suất làm việc. Sau đó phân tích và thực hiện chu trình PDCA (Lập kế hoạch – Thực hiện – Kiểm tra – Điều chỉnh) để giải quyết chúng. Hướng tới mục tiêu cắt giảm lãng phí và cải thiện chất lượng dự án.

Có thể thấy, việc tập trung tăng cường tính cộng tác và nâng cao trách nhiệm giải trình là các yếu tố tạo nên sự khác biệt trong phương pháp Lean. Đặc biệt trong ngành xây dựng, khi mối quan hệ giữa nhà thầu, chủ đầu tư và nhà thiết kế thường xảy ra nhiều xung đột, thì việc áp dụng Xây dựng tinh gọn sẽ giúp các bên liên quan phối hợp ăn ý hơn để đảm bảo hoàn thành đúng mục tiêu dự án. 

5 lưu ý khi áp dụng Xây dựng tinh gọn

Để áp dụng thành công xây dựng tinh gọn, doanh nghiệp cần nhiều thời gian và cả sự nỗ lực. Dù mỗi dự án khác nhau sẽ phải thực hiện các kỹ thuật tinh gọn khác nhau, nhưng nhìn chung, doanh nghiệp cần tập trung vào các yếu tố lõi dưới đây khi triển khai phương pháp này. 

1. Sự tham gia sớm của các bên liên quan

Trao đổi thông tin chậm trễ giữa đội xây dựng và nhà thầu cũng là nguyên nhân khiến quá trình thi công gặp nhiều rủi ro, chậm tiến độ. Xây dựng tinh gọn giải quyết thách thức này bằng cách tăng cường hợp tác giữa các bên liên quan ngay từ khi dự án bắt đầu.

Đồng thời, khi lựa chọn nhà thầu thi công, bạn cần xem xét khả năng phản hồi, phối hợp xử lý rủi ro trong giai đoạn thiết kế – xây dựng thay vì chỉ dựa trên bảng báo giá trong hồ sơ dự thầu.

2. Lắng nghe phản hồi của khách hàng

Giảm thiểu tối đa vấn đề phải thi công lại bằng việc tăng cường trao đổi với khách hàng trong suốt quá trình thi công để đảm bảo khách hàng hài lòng. Lắng nghe phản hồi của khách hàng trong quá trình thi công để chọn phương pháp thi công phù hợp. Đây là chìa khóa để đạt được thành công trong xây dựng tinh gọn. 

3. Lập kế hoạch kéo – Pull Planning

Quy trình lập kế hoạch điển hình trong ngành xây dựng là tuyến tính. Thường được diễn ra trong giai đoạn thiết kế và tiền xây dựng. Phương pháp lập kế hoạch này rất phổ biến, nhưng khi bắt tay vào thi công thực tế lại gặp nhiều vấn đề phát sinh, gây ra các vấn đề như: tỷ lệ làm lại cao, tỷ suất lợi nhuận thấp, nhân viên kiệt sức và năng suất thấp.

Lập kế hoạch kéo trong xây dựng tinh gọn giúp giải quyết những vấn đề này. Thay vì bắt đầu từ điểm thực thi, các kỹ sư xây dựng sẽ lập kế hoạch bằng việc xác định thời hạn cuối cùng thi công dự án. Tiếp theo, họ xem xét ngược lại để thiết lập các mốc quan trọng, bổ nhỏ dự án thành các giai đoạn và xác định thời điểm bàn giao. Từng giai đoạn cụ thể cần làm rõ 3 yếu tố: quy trình thực hiện – tài nguyên đầu vào – sản phẩm đầu ra cũng cần được xác định kỹ lưỡng.

Điều này giúp các thành viên biết được nhiệm vụ nào cần ưu tiên thực hiện & xác định được sự phụ thuộc giữa các nhiệm vụ. Để giữ kế hoạch dự án đi đúng hướng, các đội nhóm cần triển khai các cuộc họp và lập kế hoạch thực thi hàng tuần. 

4. Lập kế hoạch hàng tuần & xác định % hoàn thành kế hoạch

Để cải thiện hiệu quả dự án, các công ty xây dựng cần một phương pháp để phát hiện kịp thời rủi ro tiềm ẩn gây ảnh hưởng đến tiến độ & ngân sách. Đây là lúc cần thực hiện kỹ thuật xác định số phần trăm hạng mục đã hoàn thành so với kế hoạch (PPC) & lập kế hoạch công việc hàng tuần. 

Bạn xác định tỷ lệ PPC bằng cách chia số lượng nhiệm vụ/ hạng mục công trình đã hoàn thành trong 1 ngày cho tổng số nhiệm vụ/ hạng mục được lên kế hoạch trong tuần. Sau đó tiến hành họp phân tích chỉ số, xác định rủi ro, tìm hướng giải quyết với các bên liên quan để giảm thiểu chậm trễ, lãng phí tài nguyên dự án. 

5. Kết hợp Xây dựng tinh gọn với một phần mềm quản lý thi công

Việc triển khai mô hình Lean construction vào trong doanh nghiệp xây dựng sẽ đạt được hiệu quả cao hơn nếu áp dụng đồng thời phần mềm hỗ trợ kiểm soát thi công. 

Phần mềm đóng vai trò một môi trường làm việc online nơi các thành viên trong dự án của bạn có thể dễ dàng truy cập để cập nhật thông tin, báo cáo tiến độ, khối lượng thi công và chia sẻ dữ liệu với các bên liên quan. 

Ứng dụng phần mềm quản lý dự án xây dựng FastCons có thể giúp nhà thầu kiểm soát chặt chẽ tiến độ thi công trên từng hạng mục theo thời gian thực. Hỗ trợ ra quyết định quản lý nhanh chóng, hiệu quả, kịp thời hơn nhờ tính năng cảnh báo hàng ngày các hạng mục thi công chậm tiến độ, xảy ra vượt định mức… 

Kết luận

Khi được áp dụng đúng cách, các nguyên tắc Lean có thể mang lại hiệu quả vượt trội trong mọi giai đoạn triển khai dự án xây dựng. Tuy nhiên việc áp dụng xây dựng tinh gọn cũng không tránh khỏi những thách thức liên quan đến vấn đề tài chính, thay đổi văn hóa tổ chức, đào tạo nhân sự, kết nối với các bên liên quan…

Việc sử dụng kết hợp phần mềm quản lý dự án xây dựng phù hợp có thể giúp doanh nghiệp loại bỏ các rào cản đó để nhanh chóng ứng dụng Lean thành công. 

Phần mềm quản lý thi công thúc đẩy sự hợp tác bằng cách tạo ra một môi trường quản lý công việc online, trực quan hơn với khả năng phân công nhiệm vụ, phê duyệt nội dung, sắp xếp lịch trình và tự động hóa các tác vụ thủ công. Các vấn đề về chi phí, tiến độ, vật tư dự án cũng được cập nhật realtime trên hệ thống giúp nhà quản lý ra quyết định kịp thời, hiệu quả hơn. 

Các nhà thầu tại Việt Nam đang tìm kiếm công cụ để vận hành doanh nghiệp tinh gọn hơn? Tham khảo ngay giải pháp quản lý dự án xây dựng chuyên sâu FastCons bằng cách đăng ký thông tin bên dưới để nhận bản DEMO miễn phí.