Kiểm soát việc mua và sử dụng vật tư có tác động trực tiếp đến chi phí dự án xây dựng. Do đó, các công ty cần có các phương pháp và chiến lược quản lý vật tư phù hợp & đảm bảo thi công không vượt quá phạm vi ngân sách của dự án. Quản lý vật tư xây dựng không chỉ dừng lại ở việc mua và sử dụng vật liệu, thực tế nó phức tạp hơn rất nhiều. Doanh nghiệp phải kết hợp được các quy trình và công nghệ để kiểm soát chặt chẽ hoạt động nhập – xuất – lưu trữ kho và điều phối vật tư tại công trường. 

Trong bài viết này, FastCons sẽ cung cấp những kiến ​​thức hữu ích về quy trình quản lý vật tư, đồng thời gợi ý giải pháp giúp tối ưu thời gian, nâng cao hiệu quả quản lý vật tư cho bộ phận giám sát, kế toán,… và giảm thiểu các rủi ro vượt định mức. 

Hiểu về quy trình quản lý vật tư xây dựng

Quản lý vật tư xây dựng là quy trình kiểm soát quá trình mua sắm, phân bổ và theo dõi sử dụng vật tư so với định mức ban đầu. Nó bao gồm nhiều hoạt động khác nhau, nhưng đều hướng đến mục đích tìm kiếm được nguồn cung nguyên vật liệu kịp thời với chi phí hợp lý và sử dụng hiệu quả.

Đây là quy trình rất quan trọng để đảm bảo mọi dự án xây dựng được hoàn thành đúng mục tiêu. Ngược lại, nếu không có chiến lược quản lý vật tư xây dựng sẽ dẫn đến nguy cơ giảm năng suất lao động, lãng phí nguồn lực, vượt ngân sách và chậm tiến độ dự án. 

Một quy trình quản lý vật tư xây dựng hiệu quả thường bao gồm các nhiệm vụ cơ bản sau:

• Lập kế hoạch vật tư và lên phương án mua vật liệu
• Tiến hành mua và lên phương án vận chuyển
• Kiểm soát số lượng và chất lượng vật tư
• Bố trí sắp xếp, lưu trữ và quản lý hàng tồn kho
• Quản lý chất thải

Trong đó, các nhà thầu, bộ phận quản lý, kỹ thuật, kế toán đến quản lý kho,… cần phối hợp chặt chẽ với nhau để quy trình này diễn ra hiệu quả & đạt tiêu chuẩn đặt ra.

Lợi ích của quy trình quản lý vật tư trong dự án xây dựng

Khi bộ phận quản lý kiểm soát chặt chẽ hoạt động cung ứng và sử dụng vật tư sẽ mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp. Cụ thể:

• Cải thiện năng suất

Vật liệu không đến đúng thời điểm công nhân cần dùng sẽ làm giảm năng suất làm việc của họ. Mỗi một phút ngồi chờ sẽ khiến thời gian thi công dự án bị kéo dài một cách không cần thiết. Đồng thời gây lãng phí tiền bạc cho doanh nghiệp. Quản lý vật tư hiệu quả có thể giúp hạn chế tình trạng này. Về cơ bản, khi công nhân được cấp đủ nguyên liệu và vật tư vào đúng thời điểm, họ sẽ hoàn thành nhiệm vụ nhanh hơn và theo kịp các mục tiêu của dự án.

Tối đa hóa năng suất của các tổ đội thi công từ đó giảm chi phí nhân công là một trong những cách tốt nhất để hoàn thành dự án đúng hạn và trong phạm vi ngân sách. Do vậy việc đặt vị trí kho, lưu trữ và phân phối vật liệu khoa học là một yếu tố doanh nghiệp cần lưu ý. 

• Tối ưu chi phí dự án

Theo logic, một khi đã tối đa hóa được năng suất làm việc của nhân công và điều phối hiệu quả việc sử dụng vật liệu thì chi phí tổng thể của dự án sẽ giảm.

Một chiến lược quản lý vật tư tốt sẽ bao gồm việc tích cực tương tác và lập kế hoạch triển khai phù hợp. Các bên liên quan từ bộ phận quản lý, giám sát thi công, phòng vật tư,… cần được thông báo kịp thời và phối hợp để đảm bảo hiệu quả quy trình giao nhận và kiểm tra chất lượng hàng hóa. Ngoài ra, việc sắp xếp kho vật tư khoa học & phân phối hợp lý cũng giúp giảm thiểu rủi ro hư hỏng/ thất thoát vật tư và tiết kiệm chi chi phí lưu kho.

• Cải thiện lợi nhuận công trình

Chi phí cho vật liệu xây dựng thường chiếm 50-60% ngân sách tổng thể của một dự án, nên nhiệm vụ quan trọng là các nhà quản lý phải lập ngân sách chi tiết và bám sát vào đó. Việc kiểm soát quy trình quản lý vật tư hiệu quả sẽ giúp bạn dự toán chính xác và phân bổ ngân sách phù hợp cho các dự án xây dựng. Nhờ đó có thể tối đa hóa lợi nhuận của doanh nghiệp. 

• Đảm bảo tiến độ dự án

Hệ thống vận hành & quản lý vật tư kém có thể ảnh hưởng trực tiếp đến tiến độ dự án. Như việc mua vật tư kém chất lượng, vận chuyển vật tư ra công trường muộn, sai vị trí,… đều khiến việc thi công chậm trễ. 

Có thể thấy, quản lý vật tư hiệu quả sẽ giúp doanh nghiệp tuân thủ thời hạn bàn giao công trình, tiết kiệm rất nhiều chi phí và giảm thiểu các rủi ro phát sinh. Từ đó góp phần tăng doanh thu, nâng cao danh tiếng và có thêm nhiều hợp đồng trong tương lai. 

Nguyên tắc “5 Đúng” giúp quản lý vật tư xây dựng hiệu quả

Như chúng tôi đã đề cập, mục tiêu chính của quy trình quản lý vật tư xây dựng là đảm bảo nguồn cung vật liệu tối ưu, kiểm soát tốt hàng tồn kho và cải thiện hiệu quả hoạt động của dự án. Nhưng bằng cách nào để đạt được điều đó?

Để bắt đầu, bạn hãy áp dụng nguyên tắc “5 Đúng” trong quản lý vật liệu xây dựng. Thực hiện đúng các mục tiêu chính trong nguyên tắc này, các nhà quản lý có thể lập kế hoạch và thực hiện các chiến lược quản lý vật tư hiệu quả. 

Dưới đây là nội dung của nguyên tắc “5 Đúng” trong quy trình quản lý vật tư xây dựng. 

Trong thời gian gần đây, nhu cầu tìm nguồn cung vật liệu xây dựng tăng cao đã gây ra tình trạng thiếu hụt và “bão” giá vật liệu nghiêm trọng trong ngành. Theo thống kê, có hơn 90% các nhà thầu trên thế giới gặp khó khăn và không tìm đủ vật liệu để thi công. Do vậy, các doanh nghiệp cần hợp lý hóa quy trình quản lý vật tư xây dựng càng sớm càng tốt để giảm thiểu những tác động tiêu cực từ thị trường. 

Mẹo quản lý vật tư xây dựng để có ROI tốt nhất

Dưới đây là một số phương pháp quản lý vật tư xây dựng hay nhất mà bạn có thể áp dụng để giúp doanh nghiệp đạt được các lợi ích chúng tôi đã đề cập ở trên. 

• Thường xuyên theo dõi tồn kho vật tư

Không có đủ nguồn lực để hoàn thành công trình xây dựng đúng như cam kết với khách hàng sẽ ảnh hưởng rất lớn đến uy tín của các nhà thầu. Vì vậy, hãy thường xuyên cập nhật, theo dõi hàng tồn kho để có phương án bổ sung, điều phối vật tư kịp thời và loại bỏ việc đặt mua dư thừa. 

Cách hiệu quả nhất để việc kiểm soát tồn kho vật tư là sử dụng công nghệ. Ngày nay, hầu hết các công ty xây dựng đều sử dụng hệ thống phần mềm quản lý kho để cải thiện năng suất & tiết kiệm chi phí vận hành.

• Tìm nhà cung cấp chiến lược

Atillo Rivetti – phó Chủ tịch của Turner Construction nhận định: “Cách tốt nhất để có đủ vật liệu thi công đảm bảo chất lượng là doanh nghiệp phải xây dựng mối quan hệ tốt với các nhà sản xuất/ nhà cung cấp vật tư ngay từ khi bắt đầu triển khai dự án”

Nhiều nhà quản lý có xu hướng lựa chọn một nhà cung cấp vật tư với giá thấp để tiết kiệm chi phí cho dự án. Nhưng rủi ro có thể xảy ra là chất lượng vật tư của họ không đảm bảo hoặc dịch vụ vận chuyển chậm trễ. Phương án tốt nhất là hãy tìm một nhà cung cấp có uy tín trên thị trường, ngay cả khi bạn phải trả nhiều tiền hơn để được nhận vật tư đúng tiến độ, đúng chất lượng & số lượng. 

Chi phí phát sinh đó sẽ không quan trọng bằng việc bạn có thể hoàn thành dự án đúng thời hạn và trong phạm vi ngân sách. Do đó, hãy tạo dựng các mối quan hệ thật tốt với các nhà cung cấp. Bằng việc giao tiếp cởi mở, minh bạch và giải quyết các vấn đề một cách chuyên nghiệp. Khi đó, bạn cũng sẽ dễ dàng đàm phán để được hưởng mức giá tốt hơn hay tổ chức giao hàng linh hoạt. 

Ngoài ra, một nhà cung cấp tốt sẽ đưa ra cho bạn nhiều đề xuất và lời khuyên hữu ích về việc lựa chọn các vật liệu phù hợp nhất cho từng dự án. 

• Lưu trữ vật liệu cẩn thận

Một khía cạnh quan trọng trong việc quản lý vật tư hiệu quả là bảo quản chất lượng của chúng trước khi đưa vào sử dụng. Vì vậy, bạn cần giữ các vật liệu trong điều kiện bảo quản thích hợp. Hãy đặt chúng ở nơi khô ráo, thông thoáng và sắp xếp đúng cách. Ví dụ, vật liệu nặng nhất phải luôn được đặt ở vị trí thấp, trong khi các loại vật liệu nhẹ hơn có thể đặt trên cao.

Nếu chưa có hệ thống kho lưu trữ thì giải pháp tạm thời nhưng hiệu quả là đặt tất cả vật liệu lên các bệ nâng, pallet để chúng không tiếp xúc trực tiếp với mặt đất và phủ các tấm bạt lên trên. Hãy đảm bảo việc sắp xếp lưu trữ vật tư cẩn thận để tránh bị hư hỏng và duy trì chất lượng như ban đầu.

• Dùng phần mềm quản lý vật tư

Khi đã hiểu rõ tầm quan trọng của việc quản lý vật liệu xây dựng, câu hỏi tiếp theo là: làm cách nào để đơn giản hóa quy trình này và đạt hiệu quả tối đa?

Ứng dụng phần mềm quản lý vật tư sẽ giúp bạn giải quyết triệt để bài toán đó. Nếu bạn muốn kiểm soát toàn diện các hoạt động mua – nhập – xuất – tồn kho và điều phối vật tư tại công trình nhanh chóng, hiệu quả, hãy xem xét Phần mềm quản lý vật tư công trình FastCons. Phần mềm sở hữu những tính năng ưu việt giúp doanh nghiệp:

• Quản lý chi tiết kho vật tư: Theo dõi tình trạng sử dụng, khối lượng đã nhập/xuất và tồn kho của từng mã vật liệu cụ thể

• Quản lý hoạt động cung ứng & sử dụng vật tư: Kiểm soát chặt chẽ việc sử dụng vật tư: khai báo tiêu hao nguyên vật liệu tại từng hạng mục đã thi công trong ngày

• Quản lý đối soát vật tư: Theo dõi chi tiết tiến độ thi công & giám sát vật tư sử dụng theo định mức vật tư 

• Đề xuất, phê duyệt vật tư online: Lập các phiếu đề xuất vật tư nhanh chóng theo mẫu. Phê duyệt online theo quy trình

Đề xuất, phê duyệt vật tư online trên app di động

Bước đầu tiên doanh nghiệp phải làm là tìm kiếm các giải pháp phù hợp để đơn giản hóa quy trình này và hợp lý hóa các tác vụ cốt lõi. Đầu tư vào công nghệ là cần thiết để quản lý hiệu quả tồn kho & kiểm soát chặt chẽ hoạt động cung ứng & sử dụng vật tư từ đầu đến cuối. 

Hy vọng những thông tin chúng tôi vừa cung cấp đã giúp bạn nhận ra được tầm quan trọng của việc xây dựng quy trình quản lý vật tư xây dựng, và áp dụng hiệu quả những hướng dẫn này để cải thiện hoạt động kinh doanh.

Gửi yêu cầu Demo ngay để tìm hiểu cách FastCons thiết lập & tự động hóa quy trình quản lý vật tư, và giúp doanh nghiệp xây dựng vận hành tinh gọn!