MS Project là công cụ phổ biến để lập kế hoạch và theo dõi tiến độ dự án theo sơ đồ Gantt. Với công trình xây dựng, người lập tiến độ có thể phân chia công việc theo WBS, thiết lập thời gian, mối quan hệ giữa các công việc và phân bổ nguồn lực.
Bài viết cung cấp file mẫu lập tiến độ thi công bằng Project để tham khảo, đồng thời hướng dẫn 6 bước xây dựng tiến độ từ nghiên cứu hồ sơ, phân chia công việc đến điều chỉnh kế hoạch khi cần thiết.
Cấu trúc file tiến độ thi công bằng Project
Microsoft project là phần mềm lập tiến độ thi công và quản lý tiến độ thi công hiệu quả trong các dự án xây dựng công trình, đặc biệt là các công trình đầu tư xây dựng với ngân sách lớn. Lập tiến độ thi công bằng Project là một cách nhanh chóng và hiệu quả cao để giám sát chính xác tiến độ thi công và các vấn đề liên quan bao gồm: vật tư, nhân công, chi phí và chất lượng công trình xây dựng.
File tiến độ thi công trên MS Project bao gồm các thành phần sau:
- Danh mục công tác xây lắp được phân chia theo cấu trúc WBS để dễ quản lý
- Ước lượng thời gian bắt đầu và kết thúc thi công một công việc/ công tác cụ thể
- Trực quan hóa trình tự triển khai dự án, mối quan hệ liên kết giữa các nhiệm vụ cột mốc chuyển tiếp giai đoạn hay gói công tác thi công
- Hệ thống Timeline được thiết kế theo kết cấu của công trình
- Bảng theo dõi nguồn lực thi công phục vụ hoàn thiện từng công tác bao gồm: nhân công, máy móc, vật tư và chi phí khác
- Dòng tiền, báo cáo sản lượng định kỳ, cập nhật chi tiết khối lượng thực tế triển khai
- Hệ thống báo cáo đồ họa, báo cáo trực quan và hệ thống cảnh báo rủi ro được thiết kế bằng cách viết hàm trên Microsoft Project
Hướng dẫn lập tiến độ thi công bằng Project
Trình tự lập tiến độ thi công công trình theo Gantt chart (mô hình sơ đồ ngang) trên phần mềm MS Project được tuân theo nguyên tắc 6 bước như sau:
1/ Nghiên cứu hồ sơ thiết kế và các tài liệu có liên quan
Nghiên cứu hồ sơ thiết kế và các tài liệu liên quan để vạch tiến độ sát với các điều kiện thi công cụ thể và các điều kiện khác để đảm bảo có thể thực hiện thi công. Các tài liệu cần nghiên cứu trước khi lập bảng tiến độ thi công bao gồm:
- Bản vẽ kiến trúc, kết cấu, móng công trình
- Các yêu cầu về thời hạn thi công, điều kiện giao thông/ nhân lực/ vật tư, điều kiện địa chất thủy văn
- Khả năng thi công của đơn vị nhận thầu
- Tài liệu điều tra kinh tế như định mức, giá xây dựng, tiêu chuẩn quy trình kỹ thuật
- Tài liệu nghiên cứu thực địa, hiện trường thi công
2/ Phân đoạn thi công & tính khối lượng các công tác
Việc phân đoạn, phân đợt thi công và xác định tổ hợp các công tác thi công sẽ giúp nhà quản lý dự án có thể luân chuyển các thiết bị thi công và sắp xếp phân bổ vật tư hợp lý, nhằm tăng năng suất thi công trên toàn dự án
Các công tác thi công về cơ bản bao gồm:
- Công tác chuẩn bị
- Công tác thi công phần ngầm và móng
- Thi công xây lắp kết cấu chịu lực thân nhà
- Công tác trên mái, trang trí hoàn thiện
Việc tính khối lượng các công tác cũng cần được căn cứ chặt chẽ vào thiết kế và dự toán công trình để kiểm tra tính chính xác của khối lượng tính toán. Sau khi tính toán xong thực hiện tổng hợp các khối lượng đó vào bảng tiến độ thi công
3/ Lựa chọn phương án thi công
Căn cứ trên đặc điểm công trình, quy mô, thời gian thi công yêu cầu và khối lượng công tác đã tính, nhà thầu xây dựng sẽ quyết định phương án thi công nào hợp lý nhất để tiến hành dự án bao gồm:
- Phương án biện pháp kỹ thuật thi công
- Phương án giải pháp tổ chức thi công (tuần tự, song song, biên chế tổ đội…)
4/ Tính nhu cầu về lao động và máy thi công. Tính toán thời gian thực hiện các quá trình, xác định trình tự và mối liên hệ giữa các quá trình
Sau khi đã lập bảng công việc và điền khối lượng công việc căn cứ định mức lao động và giải pháp kỹ thuật để tính ra số công lao động và số ca máy cần thiết
Với các công tác vụn vặt, nguyên tắc lấy bằng 5-10% tổng số công thi công của mỗi quá trình
Ngoài ra, người lập bảng tiến độ thi công cũng cần xác định mối quan hệ ràng buộc giữa các công tác, quá trình thi công với nhau trên cơ sở kỹ thuật xây dựng, thể hiện đúng trình tự nhằm đảm bảo:
- Chất lượng công trình
- Độ ổn định và bất biến dạng cho các bộ phận vừa mới thi công xong
- An toàn lao động cho các công tác cùng làm két hợp
5/ Vạch lịch công tác và vẽ biểu đồ nhân lực
Vạch lịch công tác được hiểu là xác định thời gian bắt đầu và kết thúc của từng hạng mục và bổ nhỏ dự án thành các mốc hoàn thành nhỏ hơn.
Về biểu đồ nhân lực phải được sử dụng và phân bổ hợp lý trên toàn dự án căn cứ theo định mức nhân công đã dự toán cho từng công việc.
6/ Điều chỉnh kế hoạch tiến độ
Sau khi lập xong tiến độ có thể phát hiện ra các vấn đề không hợp lý như: thời hạn thi công vượt quá quy định hoặc quá định mức thi công… do vậy người lập bảng tiến độ cần thực hiện điều chỉnh về thời gian hoặc tài nguyên để đảm bảo dự án đầu tư xây dựng được phân bổ chính xác theo dự toán đã thống nhất ban đầu.
Lưu ý khi lập bảng tiến độ thi công
Như đã nói ở trên, khi lập bảng tiến độ thi công, điều quan trọng nhất là việc thiết lập thời gian bắt đầu, kết thúc của từng công tác xây lắp phải hợp lý và phù hợp với các giai đoạn của dự án.
Lịch trình thi công càng chi tiết, rõ ràng, bám sát vào dự toán thì việc kiểm soát tiến độ thi công càng diễn ra hiệu quả.
Một số mẹo và lưu ý cho kỹ sư khi lập bảng tiến độ thi công bao gồm:
- Kiểm tra độ chính xác của việc xác định vị trí, thông tin đặc trưng của khu vực thi công, địa chất, địa lý xung quanh trước khi thi công
- Kiểm tra tất cả vật liệu xây dựng theo đúng tiêu chuẩn chất lượng để đảm bảo an toàn trong quá trình thi công
- Kiểm tra chất lượng công trình cụ thể: chất lượng xử lý bề mặt tự nhiên trước khi thi công, kiểm tra lớp đất hữu cơ và kiểm tra chất lượng các hạng mục thi công giá cố
- Kiểm tra chất lượng toàn công trình và thực hiện các thí nghiệm trước khi nghiệm thu theo đúng các thông số kỹ thuật công trình. (Gợi ý tìm hiểu thêm Toàn bộ các nội dung về kiểm định chất lượng công trình xây dựng, thông tư và các quy trình, báo cáo, văn bản liên quan tới công tác kiểm định.)
- Làm sạch công trường, bàn giao bề mặt xung quanh khu vực thi công
- Kiểm tra và sửa chữa, làm lại tất cả các vấn đề chưa đạt tiêu chuẩn chất lượng trước khi hoàn công công trình
Tải file lập tiến độ thi công bằng phần mềm Project
File tiến độ thi công trên MS Project bao gồm:
- Danh mục cấu trúc phân chia công việc WBS khoa học, dễ quản lý
- Ước lượng khung thời gian thực hiện
- Trình tự triển khai dự án
- Nguồn lực như: kỹ sư, công nhân, máy móc, vật tư, chi phí
- Mối liên kết giữa Tiến độ được duyệt và Dự toán gói thầu (hay BOQ)
- Dòng tiền, báo cáo sản lượng định kỳ, cập nhật chi tiết khối lượng thực tế triển khai
- Báo cáo đồ họa, báo cáo trực quan và hệ thống cảnh báo rủi ro được thiết kế bằng cách viết hàm trên Microsoft Project
Quản lý tiến độ thi công sau khi lập kế hoạch bằng Project
MS Project phù hợp để xây dựng lịch trình và trực quan hóa kế hoạch thi công. Tuy nhiên, trong quá trình triển khai, nhà thầu còn cần cập nhật tiến độ thực tế, khối lượng, nguồn lực và thông tin từ công trường để biết dự án đang thực hiện như thế nào so với kế hoạch.
FastCons hỗ trợ quản lý tiến độ thi công theo hướng kết nối kế hoạch với dữ liệu thực tế. Doanh nghiệp có thể nhập kế hoạch từ MS Project, sau đó tiếp tục theo dõi tiến độ trên hệ thống và cập nhật dữ liệu từ công trường thông qua nhật ký thi công.
Cách tiếp cận này phù hợp với nhà thầu vẫn sử dụng MS Project để lập kế hoạch nhưng cần một hệ thống chuyên sâu hơn để quản lý quá trình triển khai dự án sau khi kế hoạch được thiết lập.
Phần mềm FastCons được phát triển theo mô hình SaaS, chạy trên nền cloud cho phép người dùng truy cập online trên mọi thiết bị và báo cáo thi công từ xa dễ dàng.
Hệ thống tính năng nổi bật của phần mềm FastCons bao gồm:
- Theo dõi tiến độ thi công trên Gantt Chart giúp trực quan hóa kế hoạch thi công
- Báo cáo tiến độ thi công hàng ngày qua tính năng nhật ký thi công trực tuyến
- Tự động tổng hợp, tính toán và cảnh báo tiến độ thi công đang chậm hay đúng lịch trình
- Tổng hợp khối lượng thi công, sản lượng thi công thực tế, đối chiếu tự động với dự toán ban đầu để cảnh báo khi xảy ra vượt định mức công trình
Phần mềm FastCons có cả phiên bản mobile app để kỹ sư, chỉ huy giám sát công trường có thể sử dụng nhanh chóng để thay thế báo cáo giấy và tổng hợp dữ liệu thủ công như trước đây, mà vẫn đảm bảo dự án luôn được cập nhật liên tục và đánh giá tiến độ kịp thời.
FastCons hiện là phần mềm quản lý dự án xây dựng chuyên sâu được nhiều doanh nghiệp tại Việt Nam tin dùng, với hàng loạt thương hiệu lớn như: BÔNG SEN VÀNG, XÂY LẮP THÀNH PHÚ, HANDICO, CHƯƠNG DƯƠNG, NEVO VIỆT NAM, TẬP ĐOÀN TDI,…
Xem chi tiết câu chuyện khách hàng đã triển khai áp dụng phần mềm FastCons
Nếu bạn quan tâm tư vấn cụ thể hơn, vui lòng liên hệ hotline 0983-089-715 hoặc nhập thông tin vào form đăng ký dưới đây để chúng tôi có thể hỗ trợ demo nhanh chóng nhất!
Câu hỏi thường gặp
File mẫu lập tiến độ thi công bằng Project gồm những gì?
File mẫu thường bao gồm danh mục công việc, thời gian thực hiện, mối quan hệ giữa các công việc và các thông tin cần thiết để xây dựng lịch trình trên MS Project. Tùy file, có thể có thêm nguồn lực, milestone, biểu đồ Gantt và báo cáo tiến độ.
Lập tiến độ thi công bằng Project cần chuẩn bị những gì?
Cần chuẩn bị hồ sơ thiết kế, phạm vi công việc, khối lượng, thời hạn hợp đồng, phương án tổ chức thi công và thông tin về nguồn lực có thể huy động.
Có thể lập tiến độ xây dựng bằng MS Project từ file Excel không?
Có thể chuẩn bị dữ liệu công việc trên Excel trước rồi nhập hoặc tổ chức lại dữ liệu trên MS Project. Tuy nhiên, cấu trúc dữ liệu cần được chuẩn hóa để tránh phải nhập và chỉnh sửa thủ công quá nhiều.
MS Project có theo dõi được tiến độ thực tế không?
MS Project có thể được sử dụng để cập nhật và theo dõi tình trạng thực hiện theo kế hoạch. Tuy nhiên, với dự án xây dựng có nhiều dữ liệu từ công trường, doanh nghiệp cần một quy trình thu thập và cập nhật dữ liệu thực tế phù hợp.
Có thể dùng FastCons cùng với MS Project không?
Có. FastCons hỗ trợ nhập kế hoạch từ MS Project để tiếp tục quản lý tiến độ và dữ liệu thi công trên hệ thống.
