Ước tính chi phí xây dựng không chính xác là nguyên nhân hàng đầu gây ra vấn đề vượt quá ngân sách trong xây dựng, không chỉ gây rủi ro cho lợi nhuận dự án, mà còn dẫn tới hàng loạt hệ lụy khác như: ảnh hưởng đến kế hoạch tổ chức, chậm trễ tiến độ, không hoàn thành đúng hẹn, thậm chí làm ảnh hưởng đến mối quan hệ và uy tín của công ty.

Theo báo cáo của Runn (công ty hoạt động trong lĩnh vực quản lý dự án và nguồn lực): “Sự giới hạn về ngân sách và thời gian được xem là nguyên nhân chính gây ra những áp lực lên nhà quản lý dự án, bao gồm những thách thức liên quan đến việc quản lý thay đổi, đáp ứng kỳ vọng cao và trách nhiệm phát triển kỹ năng cho các thành viên trong nhóm.”

Tuy nhiên, không phải lúc nào sai sót cũng đến từ việc ước tính chi phí không đúng. Cũng theo báo cáo từ Runn, 35% thất bại của các dự án xây dựng có liên quan đến vấn đề về ngân sách trong năm 2021, chỉ có 43% tổ chức hoàn thành phần lớn dự án của họ trong phạm vi ngân sách vào năm 2020. Ngoài ra, có tới 86% dự án đã vượt quá ước tính chi phí ban đầu, mỗi dự án xây dựng tăng chi phí trung bình lên đến 28% so với dự kiến ban đầu.

Thiếu hụt ngân sách trong xây dựng có thể xuất phát từ nội bộ, giao tiếp không hiệu quả do thiếu thông tin, đến việc tăng giá nguyên vật liệu và nhiều nguyên nhân khách quan khác trong môi trường kinh doanh. Nhưng nguyên nhân phổ biến nhất vẫn là ước tính ngân sách không chính xác. Đặc biệt trong lĩnh vực xây dựng, việc ước tính chi phí vẫn là thách thức lớn.

Do đó, hiểu rõ về dự toán chi phí xây dựng và cách thực hiện chúng vẫn rất quan trọng. Hãy cùng khám phá sâu hơn để có cái nhìn tốt hơn về vấn đề này.

1. Lập dự toán chi phí xây dựng là gì?

Dự toán chi phí xây dựng là việc dự đoán một cách có hệ thống tất cả những khoản tiền liên quan đến việc hoàn thành một dự án xây dựng cụ thể. Nó bao gồm tất cả các chi phí mà bạn cần chi trả để đảm bảo dự án hoàn thành đúng theo phạm vi đã thiết lập.

Dự toán chi phí xây dựng có vai trò như một bản đồ chỉ đường cho việc thực hiện dự án từ giai đoạn đấu thầu cho đến giai đoạn xây dựng. Việc ước tính & bóc tách chi phí xây dựng một cách chính xác sẽ giúp xác định xem dự án có khả thi để thực hiện trong phạm vi ngân sách hay không.

Trong giai đoạn đấu thầu, nếu dự toán chi phí quá cao, nhà thầu có thể thất bại trong việc đấu thầu và làm mất lòng tin từ phía nhà đầu tư. Ngược lại, nếu dự án được ước tính quá thấp, có thể dẫn đến việc nhà thầu phải đối mặt với lợi nhuận thấp do các khoản chi phí phát sinh, đồng thời hạn chế khả năng hoàn thiện công trình như đã cam kết, từ đó ảnh hưởng danh tiếng và hoạt động kinh doanh của họ.

2. Cách lập dự toán chi phí xây dựng

Để nâng cao tính chính xác của việc dự toán chi phí dự án xây dựng, cần phải tuân thủ một số nguyên tắc quan trọng:

2.1. Hiểu rõ phạm vi dự án

Đầu tiên và quan trọng nhất, người lập dự toán cần phải hiểu rõ mọi khía cạnh của dự án. Điều này bao gồm mục tiêu của dự án, bạn cần xác định những gì nhà đầu tư hoặc khách hàng mong đợi từ dự án khi hoàn thành, cũng như xem xét liệu có kế hoạch mở rộng trong tương lai (nếu có).

Để hiểu rõ phạm vi dự án, người lập dự toán cũng cần xác định vai trò & ảnh hưởng của tất cả các bên liên quan, xác định các mốc thời gian cần thiết để hoàn thành từng giai đoạn của dự án. Cách tốt nhất để đảm bảo bảo quát toàn bộ dự án là bổ nhỏ dự án thành các hạng mục lớn, bổ nhỏ hạng mục lớn thành các hạng mục con và đầu việc thi công cụ thể. Bằng cách này, bạn có thể tính toán chi phí và lập kế hoạch dự án một cách dễ dàng hơn.

2.2. Thu thập thông tin

Bước tiếp theo trong việc ước tính chi phí xây dựng là thu thập tất cả thông tin liên quan đến dự án, bao gồm bản vẽ thiết kế, bản vẽ kỹ thuật và thông số kỹ thuật, sau đó xác định các yếu tố tiềm ẩn và rủi ro trong quá trình xây dựng.

2.3. Tiến hành bóc tách khối lượng công trình

Bóc tách khối lượng xây dựng là “quá trình liệt kê và đo lường các vật liệu cần thiết trong suốt dự án từ đó tính toán chi phí hoàn thành dự án. Đây là bước đầu tiên trong quá trình dự toán xây dựng, liên quan chủ yếu đến việc định lượng các vật liệu cần thiết để bắt đầu thi công và thực hiện xây dựng công trình.” 

Hãy nhớ rằng ngoài việc liệt kê các vật liệu cần thiết cho dự án, bạn cũng cần xem xét về các thông số kỹ thuật, chất lượng, công năng của vật liệu có đáp ứng với yêu cầu kỹ thuật công trình hay không và chi phí của chúng.  

2.4. Xác định và ước tính chi phí xây dựng

Chi phí dự án xây dựng thông thường được phân làm hai loại chi phí là chi phí trực tiếp và chi phí gián tiếp. Để hạn chế việc bỏ sót một vài hạng mục chi phí, chúng tôi cũng sẽ giới thiệu một số công cụ và phương pháp tính toán hữu ích ngay dưới đây để ước tính chi phí xây dựng cho dự án.

2.4.1.Chi phí trực tiếp

Chi phí trực tiếp gồm các loại chi phí về nguồn lực cơ bản như chi phí vật liệu, chi phí nhân công, chi phí thiết bị/máy móc thi công và chi phí nhà thầu phụ.

Các loại chi phí này là bắt buộc và chiếm tỷ trọng lớn trong cơ cấu chi phí dự án xây dựng. Việc ước tính chi phí trực tiếp chính xác sẽ quyết định phần lớn tới việc dự án có được thi công trong phạm vi ngân sách hay không.

2.4.2. Chi phí gián tiếp

Việc bỏ qua chi phí gián tiếp khi ước tính chi phí xây dựng thực sự dễ xảy ra. Tuy nhiên, để tính toán tổng chi phí chính xác cho dự án, chúng ta không thể bỏ sót những khoản chi phí này. Ngoài các chi phí trực tiếp như vật liệu và nhân công, chi phí của một dự án còn bao gồm những yếu tố khác như chi phí thuê địa điểm làm việc và xe kéo, chi phí quản lý, lương của nhân viên văn phòng, bảo hiểm, thuế, phí giấy phép, thiết bị bảo hộ và các biện pháp đảm bảo an toàn trong thi công. Việc xem xét toàn diện các yếu tố này là rất quan trọng để có một ước tính chi phí xây dựng chính xác, từ đó hạn chế tối đa các khoản phí phát sinh trong tương lai

>>> Đọc thêm: Dự toán chi phí xây dựng: Hướng dẫn từng bước

3. Các công cụ dự toán chi phí dự án xây dựng

Vậy, để tăng cường độ chính xác và sự tin cậy trong việc ước tính chi phí xây dựng, bạn có thể sử dụng những công nghệ và công cụ gì?

3.1. Công cụ ước tính dựa trên đám mây

Các phần mềm, công cụ hỗ trợ lập dự toán chi phí xây dựng trên nền tảng trực tuyến có thể giúp bạn tiết kiệm 50% thời gian để làm các báo giá thầu cạnh tranh hơn. Ví dụ, các giải pháp như ProEst với cơ sở dữ liệu về chi phí, giá vật tư cực kỳ lớn có thể tự động lập dự toán cho bạn và đưa ra các kết quả ước tính chi phí tốt nhất. 

Việc áp dụng các phần mềm lập dự toán là rất quan trọng trong thời buổi xây dựng cạnh tranh như ngày nay. Lập dự toán nhanh hơn – chính xác hơn – cạnh tranh hơn chính là chìa khóa đấu thầu thành công cho các doanh nghiệp xây dựng ngày nay.

>>> Tối ưu hóa quản lý dự án với phần mềm dự toán nội thất chuyên nghiệp

3.2. Công cụ lập dự toán trực tuyến (Cloud)

Phần mềm như Autodesk Takeoff là một công cụ đo lường và tính toán tuyệt vời dựa trên đám mây, hỗ trợ nhóm tối ưu hóa quy trình đo lường. Nó có thể áp dụng đo lường 2D và 3D, cho phép tạo ra số liệu nhanh chóng từ mô hình 3D. Điều này giúp tiết kiệm thời gian và nắm bắt phạm vi dự án một cách hiệu quả hơn.

3.3. Công cụ quản lý chi phí

Việc đưa vào sử dụng công cụ quản lý chi phí là cần thiết ngay khi bắt đầu thực hiện dự án xây dựng. Các công cụ này đóng vai trò kiểm soát thông tin, dự báo về chi phí & cung cấp các báo cáo real-time về chi phí của một dự án. Giúp các nhà quản lý theo dõi được dòng tiền dự án và chủ động kiểm soát các rủi ro liên quan đến chi phí một cách chính xác. Bằng cách tập trung tất cả các hoạt động sử dụng chi phí trên nền tảng đám mây và chia sẻ thông tin cho các bên liên quan của dự án, chúng giúp tối ưu hóa quản lý chi phí đáng kể cho doanh nghiệp.

Những công cụ này không chỉ giúp cải thiện độ chính xác của ước tính chi phí xây dựng, mà còn tạo ra sự hiệu quả và tiết kiệm thời gian trong quá trình quản lý dự án.

>>> Giải pháp quản lý chi phí dự án xây dựng FastCons được hơn 3500 nhà thầu toàn quốc áp dụng

 4. Những câu hỏi thường gặp về chi phí xây dựng 

Cách tốt để tránh được rủi ro bội chi ngân sách là lường trước tất cả rủi ro có thể dẫn tới nguy cơ vượt dự toán trong dự án xây dựng. Dưới đây là một số hỏi đáp về những khía cạnh phổ biến nhất trong hoạt động lập dự toán chi phí xây dựng được các kỹ sư quan tâm.

4.1. Quy mô và độ phức tạp của dự án liên quan như thế nào?

Quy mô dự án và độ phức tạp của dự án không thật sự tương quan với nhau. Một tòa nhà lớn có thể thi công đơn giản nếu nó có thiết kế đơn giản (như nhà để máy bay), trong khi một tòa nhà nhỏ có thể đòi hỏi thi công phức tạp (như một phòng khám y tế). Điều quan trọng là hiểu rõ phạm vi dự án và thiết kế để đảm bảo việc ước tính được thực hiện một cách chính xác.

4.2. Vị trí thi công có quan trọng không?

Vị trí thi công công trình đóng một vai trò quan trọng. Vị trí trong thi công bao gồm các yếu tố như khả năng tiếp cận địa điểm dự án (liên quan tới khả năng vận chuyển & sử dụng máy, phương tiện), các quy định của tắc địa phương và chi phí sinh hoạt tại khu vực đó đều có thể gây ảnh hưởng đáng kể đến ngân sách.

4.3. Làm thế nào để tối ưu chi phí nhân công từ lao động sẵn có?

Việc tận dụng các nguồn nhân công sẵn có tại một khu vực có thể được tận dụng để giảm chi phí xây dựng. Tuy nhiên cần xem xét các khía cạnh sau: 

• Có sẵn nguồn lao động trong khu vực hay không? Và nếu có, chi phí nhân công có cao hơn mặt bằng không?
• Nếu nguồn lao động không dồi dào hoặc giá cao hơn so với những nơi khác (như trong các khu vực trung tâm), làm sao để cân đối chi phí nhân công trong dự toán ngân sách mà vẫn đảm bảo tiến độ hoàn thành dự án?

4.4. Tính sẵn có trong chi phí vật liệu là gì?

Giống như nhân công, chi phí vật liệu chiếm phần lớn và gây tác động lớn đến chi phí một dự án. Việc nghiên cứu giá vật liệu tại từng địa phương là rất quan trọng. Bạn cũng có thể tìm hiểu các luật về giảm thuế để tiết kiệm chi phí như Đạo luật Giảm lạm phát được thông qua gần đây. 

4.5. Những yếu tố môi trường trong xây dựng nào cần được lưu ý?

Tùy thuộc vào khu vực, địa phương mà bạn thi công công trình, sẽ có những quy định riêng được ban hành về vấn đề quản lý an toàn môi trường. Dưới đây là các yếu tố môi trường cần xem xét bao gồm:

• Vị trí của công trường xây dựng và các ảnh hưởng tới môi trường có thể gây ra trong quá trình thi công
• Thủ tục thẩm định của chính quyền địa phương nơi thi công
• Sự cần thiết của việc thuê đơn vị tư vấn để chứng nhận, cấp giấy phép về môi trường cho đơn vị thi công. 

4.6. Sự khác biệt giữa chi phí dự toán và giá thầu là gì?

Chi phí dự toán là chi phí dự kiến của nội bộ công ty để hoàn thiện gói thầu hoặc dự án xây dựng trong khi giá thầu là một đề nghị chi phí chính thức – một số tiền cụ thể do nhà thầu đề nghị lên chủ đầu tư để có thể hoàn thành dự án.

4.7. Làm thế nào để dự toán chính xác chi phí xây dựng?

Mức độ chính xác của dự toán chi phí xây dựng phụ thuộc vào chất lượng thông tin được cung cấp (bản vẽ thiết kế, bản vẽ kỹ thuật,…) và kinh nghiệm cũng như chuyên môn của người lập dự toán. Vì vậy, việc thu thập đầy đủ chi tiết và đảm bảo sự giao tiếp chính xác giữa tất cả các bên là quan trọng trước khi thực hiện ước tính.

5. Kết luận

Việc lập dự toán chi phí xây dựng chính xác là một công việc khó khăn và đòi hỏi nỗ lực, kinh nghiệm chuyên môn cũng như sự tham gia của nhiều bên liên quan. Tuy nhiên việc lập dự toán chi phí có thể được cải thiện đáng kể nhờ áp dụng nguyên tắc và sử dụng các công cụ phù hợp, đồng thời giúp bạn đưa ra giá thầu cạnh tranh và phù hợp với ngân sách.

Bạn đã sẵn sàng để bắt đầu lập dự toán tốt hơn? Tìm hiểu thêm về cách quản lý chi phí dự án xây dựng hiệu quả, giảm thiểu rủi ro tài chính, hỗ trợ doanh nghiệp:

• Kiểm soát chặt chẽ tất cả khoản chi phí, đề nghị, duyệt chi, mua sắm vật tư, dòng tiền vào/ra của một dự án. 
• Thuận tiện theo dõi tiến độ giải ngân, tình trạng thanh toán, công nợ cho từng NCC/thầu phụ.
• Tính toán lãi lỗ thực tế và dự kiến của công trình. Hỗ trợ cân đối chi tiêu & hạn chế rủi ro lỗ công trình.
• …..

Ngoài ra, Fastcons còn cung cấp các giải pháp như quản lý kế hoạch, quản lý tiến độ thi công, quản lý khối lượng, quản lý vật tư,….dành riêng cho nhà thầu Xây dựng Việt Nam.

Để nhận Demo & trải nghiệm ngay các tính năng quản lý dự án xây dựng trên phần mềm FastCons, bạn có thể gọi tới hotline 0983-089-715 hoặc nhập thông tin vào form đăng ký dưới đây!