Trong doanh nghiệp xây dựng, dòng tiền thường không chỉ phát sinh từ một công trình hay một đối tác. Nhà thầu có thể đồng thời phải thanh toán vật tư, thầu phụ, nhân công và nhiều khoản chi phục vụ thi công cùng lúc, đòi hỏi cần một bảng dự chi xây dựng đầy đủ.

Khi số lượng khoản phải trả tăng lên, việc chỉ theo dõi đã chi bao nhiêu không còn đủ. Doanh nghiệp cần biết sắp phải chi bao nhiêu, khoản nào cần thanh toán trước và ngân sách cần chuẩn bị trong từng thời điểm.

Đây là lý do bảng dự chi trở thành một công cụ quan trọng trong công tác quản lý tài chính và điều phối dòng tiền của nhà thầu xây dựng. Bài viết dưới đây, FastCons cung cấp chi tiết thông tin về bảng dự chi và cách số hóa bảng dự chi.

1. Bảng dự chi là gì?

Bảng dự chi trong xây dựng là bảng tổng hợp các khoản tiền mà nhà thầu dự kiến phải thanh toán trong một khoảng thời gian nhất định cho hoạt động triển khai công trình.

Các khoản dự chi thường phát sinh từ nhà cung cấp vật tư, thầu phụ, nhân công, mua sắm thiết bị và các chi phí phục vụ thi công. Bảng dự chi giúp nhà thầu theo dõi khoản nào cần thanh toán, giá trị bao nhiêu, thời điểm thanh toán và mức độ ưu tiên của từng khoản.

Thông thường, một bảng theo dõi dự chi có thể quản lý các thông tin như:

• Dự án, công trình phát sinh khoản chi.
• Nhà cung cấp hoặc thầu phụ cần thanh toán.
• Nội dung và giá trị đề xuất thanh toán.
• Số tiền đã thanh toán và còn phải thanh toán.
• Hạn hoặc thời điểm dự kiến thanh toán.
• Mức độ ưu tiên của khoản chi.
• Tổng giá trị dự kiến cần giải ngân trong kỳ.

Khác với báo cáo chi phí phản ánh các khoản đã phát sinh, bảng dự chi tập trung vào nhu cầu thanh toán sắp tới. Đây là cơ sở để kế toán và lãnh đạo nhà thầu xác định khoản nào cần ưu tiên, dự kiến giải ngân bao nhiêu và chủ động chuẩn bị ngân sách theo từng dự án, từng thời điểm.

Bảng dự chi khác gì với báo cáo chi phí?

Hai khái niệm này dễ bị nhầm lẫn nhưng phục vụ những mục đích khác nhau.

Nội dung	Báo cáo chi phí	Bảng dự chi
Trọng tâm	Khoản đã phát sinh	Khoản dự kiến phải chi
Thời điểm	Hiện tại/quá khứ	Tương lai
Mục đích	Kiểm soát chi phí	Lập kế hoạch thanh toán
Câu hỏi chính	Đã chi bao nhiêu?	Sắp cần chi bao nhiêu?
Đối tượng sử dụng	Kế toán, quản lý dự án	Kế toán, CFO, lãnh đạo

Do đó, bảng dự chi không thay thế quản lý chi phí. Hai công cụ bổ trợ cho nhau để doanh nghiệp vừa kiểm soát khoản đã chi, vừa chủ động với các khoản sắp phải chi.

>>Xem thêm cách nhà thầu quản lý Chi phí trên phần mềm FastCons

2. Vì sao nhà thầu cần quản lý dự chi?

Quản lý dự chi đặc biệt quan trọng với doanh nghiệp xây dựng vì dòng tiền của nhà thầu thường gắn với tiến độ thi công, nghiệm thu, vật tư và thanh toán cho đối tác.

Một dự án có thể đang triển khai bình thường nhưng vẫn phát sinh áp lực dòng tiền nếu nhiều khoản thanh toán tập trung vào cùng một thời điểm.

2.1. Nhiều dự án phát sinh khoản phải chi đồng thời

Nhà thầu quản lý nhiều công trình sẽ phải xử lý nhiều nhóm thanh toán cùng lúc.

Một dự án cần thanh toán vật tư. Dự án khác cần thanh toán cho thầu phụ. Công trình khác lại đến hạn một khoản theo hợp đồng.

Nếu dữ liệu nằm ở nhiều file hoặc nhiều đề xuất riêng lẻ, kế toán khó có được tổng quan nhu cầu chi của toàn doanh nghiệp.

2.2. Thời điểm thanh toán có thể ảnh hưởng đến tiến độ

Một khoản thanh toán không đơn thuần là vấn đề tài chính.Thanh toán cho nhà cung cấp có thể liên quan đến việc tiếp tục giao vật tư.

Thanh toán cho thầu phụ có thể liên quan đến khả năng duy trì nhân lực trên công trường.

Vì vậy, việc xác định khoản nào cần ưu tiên có thể ảnh hưởng trực tiếp đến khả năng điều hành dự án.

2.3. Ngân sách giải ngân luôn có giới hạn

Doanh nghiệp không phải lúc nào cũng có thể thanh toán toàn bộ các khoản đã được duyệt ngay lập tức.Khi ngân sách trong tuần hoặc tháng có giới hạn, lãnh đạo cần lựa chọn thứ tự giải ngân.

Đây là lúc bảng theo dõi dự chi trở thành công cụ hỗ trợ ra quyết định thay vì chỉ là một bảng thống kê.

2.4. Nhà thầu cần dự báo nhu cầu tiền mặt

Một kế hoạch dòng tiền hiệu quả cần nhìn về phía trước. Doanh nghiệp cần biết trong những ngày hoặc tuần tới có những khoản nào đến hạn, tổng giá trị bao nhiêu và khoản nào có thể điều chỉnh thời điểm thanh toán.

Nếu chỉ nhìn số dư hiện tại, doanh nghiệp khó đánh giá chính xác áp lực thanh toán sắp tới.

3. Bảng dự chi cho nhà thầu xây dựng cần quản lý những gì?

Một bảng dự chi cho nhà thầu xây dựng cần được thiết kế dựa trên đặc thù quản lý nhiều dự án, nhiều đối tác và nhiều khoản thanh toán.

3.1. Thông tin khoản phải thanh toán

Trước khi lập kế hoạch dự chi, doanh nghiệp cần xác định rõ khoản tiền cần thanh toán phát sinh từ đâu, thuộc dự án nào và liên quan đến đối tượng nào. 

Chẳng hạn, đó có thể là khoản thanh toán cho nhà cung cấp vật tư, thầu phụ hoặc một hạng mục cụ thể của dự án. Việc xác định đầy đủ thông tin ngay từ đầu giúp kế toán và người quản lý dễ dàng kiểm tra, đối chiếu và phân bổ chi phí chính xác.

3.2. Giá trị cần thanh toán

Mỗi khoản phải chi cần được xác định rõ số tiền thực tế còn phải thanh toán. Với những khoản đã thanh toán một phần, doanh nghiệp cần phân biệt giữa tổng giá trị phải trả, số tiền đã thanh toán và số tiền còn lại. Đây là cơ sở để tính đúng nhu cầu tiền cần chuẩn bị trong từng kỳ.

3.3. Thời hạn thanh toán

Bên cạnh giá trị, thời điểm cần thanh toán cũng là thông tin không thể bỏ qua. Một khoản đến hạn trong vài ngày tới sẽ cần được ưu tiên hơn khoản dự kiến thanh toán vào cuối tháng. Vì vậy, doanh nghiệp nên xác định thời hạn thanh toán dự kiến và các cam kết liên quan để chủ động sắp xếp nguồn tiền.

3.4. Mức độ ưu tiên

Trong thực tế, không phải khoản phải chi nào cũng có mức độ cấp thiết như nhau. Doanh nghiệp cần đánh giá khoản nào bắt buộc phải thanh toán sớm để không ảnh hưởng đến hoạt động, tiến độ công trình hoặc quan hệ với nhà cung cấp, thầu phụ, khoản nào có thể thanh toán sau. Việc xác định mức độ ưu tiên giúp nhà thầu chủ động phân bổ nguồn tiền thay vì chỉ xử lý các khoản chi theo thứ tự phát sinh.

3.5. Tổng nhu cầu ngân sách

Sau khi tổng hợp các khoản phải thanh toán, doanh nghiệp cần xác định tổng số tiền cần chuẩn bị trong kỳ, đồng thời biết được bao nhiêu là khoản ưu tiên và khoản nào có thể chuyển sang kỳ tiếp theo. Từ đó, lãnh đạo có cơ sở cân đối nguồn tiền và xây dựng kế hoạch dòng tiền nhà thầu phù hợp.

4. Quy trình lập bảng dự chi cho doanh nghiệp xây dựng

Để bảng dự chi thực sự hỗ trợ điều hành, doanh nghiệp cần xây dựng quy trình từ lúc phát sinh nhu cầu thanh toán đến khi thực hiện giải ngân.

Có thể triển khai theo 5 bước.

Bước 1: Tổng hợp các khoản cần thanh toán

Các khoản phát sinh từ công trình được ghi nhận thông qua đề xuất thanh toán.

Nguồn dữ liệu có thể đến từ:

• Nhà cung cấp.
• Thầu phụ.
• Bộ phận mua hàng.
• Ban chỉ huy công trường.
• Phòng dự án.
• Các bộ phận liên quan.

Bước 2: Kiểm tra và phê duyệt

Khoản chi cần được kiểm tra về nội dung, giá trị và căn cứ thanh toán trước khi đưa vào kế hoạch.

Sau khi được phê duyệt, khoản tiền trở thành một phần của nhu cầu dự chi trong kỳ.

Bước 3: Xác định thời hạn và mức độ ưu tiên

Không nên xếp tất cả khoản thanh toán vào cùng một nhóm.

Doanh nghiệp cần đánh giá:

• Hạn thanh toán.
• Mức độ ảnh hưởng đến tiến độ.
• Cam kết với đối tác.
• Tình trạng cung ứng.
• Khả năng thương lượng thời gian thanh toán.

Từ đó xác định thứ tự ưu tiên.

Bước 4: Tổng hợp nhu cầu ngân sách

Sau khi phân loại, kế toán có thể tổng hợp số tiền cần chuẩn bị theo:

• Ngày.
• Tuần.
• Tháng.
• Dự án.
• Nhà cung cấp.
• Thầu phụ.

Đây là bước biến dữ liệu thanh toán thành kế hoạch dòng tiền.

Bước 5: Theo dõi thực tế và cập nhật

Kế hoạch dự chi không phải dữ liệu cố định. Khi một khoản đã thanh toán, giá trị còn phải trả phải được cập nhật. Khi thời hạn thay đổi, kế hoạch cũng cần được điều chỉnh.

Do đó, bảng dự chi cần được cập nhật liên tục thay vì chỉ lập một lần vào đầu tháng.

5. Làm thế nào để ưu tiên các khoản cần chi?

Đây là một trong những vấn đề khó nhất trong quản lý bảng dự chi xây dựng. Khi nguồn tiền có giới hạn, nhà thầu không nên chỉ căn cứ vào giá trị khoản thanh toán. Một khoản nhỏ nhưng ảnh hưởng trực tiếp đến tiến độ có thể cần ưu tiên hơn một khoản lớn nhưng chưa cấp thiết.

Có thể đánh giá dựa trên 4 tiêu chí chính.

Hạn thanh toán: Khoản đã đến hạn hoặc sắp đến hạn cần được đưa vào nhóm cần xử lý.

Mức độ ảnh hưởng đến tiến độ dự án: Nếu khoản thanh toán liên quan đến vật tư hoặc thầu phụ đang trực tiếp phục vụ thi công, mức độ ưu tiên có thể cao hơn.

Cam kết với đối tác: Các khoản gắn với điều khoản thanh toán hoặc cam kết trong hợp đồng cần được xem xét kỹ.

Việc chủ động thanh toán đúng kế hoạch giúp doanh nghiệp hạn chế rủi ro ảnh hưởng đến quan hệ hợp tác và hoạt động cung ứng.

Khả năng điều chỉnh thời điểm: Một số khoản có thể trao đổi với đối tác để điều chỉnh lịch thanh toán.

Đưa những khoản này vào nhóm ưu tiên thấp hơn giúp doanh nghiệp có thêm dư địa khi cân đối ngân sách.

6. Những hạn chế khi quản lý bảng dự chi bằng Excel

Trong doanh nghiệp xây dựng, khi dùng bảng excel vẫn có thể phù hợp khi số lượng khoản thanh toán nhỏ. Tuy nhiên, khi nhà thầu quản lý nhiều công trình, việc lập bảng dự chi bằng Excel có thể phát sinh một số hạn chế.

Dữ liệu dễ bị phân tán

Mỗi dự án có thể sử dụng một file riêng. Kế toán phải tổng hợp dữ liệu từ nhiều nguồn trước khi có được số liệu toàn doanh nghiệp.

Khó cập nhật theo thời gian thực

Khi một khoản vừa được thanh toán, file kế hoạch có thể chưa được cập nhật ngay. Điều này khiến số liệu dự chi nhanh chóng trở nên không đồng nhất với thực tế.

Khó xác định khoản ưu tiên

Excel có thể tổng hợp con số nhưng việc phân loại và lựa chọn khoản cần chi thường vẫn phụ thuộc vào thao tác thủ công.

Mất thời gian khi cần báo cáo

Khi lãnh đạo yêu cầu:

“Tuần này cần chuẩn bị bao nhiêu tiền cho các khoản ưu tiên?”

Kế toán có thể phải lọc dữ liệu, kiểm tra từng khoản và cộng lại trước khi đưa ra con số.

Vấn đề không hẳn nằm ở bảng excel mà là dữ liệu thanh toán đã được phê duyệt nhưng chưa được tổ chức thành một hệ thống quản lý dự chi có khả năng cập nhật và điều phối.

7. Bảng theo dõi dự chi FastCons giúp nhà thầu quản lý thanh toán

Để giải quyết bài toán trên, FastCons phát triển tính năng Bảng theo dõi dự chi. Tính năng tập trung các đề xuất thanh toán, giúp nhà thầu theo dõi nhu cầu chi và hỗ trợ lựa chọn các khoản cần ưu tiên.

7.1. Tập trung các đề xuất thanh toán

Thay vì mở từng đề xuất riêng lẻ, người dùng có thể theo dõi các khoản thanh toán trên cùng một màn hình.

Thông tin được tổng hợp theo các nội dung như:

• Dự án.
• Nhà cung cấp/thầu phụ.
• Giá trị thanh toán.
• Đã thanh toán.
• Còn phải thanh toán.
• Trạng thái.

Điều này giúp kế toán có cái nhìn tổng quan hơn về các khoản cần chi của doanh nghiệp.

7.2. Phân luồng mức độ ưu tiên

FastCons hỗ trợ phân loại khoản dự chi theo cơ chế màu sắc dễ nhận diện và phân biệt theo từng mức độ.

Đỏ: khoản cần ưu tiên xử lý.

Vàng: khoản cần đưa vào kế hoạch gần.

Xanh: khoản có thể cân đối thời điểm thanh toán.

Cơ chế này giúp người quản lý nhanh chóng nhận diện nhóm khoản chi cần tập trung xử lý.

7.3. Tự động tính giá trị ưu tiên chi

Người dùng có thể lựa chọn các khoản cần ưu tiên. Hệ thống tự động tổng hợp “Giá trị ưu tiên chi”. Nhờ đó, lãnh đạo hoặc kế toán trưởng có thể nhanh chóng biết ngân sách cần chuẩn bị nếu thực hiện nhóm khoản thanh toán được lựa chọn.

Đây là điểm khác biệt quan trọng giữa một danh sách khoản phải trả và một bảng dự chi phục vụ điều hành.

7.4. Chắt lọc thông tin chi tiết

Dữ liệu có thể được lọc theo các tiêu chí phục vụ từng nhu cầu quản lý như:

• Dự án.
• Nhà cung cấp.
• Trạng thái thanh toán.
• Hạn thanh toán.
• Phòng ban.

Nhà thầu có thể sử dụng dữ liệu để chuẩn bị kế hoạch ngân sách hoặc phục vụ đối soát.

7.5. Xuất dữ liệu phục vụ kế hoạch chi

Khi cần họp ngân sách hoặc lập kế hoạch thanh toán, dữ liệu từ bảng theo dõi có thể được xuất để tiếp tục phân tích và đối chiếu.

Nhờ đó, quá trình lập kế hoạch dự chi không còn phụ thuộc hoàn toàn vào việc tổng hợp thủ công từ nhiều file.

8. Từ quản lý dự chi đến quản trị dòng tiền cho nhà thầu

Quản lý dự chi không phải là một nghiệp vụ độc lập. Nó nằm trong chuỗi quản lý tài chính của nhà thầu:

Phát sinh nhu cầu → Đề xuất thanh toán → Phê duyệt → Dự chi → Ưu tiên thanh toán → Giải ngân → Cập nhật thực tế.

Nếu các bước này được quản lý trên những nguồn dữ liệu khác nhau, việc tổng hợp dòng tiền sẽ mất nhiều thời gian.

Ngược lại, khi dữ liệu được kết nối, nhà quản lý có thể nhìn thấy mối quan hệ giữa khoản phải trả, ngân sách, dự án và thời điểm thanh toán.Đây cũng là lý do bảng dự chi nên được xem như một công cụ hỗ trợ quản trị dòng tiền nhà thầu, thay vì chỉ là bảng theo dõi các khoản phải trả.

Bảng dự chi hỗ trợ những ai?

Lãnh đạo doanh nghiệp

Nắm nhanh nhu cầu giải ngân và nhóm khoản cần ưu tiên.

Kế toán trưởng

Có cơ sở cân đối ngân sách và lập kế hoạch thanh toán.

Kế toán thanh toán

Giảm thời gian tổng hợp các đề xuất và đối chiếu khoản phải trả.

Ban quản lý dự án

Theo dõi các khoản thanh toán liên quan đến hoạt động của công trình.

Bộ phận mua hàng

Có thêm thông tin để phối hợp kế hoạch thanh toán với nhà cung cấp.

>>Xem thêm câu chuyện các nhà thầu quản lý chi phí, dự án hiệu quả trên phần mềm FastCons

9. Kết hợp bảng dự chi với quản lý chi phí dự án

Bảng dự chi xây dựng không nên được lập và theo dõi riêng lẻ mà cần gắn với tình hình tài chính thực tế của từng dự án. Khi biết trước các khoản sẽ phải thanh toán, nhà thầu có thể chủ động cân đối nguồn tiền và đánh giá khả năng đáp ứng các khoản chi trong thời gian tới.

Để lập kế hoạch dự chi chính xác, người quản lý cần xem xét đồng thời:

• doanh thu dự kiến
• chi phí thực tế,
• công nợ phải thu
• công nợ phải trả 
• và các khoản thanh toán sắp đến hạn. 

Từ đó xác định được tổng nhu cầu tiền cần chuẩn bị, khoản nào cần ưu tiên thanh toán và khoản nào có thể điều chỉnh sang kỳ sau.

Do đó, bảng dự chi cần được kết nối với hệ thống quản lý chi phí dự án, hợp đồng, vật tư, thanh toán và công nợ. Khi các dữ liệu này được cập nhật tập trung, doanh nghiệp không chỉ biết “sắp phải chi bao nhiêu” mà còn có thể đánh giá “tiền đang nằm ở đâu, dự án nào đang thiếu hụt và cần chuẩn bị nguồn tiền như thế nào”.

FastCons hiện hỗ trợ quản lý chi phí dự án, đề xuất và phê duyệt thanh toán, theo dõi công nợ với nhà cung cấp và thầu phụ, đồng thời hỗ trợ theo dõi tình hình tài chính dự án.

10. FastCons Số hóa quản lý dự chi và điều hành dự án xây dựng

Bảng theo dõi dự chi là một phần trong hệ thống nghiệp vụ quản lý chi phí dự án của FastCons dành cho nhà thầu xây dựng.

Bên cạnh quản lý các khoản cần thanh toán, FastCons hỗ trợ doanh nghiệp kết nối nhiều nghiệp vụ trong quá trình triển khai dự án như:

• Quản lý kế hoạch và tiến độ.
• Quản lý khối lượng.
• Quản lý vật tư.
• Quản lý chi phí.
• Quản lý hợp đồng.
• Đề xuất và phê duyệt.
• Nhật ký thi công.
• Chấm công công trình.
• Quản lý hồ sơ.
• Báo cáo và FastCons Insight.

Khi dữ liệu từ công trường, dự án và văn phòng được tập trung, doanh nghiệp có thể giảm sự phụ thuộc vào các file Excel rời rạc và tăng khả năng kiểm soát hoạt động trên toàn bộ hệ thống.

Kết luận

Khi số lượng dự án và khoản thanh toán tăng lên, việc quản lý thủ công trên nhiều file sẽ ngày càng khó kiểm soát. FastCons số hóa quản lý dự chi giúp nhà thầu chuyển từ việc tổng hợp dữ liệu sau khi phát sinh sang chủ động hơn trong lập kế hoạch thanh toán và điều phối dòng tiền.

Với Bảng theo dõi dự chi xây dựng, FastCons giúp doanh nghiệp tập trung các khoản thanh toán, phân loại mức độ ưu tiên và nhanh chóng xác định giá trị cần chi trên một màn hình.

Đăng ký trải nghiệm FastCons để tìm hiểu cách số hóa quản lý chi phí, thanh toán và điều hành dự án xây dựng trên một hệ thống.