RFI trong xây dựng là gì? Kiến thức đầy đủ về yêu cầu thông tin RFI

Trong ngành xây dựng hiện đại, RFI trong xây dựng là gì đã trở thành câu hỏi quan trọng đối với nhiều nhà quản lý dự án, nhà thầu, chủ đầu tư, khách hàng…. RFI viết tắt của Request for Information, đề cập đến việc yêu cầu cung cấp thông tin chi tiết hoặc thông tin bổ sung về một khía cạnh của dự án cần làm rõ. Bằng cách sử dụng RFI, các bên tham gia dự án có thể trao đổi thông tin một cách hiệu quả, làm rõ các yêu cầu kỹ thuật, hợp đồng và xử lý các tình huống thay đổi một cách linh hoạt.

Hiểu rõ RFI trong xây dựng là gì không chỉ giúp tối ưu hóa quy trình làm việc mà còn nâng cao chất lượng, tiến độ & đảm bảo ngân sách dự án. Bài viết này sẽ trình bày về cách thức hoạt động của RFI, cung cấp các mẫu miễn phí và giải pháp tối ưu quản lý RFI cho doanh nghiệp xây dựng.

RFI trong xây dựng là gì?

RFI (Request for Information) trong lĩnh vực xây dựng là một loại văn bản hoặc quy trình được sử dụng để yêu cầu làm rõ, bổ sung thông tin, hoặc giải quyết những điểm chưa rõ ràng liên quan đến thiết kế, kỹ thuật, tài liệu hợp đồng, hoặc bất kỳ vấn đề phát sinh nào trong quá trình thi công.

Khi nhà thầu, đơn vị giám sát hoặc bất kỳ bên liên quan nào gặp khó khăn trong việc hiểu rõ một yêu cầu kỹ thuật, một chi tiết bản vẽ, hay một tiêu chuẩn xây dựng cụ thể, họ sẽ gửi RFI đến đơn vị thiết kế, tư vấn, hoặc chủ đầu tư để nhận được giải đáp chính thức. Việc sử dụng RFI một cách hiệu quả giúp cải thiện giao tiếp giữa các bên liên quan, giảm thiểu rủi ro và đảm bảo dự án xây dựng được tiến hành suôn sẻ và đúng tiến độ. Điều này không chỉ giúp hoàn thành dự án đúng yêu cầu của khách hàng mà còn đảm bảo chất lượng và tiêu chuẩn kỹ thuật cao nhất.

Ví dụ: Khi nhà thầu tiếp nhận bộ bản vẽ thi công được phát hành từ tư vấn thiết kế và chủ đầu tư, họ sẽ nghiên cứu rất kỹ và tránh những sai sót khi triển khai hoạt động thi công. Nếu có những thông tin nào chưa đầy đủ, nhà thầu sẽ làm RFI để yêu cầu các bên cung cấp thêm thông tin.

Demo trải nghiệm Miễn phí phần mềm quản lý RFI trong xây dựng!

Một số trường hợp điển hình sử dụng RFI trong xây dựng

Thông thường, yêu cầu thông tin RFI (Request for Information) trong xây dựng được dùng trong các trường hợp:

Làm rõ thiết kế: Yêu cầu các bên liên quan cung cấp thông tin thiết kế cụ thể nếu thông tin trong bản thiết kế ban đầu không rõ ràng hoặc có mâu thuẫn.

Ví dụ: Bản vẽ không rõ về kích thước hoặc vị trí của một phần cấu kiện xây dựng, nhà thầu sẽ gửi RFI để yêu cầu kiến trúc sư hoặc chủ đầu tư giải thích thêm.

Xác nhận thông tin về vật liệu: Khi có nhu cầu sử dụng các vật liệu hoặc thiết bị đặc thù mà thông tin về chúng chưa đầy đủ, nhà thầu cần gửi RFI để xác nhận các thông số kỹ thuật, nguồn cung ứng hoặc yêu cầu lắp đặt.

Ví dụ: Nhà thầu cần sử dụng một loại thép đặc biệt nhưng chưa rõ về tiêu chuẩn kỹ thuật, họ sẽ gửi RFI để yêu cầu thông tin chi tiết từ nhà cung cấp hoặc kỹ sư dự án.

Xác định các tiêu chuẩn xây dựng: Khi dự án yêu cầu tuân thủ các tiêu chuẩn kỹ thuật hoặc quy định xây dựng cụ thể mà nhà thầu chưa nắm rõ, RFI được sử dụng để yêu cầu hướng dẫn hoặc thông tin chi tiết.

Ví dụ: Dự án xây dựng cần tuân thủ các tiêu chuẩn về cách âm trong các tòa nhà cao tầng, nhà thầu sẽ gửi RFI để yêu cầu bổ sung thông tin về các tiêu chuẩn cụ thể và phương pháp thi công phù hợp.

Xác minh các điều khoản hợp đồng: Tài liệu hợp đồng có những phần chưa rõ ràng, mơ hồ hoặc thiếu chi tiết, lúc này nhà thầu cần gửi RFI để làm rõ yêu cầu của dự án

Nghiên cứu tác động của RFI đến dự án xây dựng

Diễn đàn xây dựng Navigant đã công bố những kết quả nghiên cứu về tác động của RFI đối với các dự án xây dựng như sau:

Các dự án xây dựng kéo dài một năm hoặc ít hơn có trung bình 270 RFI, trong khi các dự án kéo dài 5 năm có trung bình hơn 1.400 RFI
Trung bình các bên mất khoảng 8 – 10 ngày để phản hồi về RFI
Chi phí trung bình cho mỗi lần xem xét và phản hồi RFI ước tính khoảng $1,080
Có đến 21,9% trong số tất cả các RFI không được phản hồi

Những số liệu thống kê này chứng minh rằng, RFI thực sự có thể tác động đáng kể đến kế hoạch và ngân sách dự án xây dựng của bạn nếu chúng không được giải quyết kịp thời và thỏa đáng. Ngoài ra, việc không phản hồi RFI có thể là chất xúc tác cho các tranh chấp gây ra nhiều tốn kém khi dự án triển khai. Cũng theo báo cáo này, việc chuẩn hóa quy trình quản lý RFI là giải pháp giải quyết hiệu quả những điểm nghẽn trong dự án xây dựng.

Quy trình 7 bước xử lý RFI trong xây dựng

Quy trình RFI phức tạp và thường liên quan đến nhiều bên liên quan, bao gồm các nhà thầu phụ, nhà thầu chính, cố vấn, tư vấn giám sát, kiến trúc sư, kỹ sư và khách hàng,… Trung bình, RFI nhận được phản hồi sau tám ngày hoặc mất nhiều thời gian hơn đối với các dự án xây dựng phức tạp và dài hạn.

Khi hiểu định nghĩa RFI trong xây dựng là gì, tiếp theo mời bạn tham khảo mẫu chi tiết về quy trình xử lý RFI trong ngành xây dựng

Quy trình 7 bước xử lý RFI trong xây dựng

Bước 1: Chuẩn bị và gửi RFI từ nhà thầu phụ đến nhà thầu chính

Xác định vấn đề: Nhà thầu phụ phát hiện một điểm chưa rõ ràng hoặc thiếu thông tin trong bản vẽ, thông số kỹ thuật hoặc các điều kiện hợp đồng.
Soạn nội dung RFI: Nhà thầu phụ viết RFI, trong đó trình bày rõ ràng:

Mô tả vấn đề: Cụ thể, chi tiết, kèm số hiệu bản vẽ, tiêu chuẩn, hoặc điều khoản hợp đồng/ dự án liên quan.

Câu hỏi/ yêu cầu làm rõ: Những gì họ cần giải thích thêm, hoặc phương án đề xuất để xử lý vấn đề.

Thời gian phản hồi mong muốn: Xác định ngày cần có câu trả lời để không ảnh hưởng tiến độ thi công.

Gửi RFI: Nhà thầu phụ gửi RFI này đến nhà thầu chính theo kênh liên lạc và biểu mẫu đã được quy định (có thể là phần mềm quản lý RFI, email chính thức, hoặc cổng thông tin dự án).

Bước 2: Xem xét và xử lý RFI từ phía nhà thầu chính

Tiếp nhận RFI: Nhà thầu chính xác nhận đã nhận được RFI từ nhà thầu phụ.
Phân loại và phân công: Nhà thầu chính chuyển RFI đến bộ phận hoặc cá nhân chịu trách nhiệm (có thể là phòng kỹ thuật, quản lý thiết kế, hoặc người phụ trách chất lượng).
Kiểm tra tính chính xác và đầy đủ: Nhà thầu chính xem xét lại nội dung RFI, xác minh tính hợp lý và chính xác của vấn đề nêu ra và bổ sung dữ liệu nếu cần.

Bước 3: Chuyển RFI cho tư vấn thiết kế, đơn vị giám sát hoặc chủ đầu tư (nếu cần)

Nếu nhà thầu chính không thể tự giải quyết vấn đề, họ sẽ chuyển RFI lên đơn vị tư vấn thiết kế, tư vấn giám sát hoặc chủ đầu tư để xin hướng dẫn.
Cung cấp đầy đủ thông tin liên quan: Nhà thầu chính kèm theo bản vẽ, bản ghi chú, hoặc hồ sơ liên quan để đơn vị giải đáp có đầy đủ thông tin.

Bước 4: Đơn vị tư vấn, thiết kế hoặc chủ đầu tư phân tích và phản hồi

Xem xét RFI: Đơn vị tư vấn hoặc chủ đầu tư xem xét các yêu cầu, so sánh với hồ sơ thiết kế, hợp đồng, quy định và tiêu chuẩn.
Soạn trả lời RFI: Dựa trên thông tin sẵn có, họ đưa ra câu trả lời cụ thể: Cung cấp giải thích rõ ràng về vấn đề; Điều chỉnh, sửa đổi hoặc bổ sung bản vẽ, chi tiết kỹ thuật nếu cần; Đưa ra chỉ dẫn thi công hoặc giải pháp thay thế nếu vấn đề kỹ thuật không thể giải quyết bằng cách giải thích đơn thuần.
Phê duyệt và gửi phản hồi: Sau khi có câu trả lời chính thức, phản hồi RFI được gửi ngược lại cho nhà thầu chính.

Bước 5: Nhà thầu chính xem xét phản hồi RFI và truyền đạt đến nhà thầu phụ

Nhận phản hồi: Nhà thầu chính tiếp nhận trả lời từ đơn vị tư vấn/ chủ đầu tư.
Đánh giá và kiểm tra tính phù hợp: Nhà thầu chính xác minh xem phản hồi đã giải đáp đầy đủ và phù hợp với thực tế thi công chưa.
Cập nhật hồ sơ và quy trình thi công: Nếu câu trả lời yêu cầu điều chỉnh thi công, bản vẽ, hoặc phương án làm việc, nhà thầu chính cập nhật và truyền đạt cho nhà thầu phụ.

Bước 6: Nhà thầu phụ tiếp nhận và áp dụng thông tin

Xem xét câu trả lời: Nhà thầu phụ nhận phản hồi RFI từ nhà thầu chính.
Áp dụng vào thi công: Dựa trên câu trả lời, nhà thầu phụ thực hiện điều chỉnh, cập nhật phương pháp thi công hoặc tuân thủ tiêu chuẩn mới được làm rõ.
Lưu trữ và ghi chép: Lưu lại toàn bộ quá trình RFI, bao gồm câu hỏi, trả lời và các thay đổi phát sinh, để phục vụ công tác quản lý chất lượng và kiểm soát tài liệu.

Bước 7: Kiểm tra và xác nhận hoàn tất

Theo dõi tiến độ: Nhà thầu chính và nhà thầu phụ theo dõi việc thực hiện các thay đổi (nếu có) và xác nhận vấn đề đã được giải quyết.
Kết thúc quy trình RFI: Khi vấn đề đã được làm rõ và không còn ảnh hưởng đến tiến độ hoặc chất lượng công việc, RFI được xem là hoàn tất. Kết quả RFI được lưu trữ, đính kèm vào hồ sơ dự án, đồng thời các thay đổi được cập nhật vào bản vẽ, bản mô tả kỹ thuật nếu cần, tạo thành nền tảng thông tin thống nhất cho tất cả các bên.

Những bước trên giúp đảm bảo quá trình RFI diễn ra minh bạch, thông suốt và chính xác, giúp tất cả các bên liên quan có đầy đủ thông tin cần thiết để tiếp tục thi công một cách hiệu quả.

4 Phương pháp giúp quản lý RFI trong xây dựng hiệu quả

Khi quản lý yêu cầu thông tin RFI, hãy ghi nhớ những mẹo sau đây để tăng cơ hội nhận được phản hồi rõ ràng và kịp thời từ các bên liên quan, tránh tác động tiêu cực đến tiến độ & chi phí dự án.

1. Thống nhất quy trình xử lý RFI với các bên liên quan

Khi bắt đầu dự án, hãy làm rõ & thống nhất quy trình RFI với tất cả các bên liên quan. Hợp đồng phải nêu rõ các thông số kỹ thuật liên quan đến RFI, bao gồm thời điểm gửi yêu cầu, định dạng sử dụng và thời hạn phản hồi. Việc trao đổi thông tin cụ thể ngay từ đầu sẽ giúp tránh được những sai sót & mâu thuẫn về sau.

2. Đảm bảo nội dung rõ ràng khi soạn thảo RFI

Giao tiếp rõ ràng là cốt lõi của quy trình RFI. Khi soạn thảo RFI, hãy bắt đầu bằng cách nêu vấn đề cần giải quyết. Hãy trực tiếp làm rõ vấn đề với nhà thiết kế, kỹ sư hoặc các bên liên quan khác về những gì bạn cần. Đính kèm hình ảnh trực quan về dự án, như bản vẽ xây dựng hoặc ảnh chụp, đảm bảo cung cấp rõ bối cảnh cụ thể để giúp nhà thầu chính giải quyết vấn đề dễ dàng hơn. Các nội dung trong RFI cần trình bày với ngôn ngữ dễ hiểu, súc tích.

3. Phản hồi RFI kịp thời & đúng trọng tâm

Tương tự việc phản hồi RFI phải kịp thời và đúng trọng tâm. Hãy dành thời gian xem xét kỹ RFI và tài liệu hỗ trợ trước khi viết phản hồi. Nếu không trả lời được câu hỏi, các bên liên quan phải yêu cầu/ sắp xếp cuộc họp để thảo luận về vấn đề này. Điều này cho phép cả hai bên giải quyết vấn đề nhanh hơn và tránh sự chậm trễ do giao tiếp qua lại bằng văn bản.

Bên cạnh đó, các phản hồi về RFI cần phải được ghi chép & lưu trữ đầy đủ. Vì RFI đóng vai trò là hồ sơ quan trọng cho dự án và có thể được tham chiếu nếu phát sinh thêm vấn đề.

4. Sử dụng Phần mềm Quản lý Xây dựng để tự động hóa, ghi chép và theo dõi RFI

Trong 1 dự án bình thường, số lượng RFI có thể lên đến hàng trăm, hàng nghìn. Mà hiện nay việc quản lý RFI còn thủ công và phụ thuộc vào document control của dự án. Thông thường, RFI thường được soạn thảo dưới dạng văn bản, nhập vào bảng tính và xử lý qua email, tạo nên hệ thống phức tạp, thiếu chuẩn hóa, không minh bạch và dễ phát sinh lỗi.

Ngược lại, ứng dụng phần mềm quản lý tích hợp dựa trên nền tảng Cloud cho phép tất cả các bên liên quan theo dõi RFI từ khi gửi đến khi nhận được phản hồi. Tất cả thông tin và liên lạc được lưu trữ tại một trung tâm, dễ dàng truy cập từ bất kỳ đâu. Phần mềm quản lý RFI cũng chuẩn hóa định dạng & giúp nhà quản lý nắm bắt toàn bộ các thông tin, vấn đề liên quan đến dự án thi công từ nội bộ và đối tác, từ đó tăng cường cộng tác giữa các bên & đảm bảo tiến độ, chất lượng, ngân sách dự án.

5 Mẫu RFI trong xây dựng (tải miễn phí)

Một yêu cầu thông tin – RFI được soạn thảo tốt không nhất thiết phải phức tạp, nhưng nó cần chứa tất cả thông tin có liên quan được sắp xếp theo cách dễ hiểu. Chúng tôi đã tổng hợp một số mẫu RFI miễn phí để nhà quản lý sử dụng được ngay trong dự án của mình, mời bạn tham khảo ngay dưới đây: