Để đảm bảo quá trình đánh giá dự án, triển khai thiết kế và lập hồ sơ đấu thầu diễn ra trơn tru, hiệu quả, giúp các nhà thầu tăng khả năng trúng thầu các dự án lớn khi làm việc với chủ đầu tư, FastCons hướng dẫn doanh nghiệp Xây dựng số hóa quy trình xem xét hợp đồng xây dựng lên phần mềm nhanh chóng, đơn giản ngay dưới đây.
1. Quy trình xem xét hợp đồng xây dựng
Các giai đoạn trong quy trình xem xét hợp đồng xây dựng
- Tiếp nhận thông tin, đánh giá tính khả thi của dự án
- Khảo sát hiện trạng, ghi nhận thông tin dự án
- Thảo luận, thống nhất – Triển khai thiết kế phương án
- Trình duyệt chủ đầu tư
- Lập thiết kế
- Lập hồ sơ đấu thầu/ báo giá
- Xét duyệt hồ sơ đấu thầu/ báo giá
- Thương thảo hợp đồng và Lưu hồ sơ
Các thành viên tham gia vào quy trình xem xét hợp đồng xây dựng
Một số từ viết tắt cần lưu ý:
- ĐTDA: Đấu thầu dự án
- TKKT: Thiết kế kỹ thuật
- QL TKKT: Quản lý thiết kế kỹ thuật
- QL ĐTDA: Quản lý đấu thầu dự án
- PTGĐ KT: Phó tổng Giám đốc kỹ thuật
Bảng mô tả quy trình xem xét hợp đồng xây dựng
| Giai đoạn | Người thực hiện | Công việc cần làm |
| Tiếp nhận thông tin, đánh giá tính khả thi của dự án | – ĐTDA – TKKT | Xem xét phiếu thông tin dự án/ công trình, tiến hành đánh giá tính khả thi của dự án – Nếu chưa đủ thông tin, chuyển qua bước 2 – Khảo sát hiện trạng, ghi nhận thông tin dự án – Nếu thấy dự án khả thi & đầy đủ thông tin, chuyển qua bước 6 là Lập hồ sơ đấu thầu/ báo giá |
| Khảo sát hiện trạng, ghi nhận thông tin dự án | – ĐTDA – TKKT | – Tiến hành khảo sát hiện trạng, ghi nhận thông tin dự án – Lập phiếu khảo sát hiện trạng dự án |
| Thảo luận, thống nhất – Triển khai thiết kế phương án | QL TKKT | Tiến hành thảo luận, thống nhất phương án thiết kế phù hợp với dự án để gửi chủ đầu tư – Lập bảng phân công thiết kế – Phiếu kiểm soát thiết kế – Và hướng dẫn trình tự thiết kế |
| Trình duyệt chủ đầu tư | QL TKKT | Gửi phương án thiết kế cho chủ đầu tư – Nếu chủ đầu tư duyệt, chuyển qua bước Lập thiết kế – Nếu không duyệt, điều chỉnh lại phương án thiết kế |
| Lập thiết kế | – QL TKKT – QL ĐTDA – PTGĐ KT | Thực hiện lập thiết kế dựa trên – Bảng phân công thiết kế – Phiếu kiểm soát thiết kế – Và hướng dẫn trình tự thiết kế |
| Lập hồ sơ đấu thầu/ báo giá | ĐTDA | Thực hiện lập hồ sơ đấu thầu và báo giá – Lập bảng dự toán báo giá – Danh mục hồ sơ báo giá |
| Xét duyệt hồ sơ đấu thầu/ báo giá | – QL ĐTDA – PTGĐ KTTN | Xem xét bảng dự toán báo giá, tiến hành xét duyệt hồ sơ đấu thầu/ báo giá – Nếu duyệt hồ sơ đấu thầu/ báo giá, chuyển qua bước thương thảo hợp đồng – Nếu không đồng ý, yêu cầu điều chỉnh lại hồ sơ đấu thầu/ báo giá |
| Thương thảo hợp đồng và lưu hồ sơ | – QL ĐTDA – PTGĐ KT | Các bên tiến hành thương thảo hợp đồng xây dựng và lưu hồ sơ khi hoàn tất – Xem xét bảng dự toán báo giá – Lập bảng theo dõi phản hồi báo giá – Lập hợp đồng |
Các tài liệu/ biểu mẫu được sử dụng trong quy trình xem xét hợp đồng xây dựng
- Phiếu thông tin dự án/ công trình
- Biên bản làm việc
- Biên bản ghi nhớ
- Phiếu khảo sát hiện trạng
- Bảng phân công thiết kế
- Phiếu kiểm soát thiết kế
- Hướng dẫn trình tự thiết kế
- Bảng dự toán báo giá
- Danh mục hồ sơ báo giá
- Hướng dẫn lập hồ sơ đấu thầu/ báo giá
- Bảng theo dõi phản hồi báo giá
- Hợp đồng (công ty)
- Hợp đồng (cá nhân)
Tham khảo thêm Case-Study: Quy trình kiểm soát thi công – Ngành Xây dựng
2. Hướng dẫn thiết lập số hóa quy trình xem xét hợp đồng xây dựng trên phần mềm FastCons
Quy trình xem xét hợp đồng xây dựng khi được số hóa trực tuyến trên phần mềm FastCons sẽ giúp Ban quản lý dự án, bộ phận kỹ thuật phối hợp thực hiện công việc nhanh chóng, chính xác, giảm tải các tác vụ thủ công truyền thống dễ sai sót gây tắc nghẽn.
Tham khảo bảng hướng dẫn số hóa toàn diện quy trình xem xét hợp đồng xây dựng trên phần mềm FastCons ngay dưới đây:
| Giai đoạn chính | Mô tả áp dụng trên FastCons |
| 1. Tiếp nhận thông tin, đánh giá tính khả thi của dự án 2. Khảo sát hiện trạng, ghi nhận thông tin dự án 3. Thảo luận, thống nhất – Triển khai thiết kế phương án 4. Trình duyệt chủ đầu tư 5. Lập thiết kế 6. Lập hồ sơ đấu thầu/ báo giá 7. Xét duyệt hồ sơ đấu thầu/ báo giá 8. Thương thảo hợp đồng và Lưu hồ sơ | – Ứng dụng sử dụng: Workflow – Cách áp dụng: Sử dụng tính năng Workflow để setup quy trình xem xét hợp đồng gồm 8 bước: Tiếp nhận thông tin/đánh giá tính khả thi của dự án – Khảo sát hiện trạng, ghi nhận thông tin dự án – Thảo luận, thống nhất triển khai thiết kế phương án – Trình duyệt chủ đầu tư – Lập thiết kế – Lập hồ sơ đấu thầu/ báo giá – Xét duyệt hồ sơ đấu thầu/ báo giá – Thương thảo hợp đồng & Lưu hồ sơ Thêm người phụ trách và theo dõi tương ứng vào mỗi bước Thiết lập điều kiện chuyển bước tự động: – Nếu đánh giá dự án khả thi & đầy đủ thông tin, tự động chuyển sang bước 6 là Lập hồ sơ đấu thầu/ báo giá. Nếu chưa đủ thông tin, chuyển qua bước 2 – Khảo sát hiện trạng/ ghi nhận thêm thông tin dự án – Tại bước 4, nếu Chủ đầu tư duyệt phương án thiết kế, tự động chuyển qua bước 5 là Lập thiết kế. Nếu không duyệt, tự động back lại bước 3 – Tại bước 7, nếu hồ sơ đấu thầu/ báo giá được duyệt, tự động chuyển qua bước 8 là thương thảo hợp đồng. Nếu không được duyệt, tự động back lại bước 6 – xem lại hồ sơ đấu thầu/ báo giá Thiết lập các hạng mục công việc con ở từng bước nếu có – Ứng dụng sử dụng: FastCons – Cách áp dụng: Sau khi kết thúc quy trình xét duyệt hồ sơ đấu thầu/ báo giá, và ký kết hợp đồng, thực hiện chuyển thông tin hồ sơ đấu thầu/ báo giá lên module FastCons để quản lý tập trung các hợp đồng chủ đầu tư. FastCons hỗ trợ quản lý chi tiết các thông tin: danh sách chủ đầu tư, giá trị hợp đồng, ngày ký, ngày hiệu lực/ hết hiệu lực,… |
3. Case-study: Xây Dựng Quê Hương tinh gọn quy trình xem xét hợp đồng xây dựng nhờ FastCons
Với hơn 20 hạng mục công trình thuộc dự án lấn biển Rạch Giá và nhiều công trình khác trên nhiều tỉnh thành, việc quản lý từng dự án và giám sát nhân viên không hề dễ dàng. Ban lãnh đạo Công ty Xây dựng Quê Hương đã quyết định ứng dụng phần mềm quản lý dự án thi công xây dựng FastCons, thay thế cách quản lý thủ công bằng excel, zalo, email,… kém hiệu quả.
Ngoài việc dùng FastCons để số hóa quy trình xem xét hợp đồng xây dựng, quản lý toàn diện chi phí, vật tư, tiến độ các dự án, công ty Xây dựng Quê hương còn áp dụng chấm công Face ID quản lý hiệu quả đội ngũ nhân sự làm việc tại văn phòng & các công trình.
Anh Huỳnh Thái Lel – Giám đốc Công ty TNHH Xây Dựng Quê Hương chia sẻ: “Trước đây tôi chỉ quản lý dự án một cách đơn giản thủ công qua Excel, Email. Việc áp dụng FastCons đưa toàn bộ dự án lên quản lý online giúp tôi chủ động trong việc kiểm soát tiến độ dự án mà không phải đợi tổng hợp báo cáo từ các trưởng dự án gửi về, giảm thiểu rủi ro chậm tiến độ dự án ảnh hưởng tới kết quả kinh doanh và uy tín với khách hàng”
Anh Hồ Văn Tâm – Phó Giám Đốc Kinh Doanh Công ty nhận xét thêm: “FastCons có thể quản lý nhiều dự án cùng lúc. Chỉ huy trưởng và các thành viên trong dự án sẽ làm việc hoàn toàn trên phần mềm, từ giao việc, trao đổi thông tin hay báo cáo công việc. Nếu có việc phát sinh cần xử lý gấp thì nhân viên cứ tạo công việc lên, tag giám đốc và quản lý vào giải quyết thay vì gọi điện liên hệ. Công nghệ gắn kết đội ngũ nhân sự, các phòng ban tương tác nhiều hơn, chất lượng công việc từ đó cải thiện đáng kể. Nhìn chung, sử dụng công nghệ tôi thấy hay hơn, hỗ trợ làm việc chuyên nghiệp và hiệu quả hơn”
Tìm hiểu chi tiết hành trình Công ty Xây dựng Quê Hương ứng dụng thành công FastCons để quản lý toàn diện dự án thi công xây dựng tại đây.
Tổng quan về FastCons - Phần mềm quản lý dự án thi công xây dựng chuyên sâu FastCons sở hữu các tính năng giúp doanh nghiệp số hóa quy trình quản lý, kiểm soát tốt tiến độ thi công, hỗ trợ tổng thầu & đội ngũ nhân sự làm việc, tương tác hiệu quả hơn trong suốt quá trình triển khai dự án xây dựng. - Quản lý kế hoạch thi công một dự án xây dựng bằng cấu trúc WBS và Gantt chart - Quản lý khối lượng thi công hàng ngày và đối soát với BoQ đầu vào nhằm tính toán tiến độ thi công và chi phí công trình theo thời gian thực - Dễ dàng lập và báo cáo nhật ký thi công hàng ngày trên app mobile từ công trường - Quản lý tồn kho vật tư công trường, tự động xử lý số liệu, trừ tồn, cảnh báo sớm khi có nguy cơ vượt định mức vật tư - Quản lý chi phí công trình & công nợ với các bên liên quan - Số hóa chấm công công nhân, kỹ sư công trường hoàn toàn trên mobile app. Tự động hóa bảng công, bảng lương, 100% thay thế excel, máy vân tay… Đã có hơn 3500 khách hàng tin tưởng & ứng dụng thành công FastCons, với những doanh nghiệp tiêu biểu trong lĩnh vực xây dựng như: Tập đoàn PC1, T&T Group, FBV, Constrexim, FACCO, VNC, Tân Cảng số 1, XCons, Thép Tân Khánh, Thịnh Cường,… Liên hệ ngay Hotline 0983-089-715 hoặc điền thông tin đăng ký vào Form bên dưới để nhận Demo 1-1 miễn phí phần mềm số hóa quy trình xem xét hợp đồng xây dựng.
