Bài viết tổng hợp các mẫu file excel quản lý hợp đồng xây dựng miễn phí chuẩn nhất. Đồng thời gợi ý giải pháp quản lý hợp đồng xây dựng tập trung trực tuyến thay thế excel, giúp các nhà quản lý cải thiện khả năng cộng tác, tăng tốc độ & hiệu quả làm việc. 

Tổng quan về quản lý hợp đồng xây dựng

Hợp đồng xây dựng là văn bản có giá trị pháp lý giữa bên giao thầu, nhận thầu, cung ứng vật tư,… nhằm xác lập thỏa thuận giữa các bên về quyền, nghĩa vụ khi triển khai dự án. Nội dung trong hợp đồng xây dựng cần quy định cụ thể loại hợp đồng áp dụng, chi tiết các nội dung công việc, các yêu cầu về chất lượng sản phẩm, chi phí, thời gian bàn giao, và phương án xử lý các vấn đề khi có tranh chấp,… Với trường hợp giữa chủ đầu tư và nhà thầu, hợp đồng xây dựng có ý nghĩa như một bảng khối lượng trong đó quy định rõ ràng các hạng mục, khối lượng giao thầu và yêu cầu hoàn thiện công trình chi tiết.

Phân loại hợp đồng xây dựng

Theo tính chất và nội dung công việc thực hiện, hợp đồng xây dựng gồm:

• Hợp đồng tư vấn xây dựng
• Hợp đồng thi công xây dựng công trình
• Hợp đồng cung cấp thiết bị lắp đặt vào công trình xây dựng
• Hợp đồng thiết kế – mua sắm vật tư, thiết bị – thi công xây dựng
• Hợp đồng chìa khóa trao tay
• Hợp đồng cung cấp nhân lực, máy và thiết bị thi công,…

Theo hình thức giá hợp đồng áp dụng, hợp đồng xây dựng gồm:

• Hợp đồng trọn gói
• Hợp đồng theo đơn giá cố định
• Hợp đồng theo đơn giá điều chỉnh
• Hợp đồng theo thời gian
• Hợp đồng theo chi phí cộng phí
• Hợp đồng theo giá kết hợp,…

Tùy theo từng loại hợp đồng, nội dung quản lý thực hiện hợp đồng xây dựng thường bao gồm:

• Quản lý tiến độ thực hiện hợp đồng
• Quản lý về chất lượng
• Quản lý khối lượng và giá hợp đồng 
• Quản lý về an toàn lao động, bảo vệ môi trường và phòng chống cháy nổ
• Quản lý điều chỉnh hợp đồng và các nội dung khác của hợp đồng. 

File excel quản lý hợp đồng xây dựng miễn phí

Sử dụng Excel để quản lý hợp đồng xây dựng là một phương pháp truyền thống mà các công ty xây dựng vẫn đang sử dụng. Bài viết này, chúng tôi đã tổng hợp các mẫu file excel quản lý hợp đồng xây dựng mới nhất, các nhà quản lý có thể tham khảo và tải miễn phí ngay dưới đây.

Nhận trải nghiệm DEMO miễn phí Phần mềm Quản lý tập trung danh mục đối tác và giá trị hợp đồng, quản lý BOQ theo từng hợp đồng, phân quyền theo dõi quá trình xử lý hợp đồng, duyệt hợp đồng online… chuyên sâu cho Doanh nghiệp Xây dựng.

• File excel quản lý hợp đồng xây dựng – Mẫu 01

Các nhà quản lý có thể dùng mẫu excel trên để thiết lập và theo dõi mọi thông tin về hợp đồng xây dựng như: loại hợp đồng, thời gian thực hiện hợp đồng, trạng thái phê duyệt, thông tin người phụ trách (số điện thoại, email,…)

Tải về miễn phí tại đây

• File excel quản lý hợp đồng xây dựng – Mẫu 02

File excel thiết lập sẵn các sheet giúp bạn quản lý chi tiết: Danh sách hợp đồng, Báo cáo sản lượng/ thanh quyết toán hợp đồng, Báo cáo chờ giải ngân, Báo cáo giá trị thanh toán từng hợp đồng,…

Tải miễn phí tại đây

• Mẫu theo dõi hợp đồng xây dựng – 03

Các nhà quản lý có thể tùy chỉnh các trường thông tin có trong file mẫu: Danh sách hợp đồng; Giá trị thanh toán, tổng ngân sách; Đánh giá sản phẩm bàn giao và hiệu suất thực hiện hợp đồng; Liệt kê các vấn đề/ rủi ro trong hợp đồng & hướng xử lý,… Với mẫu này, bất kỳ thành viên nào trong nhóm của bạn đều có thể dễ dàng truy cập để theo dõi & cập nhật thông tin hợp đồng các dự án xây dựng. 

Tải miễn phí tại đây

• Mẫu báo cáo quản lý hợp đồng xây dựng – 04

File mẫu giúp bạn tổ chức và quản lý chi tiết cho nhiều hợp đồng xây dựng từ ngày bắt đầu đến ngày hết hạn. Với bố cục hợp lý và có thể tùy chỉnh, nhà quản lý có thể chia sẻ đến các bên liên quan thông tin chi tiết của từng loại hợp đồng. Các dữ liệu bạn có thể thiết lập như: tiêu đề hợp đồng, phạm vi, người quản lý, sản phẩm bàn giao, giá trị & lịch sử thanh,… 

Tải miễn phí tại đây

Ưu và nhược điểm khi sử dụng file excel quản lý hợp đồng xây dựng

Sử dụng file excel quản lý hợp đồng xây dựng sẽ đem lại nhiều lợi ích như: quản lý danh sách hợp đồng một cách đầy đủ, dễ dàng tìm kiếm tra cứu theo dự án, hàm tính toán linh hoạt phục vụ cho làm báo cáo. Đồng thời, việc quản lý tập trung giá trị hợp đồng, giá trị thanh toán từng đợt… trên cùng 1 màn hình sẽ hỗ trợ tốt trong việc kiểm soát chi phí và nhìn nhanh các vấn đề về tiến độ thu hồi công nợ. 

Tuy nhiên, hạn chế khi sử dụng Excel là nó chỉ như một bảng kê khai, liệt kê danh sách giúp cho mọi người có thể vào theo dõi thông tin, mà thiếu đi tính cộng tác làm việc. 

Một số nhược điểm khi sử dụng file excel quản lý hợp đồng xây dựng đó là: 

• Phải có chuyên viên cập nhật thủ công mà không liên kết dữ liệu với các công cụ khác
• Thao tác nhập tay có thể xảy ra sai sót
• Không gửi thông báo tự động được cho các bên liên quan
• Dữ liệu có thể bị can thiệp và khó truy vết chỉnh sửa 
• Khó khăn để tổng hợp, đánh giá dự án đa chiều 
• Tất cả mọi người đều có thể xem full thông tin trên bảng excel mà không có tính bảo mật trường dữ liệu

Sử dụng App thay thế file excel: quản lý hợp đồng xây dựng

Excel sẽ luôn là công cụ quản lý thuận tiện khi doanh nghiệp triển khai các dự án công trình nhỏ nhờ tính năng tính toán nhanh chóng và chia sẻ thông tin. Tuy nhiên, với nhiều tồn tại hạn chế như bảo mật kém, dữ liệu dễ bị chỉnh sửa, lưu trữ nhiều file khó quản lý,… Excel không phải là lựa chọn phù hợp khi doanh nghiệp xây dựng cần quản lý các dự án lớn và kéo dài.

Việc chuyển sang các phần mềm chuyên dụng thay cho file excel quản lý hợp đồng xây dựng sẽ giúp giải quyết vấn đề trên. Phần mềm quản lý thi công trực tuyến FastCons sở hữu tính năng quản lý hợp đồng xây dựng đang được nhiều tập đoàn, công ty xây dựng áp dụng với ưu điểm:

• Quản lý tập trung trực tuyến, tra cứu nhanh, không phải nhập liệu thủ công
• Số liệu xử lý tự động và chính xác. Loại bỏ tình trạng dữ liệu hợp đồng phân mảnh ở nhiều file, dẫn đến thất lạc, khó khăn trong tra cứu
• Có thể sử dụng trên app mobile thuận tiện cho kỹ sư công trình cập nhật thông tin bất kỳ lúc nào

Phần mềm quản lý hợp đồng xây dựng & quản lý thi công FastCons sở hữu nhiều tính năng vượt trội so với quản lý trên file excel, bao gồm: 

• Quản lý chi tiết hợp đồng: thông tin đối tác, mã hợp đồng, ngày ký, ngày hết hạn hiệu lực, giá trị hợp đồng, đính kèm file PDF…
• Quản lý bảng khối lượng chi tiết với hợp đồng nhận thầu/giao thầu và quản lý đơn mua hàng với hợp đồng cung ứng vật tư
• Quản lý chi tiết dữ liệu về: đơn giá, khối lượng & thành tiền theo hợp đồng, theo nhật ký khối lượng, và theo từng đợt nghiệm thu & thanh toán
• Kết hợp với quản lý chi phí, dòng tiền thanh toán trong dự án. Tự động đồng bộ số liệu chi phí từ các đề xuất phê duyệt tạm ứng/thanh toán vào báo cáo giá trị thanh toán trên từng hợp đồng xây dựng  

Số hóa quy trình thiết lập, phân quyền, gửi – duyệt hợp đồng online trên app

Hỗ trợ xây dựng môi trường làm việc tập trung – thống nhất – tương tác mạnh mẽ, phần mềm quản lý dự án thi công xây dựng trực tuyến FastCons đang được áp dụng mạnh mẽ tại các công ty xây dựng Việt Nam. Hơn 3500 doanh nghiệp là nhà thầu thi công, xây lắp, công trình đã ứng dụng thành công FastCons, tiêu biểu như Tổng thầu LAIMIAN, FBV, Tập đoàn PC1, EVNPECC4, Xcons, Viglacera, VNC, 319.5,…

Quý doanh nghiệp có nhu cầu tìm hiểu về tính năng và trải nghiệm Demo Free giải pháp FastCons có thể liên hệ tới Hotline: 0983-089-715 hoặc để lại thông tin đăng ký để được tư vấn miễn phí.