Làm hồ sơ hoàn công là một công tác không thể thiếu sau khi hoàn thiện công trình xây dựng để đưa vào khai thác, sử dụng được quy định rõ ràng trong Nghị định 06/2021/NĐ-CP do Chính phủ ban hành.
Mẫu hồ sơ hoàn công công trình xây dựng theo quy định gồm những gì? Và chủ đầu tư cần lưu ý gì khi làm hồ sơ hoàn công để hạn chế sai sót tối đa? Mời bạn tham khảo bài viết chi tiết dưới đây của FastCons
Khái niệm và quy định về hồ sơ hoàn công
Hồ sơ hoàn công là tất cả những tài liệu, lý lịch hoặc nhật ký lưu được ghi lại trong quá trình xây dựng công trình bao gồm: Phê duyệt đầu tư, phê duyệt dự án, khảo sát xây dựng, thiết kế công trình, dự toán chi phí, thi công công trình và các quá trình khác nếu có. Hay nói cách khác, tất cả các hồ sơ và tài liệu liên quan đến quá trình xây dựng nên một công trình từ A – Z được gọi là hồ sơ hoàn công.
Sau khi hoàn tất quá trình xây dựng thì hoàn công là thủ tục cuối cùng hợp thức hóa công trình xây dựng về mặt pháp lý. Do đó, hoàn công bước vô cùng quan trọng sau khi hoàn thành dự án.
Khi nào cần làm hồ sơ hoàn công?
Hoàn công nhà là bước bắt buộc trong quy trình xây dựng thi công các công trình lớn nhỏ thuộc trường hợp phải xin phép xây dựng. Đồng nghĩa với việc bạn sẽ không phải làm thủ tục hoàn công nếu căn nhà của bạn không bắt buộc phải xin cấp phép xây dựng trước khi tiến hành thi công.
Hồ sơ hoàn công được lập một lần chung cho toàn bộ dự án đầu tư xây dựng khi kết thúc giai đoạn thi công và đưa dự án vào khai thác, sử dụng.
Chủ đầu tư chịu trách nhiệm lập và lưu trữ một bộ hồ sơ hoàn thành công trình trước khi đưa vào khai thác vận hành theo Phụ lục VIb Nghị định 06/2021/NĐ-CP.
Các đơn vị tham gia vào hoạt động đầu tư xây dựng thì lưu trữ hồ sơ liên quan phần việc do mình phụ trách.
Chi phí làm hồ sơ hoàn công
Theo quy định tại Nghị định 06/2021/NĐ-CP, chi phí làm hồ sơ hoàn công công trình được quy định theo diện tích sàn của công trình. Cụ thể mức phí làm hồ sơ hoàn công được tính như sau:
- Với công trình dưới 100m2 sàn: 15.000.000 VNĐ
- Với công trình 100m2 – dưới 200m2: 18.000.000 VNĐ
- Với công trình 200m2 – dưới 300m2: 25.000.000 VNĐ
- Với công trình 300m2 – dưới 400m2: 29.000.000 VNĐ
- Với công trình 400m2 – 500m2: 32.000.000 VNĐ
- Với công trình từ 500m2 trở lên: Báo giá riêng theo từng quy mô công trình.
Theo Khoản 4 Điều 15 Nghị định 139/2017/NĐ-CP, trong trường hợp các công trình khi kiểm tra hoàn công phát hiện sai phạm so với giấy phép xây dựng xin cấp ban đầu, chủ đầu tư tổ chức thi công sẽ chịu mức phạt như sau:
- Phạt từ 1.000.000 – 2.000.000đ đối với xây dựng nhà ở riêng lẻ ở nông thôn
- Phạt từ 5.000.000 – 10.000.000 đồng đối với trường hợp xây nhà ở riêng lẻ ở đô thị
Ngoài mức phạt trên, chủ đầu tư còn cần bắt buộc khắc phục hậu quả nếu không sẽ bị buộc phải tự phá dỡ phần công trình xây dựng sai với giấy phép xây dựng, hoặc bị cưỡng chế phá dỡ nếu không hợp tác
Mẫu hồ sơ hoàn công công trình xây dựng
Một bộ mẫu hồ sơ hoàn công đầy đủ thường bao gồm 2 bộ: hồ sơ pháp lý và hồ sơ quản lý chất lượng do chủ đầu tư và nhà thầu thi công phối hợp lập.
- Hồ sơ pháp lý sẽ do bên chủ đầu tư tập hợp lại chủ yếu là những giấy tờ liên quan đến pháp lý và pháp luật của dự án, công trình.
- Hồ sơ quản lý chất lượng là hồ sơ khảo sát xây dựng – thiết kế công trình do nhà thầu thi công xây dựng chuẩn bị.
Danh mục hồ sơ hoàn công gồm những nội dung sau
Mẫu danh mục hồ sơ hoàn thành công trình (Phụ lục 5, Ban hành kèm theo Thông tư số 10 /2013/TT-BXD ngày 25 tháng 7 năm 2013 của Bộ Xây dựng)
1.Hồ sơ chuẩn bị đầu đầu tư xây dựng và hợp đồng xây dựng
- Quyết định chủ trương đầu tư xây dựng và báo cáo nghiên cứu tiền khả thi (nếu có)
- Quyết định phê duyệt dự án đầu tư xây dựng
- Nhiệm vụ thiết kế, văn bản thẩm định dự án đầu tư xây dựng và thiết kế cơ sở
- Phương án đền bù giải phóng mặt bằng xây dựng và tái định cư (nếu có)
- Các văn bản về thỏa thuận quy hoạch, thỏa thuận/chấp thuận sử dụng hoặc đấu nối với công trình kỹ thuật bên ngoài hàng rào (nếu có)
- Quyết định bàn giao/ cho thuê đất
- Giấy phép xây dựng
- Quyết định chỉ định thầu
- Tài liệu chứng minh điều kiện năng lực thi công của nhà thầu
- Tài liệu khác trong giai đoạn chuẩn bị đầu tư xây dựng
2. Hồ sơ khảo sát xây dựng, thiết kế xây dựng công trình
- Nhiệm vụ khảo sát, phương án kỹ thuật khảo sát, báo cáo khảo sát xây dựng công trình
- Văn bản chấp thuận nghiệm thu kết quả khảo sát xây dựng
- Văn bản thẩm tra, thẩm định thiết kế, phê duyệt thiết kế xây dựng
- Văn bản chấp thuận nghiệm thu thiết kế xây dựng công trình
- Tài liệu, văn bản khác trong giai đoạn khảo sát, thiết kế công trình
3. Hồ sơ quản lý chất lượng thi công xây dựng công trình
- Văn bản phê duyệt và danh mục thay đổi thiết kế trong quá trình xây dựng
- Bản vẽ hoàn công. (Đề xuất bạn nên tìm hiểu: Quy định chi tiết về bản vẽ hoàn công theo Luật xây dựng, danh mục tài liệu trong hồ sơ hoàn công)
- Kế hoạch, biện pháp kiểm tra chất lượng thi công
- Chứng từ chứng nhận xuất xứ, chất lượng nguyên vật liệu thi công
- Kết quả quan tắc, đo đạc, thí nghiệm (nếu có)
- Biên bản nghiệm thu (Nội dung, mẫu công văn, giấy mời nghiệm thu công trình (tải free)
- Kết quả thí nghiệm đối chứng, kiểm định chất lượng (nếu có) (Toàn bộ các nội dung về kiểm định chất lượng công trình xây dựng, thông tư và các quy trình, báo cáo, văn bản liên quan tới công tác kiểm định.)
- Hồ sơ quản lý chất lượng thiết bị lắp đặt vào công trình
- Quy trình vận hành, khai thác công trình
- Quy trình bảo trì công trình
- Văn bản liên quan tới các vấn đề về di dân, an toàn PCCC, an toàn môi trường, an toàn lao động…
- Hồ sơ giải quyết sự cố công trình (nếu có)
- Phụ lục các tồn tại cần sửa chữa, khắc phục sau khi đưa hạng mục, công trình vào sử dụng (nếu có)
Lưu ý khi làm hồ sơ hoàn công
Hồ sơ hoàn công công trình phải được lưu trữ 10 năm với công trình nhóm A, 7 năm với công trình nhóm B và 5 năm với công trình nhóm C kể từ khi đưa vào khai thác sử dụng.
Để tránh mất thời gian bị trả hồ sơ về và làm lại, chủ đầu tư cần đọc kỹ danh mục tài liệu được quy định trong mẫu hồ sơ hoàn công được quy định tại Phụ lục VIb Nghị định 06/2021/NĐ-CP.
Ngoài mức phí chịu phạt do hồ sơ hoàn công không đúng theo giấy phép xây dựng xin cấp ban đầu, chủ cơ quan nhà nước có thẩm quyền có quyền yêu cầu phá dỡ các hạng mục công trình không đúng với giấy phép hoặc cưỡng chế phá dỡ trong trường hợp chủ đầu tư xây dựng không hợp tác.
Đối với công trình nhà ở thì làm hồ sơ hoàn công là điều kiện để được cấp lại sổ hồng trong đó thể hiện những thay đổi về hiện trạng nhà đất sau khi công trình nhà ở hoàn tất.
Ngoài ra, trước khi làm hồ sơ hoàn công cần lưu ý những vấn đề sau đây:
- Kiểm tra kỹ hiện trạng công trình sau khi hoàn thành để tập hợp các chứng từ cần thiết
- Rà soát từng hạng mục đảm bảo tính chính xác, phù hợp giữa thực tế công trình với bản vẽ thiết kế xin cấp phép xây dựng
- Kiểm tra hồ sơ hoàn công đầy đủ các tài liệu giấy tờ trước khi đem nộp cho cơ quan chức năng
Trên đây là toàn bộ nội dung bạn cần nắm về hồ sơ hoàn công, danh mục tài liệu của một bộ mẫu hồ sơ hoàn công theo quy định và các lưu ý trong quá trình làm hồ sơ hoàn công để tránh các sai sót. Hy vọng bài viết của FastCons hữu ích với bạn.
FastCons là Phần mềm quản lý dự án thi công xây dựng trực tuyến đầu tiên tại Việt Nam – một sản phẩm nằm trong hệ sinh thái các giải pháp chuyển đổi số của FastWork.vn. Tại FastWork, chúng tôi phát triển và cung cấp các giải pháp phần mềm chuyên sâu, tính năng chuẩn theo nghiệp vụ thực tế, giúp cho quá trình ứng dụng phần mềm nhanh chóng đạt hiệu quả cao ở từng lĩnh vực kinh doanh!
Nếu bạn quan tâm DEMO & trải nghiệm Giải pháp quản lý dự án xây dựng chuyên sâu – FastCons, vui lòng liên hệ hotline 0983-089-715 hoặc nhập thông tin vào form đăng ký!
