Hoàn công là một thủ tục hành chính bắt buộc sau khi hoàn thiện công trình xây dựng. Lập hồ sơ hoàn công và xin cấp giấy phép hoàn công có ý nghĩa hợp pháp hóa công trình, thông báo với các cơ quan chức năng về tính hợp pháp của công trình xây dựng.
Do vậy việc nắm chắc về thủ tục hoàn công và quy định lập hồ sơ hoàn công là vô cùng quan trọng. Tham khảo bài viết dưới đây của FastCons để biết hồ sơ tài liệu hoàn công gồm những gì? Và quy định về hồ sơ hoàn công đầy đủ theo Pháp luật.
Hồ sơ hoàn công là gì?
Hồ sơ hoàn thành công trình là bộ tài liệu bao gồm tất cả những lý lịch, tài liệu, văn bản, nhật ký được lưu lại của công trình và các giấy tờ liên quan trong suốt quá trình thực hiện thi công công trình xây dựng như: phê duyệt đầu tư, giấy phép phê duyệt dự án, khảo sát thiết kế, dự toán và thi công công trình.
Lập hồ sơ hoàn thành công trình là bắt buộc về mặt pháp lý. Đây là thủ tục cuối cùng để hợp thức hóa công trình xây dựng sau khi hoàn thiện nghiệm thu công trình. Thông thường, để tiết kiệm thời gian, lập hồ sơ này thường được thực hiện cùng lúc với giai đoạn nghiệm thu công trình trước khi bàn giao công trình đưa vào khai thác, sử dụng.
Hồ sơ tài liệu hoàn công gồm những gì?
Bộ hồ sơ xác nhận hoàn thành công trình gồm giấy tờ sau:
- Giấy phép xây dựng
- Hợp đồng xây dựng của chủ đầu tư ký với các nhà thầu khảo sát, thiết kế, thi công, giám sát thi công xây dựng
- Các tài liệu chứng minh điều kiện năng lực của Nhà thầu tư vấn, Nhà thầu thi công xây dựng
- Kết quả khảo sát xây dựng (Tìm hiểu quy trình, nghĩa vụ, cách tính và hướng dẫn báo cáo chi phí khảo sát xây dựng công trình)
- Kết quả thẩm định thiết kế cơ sở đã được duyệt kèm theo phần thiết kế cơ sở quy định.
- Kết quả thẩm tra thiết kế và phê duyệt thiết kế kỹ thuật, thiết kế BVTC của Chủ đầu tư kèm theo hồ sơ thiết kế theo quy định.
- Biên bản kiểm tra tuân thủ quy định quản lý chất lượng công trình của Sở xây dựng cấp
- Hồ sơ thiết kế bản vẽ thi công
- Bản vẽ hoàn công
- Chứng chỉ kỹ thuật xuất xưởng xác nhận chất lượng vật liệu thi công
- Chứng chỉ xác nhận chủng loại, chất lượng trang thiết bị thi công, hệ thống kỹ thuật lắp đặt trong công trình do nơi sản xuất cấp.
- Kết quả thí nghiệm, kiểm định (nếu có)
- Văn bản thỏa thuận, chấp thuận, xác nhận của các tổ chức, cơ quan Nhà nước có thẩm quyền (nếu có) về: An toàn phòng cháy, chữa cháy; an toàn vận hành thang máy, điều hòa không khí trung tâm;
- Nhật ký thi công xây dựng công trình (Tìm hiểu cách các hàng nghìn doanh nghiệp Xây dựng quản lý file, xuất báo cáo nhật ký thi công trên app mobile/web FastCons)
- Các tài liệu đo đạc, quan trắc lún và biến dạng các hạng mục công trình (nếu có)
- Bản kê các thay đổi so với thiết kế (kỹ thuật, bản vẽ thi công) đã được phê duyệt.
- Hồ sơ giải quyết sự cố công trình (nếu có)
- Biên bản nghiệm thu hoàn thành công trình nhà ở đưa vào sử dụng.
Tóm lại, hồ sơ xin phép hoàn công gồm 2 thành phần chính là hồ sơ pháp lý (do chủ đầu tư tập hợp) gồm các danh mục từ 1 tới 8 và tài liệu quản lý chất lượng (do nhà thầu thi công tập hợp) gồm các danh mục từ 9 tới 18.
Chủ đầu tư có trách nhiệm tập hợp, kiểm tra tài liệu, hoàn tất hồ sơ hoàn thành dự án công trình và trình lên cơ quan chức năng có thẩm quyền để phục vụ việc nghiệm thu công trình xây dựng.
Với các công trình nhà ở riêng lẻ thì bộ hồ sơ sẽ cần chuẩn bị ít giấy tờ hơn. Theo quy định tại thông tư số 05/2015/TT-BXD của Bộ Xây dựng ban hành một bộ hồ sơ hoàn thành công trình nhà ở riêng lẻ bao gồm:
- Giấy phép xây dựng.
- Hợp đồng xây dựng của chủ nhà ký với các nhà thầu khảo sát, thiết kế, thi công, giám sát thi công xây dựng (nếu có).
- Báo cáo kết quả khảo sát xây dựng.
- Hồ sơ thiết kế bản vẽ thi công xây dựng.
- Báo cáo kết quả thẩm tra và văn bản kết quả thẩm định thiết kế bản vẽ thi công xây dựng.
- Bản vẽ hoàn công (trong trường hợp việc thi công xây dựng có sai khác so với thiết kế bản vẽ thi công xây dựng).
- Báo cáo kết quả thí nghiệm, kiểm định (nếu có).
- Văn bản thỏa thuận, chấp thuận, xác nhận của các tổ chức, cơ quan Nhà nước có thẩm quyền về an toàn phòng cháy chữa cháy, vận hành thang máy.
Vai trò của hồ sơ hoàn công công trình xây dựng
Theo quy định, hồ sơ tài liệu hoàn công là tài liệu bắt buộc, là cơ sở pháp lý để các cơ quan chức năng tiến hành xét duyệt giấy phép hoàn công. Chỉ khi bộ hồ sơ hoàn công được trình lên đã được hoàn thiện đầy đủ các loại giấy tờ, chứng từ liên quan thì chủ đầu tư mới được cấp giấy phép hoàn công.
Đối với công trình nhà ở, hồ sơ tài liệu hoàn công cần phải hoàn thiện trước khi làm thủ tục xin cấp sổ hồng.
Ngoài ra hồ sơ hoàn công sẽ có tác dụng sau đây:
- Làm cơ sở nghiệm thu công trình, nghiệm thu các hạng mục hoàn thành đưa vào sử dụng
- Làm cơ sở hỗ trợ thực hiện thanh quyết toán công trình, phục vụ kiểm toán công trình
- Làm cơ sở xây dựng phương án bảo vệ công trình
- Làm cơ sở phục vụ thiết kế, cải tạo, mở rộng, nâng cấp công trình
- Làm cơ sở hướng dẫn khai thác sử dụng công trình. Giúp cơ quan quản lý trực tiếp công trình nắm được đầy đủ cấu tạo, thực trạng công trình nhằm khai thác hiệu quả và có các biện pháp tu sửa, cải tạo để duy trì tuổi thọ sử dụng công trình.
- Giúp cơ quan nghiên cứu/ cơ quan thanh tra tra cứu số liệu về công trình ban đầu khi cần.
Quy định về hồ sơ hoàn công theo pháp luật
Theo quy định tại Nghị định 06/2021/NĐ-CP, để lập tài liệu hoàn công đầy đủ thì cần sự tham gia của cả chủ đầu tư và các nhà thầu xây dựng thực hiện trong phạm vi trách nhiệm quy định theo Luật pháp ban hành. Cụ thể như sau:
Quy định trách nhiệm lập hồ sơ hoàn công của chủ đầu tư:
- Chủ đầu tư phải tổ chức lập và lưu trữ hồ sơ tài liệu hoàn công trước khi tổ chức nghiệm thu hoàn thành hạng mục công trình và công trình xây dựng đưa vào khai thác và sử dụng theo danh mục quy định tại Phụ lục III Thông tư này.
- Chủ đầu tư phải tổ chức lập một bộ hồ sơ hoàn công phục vụ quản lý, vận hành và bảo trì các công trình theo quy định tại Phụ lục IV Thông tư này. Sau đó, phải bàn giao cho chủ sở hữu hoặc là người quản lý, sử dụng công trình.
- Chủ sở hữu hoặc là người quản lý và sử dụng công trình có trách nhiệm trong việc lưu trữ hồ sơ hoàn công trong suốt quá trình khai thác, sử dụng công trình.
- Trường hợp đưa hạng mục công trình thì công trình xây dựng vào sử dụng từng phần thì chủ đầu tư có trách nhiệm phải tổ chức lập hồ sơ hoàn công và hồ sơ phục vụ quản lý, hoặc là vận hành, bảo trì công trình đối với phần công trình được đưa vào sử dụng.
Quy định trách nhiệm lập bản vẽ hoàn công của nhà thầu thi công:
- Nhà thầu thi công xây dựng phải có trách nhiệm lập bản vẽ các hạng mục công trình và công trình xây dựng phải hoàn thành do mình thi công. Riêng những bộ phận công trình bị che khuất thì phải được lập bản vẽ hoặc được đo đạc để xác định kích thước và thông số thực tế trước khi tiến hành công việc tiếp theo.
- Đối với những trường hợp nhà thầu liên danh thì phải từng thành viên trong liên danh có trách nhiệm lập bản vẽ trong phần việc do mình thực hiện và không được ủy quyền cho thành viên khác trong liên danh thực hiện.
- Các nhà thầu tham gia trong hoạt động xây dựng công trình lập và lưu trữ hồ sơ hoàn công đối với phần việc do mình thực hiện. Trường hợp không có bản gốc thì phải được thay thế bằng bản chính hoặc bản sao hợp pháp.
Quy trình nộp hồ sơ hoàn thành công trình
Quy trình lập hồ sơ hoàn công gồm 4 bước cơ bản, bắt đầu từ việc xác định công trình có cần lập hồ sơ hay không.
Quy trình 4 bước làm hồ sơ hoàn công:
Bước 1: Xác định điều kiện hoàn công
Việc lập hồ sơ xác nhận hoàn công là bắt buộc với tất cả công trình có xin giấy phép xây dựng. Các công trình không phải xin cấp phép trước khi xây dựng thì không cần lập hồ sơ.
Bước 2: Xác định hiện trạng công trình để hoàn công
Sau khi hoàn tất thi công công trình, đơn vị thi công cần tiến hành dọn dẹp công trình, làm sạch khu vực thi công, chuẩn bị các tài liệu nghiệm thu và lập bản vẽ hoàn công theo quy định.
Bước 3: Chuẩn bị hồ sơ
Chuẩn bị hồ sơ theo danh mục giấy tờ, tài liệu cần thiết đã được liệt kê trong quy định. Đảm bảo chuẩn bị đúng, đủ giấy tờ cần thiết để bộ hồ sơ không bị trả về và có thể nhanh chóng phê duyệt.
Bước 4: Nộp hồ sơ tài liệu hoàn công
Sau khi hoàn thiện hồ sơ, chủ đầu tư tiến hành nộp cho cơ quan chức năng có thẩm quyền phê duyệt cấp giấy phép hoàn công.
Câu hỏi thường gặp về hồ sơ xác nhận hoàn công
Nộp hồ sơ hoàn công ở đâu?
Theo quy định, các loại công trình khác nhau sẽ yêu cầu nơi tiếp nhận hồ sơ khác nhau. Cụ thể:
- Nộp hồ sơ hoàn công ở Sở Xây dựng: áp dụng với công trình xây dựng cấp đặc biệt, cấp 1, công trình tôn giáo, di tích lịch sử … do UBND TP quy định.
- Nộp hồ sơ hoàn thành dự án công trình tại UBND quận, huyện: áp dụng với công trình nhà ở riêng lẻ của người dân và các công trình xây dựng khác thuộc địa giới hành chính quận, huyện.
- Nộp hồ sơ tài liệu hoàn công ở Ban quản lý đầu tư và xây dựng các khu đô thị mới, khu công nghiệp, chế xuất, khu công nghệ cao đối với công trình xây dựng ở trong khu đó.
- Nộp trực tiếp tại UBND xã: đối với nhà ở riêng lẻ thuộc địa giới hành chính xã
Thủ tục hồ sơ giấy tờ hoàn công mất bao lâu?
Thông thường, hồ sơ cho hoàn công sẽ mất khoảng 2 tháng để được thẩm định và duyệt cấp giấy phép hoàn công. Do đó, để không tốn thời gian chờ đợi làm lại do hồ sơ hoàn công không đạt yêu cầu, chủ đầu tư cần chuẩn bị trước các tài liệu và lập hồ sơ cùng lúc với nghiệm thu để tiết kiệm thời gian.
Lệ phí hoàn công khoảng bao nhiêu?
Chi phí hoàn công gồm 2 loại phí là lệ phí lập bản vẽ và lệ phí trước bạ. Lệ phí lập bản vẽ thường tính từ 10.000-15.000đ/m² sàn xây dựng. Lệ phí trước lạ = 1% tổng giá trị căn nhà. Tổng chi phí lập hồ sơ giấy tờ hoàn công thông thường sẽ dao động từ 15-30 triệu theo quy định.
Thời gian lưu trữ tài liệu giấy tờ hoàn công?
Thời gian quản lý bộ tài liệu hoàn công tính từ khi đưa hạng mục công trình và công trình vào sử dụng khai thác được quy định như sau: Thời gian tối thiểu là 10 năm với các công trình thuộc dự án nhóm A; 7 năm với dự án thuộc nhóm B và 5 năm đối với công trình thuộc dự án nhóm C.
Trên đây là toàn bộ thông tin hữu ích về hồ sơ hoàn công cũng như các quy trình, quy định, danh mục hồ sơ theo các Nghị định, Thông tư hiện nay do Bộ Xây dựng ban hành. Hy vọng bài viết hữu ích với bạn. Cảm ơn bạn đã theo dõi chuyên mục Quản lý dự án 101 của FastCons.
FastCons là Phần mềm quản lý dự án thi công xây dựng trực tuyến đầu tiên tại Việt Nam – một sản phẩm nằm trong hệ sinh thái các giải pháp chuyển đổi số của FastWork.vn. Tại FastWork, chúng tôi phát triển và cung cấp các giải pháp phần mềm chuyên sâu, tính năng chuẩn theo nghiệp vụ thực tế, giúp cho quá trình ứng dụng phần mềm nhanh chóng đạt hiệu quả cao ở từng lĩnh vực kinh doanh!
Nếu bạn quan tâm DEMO & trải nghiệm Giải pháp quản lý dự án xây dựng chuyên sâu – FastCons, vui lòng liên hệ hotline 0983-089-715 hoặc nhập thông tin vào form đăng ký!
