Tài liệu đấu thầu, thỏa thuận nhà thầu, phạm vi công việc, tiến độ, hóa đơn, số lượng: Đây chỉ là một trong số những tài liệu cần thiết trước khi bất kỳ công trình xây dựng thực tế nào bắt đầu. Việc theo dõi tất cả các thủ tục giấy tờ, ghi chú các thay đổi và truyền đạt thông tin cập nhật đến đúng người có thể tránh tình trạng mất kiểm soát nếu không có một hệ thống quản lý tài liệu hiệu quả. Tuy nhiên, việc xây dựng một quy trình quản lý tài liệu xây dựng hiệu quả là một nhiệm vụ khó khăn.

Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn cơ bản về các khái niệm, lý do tại sao nó quan trọng và điều quan trọng nhất là cung cấp cách triển khai một hệ thống quản lý tài liệu trong dự án xây dựng mang lại hiệu quả cao cho doanh nghiệp cho bạn. 

Quản lý tài liệu dự án xây dựng là gì?

Quản lý tài liệu xây dựng là quá trình doanh nghiệp kiểm soát và duy trì các thông tin, tài liệu liên quan đến dự án xây dựng. Hoạt động này bao gồm việc tạo, sắp xếp, lưu trữ, tìm kiếm, cập nhật và chia sẻ các tài liệu như bản vẽ kỹ thuật, thông số kỹ thuật, hợp đồng, báo giá, báo cáo tư vấn, hay các loại tài liệu khác có liên quan đến quá trình xây dựng.

Mục tiêu của quản lý tài liệu xây dựng là tạo ra một hệ thống hiệu quả giúp đảm bảo rằng mọi thông tin quan trọng được tổ chức, lưu trữ và truy xuất một cách dễ dàng. Quá trình này đặc biệt quan trọng trong ngữ cảnh xây dựng vì các dự án xây dựng thường liên quan đến nhiều bên liên quan, yêu cầu sự chia sẻ thông tin liên tục và đồng bộ để đảm bảo tiến độ dự án diễn ra suôn sẻ.

Vai trò kiểm soát, quản lý tài liệu trong các dự án xây dựng

Trong các dự án xây dựng, quản lý tài liệu là quá trình quan trọng để đảm bảo thông tin được tổ chức một cách hiệu quả. Hệ thống kiểm soát tài liệu giúp bảo đảm sự nhất quán và cấu trúc cho mọi loại tài liệu, từ bản vẽ đến các hợp đồng, hỗ trợ doanh nghiệp có thể theo dõi các phiên bản và sửa đổi, đồng mọi người luôn sử dụng các phiên bản mới nhất.

Việc kiểm soát tài liệu không chỉ mang lại sự tự tin cho nhóm làm việc mà còn giúp xác nhận thông tin thông qua các hồ sơ chính xác. Bằng cách tích hợp quản lý tài liệu và kiểm soát tài liệu, chúng ta xây dựng quy trình làm việc số để thông báo và đánh giá, giúp đội ngũ duy trì sự đồng bộ khi dự án tiến triển. Điều này đặc biệt quan trọng trong ngành xây dựng, nơi mà rủi ro cao và việc duy trì lợi nhuận là yếu tố quan trọng. Cách tiếp cận này đặc biệt hữu ích cho các đối tác xây dựng, nhà đầu tư và công ty bảo hiểm, những người phải đối mặt với trách nhiệm quản lý rủi ro một cách có hiệu suất.

Lợi ích của việc quản lý tài liệu xây dựng

Hệ thống quản lý tài liệu trong xây dựng mang lại những lợi ích cốt lõi sau cho các bên liên quan:

Thiết lập nguồn thông tin đáng tin cậy

Sự hợp tác nhóm đòi hỏi một luồng giao tiếp liên tục. Khi bạn đưa ra quyết định như phê duyệt đề xuất mua sắm hoặc hợp tác với nhà thầu, bạn cần truy cập ngay lập tức đến thông tin như tình trạng và giá cả. Nói một cách đơn giản, bạn và đội của bạn cần một nguồn thông tin chính xác mà mọi người có thể tin tưởng.

Một hệ thống quản lý tài liệu hiện đại nên cung cấp một kho lưu trữ trung tâm, dễ truy cập cho tất cả các tài liệu quan trọng của dự án. Sự tập trung hóa này là chìa khóa để hỗ trợ sự hợp tác hiệu quả, giảm thiểu sai sót, ngăn chặn việc xuất hiện tài liệu trùng lặp,…

Tăng cường giao tiếp giữa các bộ phận

Ngoài việc tạo một không gian lưu trữ tập trung cho các tài liệu quan trọng, việc quản lý tài liệu hiệu quả có thể cải thiện chất lượng giao tiếp giữa các bộ phận và các bên liên quan bao gồm:

• Nhà thầu và nhà thầu phụ

Những bên liên quan như nhà thầu phụ có thể không có mặt trong các cuộc họp của nhóm, vì vậy không gian lưu trữ tập trung tài liệu, hồ sơ dự án thực sự hữu ích trong quá trình tra cứu, tìm kiếm thông tin cần thiết. 

Ví dụ: Kỹ sư điện đang chờ thông tin về bản cập nhật để di chuyển một số hệ thống dây điện hiện có. Thay vì phải liên hệ với nhà thầu để biết thông tin, khi có hệ thống quản lý tài liệu tốt, kỹ sư sẽ chỉ cần truy cập vào hệ thống quản lý tài liệu để nắm bắt những cập nhật, trao đổi mới nhất về bản vẽ, công việc. 

• Nhà quản lý dự án

Nhà quản lý dự án đóng vai trò then chốt trong các dự án xây dựng, không chỉ quản lý các kế hoạch thời gian mà còn quản lý ngân sách. Hệ thống quản lý tài liệu cung cấp khung làm việc mà người quản lý dự án cần để xoay chuyển tình hình. 

Ví dụ, bằng cách đảm bảo rằng các đội biết chính xác nơi các biểu mẫu được lưu trữ và những biểu mẫu họ tìm thấy là phiên bản mới nhất, đội ngũ nhân sự có thể tiết kiệm thời gian và tránh lãng phí tài nguyên không cần thiết khi làm việc dựa trên thông tin cũ.

• Kế toán

Một hệ thống quản lý tài liệu đáng tin cậy có thể tự động nhắc nhở các thành viên trong nhóm kế toán kiểm tra các chi phí trước khi các yêu cầu vật liệu được gửi đi để mua sắm. 

• Công nhân tại công trường

Những người thực hiện công việc tại công trường thường không được tham gia vào các thông tin liên quan đến dự án. Tuy nhiên, quy trình quản lý tài liệu hiệu quả đảm bảo rằng thông tin quan trọng ảnh hưởng đến an toàn sẽ được tiếp cận mọi người một cách kịp thời.

3. Giúp kiểm soát và giảm chi tiêu

Vượt ngân sách đã trở thành thách thức dài hạn đối với các dự án của doanh nghiệp khiến 9 trên 10 dự án phải đối mặt với tình trạng này. Một biện pháp để giảm thiểu tình trạng vượt quá ngân sách là triển khai quy trình quản lý tài liệu hiệu quả. Tổ chức của bạn sẽ được hưởng lợi khi mọi người làm việc theo cùng một bộ kế hoạch và được thông báo khi có thay đổi.

Ví dụ: Một tổng thầu (GC) có thông tin mới nhất về bản thiết kế, tiến độ và phạm vi công việc sẽ biết những nhiệm vụ nào cần được ưu tiên và thời điểm thích hợp để thực hiện chúng. Ngoài ra, GS sẽ biết những thay đổi nào cần thực hiện và những điều cần bỏ qua. Có sẵn kiến ​​thức giúp GC tập trung đúng nhiệm vụ vào đúng thời điểm, hỗ trợ giảm thiểu rủi ro vượt chi phí.

4. Tạo một quy trình chuẩn để sắp xếp và xử lý tài liệu

Về cơ bản, một hệ thống quản lý tài liệu làm cho việc xử lý tài liệu của tổ chức trở nên hiệu quả ở mọi cấp độ, và giai đoạn của dự án. Cụ thể, thay vì sử dụng giấy tờ bản sao hóa đơn đã được phê duyệt hay tem ghi ngày tháng cho các tài liệu đã nhận, với hệ thống quản lý tài liệu số chỉ một vài cú nhấp chuột và tổ hợp phím nhất quán để tìm được chính xác thông tin dữ liệu cần. Từ đó, giảm thiểu các nhiệm vụ hành chính và thay thế hàng đống tài liệu bằng một quy trình tiêu chuẩn hiệu quả.

Đọc thêm: Quy định, hướng dẫn cách lưu trữ hồ sơ dự án xây dựng

Khi nào doanh nghiệp nên sử dụng quản lý tài liệu?

Để thực sự khai thác được những lợi ích của quản lý tài liệu, điều quan trọng là phải sử dụng nó vào đúng thời điểm và đúng cách. Hợp đồng, các đơn đặt hàng thay đổi, RFIs (yêu cầu làm rõ thông tin) hay các bản vẽ thiết kế chỉ là một số mẫu biểu mẫu nên được đưa vào quy trình. 

Tuy nhiên, hãy đảm bảo xem xét mọi điểm riêng trong quy trình làm việc của tổ chức bạn và bao gồm bất kỳ biểu mẫu cần thiết khác trong quy trình.

Quá trình quản lý tài liệu nên bắt đầu từ những bước cơ bản sau:

Bước 1: Khởi tạo dự án ban đầu

Khi một dự án được tạo lần đầu, việc xác định các tài liệu như đề xuất giá thầu hoặc yêu cầu đề xuất sẽ nắm bắt được mục đích hoặc thông số kỹ thuật của dự án. Việc lưu trữ các tài liệu tạo dự án trong hệ thống quản lý tài liệu đảm bảo rằng các bên liên quan có thể nhanh chóng và dễ dàng xem xét tiến độ của dự án so với những điều đã được cam kết ban đầu trong các đề xuất. 

Bước 2: Đánh giá trước khi gửi tài liệu

Bất kể loại tài liệu nào bạn đang xử lý, nó sẽ cần được đánh giá. Với một hệ thống quản lý tài liệu được thiết kế tốt, bạn có thể kết hợp đúng đại diện của khách hàng, quản lý, và chuyên gia vào quá trình đánh giá đúng thời điểm. Hơn nữa, bạn sẽ ghi lại các phân tích của họ để chúng sẵn có để tham khảo khi dự án tiến triển.

Bước 3: Thay đổi và chỉnh sửa

Thay đổi diễn ra liên tục trong một nhóm dự án. Các nhóm chất lượng cao nắm bắt, ghi chép và truyền đạt nó một cách hiệu quả. Hệ thống quản lý tài liệu sẽ cung cấp cho bạn các công cụ để phân tích mô hình của những thay đổi này để bạn có thể sử dụng chúng nhằm cải thiện chất lượng công việc và hiệu quả của nhóm mình.

Bước 4: Xác minh và phê duyệt

Đánh giá tài liệu thường đòi hỏi sự chi tiết và có thể điều chỉnh, sửa đổi. Ngược lại, phê duyệt tài liệu thường chỉ yêu cầu quyết định đơn giản: có hoặc không được phê duyệt. Nó không có nhiều khả năng điều chỉnh hay thương lượng như trong quá trình đánh giá. Phê duyệt thường là một quá trình quyết định cấp cao và không yêu cầu chi tiết như trong quá trình đánh giá.

Mặc dù phê duyệt chỉ có thể mang hai lựa chọn đơn giản (phê duyệt hoặc không phê duyệt), nhưng việc theo dõi và ghi lại các quyết định phê duyệt này vẫn rất quan trọng để duy trì sự minh bạch và đảm bảo rằng tất cả các bên liên quan đều hiểu rõ về trạng thái và quyết định của tài liệu.

Bước 5: Giao hàng

Gửi tài liệu là phương tiện cơ bản và dễ nhất để theo dõi tiến độ của dự án. Quá trình này đơn giản hóa quy trình ghi chú và xác nhận các bước tiến của dự án. Các trường hợp sử dụng của việc gửi tài liệu có thể đa dạng, bao gồm cả việc sử dụng các phương tiện đơn giản như email và tin nhắn cho đến quy trình xác thực phức tạp tại cấp ngân hàng. Điều này đảm bảo rằng mọi bên liên quan có thông tin chính xác và chi tiết về tiến độ và giao hàng của dự án.

5 mẹo để thực hiện quy trình quản lý tài liệu

Hiểu về cách thức quản lý tài liệu trong quy trình làm việc tiêu biểu của các dự án xây dựng là một khía cạnh quan trọng. Tuy nhiên, để thực sự đạt được hiệu quả, triển khai quy trình quản lý tài liệu phù hợp với nhóm là điều vô cùng khó khăn. Dưới đây là sáu mẹo để cân nhắc nếu bạn đang nghĩ đến việc cải thiện hoặc thiết lập quy trình quản lý tài liệu:

1. Đánh giá hệ thống hiện tại của bạn

Hãy suy nghĩ về cách doanh nghiệp có thể theo dõi quy trình hoạt động từ khi bắt đầu đến lúc hoàn thành. Bạn có thể khởi đầu bằng cách đặt những câu hỏi đơn giản như sau:

• Làm thế nào người quản lý dự án có thể đánh giá hiệu suất và quy trình làm việc?
• Những hồ sơ nào là cần thiết để chứng minh tiến triển của dự án?
• Xác định những phần trong quy trình làm việc hiện tại mà đang được thực hiện hiệu quả và đạt được kết quả tích cực. 
• Xác định những điểm yếu để đề xuất các biện pháp cải thiện.

2. Nghiên cứu văn hóa công ty bạn

Hầu hết các công ty đều phát triển văn hóa dựa trên những gì phù hợp với họ, vì vậy hãy bắt đầu từ đó. Kiểm tra xem mọi người và các bộ phận đã làm việc như thế nào. Hãy xem xét những yếu tố như:

• Làm thế nào để thực hiện phát triển sản phẩm mới, đấu thầu và dự báo? Xác định xem ai xem tài liệu nào, khi nào và nhiệm vụ nào họ thực hiện trên chúng (chẳng hạn như đánh giá, phê duyệt và những việc tương tự).
• Tìm hiểu các cấp quản lý cần thiết để được phê duyệt, và làm thế nào hệ thống quản lý tài liệu sẽ ảnh hưởng đến hệ thống hiện tại của bạn.
• Nhận được sự ủng hộ không chỉ từ ban quản lý mà còn từ các thành viên cấp bậc trong nhóm, những người thực hiện các công việc thường ngày như kế toán và tiếp nhận. Sự ủng hộ của nhóm có thể là chìa khóa để triển khai thành công.

3. Tập trung tài liệu và chuẩn hóa quy trình của bạn

Tập trung và quản lý tài liệu một cách có tổ chức hơn. Có thể bao gồm việc sắp xếp, lưu trữ, và quản lý tài liệu để giảm thiểu sự và tăng cường khả năng tiếp cận thông tin. Đồng thời chuẩn hóa quy trình giúp việc đồng nhất và làm đơn giản hóa các bước làm việc trong tổ chức. 

Đánh giá hệ thống hiện tại có thể là một cơ hội để kêu gọi sự đồng thuận và đóng góp từ các bên liên quan bằng cách mời họ tham gia vào quá trình đánh giá. Sự tham gia này giúp đảm bảo rằng các quan điểm và nhu cầu của tất cả các bên liên quan được tính đến khi xây dựng các thủ tục mới, sau khi đánh giá và hợp nhất, có thể được sử dụng như là một cơ sở cho việc xây dựng các thủ tục và quy trình mới áp dụng trên toàn bộ tổ chức.

4. Sử dụng phần mềm phù hợp

Khi xây dựng hệ thống quản lý tài liệu, bạn có nhiều lựa chọn khác nhau. Hãy đảm bảo rằng hệ thống quản lý tài liệu của bạn có thể hoạt động một cách hiệu quả và đồng nhất, giúp nâng cao hiệu suất và đảm bảo tính toàn vẹn của dữ liệu và quy trình công việc bạn. Khi bạn cân nhắc các lựa chọn, hãy xem xét liệu một giải pháp phần mềm có thể:

• Tạo quyền truy cập tập trung vào thông tin.
• Tự động tạo thông báo và theo dõi các cập nhật, giúp tăng hiệu quả của các nhóm trong việc thực hiện các nhiệm vụ thông thường.
• Cải thiện sự cộng tác và liên lạc trong và giữa các nhóm, đặc biệt là thông qua dịch vụ đám mây khi làm việc từ xa hoặc tại hiện trường.
• Giảm chi phí nhờ sự cải thiện trong giao tiếp và lợi ích của quy trình tài liệu liền mạch.
• Tích hợp với các quy trình kỹ thuật số hiện có để hỗ trợ các quy trình công việc như yêu cầu thay đổi, báo cáo vấn đề hoặc đo lường tiến độ.

5. Nhận phản hồi và điều chỉnh phù hợp

Điều quan trọng là tạo ra một hệ thống mà người sử dụng có thể sử dụng dễ dàng và hài lòng với cách nó hoạt động. Nếu họ không thấy thoải mái hoặc gặp khó khăn khi sử dụng hệ thống, có thể dẫn đến sự không hiệu quả trong triển khai.

Trong quá trình phát triển hệ thống, việc thu thập phản hồi là quan trọng để hiểu rõ yêu cầu và mong muốn của người sử dụng. Phản hồi sớm giúp điều chỉnh và cải tiến hệ thống trước khi nó được triển khai chính thức.

Khi hệ thống đã được triển khai, việc tiếp tục thu thập phản hồi là quan trọng để đảm bảo rằng nó đáp ứng đúng nhu cầu và tình hình công việc thực tế của người sử dụng. Các điều chỉnh có thể cần được thực hiện để đảm bảo sự linh hoạt và sự hiệu quả của hệ thống.

Chọn phần mềm quản lý tài liệu trong dự án xây dựng phù hợp

Qua bài viết trên, có thể bạn đã nắm bắt được cơ bản những thông tin về quản lý tài liệu trong dự án xây dựng như khái niệm là gì, tại sao quản lý tài liệu lại quan trọng trong xây dựng và những cách tiếp cận hiệu quả nhất để triển khai nó. Tuy nhiên, vấn đề mà bạn gặp phải đó là tìm kiếm một giải pháp phù hợp với tổ chức của bạn, điều này có thể là một thách thức đối với bạn. 

FastCons Drive (là tính năng trong phần mềm quản lý dự án thi công FastCons) giúp chuẩn hóa các quy trình và tạo kho lưu trữ cho tất cả các tài liệu cần thiết trong suốt vòng đời dự án. Gợi ý bạn tham khảo video giới thiệu tổng quan về giải pháp quản lý hồ sơ tài liệu dự án tích hợp Bim Viewer và ký số – FastCons Drive.

FastCons Drive hoạt động tương tự như google drive nhưng hỗ trợ các tác vụ xem – sửa – điều chỉnh & thao tác trực tiếp trên các file định dạng chuyên biệt của ngành XD mà GG drive không hỗ trợ như BIM, sketch, bản vẽ…

Ngoài ra, FastCons Drive hỗ trợ số hóa tủ hồ sơ, giúp bạn hiểu về quy trình dự án, trình tự hồ sơ, Update và quản lý toàn bộ Hồ sơ dự án theo cây thư mục trên FC Drive gắn liền với dự án cụ thể. Cùng với đó, xem nhanh và tổng quan tất cả tài liệu theo dự án, theo hạng mục trong dự án,… Và nhiều tiện ích hữu ích khác hỗ trợ hiệu quả trong quản lý tài liệu, hồ sơ dự án xây dựng. 

Hãy tiết kiệm thời gian, chi phí và giúp mọi việc diễn ra đúng tiến độ khi hợp tác với chúng tôi ngay hôm nay!

Nếu doanh nghiệp đang quan tâm ứng dụng FastCons để quản lý hồ sơ, quản lý chi phí, vật tư, theo dõi tiến độ thi công, vui lòng liên hệ Hotline 0983-089-715 hoặc điền thông tin đăng ký vào Form bên dưới để nhận Tư vấn & Demo 1-1 với chuyên viên!