Lưu trữ hồ sơ dự án xây dựng không chỉ là tập hợp bản vẽ và biên bản nghiệm thu. Chủ đầu tư cần lưu trữ hồ sơ theo trách nhiệm được quy định, trong khi nhà thầu phải quản lý đầy đủ tài liệu thuộc phần việc mình thực hiện.
Từ ngày 01/07/2026, Luật Xây dựng 2025 và Nghị định 207/2026/NĐ-CP là những căn cứ quan trọng khi xác định trách nhiệm, thành phần và cách lưu trữ hồ sơ công trình. Bài viết hướng dẫn cách phân loại, tổ chức, bảo quản và tra cứu hồ sơ dự án xây dựng theo quy trình khoa học.
1. Hồ sơ dự án xây dựng là gì?
Hồ sơ dự án xây dựng là tập hợp tài liệu được hình thành trong quá trình chuẩn bị đầu tư, khảo sát, thiết kế, thi công, nghiệm thu và bàn giao công trình. Tùy phạm vi quản lý, hồ sơ còn có thể bao gồm tài liệu về hợp đồng, tiến độ, vật tư, thanh toán, trao đổi kỹ thuật và vận hành công trình.
Có thể phân loại hồ sơ dự án xây dựng thành 5 nhóm chính:
- Hồ sơ pháp lý và đầu tư: Quyết định phê duyệt dự án, giấy phép xây dựng đối với công trình thuộc diện phải có giấy phép, các văn bản liên quan của cơ quan có thẩm quyền và hợp đồng xây dựng.
- Hồ sơ khảo sát và thiết kế: Báo cáo khảo sát, hồ sơ thiết kế được phê duyệt, chỉ dẫn kỹ thuật và tài liệu về các thay đổi thiết kế.
- Hồ sơ quản lý thi công và chất lượng: Nhật ký thi công, biên bản nghiệm thu, kết quả thí nghiệm, chứng từ chất lượng vật liệu, hồ sơ thiết bị và bản vẽ hoàn công.
- Hồ sơ quản lý dự án: Kế hoạch, tiến độ, khối lượng, đề xuất công việc, hồ sơ vật tư, công văn trao đổi và các tài liệu liên quan đến hợp đồng, thanh toán.
- Hồ sơ hoàn thành, bàn giao và vận hành: Hồ sơ nghiệm thu hoàn thành, quy trình vận hành, hồ sơ bảo trì và các tài liệu phục vụ quản lý, sử dụng công trình.
Cần phân biệt hồ sơ dự án theo nghĩa quản lý rộng với hồ sơ hoàn thành công trình theo quy định pháp luật. Hồ sơ hoàn thành công trình là bộ hồ sơ được lập theo danh mục quy định, không đồng nghĩa với toàn bộ tài liệu phát sinh trong quá trình điều hành dự án.
Danh mục cần lưu trữ cụ thể phụ thuộc vào loại công trình, giai đoạn thực hiện, phần việc của từng bên và quy định áp dụng đối với dự án.
Nội dung hữu ích: Giới thiệu và đánh giá tổng quan 10 phần mềm quản lý hồ sơ dự án xây dựng, phù hợp với doanh nghiệp Việt Nam
2. Tại sao phải lưu trữ hồ sơ dự án xây dựng?
Lưu trữ hồ sơ giúp doanh nghiệp duy trì đầy đủ thông tin về quá trình triển khai công trình, đáp ứng trách nhiệm lưu trữ theo quy định và hỗ trợ quản lý sau khi thi công.
Có 4 lợi ích chính:
- Đáp ứng yêu cầu pháp lý: Chủ đầu tư và nhà thầu có căn cứ để thực hiện trách nhiệm lập, quản lý và lưu trữ hồ sơ thuộc phạm vi của mình.
- Truy xuất thông tin nhanh: Kỹ sư, ban quản lý dự án và bộ phận văn phòng có thể tra cứu bản vẽ, hợp đồng, biên bản nghiệm thu hoặc tài liệu kỹ thuật khi cần.
- Hỗ trợ xử lý phát sinh và tranh chấp: Hồ sơ được cập nhật, sắp xếp đầy đủ giúp doanh nghiệp đối chiếu nội dung đã thống nhất, khối lượng đã thực hiện và các thay đổi trong quá trình thi công.
- Phục vụ bàn giao, vận hành và bảo trì: Tài liệu được quản lý xuyên suốt giúp đơn vị tiếp nhận công trình có thông tin cần thiết để sử dụng, kiểm tra và bảo trì theo yêu cầu.
Ngược lại, nếu hồ sơ được lưu ở nhiều thư mục cá nhân, email hoặc nhóm trao đổi riêng lẻ, doanh nghiệp dễ gặp tình trạng thiếu phiên bản mới nhất, thất lạc tài liệu và mất thời gian tổng hợp khi cần bàn giao hoặc kiểm tra.
3. Quy định lưu trữ hồ sơ công trình xây dựng cập nhật năm 2026
Dưới đây chúng tôi tổng hợp thông tin đến doanh nghiệp các quy định liên quan mới cập nhật, đến hồ sơ quản lý dự án thi công xây dựng:
3.1. Trách nhiệm lưu trữ hồ sơ công trình xây dựng
Theo Điều 42 Luật Xây dựng số 135/2025/QH15, trách nhiệm lưu trữ hồ sơ công trình được xác định theo vai trò của các bên tham gia.
- Chủ đầu tư: Có trách nhiệm lưu trữ hồ sơ thẩm định, các văn bản do cơ quan có thẩm quyền gửi đến và hồ sơ hoàn thành công trình xây dựng.
- Nhà thầu: Có trách nhiệm lưu trữ hồ sơ công việc do mình thực hiện.
- Chủ quản lý, sử dụng công trình: Có trách nhiệm lưu trữ hồ sơ phục vụ quản lý, sử dụng công trình trong thời gian theo quy định pháp luật.
Việc lập, lưu trữ hồ sơ công trình phải tuân thủ quy định của pháp luật về lưu trữ và các quy định có liên quan đến loại hồ sơ, công trình cụ thể.
Bên cạnh đó, Điều 28 Nghị định 207/2026/NĐ-CP quy định chủ đầu tư tổ chức lập hồ sơ hoàn thành công trình sau khi nghiệm thu hoàn thành hạng mục hoặc công trình. Các nhà thầu chịu trách nhiệm về tính chính xác và trung thực của thành phần hồ sơ do mình lập.
- Gợi ý đọc thêm: Tổng hợp đánh giá chi tiết phần mềm lập tiến độ thi công FastCons: Những doanh nghiệp, nhà thầu xây dựng lớn đang triển khai FastCons.
3.2. Thời gian lưu trữ hồ sơ công trình xây dựng
Thời gian lưu trữ hồ sơ cần được xác định theo loại tài liệu, trách nhiệm của đơn vị lưu trữ và quy định pháp luật áp dụng.
Theo khoản 2 Điều 42 Luật Xây dựng số 135/2025/QH15, hồ sơ phục vụ quản lý, sử dụng công trình xây dựng do chủ quản lý, sử dụng công trình lưu trữ trong thời gian tối thiểu bằng thời hạn sử dụng công trình theo quy định pháp luật.
Đối với hồ sơ hoàn thành công trình, Nghị định 207/2026/NĐ-CP quy định về trách nhiệm lập, lưu trữ và thành phần hồ sơ. Vì vậy, doanh nghiệp cần xác định đúng loại hồ sơ trước khi áp dụng thời hạn lưu trữ, thay vì sử dụng một mốc thời gian chung cho mọi tài liệu.
Khi xây dựng danh mục lưu trữ nội bộ, doanh nghiệp nên:
- Phân loại hồ sơ theo nhóm: hồ sơ hoàn thành công trình, hồ sơ quản lý thi công, hồ sơ phục vụ vận hành và các tài liệu quản trị khác.
- Đối chiếu thời hạn lưu trữ với quy định pháp luật áp dụng cho từng loại hồ sơ và dự án.
- Xác định rõ đơn vị chịu trách nhiệm lưu bản gốc, bản điện tử và thực hiện bàn giao khi kết thúc dự án.
- Không tự ý tiêu hủy hồ sơ chỉ vì công trình đã hoàn thành hoặc đã qua một khoảng thời gian nhất định.
Với dự án có yêu cầu riêng về lưu trữ, hợp đồng hoặc quy định chuyên ngành, doanh nghiệp cần kiểm tra các căn cứ tương ứng trước khi ban hành thời hạn bảo quản hồ sơ nội bộ.
3.3. Quy định về lưu trữ hồ sơ xây dựng điện tử
Nghị định 207/2026/NĐ-CP cho phép chủ đầu tư và nhà thầu thỏa thuận áp dụng công nghệ thông tin, mô hình thông tin công trình (BIM) trong quản lý thi công, quản lý chất lượng, nghiệm thu và bàn giao công trình. Các bên cũng có thể lập hồ sơ hoàn thành công trình bằng phương thức điện tử theo quy định liên quan.
Các bên phải chịu trách nhiệm về nội dung, tính chính xác, tính trung thực, bảo mật và lưu trữ an toàn của hồ sơ điện tử thuộc phần việc mình thực hiện.
Theo Điều 28 Nghị định 207/2026/NĐ-CP, hồ sơ hoàn thành công trình được lưu bằng bản gốc và bản sao điện tử theo quy định liên quan. Trường hợp không có bản gốc, có thể thay thế bằng bản chính hoặc bản sao hợp pháp theo quy định.
Khi cơ quan nhà nước có thẩm quyền yêu cầu, hồ sơ điện tử thuộc trường hợp quy định phải được trích xuất, in thành bản giấy và có xác nhận của chủ đầu tư.
Vì vậy, số hóa hồ sơ không chỉ là quét tài liệu thành PDF. Doanh nghiệp cần xác định cách quản lý phiên bản, quyền truy cập, tính toàn vẹn, trách nhiệm cập nhật và phương thức xuất trình hồ sơ theo yêu cầu.
4. Quy trình lưu trữ hồ sơ công trình xây dựng
Một quy trình lưu trữ hồ sơ hiệu quả cần bảo đảm ba yếu tố: tài liệu được phân loại thống nhất, người có thẩm quyền dễ tra cứu và hồ sơ được cập nhật xuyên suốt quá trình thực hiện dự án.
Bước 1. Xác định danh mục và trách nhiệm lưu trữ
Trước khi triển khai, doanh nghiệp cần xác định những loại hồ sơ phải quản lý theo từng giai đoạn: chuẩn bị đầu tư, khảo sát – thiết kế, thi công, nghiệm thu, bàn giao và vận hành.
Với mỗi nhóm, cần xác định người tạo lập, người kiểm tra, người phê duyệt và đơn vị chịu trách nhiệm lưu trữ. Việc phân công ngay từ đầu giúp tránh bỏ sót hồ sơ khi chuyển giao giữa các bộ phận.
Bước 2. Xây dựng cây thư mục theo dự án và giai đoạn
Mỗi dự án nên có một thư mục chính, bên dưới là các thư mục theo giai đoạn hoặc hạng mục thi công. Doanh nghiệp cần thống nhất cấu trúc thư mục để các dự án có cách tổ chức tương đồng.
Đây là cấu trúc tham khảo để tổ chức tài liệu quản trị. Danh mục hồ sơ bắt buộc vẫn phải xác định theo loại công trình và quy định áp dụng, không chỉ dựa vào cây thư mục mẫu.
Bước 3. Chuẩn hóa tên file, mã hồ sơ và phiên bản
Tên file cần thể hiện đủ thông tin để nhận biết tài liệu mà không phải mở từng file để kiểm tra. Doanh nghiệp có thể thống nhất cách đặt tên theo dự án, hạng mục, loại tài liệu, ngày cập nhật và phiên bản.
Ví dụ: CT01_HangMucA_BanVeHoanCong_V02_20261009.pdf.
Khi có bản sửa đổi, cần xác định phiên bản hiện hành, người cập nhật và trạng thái phê duyệt. Không nên để các bản vẽ hoặc tài liệu có tên gần giống nhau cùng được sử dụng mà không phân biệt bản mới nhất.
Bước 4. Tập trung lưu trữ và liên kết hồ sơ với công việc
Hồ sơ nên được lưu ở vị trí thống nhất theo quy trình của doanh nghiệp, thay vì phân tán trong máy tính cá nhân, email hoặc các nhóm trao đổi.
Các tài liệu cần liên kết với đúng dự án, hạng mục hoặc công việc tương ứng. Chẳng hạn, bản vẽ được liên kết với công việc thi công; biên bản nghiệm thu được gắn với hạng mục đã nghiệm thu; tài liệu vật liệu được sắp xếp theo nhóm vật tư hoặc công việc liên quan.
Cách tổ chức này giúp các bên tìm lại được căn cứ của một công việc mà không phải tra cứu nhiều nguồn riêng biệt.
Bước 5. Phân quyền truy cập và bảo vệ hồ sơ
Doanh nghiệp cần xác định ai được xem, tải, chỉnh sửa, chia sẻ hoặc xóa từng nhóm tài liệu. Các hồ sơ quan trọng cần hạn chế quyền sửa đổi và có cơ chế kiểm soát việc cập nhật.
Với hồ sơ điện tử, cần thực hiện sao lưu phù hợp, bảo vệ tài khoản và bảo đảm có thể truy xuất tài liệu khi cần. Đối với hồ sơ thuộc diện lưu bản gốc hoặc đáp ứng yêu cầu về bản điện tử, cần tổ chức lưu trữ theo đúng hình thức và quy định tương ứng.
Bước 6. Rà soát, bàn giao và kiểm tra định kỳ
Trong quá trình thi công, người phụ trách cần kiểm tra tình trạng cập nhật hồ sơ theo từng giai đoạn. Trước khi nghiệm thu hoặc bàn giao, cần đối chiếu danh mục, xác định tài liệu còn thiếu và hoàn thiện hồ sơ thuộc trách nhiệm của từng bên.
Khi kết thúc dự án hoặc chuyển giao nhân sự, doanh nghiệp cần bàn giao quyền truy cập, dữ liệu và trách nhiệm quản lý hồ sơ rõ ràng. Đồng thời, thực hiện lưu trữ theo thời hạn áp dụng và chỉ xử lý hồ sơ theo quy trình được phê duyệt.
5. Một số lưu ý khi lưu trữ hồ sơ xây dựng
Để hồ sơ được quản lý nhất quán và dễ truy xuất, doanh nghiệp nên kiểm soát những điểm sau:
- Không lưu trùng lặp mà thiếu kiểm soát phiên bản: Khi có bản sửa đổi, cần chỉ rõ bản hiện hành và trạng thái phê duyệt để tránh sử dụng nhầm tài liệu.
- Không để hồ sơ chỉ phụ thuộc vào một cá nhân: Tài liệu cần nằm trong hệ thống lưu trữ được doanh nghiệp quản lý, đi kèm quyền truy cập và trách nhiệm bàn giao rõ ràng.
- Không chỉ lưu file mà bỏ qua thông tin liên quan: Cần ghi nhận tài liệu thuộc dự án nào, giai đoạn nào, do ai lập và được sử dụng cho công việc nào.
- Không xem việc quét giấy thành PDF là đã hoàn thành nghĩa vụ lưu trữ: Doanh nghiệp cần xác định hình thức lưu trữ phù hợp với từng loại hồ sơ, bao gồm yêu cầu về bản gốc, bản điện tử, tính toàn vẹn và khả năng xuất trình.
- Không tự ý tiêu hủy hồ sơ khi chưa xác định thời hạn: Cần đối chiếu đúng quy định áp dụng cho từng loại tài liệu và thực hiện quy trình xử lý hồ sơ theo thẩm quyền.
Đối với doanh nghiệp quản lý nhiều dự án cùng lúc, sử dụng một hệ thống lưu trữ tập trung, có cấu trúc thư mục thống nhất và phân quyền rõ ràng sẽ giúp giảm thời gian tìm kiếm, hạn chế thất lạc và thuận tiện hơn khi kiểm tra, nghiệm thu hoặc bàn giao.
6. Lưu trữ hồ sơ dự án xây dựng tập trung với FastCons Drive
Với doanh nghiệp quản lý nhiều công trình, việc lưu hồ sơ theo từng máy tính hoặc thư mục riêng lẻ khiến quá trình tra cứu, chia sẻ và cập nhật tài liệu mất nhiều thời gian. FastCons Drive hỗ trợ tổ chức hồ sơ tập trung theo từng dự án, giúp các bên quản lý tài liệu gắn với quá trình triển khai công trình.
6.1. Tổ chức hồ sơ theo cây thư mục dự án
FastCons Drive cho phép sắp xếp tài liệu theo cây thư mục gắn với từng dự án. Doanh nghiệp có thể xây dựng các thư mục theo giai đoạn, hạng mục hoặc nhóm tài liệu để thuận tiện tra cứu.
Các loại hồ sơ như bản vẽ thiết kế, chỉ dẫn kỹ thuật, hợp đồng, nhật ký thi công và công văn đi – đến có thể được tổ chức tập trung thay vì lưu rời rạc ở nhiều nguồn.
6.2. Phân quyền và trao đổi trực tiếp trên tài liệu
Hệ thống hỗ trợ phân quyền xem, tạo, chỉnh sửa hoặc xóa tài liệu theo người dùng. Người dùng cũng có thể tạo ghi chú, bình luận và phản hồi trên file, giúp trao đổi nội dung ngay tại tài liệu liên quan.
Việc phân quyền theo vai trò giúp doanh nghiệp quản lý quyền truy cập của nhân sự nội bộ và các bên tham gia dự án theo nhu cầu thực tế.
6.3. Xem tài liệu và hỗ trợ làm việc với bản vẽ, mô hình BIM
FastCons Drive hỗ trợ xem trước và tra cứu các định dạng tài liệu như Word, PDF, Excel, DWG và BCF. Giải pháp cũng hỗ trợ làm việc với một số định dạng liên quan đến mô hình BIM, giúp người dùng xem thông tin kỹ thuật và trao đổi nội dung trực quan hơn.
Tùy loại file và chức năng sử dụng, người dùng có thể khai thác tài liệu, hình ảnh hoặc thông tin mô hình BIM và gắn tài liệu liên quan với các hoạt động của dự án.
6.4. Liên kết hồ sơ với nhật ký thi công và công việc
Tài liệu được lưu trên FastCons Drive có thể được đính kèm vào các đối tượng liên quan trên hệ thống, chẳng hạn nhật ký thi công hoặc báo cáo công việc.
Nhờ đó, người quản lý có thể tra cứu tài liệu cùng với thông tin về công việc hoặc giai đoạn thi công tương ứng, thay vì phải tìm riêng từng file trong kho lưu trữ.
6.5. Hỗ trợ trình ký và ký số tài liệu
FastCons Drive hỗ trợ trình ký và ký số trực tuyến đối với các văn bản, đề xuất và chứng từ dự án theo chức năng của hệ thống.
Việc kết hợp luồng xử lý tài liệu với nơi lưu trữ tập trung giúp doanh nghiệp thuận tiện hơn trong quá trình quản lý hồ sơ, theo dõi tài liệu và phối hợp giữa văn phòng với công trường.
Để tìm hiểu chi tiết về giải pháp quản lý hồ sơ dự án xây dựng FastCons Drive, gợi ý bạn xem video dưới đây.
7. Câu hỏi thường gặp về lưu trữ hồ sơ dự án xây dựng
1. Ai có trách nhiệm lưu trữ hồ sơ công trình xây dựng?
Theo Điều 42 Luật Xây dựng số 135/2025/QH15, chủ đầu tư có trách nhiệm lưu trữ hồ sơ thẩm định, văn bản do cơ quan có thẩm quyền gửi đến và hồ sơ hoàn thành công trình. Nhà thầu lưu trữ hồ sơ công việc do mình thực hiện. Chủ quản lý, sử dụng công trình lưu trữ hồ sơ phục vụ quản lý, sử dụng theo thời hạn luật định.
2. Thời gian lưu trữ hồ sơ công trình xây dựng là bao lâu?
Thời hạn lưu trữ phụ thuộc vào loại hồ sơ và quy định áp dụng. Riêng hồ sơ phục vụ quản lý, sử dụng công trình được lưu trữ trong thời gian tối thiểu bằng thời hạn sử dụng công trình theo khoản 2 Điều 42 Luật Xây dựng số 135/2025/QH15. Doanh nghiệp cần kiểm tra căn cứ cụ thể trước khi xác định thời hạn lưu hồ sơ thuộc phần việc của mình.
3. Có thể lưu trữ hồ sơ xây dựng hoàn toàn bằng file điện tử không?
Việc lập và lưu trữ hồ sơ điện tử được thực hiện theo quy định pháp luật có liên quan và yêu cầu áp dụng cho từng loại hồ sơ. Doanh nghiệp cần kiểm tra yêu cầu về bản gốc, bản sao điện tử, tính toàn vẹn và khả năng xuất trình khi cơ quan có thẩm quyền yêu cầu; không nên mặc định mọi loại tài liệu đều có thể thay thế bản gốc bằng file quét thông thường.
4. Nên sắp xếp hồ sơ dự án xây dựng theo cách nào?
Doanh nghiệp nên tạo thư mục riêng cho từng dự án, sau đó phân nhóm theo giai đoạn, hạng mục và loại tài liệu. Tên file cần thể hiện nội dung và phiên bản, đồng thời xác định rõ người chịu trách nhiệm cập nhật và quyền truy cập.
5. Phần mềm quản lý hồ sơ dự án xây dựng hỗ trợ những gì?
Tùy giải pháp, phần mềm có thể hỗ trợ lưu trữ tập trung, tổ chức cây thư mục, phân quyền, tìm kiếm, xem và trao đổi trên tài liệu. Với đặc thù ngành xây dựng, doanh nghiệp có thể cân nhắc thêm khả năng làm việc với bản vẽ, mô hình BIM và liên kết hồ sơ với nhật ký thi công hoặc công việc dự án.
Kết luận
Lưu trữ hồ sơ dự án xây dựng hiệu quả cần kết hợp giữa việc xác định đúng trách nhiệm pháp lý, chuẩn hóa danh mục tài liệu và tổ chức quy trình cập nhật, phân quyền, tra cứu rõ ràng. Doanh nghiệp cũng cần thường xuyên rà soát hồ sơ để bảo đảm thông tin đầy đủ, nhất quán và sẵn sàng phục vụ nghiệm thu, bàn giao hoặc vận hành công trình.
Với doanh nghiệp cần quản lý hồ sơ tập trung theo từng dự án, FastCons Drive hỗ trợ tổ chức cây thư mục, phân quyền tài liệu và liên kết hồ sơ với hoạt động thi công trên cùng hệ thống.
Tìm hiểu FastCons Drive – giải pháp quản lý hồ sơ dự án xây dựng để tham khảo các tính năng phù hợp với quy trình quản lý của doanh nghiệp.
