Quy định, hướng dẫn cách lưu trữ hồ sơ dự án xây dựng: Gợi ý phần mềm quản lý cho doanh nghiệp

Nội dung

1. Hồ sơ dự án xây dựng là gì?

Hồ sơ dự án xây dựng là bộ tài liệu chứa thông tin và tài liệu liên quan đến việc quản lý và thực hiện một dự án xây dựng. Mục tiêu của hồ sơ dự án xây dựng là cung cấp thông tin chi tiết và đầy đủ để hỗ trợ quá trình quản lý, thiết kế, và xây dựng.

Hồ sơ dự án xây dựng thường bao gồm các phần chính sau:

  • Tổng quan dự án
  • Kế hoạch dự án
  • Phân tích rủi ro
  • Ngân sách
  • Thiết kế kỹ thuật
  • Quản lý chất lượng
  • Quản lý cung ứng và thầu
  • An toàn và bảo vệ môi trường
  • Quản lý thông tin và tư liệu

Hồ sơ dự án xây dựng giúp tất cả các bên liên quan hiểu rõ về phạm vi, yêu cầu và các quy trình quản lý cần thiết để đảm bảo thành công của dự án xây dựng. Tìm hiểu cách lưu trữ hồ sơ dự án xây dựng khoa học, là chìa khóa để cộng tác hiệu quả, hạn chế tình trạng lưu trữ tài liệu  trùng lặp, hỗ trợ xây dựng quy trình chuẩn để sắp xếp và xử lý tài liệu. 

Nội dung hữu ích: Giới thiệu và đánh giá tổng quan 10 phần mềm quản lý hồ sơ dự án xây dựng, phù hợp với doanh nghiệp Việt Nam

Quản lý hồ sơ dự án xây dựng hiệu quả, rút ngắn thời gian tìm kiếm tài liệu, xây dựng luồng giao tiếp tài liệu cho doanh nghiệp

2. Tại sao phải lưu trữ hồ sơ dự án xây dựng?

Lưu trữ hồ sơ xây dựng đóng vai trò quan trọng để phục vụ quá trình làm việc. Những loại hồ sơ như giấy tờ, bản vẽ hoàn thành, hồ sơ thiết kế, bản ký duyệt, dự án thi công, báo cáo về kinh tế, chi phí, giấy tờ thẩm định và thiết kế, cùng các định dạng tài liệu khác như ghi âm, băng đĩa đều là những yếu tố không thể thiếu và đặc biệt không thể làm mất dù công trình đã hoàn thành hay chưa.

Việc lưu trữ hồ sơ xây dựng không chỉ là nhiệm vụ bắt buộc mà còn đảm bảo an toàn cho doanh nghiệp trước mọi rủi ro pháp lý và hỗ trợ quá trình quản lý nội bộ. Nếu không thực hiện quy trình lưu trữ một cách cẩn thận, có khả năng lịch sử dự án sẽ bị mất mát, điều này có thể tạo ra nhiều khó khăn trong việc giải quyết tranh chấp, xác minh thông tin và duy trì an toàn cho công trình. 

Do đó, quy trình lưu trữ hồ sơ xây dựng cần được thực hiện một cách kỹ lưỡng, đảm bảo tính toàn vẹn, dễ truy cập và bảo mật. Điều này không chỉ giúp bảo vệ quyền lợi của doanh nghiệp mà còn tạo điều kiện thuận lợi cho việc quản lý và phát triển trong tương lai.

3. Quy định về quy trình, thời gian lưu trữ hồ sơ ban quản lý dự án thi công xây dựng

Dưới đây chúng tôi tổng hợp thông tin đến doanh nghiệp 2 quy định liên quan đến hồ sơ quản lý dự án thi công xây dựng:

  • Quy định lưu trữ hồ sơ công trình xây dựng
  • Quy định về thời gian lưu trữ hồ sơ

3.1. Quy định lưu trữ hồ sơ công trình xây dựng

Căn cứ Luật Xây Dựng năm 2014; Nghị định số 46/2015/NĐ-CP ngày 12 tháng 05 năm 2015 của Chính Phủ quy định về quản lý chất lượng và bảo trì công trình xây dựng (sau đây viết là Nghị định 46/2015/NĐ-CP) và Thông tư số 26/2016/TT-BXD ngày 26 tháng 10 năm 2016 quy định chi tiết một số nội dung về quản lý chất lượng và bào trì công trình xây dựng (gọi tắt là thông tư số 26/2016/TT-BXD), quy định:

1. Chủ đầu tư có trách nhiệm lưu trữ hồ sơ hoàn thành công trình xây dựng. Nhà thầu tham gia hoạt động xây dựng có trách nhiệm lưu trữ hồ sơ công việc do mình thực hiện.

2. Hồ sơ phục vụ quản lý, sử dụng công trình xây dựng do người quản lý, sử dụng công trình lưu trữ trong thời gian tối thiểu bằng thời hạn sử dụng công trình theo quy định của pháp luật.

3. Việc lập, lưu trữ hồ sơ công trình xây dựng được thực hiện theo quy định của pháp luật về lưu trữ.

Chủ đầu tư và nhà thầu xây dựng có trách nhiệm lưu trữ hồ sơ dự án do mình thực hiện

3.2. Quy định về thời gian lưu trữ hồ sơ xây dựng

Thời gian lưu trữ hồ sơ xây dựng tối thiểu là 10 năm đối với công trình thuộc dự án nhóm A, 07 năm đối với công trình thuộc dự án nhóm B và 05 năm đối với công trình thuộc dự án nhóm C kể từ khi đưa hạng mục công trình, công trình xây dựng vào sử dụng.

Căn cứ vào Thông tư 09/2011/TT-BNV  (Mục 6) của Bộ Nội Vụ đề cập tới thời hạn bảo quản hồ sơ trong hoạt động của các cơ quan tổ chức, việc lưu trữ các loại hồ sơ ban quản lý dự án thi công xây dựng sẽ được quy định thành các khung thời gian như sau:

  • Tập văn bản về xây dựng cơ bản gửi chung đến các cơ quan (hồ sơ nguyên tắc): Đến khi văn bản hết hiệu lực thi hành
  • Hồ sơ xây dựng văn bản chế độ/ quy định, hướng dẫn về xây dựng cơ bản của ngành, cơ quan: Vĩnh viễn
  • Kế hoạch, báo cáo công tác đầu tư xây dựng cơ bản:  Kế hoạch Dài hạn, hàng năm (Vĩnh viễn), Kế hoạch 6 tháng, 9 tháng (20 năm), kế hoạch Quý, tháng (5 năm)
  • Hồ sơ công trình xây dựng cơ bản: Công trình nhóm A, công trình áp dụng các giải pháp mới về kiến trúc, kết cấu, công nghệ, thiết bị, vật liệu mới; công trình xây dựng trong điều kiện địa chất, địa hình đặc biệt công trình được xếp hạng di tích lịch sử văn hóa: Vĩnh viễn
  • Công trình nhóm B, C và sửa chữa lớn: Theo tuổi thọ công trình
  • Hồ sơ sửa chữa nhỏ các công trình: 15 năm
  • Công văn trao đổi về công tác xây dựng cơ bản: 10 năm

Lưu ý, theo quy định về lưu trữ ban quản lý dự án thi công xây dựng, dù nhà thầu nhận toàn bộ công trình hay thực hiện từng phần, thì mọi tài liệu liên quan trong quá trình thi công đều phải được lưu trữ cẩn thận với thời hạn tối thiểu 10 năm.

Riêng đối với hồ sơ hoàn thành công trình (Hồ sơ hoàn công) và các hồ sơ khác liên quan hoạt động quản lý, vận hành và bảo quản công trình thì tại điều 12, Thông tư 26/2016/TT-BXD của Bộ xây dựng lại có một số khác biệt. Cụ thể, quy định kể từ lúc đưa công trình vào sử dụng thì:

  • Thời gian lưu hồ sơ công trình nhóm A: tối thiểu 10 năm
  • Thời gian lưu hồ sơ công trình nhóm B: tối thiểu 7 năm
  • Thời gian lưu hồ sơ công trình nhóm C: tối thiểu 5 năm

Nguồn: Thư viện Pháp luật

Vậy nếu bạn đang có nhu cầu lưu trữ hồ sơ công trình, hãy tùy vào loại hình công trình và loại hồ sơ mà có thời gian lưu trữ phù hợp theo pháp luật.

4. Quy trình lưu trữ hồ sơ công trình xây dựng

Quy trình lưu trữ hồ sơ công trình xây dựng là một phần quan trọng của quản lý dự án xây dựng. Việc tổ chức và lưu trữ hồ sơ một cách có tổ chức không chỉ giúp quản lý dự án hiệu quả mà còn hỗ trợ việc theo dõi tiến độ công việc, bảo dưỡng và sửa chữa sau này. Dưới đây là một quy trình cơ bản cho việc lưu trữ hồ sơ công trình xây dựng:

1. Xác định danh mục hồ sơ

  • Xác định các loại hồ sơ cần được lưu trữ (bản vẽ kỹ thuật, bản vẽ thiết kế, hợp đồng, biên bản họp, báo cáo tiến độ, v.v.).
  • Gán mã số hoặc tên cho từng loại hồ sơ để dễ dàng nhận biết và tra cứu.

2. Xây dựng hệ thống lưu trữ

  • Tạo các thư mục hoặc kho lưu trữ cho từng loại hồ sơ.
  • Sắp xếp hồ sơ theo thứ tự thời gian hoặc theo các pha công việc cụ thể.

3. Gán mã số và tiêu đề

  • Gán mã số hoặc tiêu đề cho mỗi hồ sơ để dễ dàng nhận biết.
  • Lưu ý đến việc sử dụng nguyên tắc chuẩn hóa để tránh nhầm lẫn.

4. Quy trình ghi nhật ký hồ sơ

  • Thiết lập quy trình ghi nhật ký mỗi khi có sự thay đổi hoặc cập nhật hồ sơ.
  • Ghi rõ thông tin như ngày, nội dung cập nhật, và người thực hiện.

5. Quản lý quyền truy cập

  • Xác định người có quyền truy cập vào hồ sơ và thông tin chi tiết.
  • Thiết lập các mức độ quyền khác nhau cho các thành viên trong nhóm dự án.

6. Sao lưu định kỳ

  • Thực hiện sao lưu định kỳ của hồ sơ để đảm bảo an toàn và phục hồi dữ liệu khi cần thiết.

7. Kiểm tra và bảo dưỡng hệ thống

  • Kiểm tra định kỳ để đảm bảo rằng hệ thống lưu trữ hoạt động đúng cách.
  • Thực hiện bảo dưỡng để giữ cho hệ thống luôn trong tình trạng tốt.

8. Đào tạo người dùng

  • Cung cấp đào tạo cho nhân viên về cách sử dụng hệ thống lưu trữ.
  • Hỗ trợ người sử dụng khi gặp vấn đề trong quá trình tra cứu và lưu trữ hồ sơ.

9. Cập nhật dự án

  • Cập nhật hệ thống lưu trữ dựa trên tiến triển của dự án và các yêu cầu mới.

Quy trình này có thể điều chỉnh tùy thuộc vào đặc điểm cụ thể của dự án và yêu cầu của tổ chức xây dựng.

Số hóa, chuyển đổi số doanh nghiệp xây dựng là mục tiêu cấp thiết hiện nay. Số hóa nên bắt đầu từ những hoạt động cơ bản nhất. Tìm hiểu nhanh 3+ phần mềm hỗ trợ số hóa quản lý doanh nghiệp xây dựng toàn diện phổ biến.

5. Một số lưu ý trong cách lưu trữ hồ sơ xây dựng

Lưu trữ hồ sơ xây dựng là một phần không thể thiếu trong hoạt động của mọi doanh nghiệp, đặc biệt là trong lĩnh vực xây dựng. Trong quá trình này, cần chú ý đến một số vấn đề để thực hiện công việc một cách hiệu quả.

Đầu tiên, việc thêm số thứ tự và đầy đủ ghi chú, hay dán nhãn tài liệu với thông tin liên quan như tên dự án, ngày tạo,…. Những ghi chú và nhãn dán này sẽ làm dấu hiệu giúp bạn nhanh chóng xác định và tìm kiếm các tài liệu khi cần thiết.

Bằng cách này, khi bạn cần tìm một tài liệu cụ thể, bạn có thể tham chiếu đến số thứ tự hoặc thông tin trên nhãn để nhanh chóng định vị và lấy được tài liệu mà bạn đang tìm kiếm. Điều này giúp tối ưu hóa quá trình quản lý và lưu trữ hồ sơ giấy tờ của bạn. Đối với doanh nghiệp có nhiều dự án, cũng cần xem xét các phương pháp hủy hồ sơ xây dựng để tránh tình trạng lưu trữ quá tải.

Việc lưu trữ hồ sơ thủ công có thể quen thuộc nhưng dễ phát sinh một số vấn đề liên quan đến bảo mật & an toàn của hồ sơ. Để giải quyết vấn đề này, việc sử dụng phần mềm quản lý công trình trong quá trình lưu trữ và kiểm soát hồ sơ xây dựng là quan trọng.

Phần mềm BIM là gì? Tham khảo gần 100 phần mềm và công cụ BIM khác nhau

Lưu trữ hồ sơ dự án xây dựng nên chia theo cây thư mục

6. Cách lưu trữ hồ sơ dự án xây dựng khoa học với phần mềm FastCons 

Trên phần mềm quản lý thi công FastCons, doanh nghiệp và nhà quản lý có thể quản lý kiểm soát toàn bộ hồ sơ của 1 hoặc nhiều dự án xây dựng tuần tự, chính xác theo từng giai đoạn với tính năng Fastcons Driver. Cụ thể, hỗ trợ doanh nghiệp xây dựng:

  • Tổ chức lưu trữ tài liệu dự án (Hợp đồng, bản vẽ, tiêu chuẩn kỹ thuật,…) tập trung trên 1 nền tảng
  • Quản lý hồ sơ từng dự án phân theo cây thư mục
  • Cho phép xem, tải, điều chỉnh, chia sẻ thư mục và tài liệu 
  • Nổi bật, bạn có thể gắn đính kèm các file trong hồ sơ dự án vào các đối tượng cụ thể trong dự án trên phần mềm FastCons như nhật ký thi công, các task công việc… Tài liệu và thông tin các giai đoạn dự án được liên kết chặt chẽ, mật thiết với nhau. Từ đó, hình thành luồng giao tiếp và quản lý dự án xây dựng tuần tự, khép kín.
  • Bên cạnh quản lý tập trung hồ sơ tài liệu trên FastCons, phần mềm hỗ trợ xem mô hình BIM (cho phép xem và kết nối với các phần mềm BIM để đọc các file định dạng BCF). Người dùng cũng có thể gắn ảnh từ mô hình BIM vào nhật ký thi công trên FastCons, theo dõi trực quan hóa tiến độ thi công dự án.

Để tìm hiểu chi tiết về giải pháp quản lý hồ sơ dự án xây dựng FastCons Drive, gợi ý bạn xem video dưới đây.

Khám phá tính năng vượt trội của FastCons Drive ngay hôm nay để tối ưu hóa quản lý dự án xây dựng của bạn. Đồng hành cùng chúng tôi để đạt được sự hiệu quả và linh hoạt trong mọi công việc xây dựng!

Đăng ký tư vấn và nhận DEMO FREE | Giải pháp Quản lý thi công chuyên sâu, toàn diện 👇

Leave a Reply

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *

Gửi yêu cầu tư vấn & demo!

Chuyên viên tư vấn sẽ liên hệ trong 24h để thiết lập demo 1-1

    Khu vực:

    Liên hệ hỗ trợ nhanh:

    0983-089-715 | fastcons@fastwork.vn