Quản lý chi phí dự án trong ngành xây dựng là một công tác phức tạp đòi hỏi sự chính xác cao và bám sát liên tục. Bất kỳ nhầm lẫn hoặc chậm trễ, sai sót nào trong việc quản lý chi phí dự án có thể dẫn tới những rủi ro như chậm tiến độ giải ngân, ảnh hưởng tới dòng tiền của nhà thầu và chậm tiến độ thi công toàn dự án.
Để khắc phục điều này, ngày nay, rất nhiều chủ đầu tư và nhà thầu xây dựng đã tìm đến các giải pháp phần mềm quản lý chi phí xây dựng để giải quyết triệt để những khó khăn trên. Đồng thời, nâng cao tính real-time của thông tin, quy hoạch tất cả chi phí dự án về một nơi để phê duyệt & quản lý tập trung, hỗ trợ thông tin ra quyết định cho các nhà quản lý doanh nghiệp.
Cùng chúng tôi tham khảo về các công cụ, phần mềm quản lý chi phí xây dựng cho nhà thầu và chủ đầu tư tốt nhất qua bài viết dưới đây.
Nguyên tắc quản lý chi phí xây dựng
Chi phí xây dựng là gì?
Chi phí đầu tư xây dựng là toàn bộ những chi phí cần thiết để tổ chức, tiến hành thi công một dự án, công trình xây dựng mới, hoặc cải tạo, sửa chữa, mở rộng công trình xây dựng cũ.
Việc quản lý chi phí xây dựng tức là kiểm soát quá trình lập kế hoạch chi phí – sử dụng – báo cáo chi phí công trình, đảm bảo dự án được thực hiện trong phạm vi ngân sách đề ra ban đầu.
Theo quy định tại Nghị định số 10/2021/NĐ-CP ngày 09/02/2021 về quản lý chi phí đầu tư xây dựng, chi phí quản lý dự án được xác định là các chi phí cần thiết để tổ chức quản lý và thực hiện các công việc quản lý dự án từ giai đoạn chuẩn bị, thực hiện dự án, kết thúc xây dựng và đưa công trình vào khai thác sử dụng, cũng như quyết toán vốn đầu tư xây dựng.
Quy định chi tiết về chi phí quản lý dự án được trình bày trong mục 1 chương I phần II Phụ lục VIII của Thông tư số 12/2021/TT-BXD ngày 31/8/2021 do Bộ Xây dựng ban hành về định mức xây dựng.
Theo đó, mục 1.4 chương I phần II Phụ lục VIII quy định: “Trường hợp dự án được quản lý theo hình thức chủ đầu tư sử dụng tư cách pháp nhân của mình và có bộ máy chuyên môn trực thuộc đủ điều kiện năng lực để trực tiếp quản lý dự án, chi phí quản lý dự án sẽ được xác định theo định mức ban hành tại bảng 1.1 Phụ lục VIII của Thông tư này và điều chỉnh với hệ số k=0,8″.
Nguyên tắc cần nhớ khi quản lý chi phí xây dựng
Nguyên tắc quản lý chi phí xây dựng được quy định rõ trong Điều 3, Nghị định số 10/2021/NĐ- CP như sau: “Nguyên tắc quản lý chi phí đầu tư xây dựng phải đảm bảo các nguyên tắc quy định tại Điều 132 Luật Xây dựng và khoản 50 Điều 1 Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Xây dựng, phù hợp với từng nguồn vốn để đầu tư xây dựng, hình thức đầu tư, phương thức thực hiện, kế hoạch thực hiện của dự án và quy định của pháp luật liên quan.”
Theo đó, việc quản lý chi phí xây dựng phải tuân theo nguyên tắc:
- Chi phí xây dựng phải được tính đúng, tính đủ cho từng dự án
- Đảm bảo mục tiêu đầu tư, hiệu quả dự án, phù hợp với nguồn vốn sử dụng
- Tổng chi phí từ khi chuẩn bị dự án, thi công, đưa vào sử dụng phải nằm trong tổng mức đầu tư dự án đã phê duyệt
Khi nào nên sử dụng phần mềm quản lý chi phí xây dựng?
Với các công trình lớn, hạng mục phức tạp và kéo dài, việc kiểm soát hết chi phí dự án là điều khá khó khăn và mất nhiều công sức cho bất kỳ nhà quản lý dự án nào.
Các phần mềm quản lý chi phí xây dựng ra đời nhằm tối ưu công tác kiểm soát chi phí này cho các nhà thầu xây dựng. Đáp ứng nhu cầu:
- Quản lý hạng mục chi phí thi công
- Theo dõi định mức, kiểm soát phân bổ ngân sách thực tế
- Theo dõi các khoản chi, thu theo thời gian thực
Phần mềm quản lý chi phí xây dựng nào tốt?
Một phần mềm quản lý chi phí xây dựng tốt cần có khả năng liên kết tự động quản lý chi phí với quản lý tiến độ – vật tư – khối lượng trên toàn dự án. Hiện trên thị trường, chỉ có duy nhất phần mềm quản lý chi phí xây dựng & thi công FastCons là đáp ứng khả năng này.
Lấy ví dụ, để tiết kiệm thời gian lập đề xuất 2 lần cho kỹ sư xây dựng. Khi phát sinh nhu cầu mua bổ sung vật tư thi công dưới công trình, kỹ sư xây dựng chỉ cần thực hiện tạo đề xuất mua vật tư, nhập mã vật tư và khối lượng đề xuất > gửi lên quản lý duyệt > sau khi duyệt, tự động tạo đơn mua hàng theo số lượng ghi trong đề xuất > tiến hành mua hàng theo đơn > tự động ghi tổng giá trị đơn hàng vào hạng mục chi phí vật tư > tính chi phí vào chi phí công trình…
Với quy trình số hóa như trên, các nhà thầu xây dựng có thể yên tâm rằng các đề xuất mua vật tư không vượt quá dự trù ban đầu và các khoản chi ngân sách đều được hạch toán đầy đủ vào chi phí công trình.
Review các phần mềm quản lý chi phí xây dựng
1. Quản lý chi phí dự án đầu tư xây dựng với FastWork project
FastWork project là công cụ quản lý dự án trực tuyến được sử dụng linh hoạt để tổ chức, giám sát thực hiện các giai đoạn của một dự án đầu tư. Đồng thời, phần mềm cũng có khả năng tổng hợp, theo dõi, kiểm soát, phê duyệt các khoản chi phí nằm trong dự án đầu tư để tính toán tiến độ giải ngân công trình.
Phần mềm tạo ra môi trường cộng tác làm việc trực tuyến, nơi các thành viên trong dự án có thể tham gia vào quá trình vận hành, triển khai, báo cáo dự án và theo dõi cập nhật thông tin dự án từ bất kỳ đầu.
Các khoản chi, khoản thu nằm trong chi phí dự án, phần mềm hỗ trợ tạo ra các phiếu đề nghị thanh toán – đề nghị thu – duyệt chi để các cấp quản lý phê duyệt ngân sách trước khi kế toán chi tiền theo yêu cầu giải trình của nhân viên.
Nhờ đó, việc quản lý chi phí được hiệu quả, tập trung hơn. Hạn chế sai sót, lệch số liệu gây khó khăn cho phòng kế toán tổng hợp thông tin trình báo cáo.
Quản lý chi phí thi công cho nhà thầu với FastCons
Khác với quản lý chi phí dự án đầu tư cho nhà thầu xây dựng, việc quản lý chi phí thi công cho nhà thầu xây dựng thường phức tạp hơn vì có nhiều hạng mục chi phí hơn. Nếu kiểm soát chi phí không tốt rất dễ dẫn tới các rủi ro như thiếu ngân sách, gây chậm trễ trong thanh toán cho đối tác, dòng tiền âm, thậm chí lỗ công trình. Sử dụng phần mềm FastCons có thể hỗ trợ tốt vấn đề này.
FastCons là phần mềm quản lý thi công xây dựng chuyên sâu nhất hiện nay. Phần mềm áp dụng triệt để và hoàn toàn phù hợp cho ngành Xây dựng. Bộ tính năng theo sát nghiệp vụ thi công thực tế, giải quyết được những vấn đề cốt yếu trong thi công mà không phần mềm quản lý dự án nào khác làm được.
Tính năng quản lý chi phí trên phần mềm FastCons
- Quản lý thông tin dự án, tổng mức đầu tư
- Quản lý các hạng mục chi phí, kèm thông số định mức trên từng hạng mục
- Quản lý dự trù chi phí nguyên vật liệu trên từng hạng mục thi công
- Quản lý dòng tiền dự án, báo cáo tổng thu – tổng chi – lãi lỗ công trình theo thời gian thực
- Quản lý các khoản thanh toán, phê duyệt chi phí online trên app
- Cảnh báo khi công trình xảy ra vượt định mức với dự toán ban đầu
Ưu điểm khi quản lý chi phí xây dựng trên app FastCons
Như đã nói ở trên, FastCons là phần mềm thiết kế chuyên sâu, chuẩn nghiệp vụ xây dựng nên khả năng ứng dụng trong thực tế rất được đề cao.
Phần mềm trực tuyến có thể sử dụng trên mọi thiết bị, giúp cán bộ kỹ sư công trường nhanh chóng báo cáo thông tin, gửi lập đề xuất ngay trên app mobile.
Ưu điểm so với các phần mềm khác và quản lý trên Excel:
- Tự động 100% khâu tính toán, tổng hợp chi phí
- Tự động hạch toán các khoản chi/thanh toán vào hạng mục chi phí tương ứng
- Đối soát tự động với dự trù chi phí ban đầu, cảnh báo khi vượt định mức
- Tự động từ chối đề xuất khi vượt quá định mức đã cài đặt
- Hỗ trợ xuất file excel chi phí
- Theo dõi, cập nhật thanh toán, báo cáo công nợ với các bên liên quan
Sử dụng phần mềm quản lý chi phí xây dựng FastCons thay cho công tác quản lý thủ công không những giúp tiết kiệm thời gian, nâng cao hiệu suất quản lý, đồng thời giúp các nhà thầu xây dựng loại bỏ những rủi ro thi công vượt định mức, chi vượt định mức gây đội chi phí, lỗ công trình.
Bạn cũng có thể quản lý đồng thời hàng chục công trình đang thi công trên cùng 1 giao diện phần mềm để đánh giá nhanh tình hình kinh doanh trên toàn công ty.
Đem lại rất nhiều lợi ích thiết thực, phần mềm FastCons hiện đang được sử dụng rộng rãi trong ngành xây dựng với những cái tên tiêu biểu như: Tổng thầu LAIMIAN, CONSTREXIM, VIGLACERA, Tổng công ty VNC, 319.5,…
