Tối ưu thời gian quản lý vật tư trong dự án xây thông qua việc sử dụng phần mềm quản lý kho vật tư là một trong các mối quan tâm hàng đầu của các nhà quản lý doanh nghiệp xây dựng hiện nay. Việc áp dụng các phần mềm quản lý vật tư xây dựng trực tuyến thay vì các phần mềm windows sẽ giúp giảm thời gian làm việc, tiết kiệm chi phí, thi công đúng tiến độ,… góp phần tạo ra lợi nhuận và uy tín trong dài hạn.
Tham khảo bài viết dưới đây để lựa chọn được phần mềm quản lý vật tư công trình phù hợp nhất cho doanh nghiệp của bạn!
Phần mềm quản lý vật tư xây dựng là gì?
Phần mềm quản lý vật tư xây dựng là phần mềm được thiết kế nhằm đơn giản hóa việc quản lý vật tư, vật liệu thi công cho các nhà thầu và kỹ sư xây dựng.
Xuất phát từ thực tế có tới 9/10 các nhà thầu xây dựng thường xuyên gặp phải các tình huống như: phải tạm dừng dự án vì thiếu vật liệu thi công quan trọng, phát sinh vật tư phải mua thêm, đặt nhầm máy móc/ thiết bị dụng cụ thi công, hoặc thậm chí thất thoát thâm hụt vật tư công trình…
Thực tế này diễn ra quá thường xuyên dẫn tới nhu cầu tìm kiếm các giải pháp quản lý vật tư công trình trở nên ngày càng phổ biến trong giới xây dựng. Các kỹ sư xây dựng cho biết ưu tiên số 1 của họ là tìm các phần mềm quản lý vật tư để ứng dụng trong hoạt động kiểm soát thi công hàng ngày dưới công trường.
Thực tế, các phần mềm quản lý vật tư xây dựng sử dụng công nghệ Cloud để cho phép người dùng truy cập để cập nhật thông tin mọi lúc mọi nơi, và trên mọi thiết bị. Điều này rất quan trọng để đảm bảo tính chính xác và tức thời của thông tin trong quản lý dự án. Các công ty xây dựng sử dụng phần mềm quản lý vật tư nhằm kiểm soát tồn kho, kiểm soát cung ứng và theo dõi sử dụng vật tư được hiệu quả và đem lại độ tin cậy cao hơn.
Việc nắm chắc các thông tin trên sẽ giúp doanh nghiệp xây dựng tiết kiệm chi phí thi công, tăng cường lợi nhuận và đảm bảo kế hoạch thi công diễn ra đúng tiến độ.
Tóm lại, nếu bạn là nhà thầu xây dựng và mong muốn quản lý vật tư hiệu quả hơn, ứng dụng phần mềm quản lý vật tư công trình là một lựa chọn cần thiết.
3 Lợi ích khi sử dụng phần mềm quản lý vật tư xây dựng
1. Kiểm soát hư hỏng và thất thoát vật tư
Việc đầu tiên bạn cần làm nếu muốn quản lý tốt hơn đó là kiểm soát tồn kho vật tư, vật liệu. Bao gồm: kiểm soát các vật liệu bị mất/ hư hỏng và đối chiếu chéo tồn kho thực tế so với tồn kho trong cơ sở dữ liệu. Phần mềm quản lý kho vật tư xây dựng có thể giúp bạn làm điều này nhanh hơn.
Việc nắm chính xác từng mã vật tư, vật liệu còn tồn kho bao nhiêu, đã sử dụng hết bao nhiêu % so với dự trù ban đầu là cần thiết để các nhà quản lý dự án lên trước phương án mua sắm bổ sung, không làm ảnh hưởng tới tiến độ.
Nếu bạn thường xuyên thực hiện kiểm toán, việc sử dụng phần mềm quản lý vật liệu xây dựng sẽ hợp lý hóa quy trình này và đảm bảo bạn lưu giữ dữ liệu hàng tồn kho chính xác.
2. Kiểm soát chi phí vật tư hiệu quả
Kiểm soát tồn kho vật tư chính xác là tiền đề quan trọng để kiểm soát chi phí vật tư hiệu quả.
Về cơ bản, các kỹ sư xây dựng sẽ căn cứ trên báo cáo tồn kho và tiến độ sử dụng vật tư so với dự trù để tiến hành liên hệ nhà cung cấp đặt đơn hàng trước vài ngày. Như vậy, bạn có thể tính toán tiến độ giao hàng vừa kịp bàn giao tới công trường khi cần thi công một hạng mục nào đó, mà không bị tốn thêm chi phí lưu kho nếu lên phương án mua hàng không hợp lý.
Kiểm soát tồn kho cũng giúp các nhà quản lý biết chính xác khối lượng cần mua bổ sung, tránh tình trạng dư thừa vật tư từ đó làm đội vốn công trình.
Nhìn chung, trong lĩnh vực xây dựng, việc lập ngân sách vật tư đòi hỏi sự chú ý nhiều nhất vì nó ảnh hưởng trực tiếp tới chất lượng hồ sơ đấu thầu cũng như lợi nhuận có thể thu về của các công ty xây dựng. Phần mềm quản lý vật liệu xây dựng có thể giúp giám đốc theo dõi ngân sách trên từng dự án và xử lý vấn đề tài chính liên quan tới vật liệu tốt hơn.
3. Giảm tải giấy tờ
Với các công trình lớn, khối lượng giấy tờ bạn phải xử lý có thể lên tới hàng trăm kg. Và nhân viên có thể mất tới 5/8 tiếng làm việc mỗi ngày chỉ để xử lý núi giấy tờ đó. Tưởng tượng xem bạn sẽ cần xem bao nhiêu giấy tờ để tìm thấy tài liệu bạn cần, hoặc tệ hơn là thất lạc, mất các giấy tờ, chứng từ quan trọng?
Với phần mềm quản lý kho vật tư, tất cả ghi chú, tài liệu, tệp, file, chứng từ hóa đơn và mọi tài liệu khác đều có thể số hóa – quản lý – lưu trữ trực tuyến tập trung trên phần mềm.
Sử dụng công nghệ điện toán đám mây, mọi người có thể truy cập phần mềm để tìm kiếm, tra cứu, xem các tài liệu quan trọng. Bạn cũng có thể phân quyền người xem, người sửa cho từng loại giấy tờ bất cứ khi nào.
Các tính năng cần có của 1 phần mềm quản lý vật tư xây dựng
Một phần mềm quản lý vật tư cơ bản nhất có thể giúp bạn:
- Theo dõi tồn kho vật tư, vật liệu
- Theo dõi việc xuất/hoàn/nhập vật tư
- Theo dõi đơn mua vật tư
Bên cạnh đó, với giải pháp phần mềm quản lý vật tư trực tuyến, các kỹ sư xây dựng có thể nhận các báo cáo tổng hợp tự động về vật tư thi công dưới từng công trường để tối ưu hóa quy trình quản lý dự án.
Các tính năng của phần mềm quản lý vật tư công trình xây dựng bao gồm:
- Quản lý kho vật tư, vật liệu: danh mục vật tư/ vật liệu, đơn vị tính, đơn giá đầu vào
- Bảng khối lượng & dự trù vật tư cho từng dự án: đồng bộ dữ liệu từ bảng dự toán xây dựng
- Tính năng điều phối vật tư: xuất vật tư từ kho tổng xuống các kho dự án. Ghi nhập & báo cáo hoàn vật tư
- Tính năng mua sắm vật tư: đề nghị mua vật tư, duyệt mua & chọn nhà cung cấp sau đó tiến hành mua hàng.
- Tính năng quản lý chi phí vật tư
- Hệ thống báo cáo: báo cáo sử dụng vật tư hàng ngày, báo cáo tổng vật tư/vật liệu đã sử dụng cho các dự án, báo cáo tồn kho vật tư, báo cáo nguy cơ xảy ra vượt định mức, báo cáo chi phí, báo cáo tiến độ thanh toán nhà cung cấp …
Với các công trình xây dựng lớn, kéo dài, nhiều hạng mục. Việc kiểm soát chính xác tồn kho vật tư là rất quan trọng để đảm bảo dự án nằm trong tầm kiểm soát. Các công trình có thể tính toán tiến độ dựa trên tỷ lệ sử dụng vật tư và tồn kho thực tế. Các giám đốc dự án cho biết, họ thường mất tới 2/3 thời gian quản lý dự án cho vấn đề xử lý vật tư. Khi sử dụng một phần mềm quản lý vật tư xây dựng, họ kỳ vọng thời gian để check tồn, báo cáo vật tư sẽ giảm đi đáng kể.
Review 3 phần mềm quản lý vật tư xây dựng trực tuyến tốt nhất
Hiện trên thị trường các phần mềm quản lý vật tư xây dựng được chia làm 2 loại: phần mềm cloud và phần mềm windows
Bài viết này chúng tôi review 3 phần mềm cloud được đánh giá là hữu ích với doanh nghiệp, nhà thầu xây dựng. Ngày nay, các dự án có xu hướng áp dụng phần mềm cloud do có tính cộng tác realtime, nhờ tạo ra một môi trường làm việc chung – trực tuyến – duy nhất, có thể truy cập và báo cáo mọi lúc mọi nơi, mọi thiết bị.
1. Phần mềm quản lý vật tư và thi công FastCons (Việt Nam)
FastCons là phần mềm hỗ trợ quản lý vật tư và thi công công trình chuyên sâu của Việt Nam, do các kỹ sư người Việt thiết kế. Phần mềm hoàn toàn tiếng Việt và các tính năng phù hợp cao theo nghiệp vụ tổ chức thi công xây dựng của các nhà thầu công trình trong nước.
Ưu điểm của phần mềm FastCons
- Danh mục tính năng được thiết kế để quản lý toàn diện giai đoạn tổ chức thực hiện dự án và giám sát thi công công trình (giai đoạn thi công)
- Có app mobile dành cho đội công trình cập nhật báo cáo realtime
- Quản lý vật tư hiệu quả, chi tiết, đầy đủ: quản lý kho vật tư, vật liệu. Quản lý danh mục vật liệu. Quản lý tồn kho, quản lý điều phối cung ứng vật tư, Quản lý khối lượng vật tư sử dụng thực tế…
- Nhiều tiện ích giúp quản lý vật tư thuận tiện hơn: tự động cảnh báo các mã vật tư có nguy cơ sắp xảy ra vượt định mức, các công việc sử dụng vượt định mức. Tự động cảnh báo các đơn mua vật tư có khối lượng đề xuất vượt dự trù đầu vào. Tự động trừ tồn, tính tiến độ thi công dựa trên báo cáo khối lượng vật tư sử dụng hàng ngày…
- Hỗ trợ tạo & duyệt online các phiếu cung ứng, mua sắm, xuất/nhập vật tư. Số hóa quy trình kiểm kê, mua sắm vật tư đồng bộ trên cùng 1 nơi
Giao diện phần mềm FastCons
Giao diện quản lý vật tư trên app web (Dành cho ban giám đốc, kế toán/thủ kho)
Giao diện báo cáo xuất/nhập/hoàn vật tư trên app mobile (Dành cho kỹ sư/chỉ huy công trình)
Chi phí phần mềm FastCons
Phần mềm FastCons có chi phí rất rẻ chỉ 150.000đ/user/tháng để sử dụng quản lý vật tư và quản lý thi công dự án toàn diện. Phần mềm có hỗ trợ trải nghiệm demo và gói cá nhân là 6.000.000đ/năm cho team 3 người.
- Xem thêm tại: Bảng giá FastCons
>>> Đăng ký nhận bản demo phần mềm FastCons quản lý kế hoạch, khối lượng, tiến độ và vật tư… tại đây
2. Phần mềm quản lý xây dựng Autodesk Build (nước ngoài)
Autodesk là một trong các phần mềm quản lý dự án xây dựng nổi tiếng trên thế giới. Với lịch sử lâu đời, Autodesk tất nhiên sở hữu hệ thống tính năng đa dạng, tốc độ xử lý số liệu chính xác cao và độ thông minh của phần mềm luôn được đánh giá tốt.
Tuy nhiên Autodesk không hỗ trợ ngôn ngữ tiếng Việt nên các nhà thầu nhỏ và vừa có thể không phù hợp để sử dụng.
Ưu điểm của phần mềm Autodesk
- Quản lý toàn diện dự án xây dựng bao gồm cả: thiết kế – dự toán – thi công – nghiệm thu & quản lý chất lượng công trình. Có module chuyên sâu để quản lý an toàn công trình
- Có nhiều phiên bản phần mềm cho chủ đầu tư, cho thầu chính, cho thầu phụ
- Tính năng thông minh, tốc độ xử lý nhanh, không lag nghẽn
Chi phí phần mềm Autodesk
Phần mềm Autodesk Build Cloud có chi phí khá đắt từ 58$ tới 190$/user/tháng. Bạn tham khảo thêm ở bảng dưới đây:
>>> Đăng ký bản demo phần mềm Autodesk tại đây
3. Phần mềm quản lý công trình Coconstruct (nước ngoài)
CoConstruct là phần mềm quản lý xây dựng cũng rất phổ biến trên thế giới. Các chức năng chính của CoConstruct tập trung ở quản lý kế hoạch dự án, lập lịch, lập ngân sách và quản lý đối tác. Người dùng đánh giá cao phần mềm CoConstruct ở khả năng xử lý đơn hàng, đặt giá thầu và kiểm soát ngân sách dự án rất hiệu quả.
Ưu điểm của phần mềm Coconstruct
- Phần mềm phù hợp cao với chủ đầu tư.
- Khả năng lập kế hoạch smart: tự lên lịch hoạt động, tự lên danh sách và tự liên hệ với khách hàng
- Tốc độ cập nhật thay đổi và thực hiện điều chỉnh trên toàn dự án rất nhanh chóng và chính xác. Gửi thông báo liên tục tới nhân sự và các bên tham gia để nắm bắt dự án.
Chi phí phần mềm Coconstruct
Phần mềm CoConstruct có giá từ 399$ tới 999$/tháng, không giới hạn user sử dụng trên từng gói. Tuy nhiên có hạn chế mở khóa tính năng để phù hợp với quy mô từ team tới tập đoàn.
>>> Đăng ký bản demo phần mềm Coconstruct tại đây
Trên đây là nội dung giới thiệu tổng hợp về phần mềm quản lý vật tư xây dựng từ định nghĩa, tính năng, lợi ích và review 3 phần mềm quản lý vật tư công trình phổ biến nhất trên thế giới và Việt Nam. Hy vọng bạn tìm thấy thông tin hữu ích và lựa chọn cho mình được phần mềm quản lý vật tư phù hợp.
Về FastCons:
FastCons là Phần mềm quản lý dự án thi công xây dựng trực tuyến đầu tiên tai Việt Nam – một sản phẩm nằm trong hệ sinh thái các giải pháp chuyển đổi số của FastWork.vn. Tại FastWork, chúng tôi phát triển và cung cấp các giải pháp phần mềm chuyên sâu, tính năng chuẩn theo nghiệp vụ thực tế, giúp cho quá trình ứng dụng phần mềm nhanh chóng đạt hiệu quả cao ở từng lĩnh vực kinh doanh!
Nếu bạn quan tâm DEMO & trải nghiệm Giải pháp quản lý dự án xây dựng chuyên sâu – FastCons, vui lòng liên hệ hotline 0983-089-715 hoặc nhập thông tin vào form đăng ký!
