Ứng dụng công nghệ để giải quyết triệt để bài toán quản lý dự án thi công nội thất, từ đó tiết kiệm chi phí, tối ưu các nguồn lực và tăng năng lực cạnh tranh được xem là mũi nhọn trong chiến lược phát triển doanh nghiệp vững mạnh được nhiều CEO ưu tiên thực hiện.
CEO Ngô Bảo – công ty nội thất IKI chia sẻ “Chúng tôi chỉ dùng 2% doanh thu để đầu tư chuyển đổi số, ứng dụng phần mềm quản lý dự án FastCons là đã có thể kiểm soát hiệu quả tiến độ, khối lượng, vật tư, nhân công,… của nhiều công trình cùng lúc. Chi phí đó khá nhỏ so với thành quả mà IKI đã đạt được”
Cùng chúng tôi tìm hiểu chi tiết cách IKI và các doanh nghiệp nội thất ứng dụng FastCons để tăng hiệu quả quản lý dự án thi công & tinh gọn bộ máy vận hành ngay dưới đây.
Quản lý dự án thi công nội thất gồm những gì?
Quản lý dự án thi công nội thất là quá trình tổ chức, điều phối và kiểm soát các hoạt động liên quan đến việc thực hiện dự án thi công nội thất từ đầu đến cuối. Hướng tới mục tiêu đảm bảo dự án thi công nội thất được triển khai đúng tiến độ, trong phạm vi ngân sách và đáp ứng tốt các yêu cầu chất lượng. Quản lý dự án thi công nội thất bao gồm các nhiệm vụ quan trọng như:
- Lên kế hoạch dự án: Kế hoạch dự án bao gồm lập mục tiêu, xác định yêu cầu của khách hàng, dự toán chi phí, xác định thời gian, nguồn lực cần thiết và lập lịch thi công
- Quản lý nguồn lực: Tìm kiếm và quản lý nhân viên, quản lý hoạt động cung ứng vật liệu, thiết bị, máy móc thi công. Cần đảm bảo các tài nguyên được sử dụng hiệu quả và phân bổ đúng cách trong suốt quá trình thi công
- Quản lý tiến độ: Bao gồm lập lịch công việc, theo dõi tiến trình thi công, giám sát các công việc đang diễn ra để đảm bảo tiến độ dự án. Khi dự án chậm trễ hoặc phát sinh vấn đề, cần đưa có biện pháp để giải quyết & điều chỉnh kế hoạch phù hợp
- Quản lý chất lượng thi công nội thất: Đảm bảo các công việc thi công được thực hiện đúng theo tiêu chuẩn, bao gồm việc kiểm tra, kiểm định và kiểm soát chất lượng của các vật liệu, công việc và giám sát an toàn công trình nội thất,…
- Quản lý tài chính: Bao gồm việc lập dự toán chi phí, theo dõi các khoản chi tiêu, xác nhận và thanh toán cho các nhà thầu, NCC,… và đảm bảo dự án được thực hiện trong phạm vi ngân sách.
- Quản lý rủi ro: Bao gồm việc xác định các rủi ro, đưa ra biện pháp phòng ngừa/ kế hoạch ứng phó, và theo dõi, điều chỉnh các biện pháp thi công để giảm thiểu tác động của rủi ro lên dự án
- Quản lý giao tiếp: Bao gồm việc liên lạc với khách hàng, nhà thầu, nhân viên và các bên liên quan khác. Đảm bảo trao đổi thông tin, giải quyết vấn đề xuyên suốt, nhanh chóng để dự án hoàn thành đúng tiến độ
7 khó khăn trong quản lý dự án thi công Nội thất
Quản lý dự án thi công tại các doanh nghiệp nội thất vốn rất phức tạp. Bao gồm nhiều quy trình từ khâu tư vấn – thiết kế – chốt hợp đồng – thi công nội thất đến hoàn thiện và thanh toán công trình. Mỗi một công trình, dự án khi triển khai lại có hàng trăm, hàng nghìn đầu việc và vấn đề phát sinh cần phải xử lý khiến Ban lãnh đạo đến nhân sự các phòng ban phải đau đầu nếu không có công cụ phần mềm hỗ trợ.
Thực tế, việc doanh nghiệp sử dụng các phương pháp quản lý dự án thi công nội thất thủ công bằng excel, sổ sách, hay trao đổi thông tin qua zalo, gọi điện,… rất dễ dẫn đến nhiều bất cập và rủi ro như:
- Khó khăn trong việc lập kế hoạch triển khai giám sát thi công thực tế
- Quản lý nhiều dự án thi công cùng lúc khiến công việc phụ thuộc chồng chéo. Nguy cơ chậm tiến độ, kéo dài thời gian thi công do không giám sát được chặt chẽ tiến độ thi công từng hạng mục
- Không theo sát được dòng tiền, các hạng mục bị đội chi, quy trình đề xuất – phê duyệt thanh toán mất thời gian
- Khó kiểm soát quy trình xuất – nhập – tồn kho vật tư, điều phối vật tư tại công trình chậm trễ
- Nhiều dự án phải di chuyển thường xuyên gây khó khăn trong việc chấm công & ghi nhận thời gian làm việc của đội ngũ kỹ sư, công nhân
- Không sát sao được quy trình tư vấn, báo giá khách hàng gây thiệt hại về doanh thu
- Quản lý hợp đồng, giấy tờ, hóa đơn, bàn giao khách hàng lộn xộn, khó lưu trữ và tra cứu khi cần.
Ví dụ như Công ty Nội thất Hoàn Hảo – một trong những case-study FastCons đã triển khai cũng từng gặp khó khăn tương tự. Quy trình lập – phê đề xuất mua sắm và quản lý sử dụng vật tư tại từng công trình, nhà xưởng thiếu liên kết, mất thời gian gây ảnh hưởng lớn đến tiến độ thi công công trình. Nhiều trường hợp để đảm bảo tiến độ, đội thi công phải bỏ tiền túi ra mua sắm vật tư trước rồi mới giải trình, thanh toán với thủ quỹ. Đôi khi xảy ra bất đồng, mâu thuẫn giữa 2 bộ phận này khiến cho nội bộ doanh nghiệp lục đục.
Những bất cập trong cách quản lý thủ công là lý do thôi thúc các CEO quyết tâm đẩy mạnh ứng dụng công nghệ để đơn giản hóa tối đa, tự động hóa tối đa quy trình quản lý dự án thi công nội thất. Từ đó nâng cao năng suất, đảm bảo tính minh bạch & thông suốt luồng thông tin trong nội bộ doanh nghiệp, hỗ trợ Ban lãnh đạo ra quyết định, chỉ đạo điều hành nhanh chóng và chính xác hơn.
Triệt tiêu khó khăn với giải pháp quản lý dự án thi công Nội thất – FastCons
Được xây dựng và phát triển dựa trên nghiệp vụ của các công ty Tư vấn – thiết kế – thi công nội thất, FastCons là lời giải công nghệ cho nhu cầu quản lý tổng thể và hiệu quả mà CEO đang tìm kiếm.
Cách tính năng chính của phần mềm quản lý dự án thi công nội thất FastCons bao gồm:
- Quản lý khách hàng, quy trình tư vấn – báo giá – chốt hợp đồng
- Kiểm soát quy trình công việc Khảo sát – Thiết kế – Thi công
- Quản lý vật tư, tiến độ dự án thi công nội thất
- Quản lý chi phí, đề xuất, phê duyệt online
- Số hóa chấm công tại công trình, nhà xưởng
Nhờ tạo lập một môi trường tập trung trực tuyến, FastCons giúp đội ngũ quản lý, kỹ sư, kiến trúc sư, kế toán,… làm việc, cộng tác & trao đổi thông tin nhanh chóng và chính xác hơn. Đồng thời số hóa các báo cáo, lưu trữ tài liệu, đánh giá hiệu suất, kiểm soát khối lượng, tiến độ, vật tư, chi phí dự án thi công nội thất được dễ dàng và sâu sát hơn.
Phần mềm FastCons hỗ trợ quản lý DỰ ÁN THIẾT KẾ THI CÔNG NỘI THẤT toàn diện (từ A-Z: kế hoạch, tiến độ, vật tư, khách hàng…) mọi lúc, mọi nơi trên 1 app mobile/pc duy nhất. Mời nhận trải nghiệm demo miễn phí phần mềm
Hướng dẫn áp dụng FastCons quản lý dự án thi công nội thất hiệu quả
Dựa trên kinh nghiệm thực tế triển khai thành công giải pháp cho khách hàng, dưới đây là hướng dẫn chi tiết cách ứng dụng các tính năng của FastCons để số hóa toàn diện, tăng năng suất làm việc cho từng bộ phận, phòng ban và minh bạch thông tin trong doanh nghiệp nội thất.
1. Kiểm soát quy trình công việc Khảo sát – Thiết kế – Thi công
Sử dụng FastCons số hóa, tổ chức thực hiện các quy trình:
- Tư vấn, khảo sát – thiết kế – lên dự toán, lập báo giá, chốt hợp đồng với khách hàng
- Thiết kế – sản xuất – thi công lắp đặt – bàn giao, nghiệm thu công trình
- Đề xuất cấp mua vật tư – duyệt mua – thanh toán nhập kho
– Trong các quy trình làm việc đã được setup, phần mềm sẽ tự động giao việc cho người phụ trách theo từng bước trong quy trình. FastCons giúp cụ thể hóa luồng công việc, trực quan hóa tình trạng công việc đang ở giai đoạn nào, do ai phụ trách, tiến độ ra sao. Nhà quản lý dễ dàng kiểm soát, thêm / bớt công việc cho từng nhân viên trong dự án. Đồng thời xem chi tiết thống kê tất cả đầu việc, workload của nhân viên để tính KPI.
– Ban lãnh đạo dễ dàng theo dõi tiến độ công việc của từng phòng ban, từng nhân sự từ khi từ thực hiện dự án đến kết thúc dự án. Phần mềm tự động nhắc việc, dựa trên trạng thái của công việc để đưa ra các cảnh báo chậm trễ hoặc sắp có nguy cơ chậm deadline cho nhân viên.
– Nhân viên nhận việc, báo cáo hoàn thành công việc có thể đính kèm hình ảnh bản vẽ, file thiết kế, trao đổi thông tin gắn liền với từng nhiệm vụ cụ thể trên phần mềm.
Kiểm soát quy trình công việc Khảo sát – Thiết kế – Thi công trên FastCons
2. Quản lý vật tư, tiến độ dự án thi công nội thất
- Ban lãnh đạo kiểm soát nguồn lực dự án thi công nội thất trên FastCons: theo dõi khối lượng công việc, tiến độ các hạng mục, vật tư, chi phí công trình.
- Bộ phận giám sát, chỉ huy trưởng lập nhật ký thi công và nhật ký khối lượng hàng ngày trên app di động. Khai báo rõ ràng phát sinh tại công trường, báo cáo sử dụng nhân công theo từng tổ đội
- Quản lý vật tư: phiếu mua, phiếu nhập, phiếu xuất, phiếu hoàn công trình, thống kê tồn kho theo dự án
- Hỗ trợ làm nghiệm thu – thanh toán theo khối lượng từng hạng mục và tạm ứng theo đợt trên phần mềm
- Dễ dàng theo dõi chặt chẽ tiến độ từng công trình khi có nhiều dự án thi công cùng lúc
3. Quản lý chi phí, đề xuất, phê duyệt online
FastCons giúp quản lý trực tuyến các đề xuất phục vụ cho dự án thi công nội thất như: đề xuất mua vật tư, tạm ứng, đề nghị giải chi, đề nghị thanh toán nhà cung cấp,…
- Nhân viên dễ dàng chọn đề xuất vật tư trong kho đề xuất mẫu, tiến hành nhập thông tin và gửi lên cấp trên duyệt. Phần mềm tự động thông báo realtime cho các phòng liên quan (tổ vật tư, phòng mua hàng, kế toán,…) theo dõi thực hiện ngay khi các đề xuất được duyệt.
- Tùy biến thêm/ bớt trường mở rộng trong phiếu đề xuất tùy thuộc nhu cầu doanh nghiệp: mã công trình, mục đích sử dụng, số tiền, số tài khoản nhận thanh toán,…
- Thông tin minh bạch, thông suốt từ các đội thi công đến các bộ phận kế toán, thủ quỹ, hay lãnh đạo doanh nghiệp. Với đề xuất liên quan tới chi phí có thể hạch toán vào quỹ, ghi chi phí vào dự án để quản lý lãi lỗ từng công trình.
4. Số hóa chấm công tại công trình, nhà xưởng
- Sử dụng công nghệ nhận diện khuôn mặt FaceID để chấm công online trên app, quản lý thời gian làm việc đội ngũ văn phòng, đội sales đi khách hàng, đội nhà xưởng, đội thi công dưới từng công trình
- Kiểm soát chặt chẽ địa điểm làm việc bằng định vị GPS, địa chỉ IP, địa chỉ mạng Wifi
- Phần mềm tự động thống kê chuyên cần, số lần, số phút đi muộn về sớm của từng nhân viên
- Thay thế đơn giấy, nhắn tin, gọi điện,… nhân viên chủ động khởi tạo đơn từ (làm thêm, tăng ca, giải trình chấm công, nghỉ phép,… ) được thiết lập sẵn theo mẫu trên app di động. Gửi bộ phận quản lý phê duyệt nhanh chóng từ xa mọi lúc, mọi nơi
- Sau khi các đơn từ được phê duyệt, dữ liệu tự động cập nhật vào bảng công phục vụ công tác tính lương cuối tháng. Phần mềm cũng tự động tính lương theo công thức thiết lập sẵn cho từng vị trí, nhờ đó tiết kiệm rất nhiều thời gian, công sức cho kế toán.
Case-study: Hành trình số hóa quản lý dự án thi công của các doanh nghiệp nội thất tiêu biểu
1. Công ty nội thất A&More
Tháng 6/2020, A&More chính thức triển khai giải pháp quản lý dự án thi công nội thất FastCons thay thế các công cụ quản lý thủ công kém hiệu quả, thiếu liên kết. Sau thời gian ứng dụng phần mềm quản lý đội ngũ công nhân nhà xưởng, công trình và nhân viên văn phòng, Anh Phạm Hoàng Quân – Trưởng phòng Marketing công ty Nội thất A&More chia sẻ:
“Về quản lý chấm công, trước đây khi áp dụng hình thức chấm công vân tay, bộ phận hành chính phải ghi chép rất nhiều. Tuy nhiên vấn đề đó đã được giải quyết khi A&More ứng dụng tính năng chấm công di động, quản lý đơn từ online trên FastCons. Khi đi cafe hay đi gặp đối tác, tôi đều có thể biết được từng nhân sự checkin – checkout lúc nào. Các đơn xin đến muộn, xin nghỉ có thể phê duyệt/ từ chối ngay tại chỗ mà không cần thao tác nhiều. Đặc biệt là không cần đợi đến cuối tháng mới trích xuất bảng công, FastCons giúp cập nhật dữ liệu công theo từng ngày để đội ngũ nhân sự chủ động quản lý.
Về quản lý công việc, so với cách giao việc qua Email hay Zalo hay bị bỏ sót thì giao việc qua FastCons lại rất rõ ràng. Ngày nào bắt đầu, ngày nào kết thúc, ai là người chịu trách nhiệm chính, ai là người theo dõi đều được thể hiện chi tiết trên phần mềm.
Lắng nghe chia sẻ về hành trình số hóa của Nội thất A&More qua video dưới đây:
2. Công ty kiến trúc ALA
Tháng 3/2023, kiến trúc ALA tin tưởng lựa chọn FastCons là đơn vị đồng hành, cung cấp giải pháp chuyển đổi số toàn diện. Phần mềm giúp doanh nghiệp:
- Quản lý đồng bộ hồ sơ nhân sự trong công ty. Chấm công khối văn phòng và kỹ sư công trình nhanh chóng, thuận tiện trên app di động
- Hệ thống hoá toàn bộ data khách hàng tập trung về một nơi. Quản lý chi tiết thông tin hợp đồng
- Quản lý hiệu quả công việc riêng lẻ và quản lý công việc theo từng phòng ban
- Kiểm soát chặt chẽ tiến độ, khối lượng, vật tư và chi phí các dự án thi công nội thất
Sau quá trình trải nghiệm phần mềm quản lý dự án thi công nội thất, Ban lãnh đạo ALA đánh giá cao giải pháp: “FastCons có giao diện quản lý trực quan, dễ thao tác, liên kết luồng thông tin và công việc thống nhất từ khâu tìm kiếm nguồn khách hàng đến khi chốt hợp đồng và thi công dự án”
Tìm hiểu chi tiết câu chuyện số hóa của kiến trúc ALA tại đây
3. Công ty nội thất Hoàn Hảo
Quy trình lập đề xuất, chờ phê duyệt thủ công mất rất nhiều thời gian, khó kiểm soát, và quản lý chấm công đội ngũ nhân viên công trình bằng zalo, excel thiếu tính tức thời, thường xảy ra tình trạng gian lận công cán. Đây là lý do thúc đẩy Ban lãnh đạo Hoàn Hảo ứng dụng FastCons số hóa quản lý dự án thi công nội thất.
Anh Phạm Bá Lực – CEO Nội Thất Hoàn Hảo chia sẻ “Anh thích tính năng chấm công nhân viên qua FaceID vì nó đáp ứng tiêu chí chủ động và dữ liệu tức thời. Công ty cũng đã khởi tạo hơn 1300 biểu mẫu đề xuất trên FastCons, anh cũng giới thiệu cho khá nhiều bạn bè, doanh nghiệp vì rõ ràng phần mềm mang lại rất nhiều lợi ích so với cách quản lý thủ công kiểu cũ”
Tìm hiểu hành trình số hóa của doanh nghiệp tại đây
Trên đây là hướng dẫn quản lý dự án thi công nội thất trên phần mềm FastCons, hy vọng giúp ích cho các CEO trên hành trình chuyển đổi số doanh nghiệp. Quý khách hàng quan tâm đến phần mềm quản lý dự án thi công nội thất FastCons, vui lòng liên hệ Hotline 0983-089-715 hoặc điền thông tin đăng ký vào Form bên dưới để nhận Tư vấn & Demo 1-1 với chuyên viên.
