Kiểm soát việc mua và sử dụng vật tư có tác động trực tiếp đến chi phí dự án xây dựng. Do đó, các công ty cần có các phương pháp và chiến lược quản lý vật tư phù hợp & đảm bảo thi công không vượt quá phạm vi ngân sách của dự án. Quản lý vật tư xây dựng không chỉ dừng lại ở việc mua và sử dụng vật liệu, thực tế nó phức tạp hơn rất nhiều. Doanh nghiệp phải kết hợp được các quy trình và công nghệ để kiểm soát chặt chẽ hoạt động nhập – xuất – lưu trữ kho và điều phối vật tư tại công trường.
Trong bài viết này, FastCons sẽ cung cấp những kiến thức hữu ích về quy trình quản lý vật tư, đồng thời gợi ý giải pháp giúp tối ưu thời gian, nâng cao hiệu quả quản lý vật tư cho bộ phận giám sát, kế toán,… và giảm thiểu các rủi ro vượt định mức.
Quy trình quản lý vật tư xây dựng là gì?
Quy trình quản lý vật tư xây dựng là chuỗi hoạt động lập kế hoạch, mua sắm, tiếp nhận, lưu trữ, cấp phát và theo dõi sử dụng vật tư trong suốt quá trình thi công. Mục tiêu là bảo đảm vật tư đáp ứng yêu cầu về chủng loại, số lượng, chất lượng, thời điểm cung ứng và chi phí.
Một quy trình quản lý vật tư công trình thường bao gồm:
- Lập kế hoạch nhu cầu và dự trù vật tư theo tiến độ thi công.
- Mua sắm, vận chuyển và theo dõi lịch giao hàng.
- Tiếp nhận, kiểm tra số lượng và chất lượng vật tư.
- Sắp xếp kho, cập nhật nhập – xuất – tồn.
- Cấp phát, theo dõi sử dụng và ghi nhận vật tư hoàn trả.
- Kiểm kê, đối chiếu định mức và xử lý chênh lệch.
Để các công đoạn vận hành hiệu quả, bộ phận kỹ thuật, vật tư, kho, kế toán và người quản lý công trình cần phối hợp theo trách nhiệm đã được phân công.
| Gợi ý tìm đọc: Danh sách, tổng quan tính năng 3+ phần mềm quản lý vật tư xây dựng hiệu quả hiện nay. |
Các bước thực hiện quy trình quản lý vật tư tại công trường
Để quản lý vật tư xây dựng hiệu quả, nhà thầu cần kiểm soát xuyên suốt từ khâu lập kế hoạch, mua sắm đến tiếp nhận, cấp phát và sử dụng tại công trường. Dưới đây là 6 bước cơ bản giúp doanh nghiệp tổ chức quy trình rõ ràng và dễ kiểm soát.
Bước 1: Lập kế hoạch nhu cầu vật tư
Trước khi mua sắm, bộ phận phụ trách cần xác định nhu cầu vật tư theo khối lượng, định mức và tiến độ thi công của từng công trình, hạng mục.
Kế hoạch cần thể hiện chủng loại, quy cách, số lượng và thời điểm cần sử dụng. Đồng thời, cần đối chiếu với lượng vật tư còn trong kho để xác định số lượng cần mua bổ sung, hạn chế mua dư hoặc thiếu vật tư khi thi công.
Bước 2: Đề xuất, phê duyệt và mua sắm vật tư
Sau khi xác định nhu cầu, bộ phận phụ trách lập đề xuất mua hoặc cấp vật tư, nêu rõ công trình, hạng mục, số lượng và thời gian cần đáp ứng.
Người có thẩm quyền kiểm tra nhu cầu, đối chiếu với kế hoạch và lượng tồn kho trước khi phê duyệt. Với vật tư cần mua mới, bộ phận mua hàng tiếp tục lựa chọn nhà cung cấp, kiểm tra giá, chất lượng và thời gian giao hàng để bảo đảm phù hợp với yêu cầu thi công.
Bước 3: Tiếp nhận và kiểm tra vật tư
Khi vật tư được giao đến kho hoặc công trường, người phụ trách cần đối chiếu số lượng thực nhận với đơn đặt hàng và chứng từ giao nhận.
Các nội dung cần kiểm tra gồm chủng loại, quy cách, số lượng, tình trạng vật tư và hồ sơ chất lượng theo yêu cầu của dự án. Nếu phát hiện sai lệch, thiếu hụt hoặc hư hỏng, cần ghi nhận và xử lý kịp thời trước khi xác nhận tiếp nhận đầy đủ.
Bước 4: Nhập kho và theo dõi tồn vật tư
Sau khi kiểm tra, vật tư cần được ghi nhận vào sổ hoặc hệ thống quản lý với đầy đủ thông tin về mã vật tư, đơn vị tính, số lượng và vị trí lưu trữ.
Vật tư nên được phân loại, sắp xếp phù hợp với đặc tính bảo quản và thuận tiện cho việc xuất cấp. Mỗi lần nhập, xuất, điều chuyển hoặc hoàn trả cần được cập nhật đầy đủ để số liệu tồn kho phản ánh sát tình hình thực tế.
Đối với doanh nghiệp quản lý nhiều công trình, cần phân biệt rõ vật tư thuộc kho nào và được phân bổ cho dự án nào nhằm hạn chế nhầm lẫn khi cấp phát và kiểm kê.
Bước 5: Cấp phát và theo dõi sử dụng vật tư
Vật tư được cấp phát theo nhu cầu đã được phê duyệt, đúng công trình, hạng mục và bộ phận tiếp nhận. Thông tin giao nhận cần ghi rõ số lượng, thời điểm, người giao và người nhận.
Trong quá trình thi công, cần theo dõi lượng vật tư đã sử dụng, lượng còn lại, vật tư hoàn trả và các trường hợp hư hỏng hoặc hao hụt. Đặc biệt, cần phân biệt lượng vật tư đã xuất kho với lượng thực tế đã sử dụng để tránh đánh giá sai mức tiêu hao của từng hạng mục.
Bước 6: Kiểm kê, đối chiếu và xử lý chênh lệch
Doanh nghiệp cần kiểm kê định kỳ và đối chiếu số liệu theo dõi với lượng vật tư thực tế tại kho, công trường. Đồng thời, cần so sánh mức sử dụng thực tế với định mức và khối lượng thi công tương ứng.
Khi phát hiện chênh lệch, cần xác minh nguyên nhân như ghi nhận thiếu giao dịch, vật tư hoàn trả chưa cập nhật, hư hỏng hoặc tiêu hao vượt dự kiến. Việc điều chỉnh số liệu cần có căn cứ rõ ràng, tránh chỉ điều chỉnh để số tồn trên hệ thống khớp với thực tế.
Kết quả kiểm kê và đối chiếu là cơ sở để cập nhật kế hoạch cung ứng, cải thiện công tác cấp phát và kiểm soát chi phí vật tư cho các giai đoạn tiếp theo.
Lợi ích của quy trình quản lý vật tư trong dự án xây dựng
Một quy trình quản lý vật tư rõ ràng không chỉ giúp nhà thầu theo dõi nhập – xuất – tồn mà còn hỗ trợ điều phối nguồn cung, kiểm soát chi phí và duy trì tiến độ thi công. Những lợi ích này thể hiện rõ qua 4 khía cạnh sau:
- Cải thiện năng suất
Vật tư không được cung ứng đúng thời điểm có thể khiến tổ đội phải chờ việc, làm gián đoạn các công đoạn thi công liên tiếp. Ngược lại, khi nhu cầu được lập kế hoạch và vật tư được điều phối kịp thời, đội ngũ thi công có thể chủ động thực hiện công việc theo kế hoạch.
Do đó, nhà thầu cần phối hợp kế hoạch vật tư với tiến độ công trình, đồng thời bố trí khu vực tập kết và lưu trữ thuận tiện cho việc cấp phát. Cách tổ chức này giúp hạn chế thời gian chờ và sử dụng nguồn lực thi công hiệu quả hơ
- Tối ưu chi phí dự án
Chi phí vật tư có thể phát sinh thêm khi doanh nghiệp mua dư, điều chuyển thiếu hợp lý, bảo quản không đúng cách hoặc phải mua bổ sung gấp do thiếu hàng tại công trường. Những tình huống này không chỉ làm tăng chi phí mua sắm mà còn có thể phát sinh chi phí vận chuyển, lưu kho và xử lý vật tư hư hỏng.
Một quy trình quản lý vật tư hiệu quả cần kết nối kế hoạch nhu cầu với lượng tồn kho, lịch mua hàng và hoạt động cấp phát. Đồng thời, các bộ phận vật tư, kho, kỹ thuật và kế toán cần phối hợp để cập nhật giao dịch và xử lý chênh lệch kịp thời. Nhờ đó, nhà thầu có cơ sở hạn chế các khoản chi phí phát sinh không cần thiết.
- Kiểm soát chi phí, bảo vệ lợi nhuận công trình
Hiệu quả tài chính của công trình không chỉ phụ thuộc vào giá trị hợp đồng mà còn nằm ở khả năng kiểm soát các khoản chi phí thực tế. Khi lượng vật tư sử dụng vượt dự toán hoặc phát sinh hao hụt không được phát hiện kịp thời, chi phí thực hiện có thể tăng và làm giảm phần lợi nhuận dự kiến.
Vì vậy, nhà thầu cần theo dõi chi phí vật tư theo từng công trình, đối chiếu lượng sử dụng thực tế với định mức và khối lượng thi công. Việc phát hiện chênh lệch sớm giúp doanh nghiệp xác minh nguyên nhân, điều chỉnh kế hoạch cung ứng và chủ động hơn trong kiểm soát ngân sách.
- Đảm bảo tiến độ dự án
Tiến độ thi công có thể bị ảnh hưởng khi vật tư giao muộn, không đúng chủng loại hoặc chưa được tập kết tại vị trí cần sử dụng. Nếu một hạng mục phải chờ vật tư, các công việc liên quan cũng có thể bị gián đoạn.
Quy trình quản lý vật tư cần gắn kế hoạch mua sắm và giao hàng với tiến độ thi công, đồng thời xác định rõ người phụ trách theo dõi từng nhu cầu. Việc cập nhật tình trạng cung ứng và xử lý sớm các nguy cơ thiếu vật tư giúp nhà thầu chủ động hơn trong điều phối nguồn lực và hạn chế chậm tiến độ.
Nhìn chung, hiệu quả quản lý vật tư phụ thuộc vào khả năng phối hợp giữa kế hoạch cung ứng, hoạt động kho và nhu cầu thi công thực tế. Khi dữ liệu được cập nhật đầy đủ và chênh lệch được xử lý kịp thời, nhà thầu sẽ chủ động hơn trong kiểm soát chi phí và duy trì tiến độ công trình.
Nguyên tắc “5 Đúng” giúp quản lý vật tư xây dựng hiệu quả
Trong quản lý vật tư xây dựng, nhà thầu cần kiểm soát đồng thời chủng loại, số lượng, thời điểm cung ứng, vị trí giao nhận và chi phí mua vật tư. Nguyên tắc “5 Đúng” có thể được sử dụng như một checklist để kiểm tra các yếu tố này trong quá trình lập kế hoạch, mua sắm và sử dụng vật tư tại công trường.
Dưới đây là nội dung của nguyên tắc “5 Đúng” trong quy trình quản lý vật tư xây dựng.
1. Đúng vật liệu
Vật tư được lựa chọn phải phù hợp với hồ sơ thiết kế, yêu cầu kỹ thuật và mục đích sử dụng của từng hạng mục. Khi tiếp nhận, cần kiểm tra chủng loại, quy cách, tình trạng thực tế và các chứng từ liên quan theo yêu cầu của dự án. Việc này giúp hạn chế tình trạng nhận nhầm vật liệu, sử dụng vật tư không phù hợp hoặc phải đổi trả, gây phát sinh chi phí và ảnh hưởng đến tiến độ thi công.
2. Đúng số lượng
Số lượng vật tư cần mua phải căn cứ vào khối lượng dự toán, kế hoạch thi công, định mức được duyệt và lượng tồn kho có thể sử dụng. Nhà thầu cũng cần theo dõi lượng vật tư thực tế đã cấp phát, sử dụng và hoàn trả để xác định nhu cầu bổ sung chính xác hơn. Điều này giúp hạn chế mua thừa gây tồn kho, đọng vốn hoặc mua thiếu khiến công trường phải chờ vật tư.
3. Đúng thời điểm
Vật tư cần được cung ứng theo tiến độ thi công của từng hạng mục. Nhà thầu nên xác định thời gian cần vật tư, thời gian chuẩn bị hàng và lịch giao nhận với nhà cung cấp ngay từ khâu lập kế hoạch. Nếu vật tư đến quá muộn, tổ đội có thể phải chờ việc; nếu nhập quá sớm, doanh nghiệp có thể phát sinh chi phí lưu kho, chiếm dụng mặt bằng và tăng rủi ro hư hỏng.
4. Đúng vị trí
Vật tư phải được giao đến đúng công trình, khu vực tập kết hoặc vị trí thi công đã xác định. Với nhà thầu quản lý nhiều dự án, cần ghi rõ công trình, hạng mục và nơi nhận trên đề xuất, phiếu giao nhận hoặc chứng từ xuất kho. Khi vật tư được điều chuyển giữa các kho hoặc công trình, thông tin điều chuyển cũng cần được ghi nhận để tránh nhầm lẫn, thất lạc và khó đối chiếu số lượng thực tế.
5. Đúng giá
Khi lựa chọn nhà cung cấp, doanh nghiệp cần so sánh báo giá trên cùng cơ sở về chủng loại, quy cách, chất lượng và số lượng. Ngoài đơn giá, cần xem xét cả chi phí vận chuyển, thời gian giao hàng, điều kiện thanh toán, chính sách đổi trả và độ tin cậy của nhà cung cấp. Phương án có giá mua thấp nhất chưa chắc là phương án tiết kiệm nhất nếu vật tư không đạt yêu cầu hoặc giao hàng chậm.
Nguyên tắc “5 Đúng” cần được thực hiện xuyên suốt từ khâu lập kế hoạch đến khi vật tư được sử dụng tại công trường. Bên cạnh việc lựa chọn đúng vật liệu và nhà cung cấp, doanh nghiệp cần cập nhật tồn kho, theo dõi lịch giao hàng và đối chiếu lượng sử dụng thực tế để sớm phát hiện nguy cơ thiếu vật tư, mua dư hoặc vượt định mức.
Mẹo quản lý vật tư xây dựng hiệu quả hơn
Sau khi thiết lập quy trình quản lý vật tư, nhà thầu cần duy trì việc theo dõi và kiểm tra thường xuyên để bảo đảm kế hoạch được thực hiện đúng thực tế. Dưới đây là một số cách giúp doanh nghiệp hạn chế thất thoát, giảm lãng phí và chủ động hơn trong việc cung ứng vật tư cho từng công trình.
- Thường xuyên theo dõi tồn kho vật tư
Nhà thầu nên cập nhật đầy đủ các giao dịch nhập kho, xuất kho, điều chuyển và hoàn trả ngay khi phát sinh. Thông tin cần thể hiện rõ mã vật tư, đơn vị tính, số lượng, thời gian, công trình liên quan và người thực hiện để thuận tiện khi tra cứu, đối chiếu.
Bên cạnh việc theo dõi số liệu trên sổ sách hoặc hệ thống, doanh nghiệp cần kiểm kê thực tế theo lịch phù hợp với đặc điểm vật tư và quy mô kho. Khi phát hiện chênh lệch giữa số lượng thực tế và số liệu theo dõi, cần xác minh nguyên nhân trước khi điều chỉnh. Với những vật tư thường xuyên sử dụng hoặc có thời gian cung ứng dài, việc xác định mức tồn kho cần thiết cũng giúp nhà thầu chủ động kế hoạch mua hàng, tránh thiếu vật tư đột xuất
- Tìm nhà cung cấp chiến lược
Atillo Rivetti – phó Chủ tịch của Turner Construction nhận định: “Cách tốt nhất để có đủ vật liệu thi công đảm bảo chất lượng là doanh nghiệp phải xây dựng mối quan hệ tốt với các nhà sản xuất/ nhà cung cấp vật tư ngay từ khi bắt đầu triển khai dự án”
Nhiều nhà quản lý có xu hướng lựa chọn một nhà cung cấp vật tư với giá thấp để tiết kiệm chi phí cho dự án. Nhưng rủi ro có thể xảy ra là chất lượng vật tư của họ không đảm bảo hoặc dịch vụ vận chuyển chậm trễ.
Lựa chọn nhà cung cấp không nên chỉ dựa vào giá mua. Nhà thầu cần đánh giá đồng thời chất lượng vật tư, khả năng đáp ứng khối lượng, thời gian giao hàng, tính ổn định của nguồn cung và các điều kiện thanh toán.
Doanh nghiệp cũng nên theo dõi lịch sử giao dịch để biết nhà cung cấp nào thường giao hàng đúng hẹn, đáp ứng yêu cầu kỹ thuật và xử lý tốt các vấn đề phát sinh. Đối với vật tư quan trọng hoặc khó tìm nguồn thay thế, việc chuẩn bị thêm phương án cung ứng dự phòng sẽ giúp giảm rủi ro khi đơn hàng bị chậm hoặc nguồn hàng biến động.
- Sắp xếp và bảo quản vật tư khoa học
Vật tư cần được phân loại, bố trí vị trí lưu trữ rõ ràng và bảo quản theo đặc tính của từng loại. Các khu vực kho nên có nhãn nhận diện, thuận tiện cho việc kiểm đếm, xuất cấp và kiểm tra tình trạng vật tư.
Với vật liệu dễ bị ảnh hưởng bởi độ ẩm, thời tiết hoặc va đập, doanh nghiệp cần áp dụng biện pháp che chắn, kê đỡ và bảo quản phù hợp. Những vật tư bị hư hỏng, xuống cấp hoặc không còn đáp ứng yêu cầu sử dụng cần được ghi nhận và xử lý kịp thời. Việc tổ chức kho khoa học không chỉ hạn chế hao hụt mà còn giúp rút ngắn thời gian tìm kiếm, bốc dỡ và cấp phát vật tư cho tổ đội thi công.
- Dùng phần mềm quản lý vật tư
Khi doanh nghiệp quản lý nhiều công trình, kho vật tư và giao dịch phát sinh mỗi ngày, việc tổng hợp dữ liệu từ các file Excel hoặc phiếu riêng lẻ có thể khiến thông tin cập nhật chậm và khó đối chiếu. Phần mềm quản lý vật tư giúp tập trung dữ liệu nhập – xuất – tồn, theo dõi đề xuất cấp phát và kiểm tra tình hình sử dụng vật tư theo từng công trình.
Đối với nhà thầu cần số hóa quy trình quản lý vật tư gắn với hoạt động thi công, giải pháp quản lý vật tư FastCons hỗ trợ theo dõi kho, xử lý đề xuất và phê duyệt vật tư, đồng thời đối chiếu lượng sử dụng với định mức kế hoạch. Việc tập trung dữ liệu giúp các bộ phận có cơ sở kiểm tra, phối hợp và phát hiện chênh lệch trong quá trình quản lý.
- Quản lý chi tiết kho vật tư: Theo dõi tình trạng sử dụng, khối lượng đã nhập/xuất và tồn kho của từng mã vật liệu cụ thể
- Kiểm soát vật tư theo định mức, khối lượng thực tế tại công trình
- Quản lý đối soát vật tư: Theo dõi chi tiết tình hình, hiện trạng để dễ ràng báo cáo, tra soát
- Đề xuất, phê duyệt vật tư online: Lập các phiếu đề xuất vật tư nhanh chóng theo mẫu. Phê duyệt online theo quy trình
Đề xuất, phê duyệt vật tư online trên app di động
Bước đầu tiên doanh nghiệp phải làm là tìm kiếm các giải pháp phù hợp để đơn giản hóa quy trình này và hợp lý hóa các tác vụ cốt lõi. Đầu tư vào công nghệ là cần thiết để quản lý hiệu quả tồn kho & kiểm soát chặt chẽ hoạt động cung ứng & sử dụng vật tư từ đầu đến cuối.
Hy vọng những thông tin chúng tôi vừa cung cấp đã giúp bạn nhận ra được tầm quan trọng của việc xây dựng quy trình quản lý vật tư xây dựng, và áp dụng hiệu quả những hướng dẫn này để cải thiện hoạt động kinh doanh.
Câu hỏi thường gặp về quy trình quản lý vật tư xây dựng
Quy trình quản lý vật tư xây dựng gồm những bước nào?
Một quy trình quản lý vật tư xây dựng thường gồm sáu bước chính: lập kế hoạch nhu cầu vật tư; đề xuất, phê duyệt và mua sắm; tiếp nhận và kiểm tra vật tư; nhập kho và theo dõi tồn; cấp phát và theo dõi sử dụng; kiểm kê và đối chiếu định mức. Tùy quy mô doanh nghiệp, quy trình có thể được điều chỉnh để phù hợp với cách tổ chức kho, số lượng công trình và cơ chế phê duyệt.
Làm thế nào để hạn chế thất thoát vật tư tại công trường?
Nhà thầu cần kiểm soát đầy đủ các giao dịch nhập, xuất, điều chuyển và hoàn trả; xác định rõ người đề xuất, người phê duyệt và người nhận vật tư; đồng thời theo dõi lượng sử dụng theo từng công trình hoặc hạng mục. Việc kiểm kê thực tế và so sánh lượng tiêu hao với định mức, khối lượng thi công giúp doanh nghiệp phát hiện chênh lệch sớm và xác minh nguyên nhân.
Khi nào nhà thầu nên sử dụng phần mềm quản lý vật tư?
Phần mềm đặc biệt hữu ích khi doanh nghiệp quản lý nhiều công trình, có nhiều kho hoặc phát sinh nhiều giao dịch mỗi ngày, khiến việc tổng hợp từ Excel và chứng từ thủ công mất thời gian. Hệ thống theo dõi tập trung giúp bộ phận phụ trách tra cứu nhập – xuất – tồn, theo dõi đề xuất vật tư và đối chiếu lượng sử dụng theo từng dự án thuận tiện hơn.
Gửi yêu cầu Demo ngay hoặc liên hệ: 0983.089.715 để tìm hiểu cách FastCons thiết lập & tự động hóa quy trình quản lý vật tư, và giúp doanh nghiệp xây dựng vận hành tinh gọn!
