Ra mắt module FastCons Drive – dịch vụ quản lý & lưu trữ tài liệu, hồ sơ xây dựng trên phần mềm Quản lý dự án xây dựng FastCons. 

Nhằm giúp các nhà thầu xây dựng số hóa toàn diện, FastCons đã phát triển thêm module FastCons Drive – hỗ trợ lưu trữ & theo dõi tập trung trực tuyến toàn bộ tài liệu, hồ sơ các dự án xây dựng, kết nối liền mạch với các module khác để quản lý tiến độ thi công, vật tư & nghiệm thu công trình từ A-Z chỉ trên cùng một hệ thống.  

Cùng chúng tôi khám phá chi tiết các chức năng và tiện ích của module FastCons Drive – Quản lý hồ sơ dự án xây dựng – giải pháp độc quyền phục vụ quản lý dự án thi công chuyên biệt hàng đầu tại Việt Nam ngay dưới đây. 

1. FastCons Drive là gì?

FastCons Drive là dịch vụ lưu trữ đám mây và quản lý trực tuyến tài liệu, hồ sơ các dự án xây dựng trên phần mềm Quản lý dự án thi công FastCons. FastCons Drive được phát triển nhằm mục đích thay thế Google drive trong hoạt động lưu trữ, quản lý & khai thác sử dụng các tài liệu thi công, hồ sơ dự án xây dựng. 

Kế thừa những tác vụ cơ bản của google drive, và bổ sung nhiều tiện ích phù hợp hơn với nghiệp vụ đặc thù trong Ngành xây dựng, FastCons được các chuyên gia xây dựng đánh giá cao và đặt kỳ vọng trở thành một giải pháp lưu trữ mới cho riêng ngành Xây dựng, phù hợp hơn, hiệu quả hơn và chi phí thấp hơn cho doanh nghiệp. 

Gợi ý bạn theo dõi video dưới đây, để xem giao diện cũng như hiểu tổng quan về FastCons Drive

2. Điểm nổi bật của FastCons Drive so với các dịch vụ lưu trữ khác

FastCons Drive tổ chức quản lý toàn bộ tài liệu, hồ sơ theo cây thư mục gắn liền với từng dự án thi công cụ thể. 

Mỗi một dự án sẽ được tổ chức thành một thư mục lớn, và tách thành các thư mục con theo các giai đoạn/ hạng mục thi công. Bằng cách sắp xếp khoa học này, Ban quản lý, nhân viên có thể nhanh chóng tra cứu, tìm kiếm tài liệu và khai thác thông tin các tài liệu theo phạm vi dự án. Người dùng có thể upload tập tin (hỗ trợ nhiều định dạng), hình ảnh, video,… và chia sẻ đến các thành viên trong dự án cực kỳ nhanh chóng và tiện lợi. 

FastCons Drive lưu trữ tập trung tài liệu, hồ sơ gắn với từng dự án cụ thể

Không chỉ đơn giản là một công cụ lưu trữ hồ sơ dự án thông thường, FastCons Drive còn cho phép xem và kết nối với các phần mềm BIM để đọc các file định dạng BCF. Đồng thời giúp người dùng dễ dàng thực hiện xem, sửa, và điều chỉnh trực tiếp trên các loại file tài liệu chuyên biệt của ngành xây dựng như BIM, sketch, bản vẽ 3D,… mà không phải mất thời gian chuyển đổi giữa các ứng dụng khác nhau.

Với khả năng đồng bộ hóa dữ liệu trên nhiều thiết bị, bạn có thể dễ dàng truy cập các tệp tin hồ sơ dự án trên FastCons để làm việc & báo cáo từ bất kỳ đâu. Việc ứng dụng phần mềm FastCons thay thế cho Google Drive, sổ sách, giấy tờ,… để tăng hiệu quả quản lý hồ sơ dự án, và đảm bảo quá trình thi công diễn ra thuận lợi, đúng tiến độ chắc chắn sẽ là lựa chọn tối ưu nhất cho các doanh nghiệp xây dựng trong thời đại 4.0.  

3. Các chức năng chính trên FastCons Drive 

Nhận thấy việc sử dụng sổ sách, giấy tờ hoặc công cụ rời rạc như excel, word,… để lưu trữ hồ sơ dự án bộc lộ nhiều nhược điểm như: tốn thời gian tìm kiếm & khó truy xuất thông tin, bảo mật kém, dữ liệu dễ bị chỉnh sửa & xóa… Tất cả những rắc rối trong vận hành đều dẫn tới nguy cơ chậm tiến độ, đội chi phí dự án, không chốt được hợp đồng do quy trình thiếu bài bản, thậm chí khiến doanh nghiệp vướng vào rủi ro pháp lý,… 

FastCons Drive khắc phục triệt để các vấn đề trên bằng việc số hóa & trực quan hóa toàn bộ tài liệu, hồ sơ dự án xây dựng tập trung trên 1 nền tảng. Tạo môi trường làm việc trực tuyến giúp Ban lãnh đạo, nhà quản lý, đội kỹ sư, kiến trúc sư,… cộng tác, khai thác & xử lý mọi thông tin dự án được liền mạch và hiệu quả hơn.

Các chức năng chính trên FastCons Drive bao gồm:

• Lưu trữ trực tuyến toàn bộ folder, file tài liệu, hồ sơ các dự án xây dựng của công ty như bản vẽ thiết kế, chỉ dẫn kỹ thuật, hợp đồng, nhật ký thi công, công văn đi/ đến,… 
• Phân loại, quản lý tài liệu, hồ sơ theo từng dự án
• Cấp tài khoản truy cập và phân quyền: khởi tạo, xem, tải, xóa, ký số, phê duyệt hồ sơ dự án,… cho từng cá nhân/ phòng ban
• Tạo ghi chú, bình luận và trả lời bình luận trực tiếp trên các file tài liệu
• Lưu vết lịch sử thao tác trên file
• Dễ dàng chia sẻ tài liệu cho các bên liên quan như chủ đầu tư, thầu phụ,…
• Ký số các file tài liệu, hồ sơ, văn bản, đề xuất,… có định dạng PDF ngay trên phần mềm
• Cho phép kết nối với các phần mềm BIM để đọc các file định dạng BCF 
• Đính kèm mô hình BIM lưu trữ trong Hồ sơ dự án vào Nhật ký thi công, báo cáo công việc,…
• Mở và xem trực tiếp các mô hình BIM được lưu trữ trong Hồ sơ của từng dự án trên phần mềm FastCons mà không cần truy cập vào phần mềm BIM
• Tương tác với tài liệu bản vẽ 3D, xem screenshot và xem dạng live trực quan các mô hình BIM  

Tích hợp BIM Viewer trên FastCons Drive

4. Giới thiệu chi tiết tính năng quản lý hồ sơ dự án xây dựng FastCons Drive

Là giải pháp SaaS, chạy trên đám mây (cloud base) nên phần mềm FastCons Drive cho phép nhà quản lý, nhân viên truy cập khai thác, bổ sung thông tin tài liệu dự án từ bất kỳ đâu. Dưới đây là mô tả chi tiết các chức năng nổi bật kèm Demo giao diện của module quản lý hồ sơ dự án xây dựng trên phần mềm FastCons.

4.1. Lưu trữ tập trung tài liệu, hồ sơ gắn với từng dự án cụ thể

FastCons Drive tổ chức lưu trữ & quản lý tài liệu, hồ sơ gắn với từng dự án xây dựng cụ thể nhằm hỗ trợ nhu cầu theo dõi, tra cứu & khai thác thông tin dự án nhanh chóng, thuận tiện hơn cho cả Ban lãnh đạo và nhân viên. 

Chức năng trong khởi tạo lưu trữ hồ sơ dự án: 

Thêm thư mục mới, tải tệp, tải thư mục (không bao gồm thư mục rỗng) nhanh chóng với nút “+ Mới” trên FastCons

• Cho phép kéo thả 1 hoặc nhiều tệp cùng 1 lúc
• Hỗ trợ xem tệp/thư mục ở dưới dạng danh sách và dạng lưới
• Hỗ trợ sắp xếp tài liệu theo Tên và Ngày chỉnh sửa 
• Hỗ trợ tìm kiếm tài liệu theo Tên

Khởi tạo, phân quyền, chia sẻ tài liệu dễ dàng trên FastCons Drive

Chức năng quản lý trên từng tệp/ thư mục tài liệu

• FastCons Drive cho phép lưu trữ và xem trước tệp với nhiều định dạng khác nhau (word, excel, pdf,…)
• Phân quyền khởi tạo, xem, chỉnh sửa, xóa tài liệu cho các bên liên quan 
• Di chuyển tệp từ thư mục này sang thư mục khác ở trong phạm vi dự án
• Upload 1 hoặc đồng thời nhiều file tài liệu lên phần mềm
• Hỗ trợ giải nén các tệp (.ZIP, .RAR,…) & đóng gói tạo thành cây thư mục lưu trữ trên phần mềm
• Linh hoạt tùy chọn: Đổi tên, gắn sao, chuyển thùng rác cho các file tài liệu
• Đính kèm các file tài liệu lưu trữ trong Hồ sơ của từng dự án vào các đối tượng như báo cáo công việc, nhật ký thi công,…

4.2. Ký số file tài liệu trên phần mềm

Ứng dụng FastCons Drive, Ban lãnh đạo, các nhà quản lý, các bộ phận liên quan có thể nhanh chóng chọn văn bản/ tài liệu – gửi trình ký – thực hiện ký số ngay trên hệ thống phần mềm.

Với tính năng ký số tài liệu trực tuyến, FastCons hỗ trợ người dùng:

• Ký số tất cả file văn bản, chứng từ, tài liệu có định dạng PDF
• Thiết lập vị trí chữ ký, kiểu ký linh hoạt theo mong muốn
• Thiết lập quy trình, luồng ký, số bước duyệt ký tài liệu trên phần mềm
• Lưu lại lịch sử ký kết gồm người ký, thời gian ký…  
• Gửi cảnh báo tới các bên liên quan khi phát hiện nội dung trong các tài liệu đã ký bị chỉnh sửa, xóa

4.3. Tính năng BIM Viewer

FastCons Drive cho phép kết nối với các phần mềm BIM để tạo ra các file định dạng BCF đính kèm trực tiếp vào nhật ký thi công. Từ đó Ban lãnh đạo, quản lý có thể cập nhật, theo dõi trực quan & chính xác vị trí, tình hình, kết quả thi công của từng khu vực/ hạng mục công trình. 

Các tiện ích khi tích hợp BIM quản lý hồ sơ dự án:

• Báo cáo sự cố trên bản vẽ 3D: Chụp lại vị trí muốn đánh dấu bị lỗi hoặc gặp vấn đề của tòa nhà trong bản vẽ 3D trên BIM
• Upload các file theo từng loại vào từng thư mục con: IFC, IMAGE, PDF
• Xem ảnh đã chụp báo cáo ở 2 dạng: Ảnh và trong mô hình BIM
• Xem được chi tiết các phần vị trí, hạng mục của dự án qua Lát cắt, Hiệu ứng X-Ray BIM trên FastCons Drive
• Phân quyền xem, tạo, sửa, xóa BCF
• Ghi chú, trao đổi trong từng BCF
• Xem các file định dạng IFC dưới dạng 3D 

Với tính năng tích hợp BIM Viewer thông minh, FastCons giúp các bộ phận, phòng ban cộng tác hiệu quả, tiếp nhận và xử lý mọi thông tin liên quan đến dự án được nhanh chóng, chính xác hơn. Cụ thể: 

• Các thành viên trong dự án có thể xem các tài liệu dạng ifc, pdf, hình ảnh liên quan đến công trình thi công. Đặc biệt là bản vẽ dự án dạng 3D để hình dung rõ ràng và cụ thể nhất về dự án xây dựng mình đang tham gia
• Quản lý dự án có thể truy cập tất cả các yêu cầu BCF hiện có trên dự án để theo dõi tiến độ giải quyết các vấn đề thiết kế & đảm bảo không có yêu cầu nào bị bỏ sót
• Kiến trúc sư có thể tạo một yêu cầu BCF mới trên mô hình BIM để ghi chú một vấn đề thiết kế cụ thể, và gửi đến kỹ sư xây dựng để xem xét & giải quyết
• Kỹ sư xây dựng có thể đính kèm hình ảnh từ bãi công trường vào yêu cầu BCF để minh bạch hóa vấn đề, và giúp kiến trúc sư hiểu rõ tình trạng thực tế tại công trường
• Nhà thầu phụ có thể thực hiện xác nhận và đóng dấu trên yêu cầu BCF đã được giải quyết để chứng minh rằng vấn đề đã được giải quyết và được chấp nhận
• Đội ngũ kiểm tra chất lượng có thể theo dõi và xem danh sách tất cả các yêu cầu BCF liên quan đến kiểm tra chất lượng để đảm bảo các vấn đề chất lượng đã được theo dõi và giải quyết đúng cách trong quá trình xây dựng

5. So sánh FastCons Drive và Google Drive 

Sau khi làm việc với nhiều doanh nghiệp xây dựng, chúng tôi nhận thấy 3 đặc điểm thường gặp ở các doanh nghiệp dùng Google drive dù là quy mô lớn hay nhỏ, đó là:

• Thường chỉ mua tài khoản Google workspace cho một vài tài khoản quản lý để upload, chia sẻ file. Dẫn tới khó khăn khi truy cập, sử dụng và chia sẻ trong nội bộ. 
• Không hỗ trợ các định dạng file chuyên biệt như bcf, dwg, các mô hình BIM/ sketch…
• Tốn nhiều chi phí để sử dụng dịch vụ lưu trữ Google drive

Bởi những lý do trên, đồng thời cũng để các doanh nghiệp vận hành dự án thi công trên FastCons ngày càng chuyên sâu – thực chất hơn, đội ngũ lập trình FastCons đã nhanh chóng thực hiện R&D và phát triển giải pháp FastCons Drive thay cho Google Drive như một dịch vụ lưu trữ số chuyên biệt trong ngành Xây dựng.  

Dưới đây là bảng so sánh tính năng và mức độ quản lý hồ sơ dự án xây dựng chuyên sâu giữa FastCons Drive và Google Drive.

Điểm cộng lớn nhất của FastCons Drive so với Google Drive là cho phép kết nối với các phần mềm BIM giúp Ban lãnh đạo và nhân viên có thể xem các file định dạng ICF, tương tác trực tiếp trên bản vẽ 3D, tạo ra các BCF đính kèm vào nhật ký thi công,… Nhờ đó tối ưu hóa quy trình làm việc nhóm, đồng bộ thông tin dự án, và giảm rủi ro sai sót trong thi công công trình. 

6. Lợi ích khi quản lý hồ sơ xây dựng trên FastCons Drive

Quản lý tài liệu, hồ sơ dự án trên FastCons Drive mang lại nhiều lợi ích thiết thực cho các doanh nghiệp xây dựng như: 

• Quản lý, lưu trữ, khai thác tài liệu một cách khoa học, tập trung hơn 
• Cho phép chia sẻ tới tất cả thành viên dự án và các bên liên quan 
• Tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp so với việc sử dụng các dịch vụ lưu trữ khác
• Gắn liền từng loại tài liệu, hồ sơ, file, ảnh… theo từng công việc/ hạng mục thi công
• Liên kết đồng bộ với các module quản lý khác trong phần mềm FastCons (tiến độ, vật tư, nghiệm thu…) để quản lý xuyên suốt một dự án xây dựng
• Đảm bảo bảo mật dữ liệu, thông tin. Truy vết sửa, xóa tài liệu để tra cứu trách nhiệm khi cần 
• Chuẩn hóa quy trình phối hợp công việc giữa nhiều phòng ban, giảm ma sát trong nội bộ 
• Giảm thời gian sắp xếp – tổng hợp – tra cứu hồ sơ giấy

Nhờ sở hữu nhiều tính năng quản lý dự án thi công xây dựng chuyên sâu & dễ áp dụng thực tiễn, FastCons đã được nhiều nhà thầu trên khắp cả nước tin tưởng áp dụng thành công. Các đơn vị khách hàng tiêu biểu đang sử dụng kể đến như: Handico30, CONSTREXIM, 79Tech, ARDOR, VNC, Thịnh Vượng TVT, Hợp Nghĩa,… 

Trên đây là những thông tin tổng quan về module quản lý hồ sơ dự án trên phần mềm FastCons, hy vọng các doanh nghiệp xây dựng có thể áp dụng hiệu quả để tối ưu hóa quy trình quản lý tài liệu/ hồ sơ dự án công trình.

Với các khách hàng đang sử dụng phần mềm FastCons của chúng tôi, xin vui lòng liên hệ với chuyên viên hỗ trợ để được hướng dẫn sử dụng bổ sung các cập nhật mới trên Module Quản lý hồ sơ dự án.

Nếu doanh nghiệp đang quan tâm ứng dụng FastCons để quản lý hồ sơ, quản lý chi phí, vật tư, theo dõi tiến độ thi công, vui lòng liên hệ Hotline 0983-089-715 hoặc điền thông tin đăng ký vào Form bên dưới để nhận Tư vấn & Demo 1-1 với chuyên viên!