Xuất phát từ những khó khăn trong công tác quản lý thủ công dữ liệu công nhân sự, ban lãnh đạo BQL Dự án đầu tư xây dựng – Chi nhánh Tổng công ty Viglacera quyết định chuyển đổi sang hình thức chấm công online trên phần mềm FastWork – số hóa chấm công, tự động hóa bảng công, quy trình công việc nhằm giảm thiểu sai sót, tối ưu thời gian & nguồn lực cho những tác vụ lặp lại.

1. Về BQL Dự án đầu tư xây dựng – Chi nhánh Tổng công ty Viglacera

Tổng công ty Viglacera tiền thân là Công ty Gạch ngói Sành Sứ Xây dựng, ra đời trên cơ sở sáp nhập 18 nhà máy, xí nghiệp sản xuất gạch ngói đất sét nung, công nghệ lạc hậu, thiết bị chắp vá. Trải qua nhiều thăng trầm, nhiều lần thay đổi mô hình tổ chức, Viglacera hôm nay đã trở thành Nhà sản xuất Vật liệu xây dựng và Bất động sản hàng đầu tại Việt Nam, hoạt động trên mọi miền đất nước và vươn rộng ra thị trường quốc tế.

Tổng công ty hoạt động chính trong 2 lĩnh vực:

– Sản xuất, kinh doanh vật liệu xây dựng

• Kính xây dựng
• Gạch ốp lát
• Thiết bị vệ sinh – Sen vòi
• Gạch ngói đất sét nung
• VLXD không nung

– Đầu tư, kinh doanh bất động sản

• Khu đô thị và nhà ở 
• Khu công nghiệp 
• Trung tâm thương mại – Văn phòng cho thuê

Trong đó, Ban Quản lý dự án Đầu tư Xây dựng là một đơn vị chi nhánh thuộc khối Bất động sản Tổng công ty Viglacera. Chịu trách nhiệm quản lý 11 khu công nghiệp đã đi vào hoạt động (10 KCN tại Việt Nam và 01 KCN tại Cuba), 14 dự án đô thị, nhà ở phức hợp. 

Ở mỗi phân khúc, từ nhà ở xã hội đến bất động sản cao cấp, sản phẩm của Viglacera đều được khách hàng và xã hội đánh giá cao về chất lượng và dịch vụ.

2. “Nhức nhối” trong phương thức quản lý nhân sự & công việc thủ công tại Viglacera

Chia sẻ với FastWork, đại diện Viglacera cho biết công ty đã và đang sử dụng hình thức quản lý kiểu cũ thủ công suốt nhiều năm nay. Cụ thể, doanh nghiệp vẫn duy trì điểm danh nhân sự bằng sổ chấm công, quản lý công việc bằng excel & tiếp nhận báo cáo thông qua Zalo & Email.

Những bất cập càng ngày càng thấy rõ khi số lượng nhân sự tại công ty ngày một mở rộng & tăng lên.

Đối với chấm công

• Điểm danh bằng sổ không mang lại kết quả chấm công chính xác nhất. Gian lận công thường xuyên xảy ra, người quản lý nể nang sửa công cho những cá nhân thân thiết. Chính sự thiếu công bằng là nguyên nhân trực tiếp tạo ra bất đồng trong nội bộ doanh nghiệp.
• Tốn rất nhiều thời gian & nguồn lực phục vụ việc tổng hợp, hoàn thiện bảng công cuối tháng
• Cấp lãnh đạo gần như không nắm bắt được tình hình nhân sự đi làm trong ngày ra sao, chuyên cần như thế nào. Lỏng lẻo trong khâu quản lý nhân sự, đặc biệt là đội ngũ làm việc tại các công trình, hiện trường.

Đối với công việc

• Báo cáo qua email, zalo rất dễ bị bỏ sót, trôi tin nhắn/ email do số lượng báo cáo ngày/ tuần lớn
• Điều phối công việc qua bảng Excel xuất hiện tình trạng tồn đọng, nhân sự không thường xuyên check file dẫn đến quên việc, không biết được giao việc hoặc quá deadline.
• Quy trình chung, liên phòng ban không thông suốt gây khó khăn và mâu thuẫn giữa các phòng ban khác nhau

Nhận thấy rõ những bất cập tồn tại cũng là lúc ban lãnh đạo Viglacera đưa ra quyết định đổi mới, đầu tiên là triển khai áp dụng công nghệ số hóa chấm công – tự động hóa công việc thay thế phương thức thủ công đã cũ.

3. Ứng dụng FastWork đổi mới doanh nghiệp 20 năm tuổi

Ban Quản lý dự án đầu tư xây dựng Viglacera ký kết hợp đồng sử dụng 2 Module trong nền tảng FastWork Platform cho 50 users bao gồm:

• FastWork Timesheet – Phần mềm quản lý bảng công, chấm công di động FaceID
• FastWork Workflow – Phần mềm quản lý quy trình & luồng công việc

Số hóa chấm công thay thế sổ chấm công hàng ngày

FastWork giúp giảm thiểu tối đa các tác vụ thủ công nhờ tự động hóa. Nhân sự chủ động chấm công bằng hình thức Selfie khuôn mặt, dữ liệu chấm công bao gồm: hình ảnh, thời gian, vị trí chấm công ngay lập tức được cập nhật trên phần mềm FastWork. Không chỉ bản thân nhân sự có thể chủ động quản lý tình hình công cán, quỹ phép cá nhân mà cấp quản lý cũng nắm bắt realtime tình hình đi làm, vắng mặt của đội ngũ dù là ở văn phòng hay làm việc tại các công trường, khách hàng.

Đơn từ xin nghỉ phép, tăng ca tự động tích hợp bảng công thực tạo thành bảng công hoàn thiện mà không cần sự can thiệp của con người. Vừa đảm bảo tính chính xác tuyệt đối, vừa tiết kiệm thời gian & nguồn lực cho công tác tổng hợp công hàng tháng.

Xem thêm: Giải pháp chấm công AI trực tuyến tiên phong tại Việt Nam

Tự động hóa quy trình thông suốt luồng công việc

FastWork Workflow giúp Viglacera xây dựng một quy trình làm việc chuyên nghiệp, thông suốt giữa các phòng ban. Không cần phải giao việc thủ công, chỉ cần đưa công việc vào quy trình đã được thiết lập sẵn, nhân viên của bạn sẽ tự động được giao việc khi đến giai đoạn do mình phụ trách. Phần mềm hỗ trợ nhiều quy tắc giao việc linh hoạt theo thực tế như: tự động giao việc cho người cố định, tự động giao việc cho người đang ít việc nhất, tự động giao việc cho người phụ trách giai đoạn…

Vai trò, trách nhiệm của từng cá nhân được phân rõ, hạn chế tình trạng làm việc thiếu hiệu quả, sai sót, người này đổ lỗi cho người kia. 

Đồng thời, FastWork Workflow cũng cung cấp các báo cáo đa chiều về tỉ lệ chuyển đổi thực hiện nhiệm vụ theo từng giai đoạn, hỗ trợ theo dõi nhanh quy trình đang bị tắc nghẽn ở giai đoạn nào, chậm trễ deadline do đâu, công việc do nhân sự nào phụ trách để nhanh chóng đưa ra hướng xử lý kịp thời. Tránh ảnh hưởng tiến độ chung hoặc công việc của các nhân sự khác.

Xem thêm: Phần mềm số hóa quy trình & tự động hóa giao việc FastWork Workflow

Rõ ràng sau khi triển khai áp dụng FastWork một cách nghiêm túc & bài bản, những bất cập trong phương thức quản lý thủ công Viglacera gặp phải đã được giải quyết triệt để. Số hóa chấm công, tự động hóa bảng công tiết kiệm thời gian & nguồn lực cho các tác vụ lặp lại. Quy trình làm việc minh bạch, gắn kết giữa các cá nhân, phòng ban & giữa các phòng ban giúp chất lượng công việc từ đó cũng được cải thiện. 

FastWork.vn tự hào đồng hành cùng hơn 3500+ đơn vị Xây dựng trong hành trình số hóa doanh nghiệp, tiêu biểu là Delta Group, Xây dựng Quê Hương (Phú Cường group), Gia Phú, PNP Toàn Cầu, Xcons, Picons, Giao thông Sóc Trăng,…

Quý công ty quan tâm tới giải pháp phần mềm cho doanh nghiệp Xây dựng, có thể liên hệ đặt lịch tư vấn theo hotline: 0983 089 715 hoặc điền thông tin đăng ký theo Form dưới đây!

Nguồn bài viết: FastWork.vn