Quản lý việc đề xuất và điều phối vật tư công trường kém hiệu quả có thể khiến doanh nghiệp xây dựng đối mặt với nhiều rủi ro như đặt mua vật tư dư thừa, thi công vượt định mức, đội vật tư, nâng chi phí,… Để khắc phục những khó khăn trên, FastCons hướng dẫn các nhà quản lý cách số hóa quy trình đặt mua và thanh toán vật tư lên phần mềm nhanh chóng, hiệu quả ngay dưới đây.
1. Quy trình đặt mua vật tư
Quy trình này giúp các bộ phận Quản lý dự án, cán bộ công trường, cán bộ vật tư, kế toán biết rõ các công việc cần làm để triển khai việc đặt mua và thanh toán vật tư hiệu quả, đúng yêu cầu kỹ thuật và đảm bảo tiến độ của công trình.
Các giai đoạn trong quy trình đặt mua vật tư:
- Tiếp nhận và kiểm tra phiếu đề nghị
- Yêu cầu NCC báo giá trình mẫu
- Xét duyệt báo giá
- Lập đơn mua hàng, đàm phán và ký kết hợp đồng kinh tế/ mua bán/ nguyên tắc
- Tiến hành đặt hàng
- Tiến hành nhận hàng
- Lập thủ tục thanh toán và Lưu hồ sơ
Bảng mô tả chi tiết Quy trình đặt mua vật tư
| Giai đoạn | Người thực hiện | Công việc cần làm |
| Tiếp nhận và kiểm tra phiếu đề nghị | – NVCU – TK Tổng – QLCU – QLK – GSNB | Trưởng phòng/ quản lý các phòng ban tiếp nhận đề xuất vật tư và tiến hành kiểm tra nhu cầu mua vật tư của phòng thi công – Nếu phiếu đề xuất phù hợp, liên hệ nhà cung cấp để lấy báo giá – Nếu phiếu đề xuất chưa đủ thông tin thì gửi yêu cầu bổ sung cho phòng thi công, hoặc từ chối tiếp nhận |
| Yêu cầu NCC báo giá trình mẫu | – QLCU – NVCU | – Nhận phiếu đề xuất vật tư & Lập danh sách NCC – Gửi yêu cầu NCC báo giá và tổng hợp thành bảng trình duyệt |
| Xét duyệt báo giá | – QLCU – NVCU | Tiến hành xét duyệt/ lựa chọn NCC phù hợp, đáp ứng được yêu cầu về số lượng, chất lượng, chủng loại, nguồn gốc xuất xứ, giá thành hợp dự toán |
| Lập đơn mua hàng, đàm phán và ký kết hợp đồng kinh tế/ mua bán/ nguyên tắc | – QLCU – NVCU – PTGĐ KD | Lập đơn mua hàng và liên hệ với NCC được duyệt để đàm phán, ký kết hợp đồng |
| Tiến hành đặt hàng | – QLCU – QLK – TK Tổng – TKCT | Phòng vật tư tiến hành đặt hàng theo nội dung đã ký trong hợp đồng với NCC |
| Tiến hành nhận hàng | – NVCU – TKCT – TK Tổng – CBKT | – Kiểm tra chất lượng, khối lượng hàng hóa bên NCC gửi, và tiến hành nhập kho theo quy trình – Lập các chứng từ giao nhận hàng hóa và phiếu theo dõi NCC |
| Lập thủ tục thanh toán và Lưu hồ sơ | – QLCU – NVCU – P.KT-TCH | – Căn cứ vào điều khoản trên hợp đồng NCC để làm phiếu thanh toán – Chuyển hồ sơ NCC sang bộ phận lưu trữ theo quy định sau khi hoàn tất thanh toán và kết thúc hợp đồng |
Các từ viết tắt:
- NVCU: Nhân viên cung ứng
- TK Tổng: Thủ kho Tổng
- QLCU: Quản lý cung ứng
- QLK: Quản lý kho
- GSNB: Giám sát nội bộ
- TKCT: Thủ kho công trình
- PTGĐ KD: Phó tổng Giám đốc kinh doanh
- CBKT: Cán bộ kỹ thuật
- P.KT-TCH: Phòng kỹ thuật – thi công
2. Quy trình thanh toán vật tư
Các giai đoạn trong quy trình thanh toán vật tư:
- Lập phiếu báo cáo vật tư
- Kiểm tra phiếu báo cáo vật tư
- Tổng hợp báo cáo vật tư
- Lập báo cáo công nợ
- Lập kế hoạch thanh toán công nợ
- Phê duyệt kế hoạch thanh toán công nợ
- Tiến hành thanh toán
Bảng mô tả chi tiết Quy trình thanh toán vật tư
| Giai đoạn | Phòng ban thực hiện | Công việc cần làm |
| Lập phiếu báo cáo vật tư | Cán bộ công trường | Bộ phận công trình lập các phiếu báo cáo vật tư định kỳ từ NCC, và gửi về phòng vật tư |
| Kiểm tra | Phòng vật tư | Tiếp nhận và kiểm tra tính chính xác của các phiếu báo cáo vật tư |
| Tổng hợp báo cáo vật tư | Phòng vật tư | Tổng hợp thành file báo cáo vật tư và gửi cho phòng kế toán |
| Lập báo cáo công nợ | Phòng kế toán | Tiến hành lập báo cáo công nợ và đối soát qua các hoá đơn, chứng từ liên quan |
| Lập kế hoạch thanh toán công nợ | Phòng kế toán | Lập kế hoạch thanh toán công nợ, tạm ứng đặt hàng dựa trên các yếu tố nội tại và hạn thanh toán |
| Phê duyệt | Ban Giám đốc | Xem xét các báo cáo công nợ và kế hoạch thanh toán, sau đó tiến hành phê duyệt |
| Tiến hành thanh toán | Phòng kế toán | Tiến hành thanh toán cho NCC, đồng thời báo thông tin cho phòng vật tư và bộ phận công trường. |
Các tài liệu/biểu mẫu được sử dụng trong quy trình đặt mua và thanh toán vật tư bao gồm:
- Danh sách nhà cung cấp
- Phiếu đề nghị vật tư
- Đơn mua hàng
- Báo giá nhà cung cấp
- Hợp đồng
- Quy trình quản lý xuất nhập tồn kho
- Các chứng từ giao nhận/xác nhận công việc
- Phiếu theo dõi nhà cung cấp
- Phiếu báo cáo vật tư
- Báo cáo công nợ
- Phiếu đề nghị thanh toán
3. Hướng dẫn thiết lập số hóa Quy trình đặt mua và thanh toán vật tư trên phần mềm FastCons
Sử dụng FastCons, Ban quản lý, cán bộ vật tư/kế toán công trường có thể kiểm soát đề xuất vật tư nhanh chóng, chính xác & real-time. Các đề nghị mua vật tư, đề nghị thanh toán sẽ được khởi tạo, phân quyền và phê duyệt trực tuyến, rút ngắn 90% thời gian thực hiện các tác vụ thủ công & chờ xử lý, phê duyệt qua nhiều cấp. Dưới đây là hướng dẫn áp dụng phần mềm FastCons để số hóa toàn diện quy trình đặt mua và thanh toán vật tư.
| Quy trình | Mô tả áp dụng trên FastCons |
| Quy trình đặt mua | Sử dụng FastCons để số hóa quy trình đặt mua vật tư như sau Thiết lập 7 giai đoạn trên phần mềm: > GĐ1: Tiếp nhận & kiểm tra Phiếu đề nghị > GĐ2: Yêu cầu NCC báo giá trình mẫu > GĐ3: Xét duyệt báo giá > GĐ4: Lập đơn mua hàng, đàm phán & ký kết hợp đồng > GĐ5: Tiến hành đặt hàng > GĐ 6: Tiến hành nhận hàng > GĐ 7: Lập thủ tục thanh toán & lưu hồ sơ – Cài đặt chuyển bước tự động: Khi phiếu đề xuất đủ thông tin, tự động chuyển qua GĐ2 – Thêm người theo dõi, thực hiện/ phê duyệt ở từng phòng ban tương ứng với từng giai đoạn công việc cụ thể,… – Thiết lập các hạng mục công việc con ở từng giai đoạn Sử dụng FastCons để số hóa các biểu mẫu giấy & duyệt online: – Lập phiếu đề nghị mua hàng (danh sách hàng hóa, số lượng, NCC) và Hợp đồng NCC theo mẫu có sẵn > Gửi duyệt > Tiến hành đặt hàng – Theo dõi tiến độ giao hàng thực tế so với kế hoạch mua hàng |
| Quy trình thanh toán | Thiết lập 7 Giai đoạn trong quy trình thanh toán vật tư trên FastCons GĐ 1: Lập phiếu báo cáo vật tư > GĐ2: Kiểm tra > GĐ 3: Tổng hợp báo cáo vật tư > GĐ 4: Lập báo cáo công nợ > GĐ 5: Lập kế hoạch thanh toán công nợ > GĐ 6: Phê duyệt > GĐ 7: Tiến hành thanh toán – Cài đặt bước chuyển tự động: Kiểm tra phiếu báo cáo vật tư đúng, chuyển qua GĐ3, nếu sai back lại GĐ1 – Cài đặt bước chuyển tự động: Kế hoạch thanh toán công nợ được duyệt, chuyển qua GĐ7, nếu không duyệt, back lại GĐ5 – Thêm người theo dõi, thực hiện/ phê duyệt ở từng phòng ban tương ứng với từng giai đoạn công việc cụ thể,… – Thiết lập các hạng mục công việc con ở từng giai đoạn Sử dụng FastCons để số hóa các biểu mẫu giấy & duyệt online: – Lập phiếu đề nghị thanh toán > Gửi duyệt > Thanh toán, thu hồi công nợ – Theo dõi tiến độ thanh toán với các NCC |
Tham khảo thêm Case-Study: Quy trình theo dõi & kiểm soát vật tư thi công tại công trường
4. Case-study: Nội thất Hoàn Hảo thay thế giấy tờ đề xuất, duyệt mua vật tư bằng phần mềm FastCons
Sau 9 tháng triển khai áp dụng phần mềm FastCons vào quản trị và điều hành doanh nghiệp, Nội thất Hoàn Hảo đã số hóa đề xuất và phê duyệt hơn 1300 biểu mẫu trong tổ chức, bao gồm các loại đề xuất như:
- Đề xuất đề nghị giải chi
- Đề xuất ứng mua vật tư
- Đề xuất thanh toán cho NCC
- Đề nghị thanh toán cho nhà thầu phụ
- …
Bên cạnh sử dụng FastCons để thay thế toàn bộ công tác trình đơn đề nghị mua vật tư – ký duyệt – mua hàng – nhập kho – thanh toán thủ công như trước, công ty Hoàn Hảo còn đồng thời áp dụng chấm công Face ID quản lý hiệu quả thời gian làm việc của đội ngũ nhân sự làm việc tại văn phòng và các công trình.
Anh Phạm Bá Lực – Giám đốc Cty Tư vấn thiết kế & Xây dựng BĐS Hoàn Hảo chia sẻ: “FastCons giúp quản lý đề xuất của cấp dưới mọi lúc mọi nơi như đề xuất: thanh toán cho NCC, ứng mua vật tư, đề nghị thanh toán thầu phụ… giảm việc chờ đợi thủ công và sai sót. Bước đầu quản trị chấm công và đề xuất rất thành công. Biết được ngay ngày hôm nay bộ phận nào làm, tại công trình nào, tình hình quân số ra sao đều xem ngay trên phần mềm”
Tìm hiểu chi tiết hành trình Nội thất Hoàn Hảo ứng dụng thành công FastCons tại đây
Trải nghiệm Free phần mềm quản lý dự án thi công Xây dựng chuyên sâu - FastCons Là giải pháp quản lý dự án chuyên biệt dành riêng cho lĩnh vực Xây dựng - Phần mềm FastCons cho phép các nhà thầu triển khai - theo dõi - kiểm soát realtime hàng loạt dự án thi công cùng lúc. Tính năng của Fastcons tập trung xử lý vấn đề kiểm soát tiến độ thi công ngoài công trường, bảng khối lượng và theo dõi sử dụng vật tư theo thời gian thực. Một số tính năng nổi bật bao gồm: Quản lý toàn diện dự án công trình đang thi công: - Quản lý kế hoạch & BoQ - Quản lý hợp đồng giao thầu & nhận thầu & bảng khối lượng thi công - Quản lý sử dụng, cung ứng, đặt mua vật tư - Quản lý chi phí công trình & công nợ với các bên liên quan Đặc biệt, FastCons hỗ trợ Quản lý nhân sự thông minh: - Chấm công FaceID trên mobile app, định vị theo GPS tại công trường - Gửi đơn & xét duyệt đơn từ online trên di động - Tự động hóa bảng nhân công & tính lương - Báo cáo realtime quân số các tổ đội, công nhân tại công trình Đến nay, FastCons đã được hơn 3500 doanh nghiệp tin dùng, tiêu biểu như Tập đoàn xây lắp PC1, Cát Tường Group, Giao thông Sóc Trăng, Xây dựng Quê Hương, Gia Phú, VNC,...
Liên hệ ngay Hotline 0983-089-715 hoặc điền thông tin đăng ký vào Form bên dưới để nhận Demo 1-1 miễn phí phần mềm số hóa Quy trình đặt mua & thanh toán vật tư ngành xây dựng.
