Case-study: Sơ đồ & số hóa quy trình thuê thầu phụ ngành xây dựng

Nội dung

Dù không trực tiếp tham gia đấu thầu nhưng nhà thầu phụ đóng vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ các nhà thầu chính triển khai dự án xây dựng đảm bảo chất lượng & tiến độ. Số hóa quy trình đánh giá, lựa chọn nhà thầu phụ sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, nhanh chóng chọn được thầu phụ phù hợp cho từng dự án. 

Trong bài viết này, chúng tôi sẽ cung cấp thông tin chi tiết về quy trình thuê thầu phụ, và hướng dẫn số hóa quy trình lên hệ thống phần mềm FastCons. Từ đó giúp Ban lãnh đạo kiểm soát quy trình thuê thầu phụ hiệu quả, giảm tải các tác vụ thủ công dễ sai sót.

1. Quy trình thuê thầu phụ

Quy trình thuê thầu phụ được thiết lập nhằm thống nhất các bước lựa chọn nhà thầu phụ theo đúng yêu cầu, tăng khả năng chọn được thầu phụ phù hợp, đảm bảo chất lượng hỗ trợ nhà thầu chính/ chủ đầu tư triển khai dự án thi công xây dựng hiệu quả, đúng tiến độ. 

Sơ đồ quy trình thuê thầu phụ
Sơ đồ quy trình thuê thầu phụ ngành xây dựng

5 Giai đoạn trong quy trình thuê thầu phụ bao gồm:

  1. Đề xuất nhà thầu phụ
  2. Xem xét/ đánh giá các nhà thầu phụ (lựa chọn giữa nhà thầu phụ mới và nhà thầu phụ hiện có)
  3. Lập hợp đồng thầu phụ
  4. Triển khai giám sát thực hiện hợp đồng và nghiệm thu
  5. Lập thủ tục thanh toán và Lưu hồ sơ thầu phụ 
Nội dung Dành cho Nhà thầu Xây dựng: Quy định và mẫu báo cáo hoàn thành công trình chuẩn theo Bộ Xây dựng

Các thành viên tham gia vào quy trình thuê thầu phụ:

Quy trình thuê thầu phụ cần sự tham gia, phối hợp của Giám Đốc, Ban quản lý, phòng kỹ thuật. Nhiệm vụ và vai trò ở từng giai đoạn đã được chúng tôi liệt kê tại bảng mô tả quy trình thuê thầu phụ dưới đây.

Một số từ viết tắt cần lưu ý:

  • BCH: Ban chỉ huy
  • BTGD: Ban Tổng Giám đốc
  • QL ĐTDA: Quản lý đấu thầu dự án
  • BTL: Ban trợ lý
  • PTGĐ KT: Phó tổng Giám đốc kỹ thuật
  • P.KT-TCH: Phòng kỹ thuật – thi công

Bảng mô tả Quy trình thuê thầu phụ ngành xây dựng

Giai đoạnNgười thực hiệnCông việc cần làm
Đề xuất nhà thầu phụ– BCH
– QL ĐTDA
Đề xuất các nhà thầu phụ dựa trên:
– Bảng dự trù nhà thầu phụ
– Danh mục nhà thầu phụ
– Phiếu đánh giá nhà thầu phụ
Xem xét đánh giá– BCH
– QL ĐTDA
– PTGĐ KT
Các bộ phận chịu trách nhiệm xem xét, đánh giá năng lực các nhà thầu phụ. Nếu không chọn được thầu phụ phù hợp, phản hồi lại cho bộ phận đề xuất

Nếu đã chọn được nhà thầu phụ phù hợp thì:
– Chuyển sang bước lập hợp đồng đối với các nhà thầu phụ hiện có
– Đánh giá lựa chọn lại các nhà thầu phụ mới. Nếu đạt, tiến hành lập hợp đồng.
Lập hợp đồng– BCH
– BTL
– PTGĐ KT
– Lập hợp đồng với các nhà thầu phụ được chọn 
– Lập quy trình kiểm soát thi công
Triển khai giám sát thực hiện hợp đồng và nghiệm thuBCH– Theo dõi, giám sát việc thực hiện thi công của nhà thầu phụ theo hợp đồng đã ký
– Nghiệm thu chất lượng, khối lượng công việc hoàn thành của thầu phụ
Lập thủ tục thanh toán và Lưu hồ sơ– BCH
– P.KT-TCH
– Tiến hành làm thủ tục thành toán theo hợp đồng
– Chuyển hồ sơ nhà thầu phụ sang bộ phận lưu trữ sau khi hoàn tất thanh toán và kết thúc hợp đồng

Các tài liệu/biểu mẫu được sử dụng trong quy trình thuê thầu phụ ngành xây dựng bao gồm:

  • Bảng dự trù nhà thầu phụ
  • Danh mục nhà thầu phụ
  • Phiếu đánh giá nhà thầu phụ
  • Báo giá của nhà thầu phụ
  • Hợp đồng giao khoán
  • Quy trình kiểm soát thi công
  • Đề nghị thanh toán
  • Đề nghị tạm ứng
  • Biên bản nghiệm thu nội bộ
  • Hóa đơn GTGT (nếu có)
  • Bảng quyết toán khối lượng (nếu có)
  • Biên bản nghiệm thu hoàn thành bàn giao và thanh quyết toán
  • Bảng khối lượng chi tiết hạng mục công trình.

2. Hướng dẫn thiết lập số hóa Quy trình thuê thầu phụ trên phần mềm FastCons

Với FastCons, doanh nghiệp xây dựng có thể dễ dàng số hóa tất cả các quy trình thuê thầu phụ lên hệ thống phần mềm để quản lý trực tuyến, đảm bảo luồng thông tin xuyên suốt, được truyền tải chính xác giữa các phòng ban. 

Ngoài ra, bạn có thể sử dụng kết hợp tính năng quản lý hợp đồng trên phần mềm quản lý dự án thi công FastCons để theo dõi tập trung: danh mục & giá trị hợp đồng thầu phụ – bảng khối lượng giao thầu – khối lượng nghiệm thu/thanh toán & công nợ các nhà thầu phụ,…

Dưới đây là hướng dẫn áp dụng phần mềm FastCons để số hóa trọn vẹn quy trình thuê thầu phụ.

Giai đoạn chínhMô tả áp dụng trên FastCons
Giai đoạn đề xuất – đánh giá & lựa chọn thầu phụ– Ứng dụng sử dụng: Workflow
Cách áp dụng:


– Sử dụng tính năng Workflow để setup quy trình thuê thầu phụ gồm 5 bước: Đề xuất nhà thầu phụ – Xem xét/ đánh giá nhà thầu phụ – Lập hợp đồng – Giám sát thực hiện hợp đồng & nghiệm thu – Lập thủ tục thanh toán & Lưu hồ sơ

– Thiết lập các trường thông tin/ yêu cầu báo cáo cụ thể ở từng bước. ví dụ, ở bước đề xuất thầu phụ, bắt buộc phải nhập đủ các thông tin bao gồm: Tên thầu phụ – contact liên hệ – chuyên môn nhận thầu – lịch sử nhận thầu v.v… 

– Thêm người phụ trách và theo dõi tương ứng vào mỗi bước. Ví dụ: tại bước đề xuất thầu phụ, gán cố định người thực hiện là ban chỉ huy, người theo dõi là quản lý đấu thầu dự án, ban giám đốc…

– Thiết lập điều kiện chuyển bước tự động: Nếu yêu cầu thuê thầu phụ được duyệt, tự động chuyển sang bước 2 là thực hiện đánh giá lựa chọn các thầu phụ phù hợp. Sau khi ban chỉ huy chọn và đề xuất thầu phụ, tự động chuyển sang bước 3 là duyệt thầu phụ. Nếu không duyệt thầu phụ này, tự động back lại bước 2 và phải làm lại đề xuất chọn thầu phụ khác. 
Giai đoạn giám sát thực hiện hợp đồng & nghiệm thu thi công
Cách áp dụng:


– Sau khi kết thúc quy trình chọn thầu phụ và ký kết hợp đồng, thực hiện chuyển thông tin thầu phụ sang phần Quản lý đối tác – Quản lý hợp đồng giao thầu trên module FastCons để quản lý danh mục thầu phụ theo dự án/công trình. Thông tin quản lý bao gồm: mã hợp đồng, ngày ký, ngày hết hạn hiệu lực, giá trị hợp đồng, đính kèm file hợp đồng & bảng khối lượng giao thầu…

– Sử dụng tính năng quản lý nghiệm thu để tạo các phiếu nghiệm thu và kiểm soát từng đợt nghiệm thu cho thầu phụ

– Tạo các phiếu đề nghị thanh toán cho thầu phụ > gửi duyệt trên phần mềm > kế toán tiến hành thực hiện thanh toán > hạch toán vào chi phí công trình > đối chiếu với giá trị hợp đồng giao thầu để tính toán công nợ thầu phụ

Tham khảo thêm: Quy trình thanh toán khối lượng cho thầu phụ

FastCons hỗ trợ quản lý chi tiết thông tin, giá trị hợp đồng các nhà thầu phụ
FastCons hỗ trợ quản lý chi tiết thông tin, giá trị hợp đồng các nhà thầu phụ
Kiểm soát chi tiết từng đợt nghiệm thu/ thanh toán hợp đồng thầu phụ
Kiểm soát chi tiết từng đợt nghiệm thu/ thanh toán hợp đồng thầu phụ
FastCons hỗ trợ quản lý hiệu quả khối lượng thi công theo từng loại hợp đồng
FastCons hỗ trợ quản lý hiệu quả khối lượng thi công theo từng loại hợp đồng

3. Case-study: Ardor ứng dụng FastCons quản lý thi công của thầu phụ

Là một trong các đơn vị xây dựng lâu năm và ứng dụng công nghệ liên tục, Ban lãnh đạo công ty ARDOR cho biết mấu chốt để số hóa thành công là phần mềm phải phù hợp – phải đúng với nghiệp vụ xây dựng. 

Trải qua lần sử dụng công nghệ thất bại với Base, Nhất Nghệ… công ty ARDOR mới đây đã triển khai hệ thống FastCons cho hơn 90 nhân sự là ban quản lý, kỹ sư công trình nhằm số hóa quản lý thi công dự án, quản lý thầu phụ cũng như hỗ trợ hiệu quả cho công tác giám sát tiến độ, theo dõi nghiệm thu công trình.

Anh Hồ Xuân Lực – Trưởng phòng quản lý thi công Công ty Ardor chia sẻ: “Sau khi trải nghiệm FastCons, tôi thấy phần mềm dễ sử dụng, quản lý dự án xây dựng rất chi tiết và sát với thực tế. FastCons có tính năng hay là quản lý được tiến độ dự án nhanh hay chậm so với kế hoạch, nhờ đó kiểm soát luôn chi phí công trình, và đánh giá được hiệu quả thực hiện dự án theo từng ngày, từng giai đoạn. Đây cũng là lý do Ardor quyết định triển khai FastCons”

Ardor ứng dụng FastCons quản lý thi công của thầu phụ

Tìm hiểu thêm về hành trình chuyển đổi số của nhà thầu thi công Ardor Tại đây

Đáp ứng “đúng – đủ” các nghiệp vụ chuyên sâu trong công tác quản lý dự án thi công trên một hệ thống duy nhất, FastCons đã giúp cho hàng trăm doanh nghiệp xây dựng trên khắp cả nước cải thiện tốc độ thi công, tăng hiệu quả quản lý dự án. Các đơn vị ứng dụng thành công FastCons nổi bật như: Tập đoàn PC1, LAIMIAN, 319.5, Constrexim, Petroland, VNC, Xây lắp – Điện BIWASE,…

Liên hệ ngay Hotline 0983-089-715 hoặc điền thông tin đăng ký vào Form bên dưới để nhận Demo 1-1 miễn phí phần mềm số hóa Quy trình thuê thầu phụ ngành xây dựng.

Đăng ký tư vấn và nhận DEMO FREE | Giải pháp Quản lý thi công chuyên sâu, toàn diện 👇

Leave a Reply

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *

Gửi yêu cầu tư vấn & demo!

Chuyên viên tư vấn sẽ liên hệ trong 24h để thiết lập demo 1-1

    Khu vực:

    Liên hệ hỗ trợ nhanh:

    0983-089-715 | fastcons@fastwork.vn