Quản lý dự án xây dựng là gì và tại sao cần quản lý dự án xây dựng? Có những phương pháp và công cụ nào được ứng dụng trong ngành xây dựng để triển khai quản lý dự án xây dựng, xây lắp và đầu tư hiện nay? Cùng chúng tôi tham khảo chi tiết qua bài viết dưới đây.
Quản lý dự án xây dựng là gì?
Quản lý dự án xây dựng (Construction project management) là hoạt động chỉ đạo, tổ chức và quản lý xuyên suốt dự án bao gồm tất cả công việc từ chuyên môn kỹ thuật xây dựng cho đến giám sát lập kế hoạch, giám sát thi công để đảm bảo hoàn thành dự án xây dựng trong phạm vi ngân sách và kế hoạch.
Quản lý dự án xây dựng hay quản lý dự án đầu tư xây dựng cần bao quát rộng khắp và đầy đủ tất cả các vấn đề trong dự án và liên quan tới tất cả thành viên trong nhóm. Công tác quản lý dự án tốt quyết định rất lớn tới việc các dự án xây dựng có được hoàn thành đúng theo kế hoạch ban đầu hay không.
Vai trò của quản lý dự án trong ngành xây dựng
Quản lý dự án là lĩnh vực rất quan trọng trong ngành xây dựng. Đây là lĩnh vực đòi hỏi rất nhiều chất xám, đầu tư và quy trình áp dụng triển khai bài bản. Mục đích của công việc này là kiểm soát tốt và toàn diện chi phí, thời gian và nguồn lực hoàn thiện dự án thực tế so với kế hoạch, bên cạnh kiểm soát chất lượng công trình.
Vai trò của quản lý dự án đầu tư xây dựng:
- Đánh giá theo sát quá trình thực hiện dự án đảm bảo theo đúng kế hoạch
- Đánh giá, lựa chọn và quản lý nhà thầu
- Theo dõi tiến độ và đánh giá tình trạng hoàn thiện dự án
- Báo cáo sai sót, chậm trễ, phát sinh trong quá trình thi công dự án và đưa ra các biện pháp khắc phục kịp thời
- Giúp nhà thầu kiểm tra, báo cáo vấn đề về thiết bị, nhân sự thi công
- Báo cáo tình hình chung trên toàn dự án và nhanh chóng đưa ra biện pháp điều chỉnh để đưa dự án về tiến độ kế hoạch ban đầu hay điều chỉnh kế hoạch để phù hợp thực tế.
- Tư vấn hệ thống kiểm soát tài liệu dự án
- Trợ giúp quản lý tài chính, chi phí
- Kiểm tra, tư vấn thiết kế công trình
- Kiểm soát xây dựng công trình tạm thời, kho bãi tập thể, hệ thống đường điện, đường nước, văn phòng ngoài công trường
- Kiểm tra việc đào tạo và vận hành
- Kiểm tra chất lượng vật liệu và kiểm soát khối lượng vật liệu
Nhiệm vụ, chức năng của ban quản lý dự án xây dựng là gì?
Kèm theo sự phát triển của ngành xây dựng, lĩnh vực quản lý dự án xây dựng cũng được tổ chức thành các ngành, nghề và vị trí công việc chuyên trách để phục vụ công tác này, hay còn gọi là ban quản lý dự án.
Ban quản lý dự án có chức năng tham mưu, đề xuất chủ đầu tư thực hiện việc quản lý vốn đầu tư xây dựng cơ bản, giám sát các hoạt động xây dựng dự án theo kế hoạch chủ trương đã phê duyệt. Đồng thời, Ban quản lý dự án cũng cần đảm bảo hiệu quả kinh tế, tính khả thi của dự án và đảm bảo dự án tuân thủ theo các quy định pháp luật hiện hành.
Cơ cấu bộ máy ban quản lý dự án xây dựng bao gồm:
- Văn phòng ban quản lý dự án
- Phòng tài chính, kế toán
- Phòng kỹ thuật, thẩm định
- Phòng điều hành dự án
- Phòng dịch vụ tư vấn
Nhiệm vụ công việc của ban quản lý dự án gồm có:
- Quản lý tổng thể dự án, phạm vi, kế hoạch, khối lượng công việc, chi phí và nguồn lực của công trình.
- Quản lý thời gian thực hiện và tiến độ của dự án, chất lượng dự án.
- Quản lý chi phí và kiểm soát dòng tiền
- Quản lý rủi ro
- Quản lý và đảm bảo an toàn lao động và bảo vệ môi trường thi công
- Quản lý hệ thống thông tin công trình, hợp đồng, hồ sơ pháp lý quản lý dự án đầu tư xây dựng
- Thực hiện chức năng, nhiệm vụ quản lý dự án và tham gia tư vấn quản lý dự án khi cần thiết.
Đối với các dự án đầu tư xây dựng, Ban quản lý được chọn có trách nhiệm thực hiện vai trò của mình theo đúng quy định tại Điều 66 Luật Xây dựng.
5 bước trong Quy trình quản lý dự án xây dựng
Quy trình quản lý dự án xây dựng về cơ bản cũng bao gồm 5 giai đoạn như quy trình quản lý dự án thông thường: bắt đầu dự án, lập kế hoạch, thực hiện, kiểm soát thực hiện và đóng dự án.
1. Bắt đầu dự án
Trước khi bắt đầu dự án, nhà quản lý doanh nghiệp cần xem xét sự phù hợp của dự án này với tình hình doanh nghiệp hiện tại để đánh giá tính khả thi của dự án. Một khi quyết định tiến hành dự án, nhà quản lý sẽ bắt đầu bằng việc viết tài liệu PID: tài liệu bắt đầu dự án bao gồm cả nhu cầu và trường hợp kinh doanh.
2. Lập kế hoạch dự án
Giai đoạn lập kế hoạch là việc lên kế hoạch quản lý dự án (tài liệu PMP) bao gồm các mô tả, chỉ dẫn và quy định về phương pháp thực hiện kế hoạch cũng như đặt cơ sở phạm vi dự án: chi phí, thời gian và các đối tượng tham gia. Tài liệu PMP cũng cần chỉ ra phương án quản trị rủi ro để các nhà quản lý dự án có cách để xác định rủi ro trước: ước tính trước nguy cơ chậm tiến độ, khả năng cắt giảm ngân sách, điều chỉnh hoặc phương án bổ sung nguồn lực…
3. Tiến hành thi công
Giai đoạn này bắt đầu bằng một cuộc họp khởi động dự án để tất cả các phòng ban & tổ đội biết và tiến hành các công việc của mình theo kế hoạch phân công nhiệm vụ trong PMP.
4. Giám sát thi công
Việc giám sát cần thực hiện đồng thời và liên tục trong suốt quá trình thi công. Bao gồm: giám sát và đo lường tiến độ thực hiện dự án, nguồn lực sử dụng cho dự án để đảm bảo thực tế phù hợp với kế hoạch ban đầu.
5. Hoàn thiện công trình và đóng dự án
Sau khi kết thúc giai đoạn thi công, nghiệm thu công trình và đưa vào khai thác, sử dụng hoặc bàn giao lại cho chủ đầu tư, thì các nhà thầu có thể đóng dự án và tiến hành nốt các thủ tục liên quan về thanh quyết toán công trình và báo cáo vào kết quả kinh doanh.
Các phương pháp quản lý dự án xây dựng
Để quản lý dự án xây dựng hiệu quả cần sự nỗ lực của cả một tập thể, đòi hỏi sự tận tâm và trách nhiệm của tất cả cá nhân liên quan tham gia vào dự án. Để làm được điều này, có các quy tắc nhất định cũng như các yêu cầu cần tuân thủ trong quản lý dự án dưới đây. Áp dụng các phương pháp quản lý dự án xây dựng này sẽ góp phần đảm bảo dự án được tổ chức thành công.
Luôn cập nhật thông tin
Việc liên tục cập nhật thông tin và phân tích tình hình dự án là quan trọng bậc nhất trong quản lý dự án xây dựng. Bất kỳ một thông tin nào bị bỏ sót hoặc vấn đề được ghi nhận sai cũng dẫn tới hệ lụy ảnh hưởng toàn bộ hạng mục trong dự án. Việc giữ thông tin dự án luôn được cập nhật tức thời sẽ giúp chủ đầu tư, ban quản lý dự án có cái nhìn đúng – đủ về tình hình hiện tại và đưa ra những đánh giá chính xác, ngăn ngừa rủi ro và có phương án giải quyết vấn đề kịp thời.
Liên kết chặt chẽ các phòng ban
Tăng cường cộng tác, trao đổi công việc, chia sẻ thông tin giữa các thành viên, phòng ban là rất quan trọng để đảm bảo dự án được tổ chức theo đúng kế hoạch và không gây chậm, nghẽn do một cá nhân chưa nắm bắt được vấn đề.
Chủ động, linh hoạt
Trong quá trình tổ chức thực hiện dự án sẽ gặp phải vô vàn biến số gây nhiễu hoặc tác động lên công trình. Khi đó, là nhà quản lý, bạn cần linh hoạt thích ứng điều chỉnh, thay đổi để xử lý kịp thời các vấn đề trên.
Đảm bảo tiến độ công trình
Tiến độ công trình là yếu tố quan trọng nhất để đánh giá dự án có thành công hay không. Đúng tiến độ là chìa khóa nâng cao uy tín của nhà thầu xây dựng với chủ đầu tư và đặt tiền đề hợp tác vững chắc trong dài hạn.
Các công cụ hỗ trợ quản lý dự án xây dựng
Có rất nhiều công cụ được sử dụng phổ biến hiện nay trong ngành xây dựng trên toàn thế giới để hỗ trợ công tác quản lý dự án trở nên đơn giản và thuận lợi hơn. Đó là:
Biểu đồ Gantt chart
Biểu đồ Gantt hay còn gọi là Gantt chart là một trong những phương pháp quản lý dự án thông dụng nhất. Đây được xem là tiêu chuẩn gần như là bắt buộc để quản lý bất kỳ dự án nào. Biểu đồ Gantt chart cung cấp đa chiều thông tin để kiểm soát dự án, diễn giải và cho biết chính xác lộ trình timeline thực hiện dự án cùng các hạng mục công việc từ khi bắt đầu tới khi kết thúc.
Với phần mềm quản lý thi công FastCons, nhà quản lý dễ dàng làm rõ tính chất công việc phụ thuộc và phân rã công việc theo cấu trúc WBS. Việc phân tách công việc theo WBS sẽ được thể hiện qua biểu đồ Gantt Chart trực quan ngay trên phần mềm. Từ đó giúp Lãnh đạo công ty nhanh chóng nắm được tổng quan tình hình thực hiện & kiểm soát hiệu quả hơn các khía cạnh quan trọng của dự án.
Bảng theo dõi dự án
Bảng theo dõi dự án thường được sử dụng như 1 dashboard chung để theo dõi các vấn đề cơ bản của một dự án. Sử dụng bảng theo dõi dự án sẽ giúp chủ đầu tư hoặc nhà thầu nắm rõ tiến độ thực hiện dự án, tình hình thực hiện dự án… và nhìn nhanh các vấn đề về dòng tiền, khối lượng, tiến độ, thanh toán…
Công cụ lập kế hoạch
Sử dụng các công cụ lập kế hoạch sẽ giúp nhà quản lý dự án tiết kiệm thời gian và công sức, đồng thời nâng cao chất lượng của bản kế hoạch. Công cụ lập kế hoạch cho biết phương án thực hiện, lộ trình, mối liên quan giữa các hạng mục thi công và đưa ra các phương án điều chỉnh kế hoạch trong quá trình thực hiện.
Công cụ quản lý thi công
Công cụ quản lý thi công thay cho excel, ghi nhật ký giấy ngày càng được sử dụng phổ biến trong ngày xây dựng. Các phần mềm, app quản lý thi công trực tuyến được đưa vào ứng dụng tại các nhà thầu xây dựng để tạo nên môi trường cộng tác làm việc, báo cáo và chia sẻ thông tin dự án real-time. Bằng cách này, nhà quản lý dự án có thể nắm bắt tức thời các báo cáo về tiến độ, vật tư, khối lượng thi công dưới công trường gửi về hàng ngày mà không cần chờ tới các cuộc họp giao ban.
FastCons là công cụ quản lý thi công nổi bật hiện nay, được triển khai bởi các doanh nghiệp, nhà thầu xây dựng lớn như PC1, VNC, LAIMIAN….
Phần mềm quản lý dự án xây dựng nào tốt nhất?
Hiện nay trên thị trường có rất nhiều phần mềm quản lý dự án, nhưng không phải phần mềm nào cũng có thể đáp ứng tốt bài toán quản lý đặc thù của ngành xây dựng. Việc chọn các phần mềm chuyên sâu để sử dụng sẽ giúp doanh nghiệp xây dựng tiết kiệm công sức và chi phí đầu tư công nghệ ngay từ ban đầu, và tăng khả năng số hóa quản lý dự án thành công. FastCons là một phần mềm như vậy.
FastCons (Fastwork project for contractors) là phần mềm quản lý dự án xây dựng cho nhà thầu được phát triển bởi công ty công nghệ FastWork với hệ sinh thái SaaS hàng đầu tại Việt Nam.
Đây là phần mềm quản lý dự án trực tuyến, chạy trên nền Cloud và được áp dụng mạnh mẽ trong giai đoạn thi công các công trình xây dựng, xây lắp hạ tầng và MEP.
Phần mềm này sở hữu tính năng chuyên sâu, đáp ứng đúng với thực tế thi công, dễ sử dụng và có khả năng cộng tác mạnh mẽ.
Bộ tính năng của phần mềm FastCons bao gồm:
- Quản lý tổng thể dự án
- Quản lý chi tiết kế hoạch thi công. Liên kết các phần mềm dự toán để quản lý dự trù nguồn lực trên từng hạng mục, công việc thi công
- Quản lý hợp đồng nhận thầu và hợp đồng giao thầu, bảng khối lượng đã ký kết với chủ đầu tư và bảng khối lượng giao thầu đã ký với thầu phụ
- Báo cáo thi công, kiểm soát tiến độ công trình. Lập nhật ký thi công hàng ngày ngay trên điện thoại
- Quản lý vật tư thi công, cung ứng vật tư tại các công trình. Theo dõi đề xuất mua vật tư, tiến độ nhập vật tư và thanh toán cho nhà cung cấp…
- Quản lý chi phí dự án, kiểm tra định mức chi phí. Thống kê, tổng hợp các khoản thu/chi ngân sách, cho biết tiến độ giải ngân công trình, công nợ với các bên…
- Chấm công đội ngũ công nhân, kỹ sư ở dưới công trường bằng app điện thoại để tự động tính công ca và lương.
- Bên cạnh đó FastCons hỗ trợ quản lý nhân sự, nội bộ, khách hàng trong nội bộ doanh nghiệp
Gợi ý bạn tham khảo video giới thiệu phần mềm quản lý dự án thi công xây dựng FastCons dưới đây.
Cùng rất nhiều tiện ích khác giúp cho việc báo cáo thi công & kiểm soát tiến độ của ban quản lý dự án trở nên đơn giản hơn rất nhiều. Không cần phải họp giao ban, hàng này phần mềm đóng vai trò như một trợ lý ảo tự động tổng hợp số liệu đưa vào báo cáo, tính các chỉ số KPI, đánh giá rủi ro và gửi cảnh báo tới BoD vào mỗi cuối ngày.
Phần mềm đang được áp dụng rộng rãi và mạnh mẽ tại hàng loạt các nhà thầu xây dựng, cơ điện và thi công nội thất trên cả nước.
Quý doanh nghiệp quan tâm đến giải pháp FastCons để cải thiện hiệu quả quản lý dự án thi công xây dựng, vui lòng liên hệ Hotline 0983 089 715 hoặc điền thông tin vào Form đăng ký dưới đây để nhận Tư vấn Miễn phí & Demo 1-1 phần mềm.
