Quản lý rủi ro trong xây dựng là hoạt động cần thiết với bất kỳ công ty xây dựng nào, bao gồm cả chủ đầu tư và các nhà thầu. Một kế hoạch quản lý rủi ro xây dựng hiệu quả phải được quy định rõ ràng nhiệm vụ – vai trò – quy trình và trách nhiệm của các cá nhân tham gia vào dự án. Kế hoạch quản lý rủi ro cũng cần dễ thực hiện để việc kiểm soát rủi ro hiệu quả, giúp các nhà quản lý doanh nghiệp xây dựng phản ứng nhanh với tình hình và đưa ra các đối sách xử lý phù hợp, thúc đẩy dự diễn ra theo đúng kế hoạch.
Quản lý rủi ro trong xây dựng là gì?
Khái niệm quản lý rủi ro trong xây dựng
Quản lý rủi ro trong xây dựng được định nghĩa là một quy trình hoặc hệ thống được lập ra để xác định rủi ro và đưa ra các phương án giảm thiểu các rủi ro khác nhau trong một dự án xây dựng.
Theo Viện Công nghiệp Xây dựng, đối với mỗi dự án xây dựng, có tới khoảng 107 rủi ro cần xem xét. Giảm thiểu rủi ro trong quản lý dự án xây dựng sẽ giúp ngăn chặn sự chậm trễ và làm lại (re-work), cho phép các bên liên quan cập nhật tình hình dự án tức thời và truy cập các báo cáo, dữ liệu kịp thời. Đồng thời cải thiện tính minh bạch và tạo ra chất lượng thi công cao hơn.
Để giúp các nhà quản lý dự án có thể tự đánh giá rủi ro của mình trong thực tế, chúng tôi đã xác định các phân loại rủi ro chính, cũng như 6 rủi ro hàng đầu mà các doanh nghiệp xây dựng thường xuyên phải đối mặt dưới đây.
6 loại rủi ro cao nhất trong xây dựng
1. Rủi ro về nhân công
Theo một cuộc khảo sát gần đây về các nhà thầu do Autodesk hợp tác với Associated General Contractors (AGC) của Mỹ, 80% đang gặp khó khăn trong việc thuê công nhân lành nghề do tình trạng thiếu hụt lao động lành nghề đang diễn ra lớn hơn bao giờ hết trong ngành công nghiệp xây dựng.
Tình trạng thiếu hụt lao động sẽ không được giải quyết chỉ bằng việc cam kết tuyển dụng và đào tạo tốt hơn. Tin tốt là công nghệ có thể giúp bạn lấp đầy khoảng trống hiện tại và thu hút nhiều lao động hơn -nhân viên lành nghề.
Rủi ro thiếu hụt lao động lành nghề trong Xây dựng
Ngày nay, các kỹ sư xây dựng và các nhân viên trong ngành xây dựng, hoặc bất kỳ ngành nghề nào khác, đều lựa chọn ứng tuyển vào các công ty xây dựng đã áp dụng công nghệ. Họ tin rằng, các công ty đã triển khai công nghệ sẽ có một quy trình làm việc tốt, năng động và hiệu quả hơn.
Vấn đề thứ hai được nhắc tới liên quan tới rủi ro về nhân công đó là chất lượng và hiệu suất thấp.
Năng suất là một vấn đề rất khó đo lường và kiểm soát trong ngành Xây dựng. Năng suất trên từng cá nhân ảnh hưởng rất lớn tới tiến độ toàn dự án. Chi phí nhân công thường chiếm tới gần nửa chi phí án nhưng các nhà quản lý lại không thể đánh giá mức độ hiệu quả trên từng đồng nhân công bỏ ra.
Khi mặt bằng chi phí nhân công đã được thiết lập trên thị trường, thì việc của các nhà quản lý dự án là làm sao nâng cao và tận dụng năng suất nhân công tốt nhất.
Sử dụng công nghệ hỗ trợ có thể giúp giải quyết vấn đề này.
Các phần mềm quản lý dự án có tính năng báo cáo hiệu suất & khối lượng thi công như FastCons sẽ giúp bạn đánh giá tiến độ các hạng mục giao thầu cho từng tổ đội và thống kê tổng khối lượng nhân công đã tiêu hao cho từng dự án.
2. Rủi ro an toàn lao động
Vấn đề thứ 2 trong quản lý rủi ro trong xây dựng là rủi ro về an toàn lao động.
Vấn đề an toàn lao động trong Xây dựng rất cần chú trọng
Điều kiện làm việc không an toàn trên các công trường xây dựng là một rủi ro lớn khác liên quan đến lực lượng lao động của bạn. Các vấn đề an toàn lao động nếu không được đảm bảo sẽ gây cản trở tới tiến độ hoàn thành dự án và nguy cơ mất an toàn cho công nhân làm việc tại công trường.
Kiểm soát an toàn lao động là 1 trong 3 vấn đề quan trọng nhất trong điều hành dự án xây dựng bên cạnh tiến độ và chất lượng. Các nhà quản lý doanh nghiệp cần thật sự nghiêm túc đánh giá các rủi ro liên quan tới vấn đề an toàn lao động tại công trường để đảm bảo tạo ra một môi trường khu vực thi công an toàn cho người lao động.
3. Rào cản phối hợp
Thông tin sai lệch có thể dẫn tới những vấn đề lớn trong thi công xây dựng. Điều quan trọng khi tổ chức thi công là bạn phải đảm bảo tất cả thành viên trong nhóm đều nhận được cùng một thông tin về những gì đang thực sự xảy ra dưới công trường.
Những vấn đề gì đang xảy ra có thể gây ảnh hưởng tiến độ, các nhóm thi công nào đang gặp trục trặc khiến hạng mục hoàn thành chậm hơn dự kiến và kéo theo những hạng mục nào có thể bị ảnh hưởng… Hoặc việc điều phối vật tư diễn ra như thế nào, các đề xuất mua vật tư bổ sung có căn cứ theo định mức?… tất cả những thông tin này nếu không được chia sẻ kịp thời sẽ dẫn tới nguy cơ phối hợp kém hiệu quả trong thi công xây dựng – vốn là một ngành đòi hỏi cao trong vấn đề team-work.
Những rào cản dẫn tới phối hợp kém có thể là bất đồng ngôn ngữ, tài liệu bị thất lạc, hoặc công tác tổng hợp thông tin chậm, việc báo cáo lên cấp trên kém chủ động, v.v… Nhưng thật may là bạn có thể khắc phục những vấn đề này bằng cách sử dụng một phần mềm quản lý dự án.
Tại Việt Nam, phần mềm quản lý dự án thi công FastCons là một công cụ được các nhà thầu xây dựng đưa vào áp dụng trong giai đoạn tổ chức thi công công trình. Đây là phần mềm cloud cho phép người dùng truy cập thông tin và báo cáo từ bất kỳ đâu, đảm bảo mọi thông tin xảy ra dưới công trường đều được báo cáo real-time về văn phòng và ban lãnh đạo. Phần mềm cũng cung cấp các tính năng liên quan tới lập nhật ký thi công, lập các phiếu đề xuất cung ứng vật tư, phiếu báo cáo nhập – xuất vật tư, phiếu đề nghị thanh toán v.v… toàn bộ online trên phần mềm thay cho báo cáo và file giấy.
Giao diện phần mềm FastCons quản lý dự án trực tuyến
Nhờ đó, tất cả thành viên trong dự án đều nắm được thông tin tức thời và thực sự hiểu công trình đang được vận hành như thế nào, thúc đẩy các thành viên chủ động tăng cường hiệu suất.
4. Tài liệu kém
Các dự án xây dựng, đặc biệt là các siêu dự án, yêu cầu hàng trăm, nếu không muốn nói là hàng nghìn tài liệu, điều này có thể gây đau đầu cho việc quản lý trong một hệ thống dựa trên giấy tờ. Trên thực tế, đáng ngạc nhiên là 40% các công ty xây dựng vẫn đang sử dụng các kế hoạch giấy trong công việc.
Từ việc quản lý quy trình tiền thi công, tới giai đoạn xây dựng, đến hoàn thành kết thúc dự án, nhóm của bạn sẽ phải liên tục truy cập các tài liệu và đọc, tổng hợp, xử lý một lượng thông tin khổng lồ. Ngoài ra tình trạng thất lạc tài liệu cũng là một vấn đề thường gặp trong ngành xây dựng. Việc tìm kiếm tài liệu theo cách thủ công có thể tiêu tốn rất nhiều thời gian của nhân viên, khiến dự án có nguy cơ bị chậm tiến độ.
5. Lỗi báo cáo không nhất quán
Các quy trình báo cáo thủ công đều là rủi ro dẫn tới việc chậm tiến độ và thi công vượt ngân sách. Các lỗi trong thi công hoặc vấn đề trong thi công được phát hiện dưới công trường nếu không được báo cáo ngay có thể dẫn tới nguy cơ chậm tiến độ hoàn thành 1 hạng mục nhất định và tăng khả năng thi công lại, làm lại trong xây dựng.
Việc báo cáo chậm, thông tin không được phản ánh lên ban lãnh đạo, ban quản lý kịp thời sẽ dẫn tới nhiều nguy cơ khác làm gián đoạn công trình và ảnh hưởng tới chất lượng công trình.
Việc báo cáo thiếu chính xác thậm chí còn gây hệ lụy tệ hơn là việc ra quyết định dựa trên dữ liệu sai lệch. Với phần mềm FastCons, bạn có thể sử dụng tính năng lập nhật ký thi công online để báo cáo chính xác những vấn đề xảy ra dưới công trường trong ngày. Bạn cũng có thể chụp ảnh từ phần mềm để ghi lại hình ảnh công trường tại thời điểm báo cáo, giúp công tác truy vấn sau này được dễ dàng hơn.
Báo cáo nhật ký công trình trên app FastCons
6. Rủi ro về tranh chấp
Cho đến nay, xây dựng là một trong những ngành có nhiều tranh chấp nhất. Theo Báo cáo Tranh chấp Xây dựng Toàn cầu của Arcadis năm 2022, giá trị trung bình toàn cầu của các tranh chấp là 52,6 triệu USD và thời gian là 15,4 tháng. Tất cả các công ty xây dựng đều cố gắng tránh kiện tụng bằng mọi giá do những tác động tiêu cực về tài chính và tiến độ mà họ gây ra. Tranh chấp xảy ra vì nhiều lý do nhưng nguyên nhân chính bao gồm quản lý hợp đồng kém, vấn đề thanh toán, sai sót và thiếu sót trong thiết kế và chất lượng công trình không đạt chuẩn.
Cách tốt nhất để giảm rủi ro tranh chấp là ứng dụng mô hình thông tin xây dựng (BIM) để cải thiện đáng kể các quy trình lập tài liệu ngay từ đầu, và triển khai xuyên suốt quá trình xây dựng. Với bộ dữ liệu đầy đủ và hình ảnh trực quan được cải thiện, phần mềm BIM có thể cho biết chính xác mọi vấn đề liên quan tới dự án để tránh việc làm lại, tranh chấp cũng như cung cấp tài liệu nâng cao cần thiết để xúc tiến nếu xảy ra kiện tụng.
7 nguyên tắc cần lưu ý khi kiểm soát rủi ro trong xây dựng
Quản lý rủi ro trong xây dựng nếu chỉ việc đưa ra các biện pháp xử lý thiệt hại nếu rủi ro xảy ra là chưa đủ. Quan trọng là các nhà quản lý phải lường trước được rủi ro và có các biện pháp can thiệp, điều chỉnh để loại bỏ những rủi ro này ngay cả trước khi nó có thể xảy ra.
7 nguyên tắc quản lý rủi ro chính dưới đây sẽ giúp các nhà quản lý có cái nhìn hiệu quả hơn khi lập kế hoạch quản trị rủi ro cho doanh nghiệp mình.
- Đảm bảo rủi ro được xác định sớm: Nguyên tắc đầu tiên và quan trọng nhất trong quản lý rủi ro xây dựng là đảm bảo xác định sớm các rủi ro trước khi dự án bắt đầu. Việc xác định sớm các rủi ro tiềm ẩn, nguyên nhân và thiết kế các biện pháp phòng ngừa và ứng phó nếu rủi ro xảy ra là cần thiết.
- Gắn liền với mục tiêu dự án: Đảm bảo kế hoạch quản lý rủi ro bám sát với yêu cầu của dự án và vấn đề thương hiệu, uy tín của doanh nghiệp. Chiến lược rủi ro phải nhất quán với các mục tiêu tổng thể và văn hóa của tổ chức.
- Quản lý rủi ro trong bối cảnh: Xem xét, đánh giá rủi ro dựa trên bối cảnh (chính trị, công nghệ, xã hội, luật pháp…) và mức độ chấp nhận rủi ro của doanh nghiệp để cho biết mức độ ưu tiên và xếp loại nguy cơ cho từng rủi ro.
- Đảm bảo tính chuyên môn: Các kế hoạch quản lý rủi ro cần được tham gia đóng góp, xây dựng bởi nhóm chuyên môn và ban quản lý, quản trị doanh nghiệp. Việc đưa các cá nhân có liên quan vào thẩm định, góp ý kế hoạch quản trị rủi ro sẽ giúp bản kế hoạch có tính khả thi và phù hợp hơn.
- Quy định trách nhiệm rõ ràng: Kế hoạch quản trị rủi ro trong xây dựng tốt phải quy định rõ ràng trách nhiệm của từng cá nhân trong nhóm thi công và trao đổi rõ ràng với họ vai trò đóng góp của mình trong suốt quá trình quản lý rủi ro. Việc trao quyền quản lý rủi ro ở cấp độ cá nhân sẽ giúp phòng ngừa những nguy cơ nhỏ có thể dẫn tới vấn đề lớn hơn trong xây dựng.
- Quy trình xem xét rủi ro: Khi đã xác định được các rủi ro và lập kế hoạch hoặc chiến lược quản lý rủi ro, điều quan trọng là tất cả các rủi ro dù là nhỏ nhất cũng cần được đánh giá và biện pháp can thiệp hoặc phòng ngừa phải được thực hiện nếu cần. Để làm được điều này, quan trọng là các thành viên trong dự án cần liên tục báo cáo về những mối lo ngại và nguy cơ tiềm ẩn. Bằng cách báo cáo trong suốt dự án, các nhà quản lý có thể can thiệp và giải quyết bất kỳ vấn đề nào phát sinh trước khi chúng thành hiện thực.
- Cải tiến liên tục: Sau khi hoàn thành các dự án, nhà quản lý và các thành viên chủ chốt cần xem lại công tác quản trị rủi ro của dự án đó đã diễn ra như thế nào để rút kinh nghiệm và điều chỉnh cho các dự án khác trong tương lai.
5 Phương pháp quản lý rủi ro xây dựng hiệu quả
1. Công nghệ di động & nền tảng đám mây
Sự kết hợp giữa Công nghệ di động và nền tảng quản lý điện toán đám mây có thể giúp các dự án được quản lý, vận hành từ xa và ở bất kỳ đâu, chỉ cần kết nối với internet. Các công nghệ dựa trên đám mây bản chất là tạo ra một môi trường quản lý dự án trực tuyến, cho phép người dùng truy cập tài liệu, thông tin dễ dàng và thực hiện báo cáo ngay lập tức.
Những lợi ích của bộ đôi công nghệ này trong quản lý rủi ro trong xây dựng là:
- Khả năng tương tác cao: Toàn bộ thành viên trong dự án đều được phân quyền để truy cập, theo dõi thông tin, báo cáo và thực hiện các tác vụ liên quan khác.
- Bảo mật: Bảo mật thông tin cho từng dự án, phân quyền người xem, người sửa… để đảm bảo tài liệu luôn được bảo vệ.
- Khả năng truy cập từ xa: Miễn là bạn có thể kết nối với internet, bạn có thể truy cập vào dự án trên tất cả thiết bị (mobile, pc, tablet) để thực hiện công việc của mình
Nền tảng quản lý doanh nghiệp xây dựng trực tuyến FastCons
Và cuối cùng, khi đề cập đến quản lý rủi ro xây dựng thông qua sử dụng các nền tảng đám mây đó là khả năng lưu vết dữ liệu. Mọi tài liệu, thông tin, tiến trình thực hiện dự án đều được báo cáo và ghi lại đầy đủ trên phần mềm. Điều này sẽ giúp các nhà xây dựng tránh những kiện tụng không đáng có nhờ ghi lại chính xác thông tin.
2. Ứng dụng mô hình BIM tại công trường
Mô hình hóa thông tin xây dựng (BIM) là một công nghệ phổ biến trong ngành xây dựng hiện nay. BIM được ứng dụng rộng rãi trong giai đoạn thiết kế dự án và đang được các nhà thầu xây dựng triển khai áp dụng tại công trường.
Phần mềm BIM cho phép các tổ đội, nhóm thi công có thể truy cập dễ dàng những thông tin họ cần để đánh giá chất lượng hạng mục thi công theo bản vẽ kỹ thuật ban đầu. Bám sát bản vẽ thiết kế là rất quan trọng để đảm bảo chất lượng công trình đạt tiêu chuẩn, và hạn chế chi phí phát sinh do phải thi công lại.
Đưa phần mềm BIM vào các thiết bị di động có thể giúp hợp lý hóa các hoạt động trên công trường, loại bỏ việc làm lại và giữ cho các dự án đúng thời hạn và ngân sách.
3. Kiểm soát hạng mục và tiến độ
Luôn kiểm soát tiến độ và tình hình thi công trên từng hạng mục là phương pháp quan trọng giúp các nhà quản lý doanh nghiệp hạn chế tối đa rủi ro trong xây dựng.
Chậm tiến độ hoặc thi công vượt định mức, hoặc thi công sai tiêu chuẩn là những vấn đề thường xuyên xảy ra tại công trường. Những rủi ro này sẽ dẫn tới việc tăng ngân sách dự án và rủi ro đối mặt với vấn đề pháp lý của các nhà thầu thi công xây lắp.
Dự án xây dựng được cấu thành từ hàng trăm hạng mục và chúng có ảnh hưởng lẫn nhau. Do đó, nhiệm vụ của các nhà quản lý, kỹ sư trưởng dự án là phải theo dõi tiến độ thi công ở từng hạng mục, kiểm soát công việc của từng nhóm thi công, ngay từ khi dự án bắt đầu.
- Để quản lý tốt tiến độ thi công dự án, trên phần mềm FastCons, doanh nghiệp xây dựng có thể tạo các hạng mục dự án gắn thành viên thực hiện, báo cáo tiến độ thực tế tại công trường. Tìm hiểu chi tiết.
4. IoT và Wearables
IoT là một thuật ngữ không mới nhưng việc triển khai IoT trong ngành xây dựng đang diễn ra như thế nào? Theo Báo cáo của Dodge và Dữ liệu, gần 75% tổng số công nhân xây dựng nghĩ rằng công nghệ IoT, thiết bị đeo và cảm biến có thể giúp cải thiện rủi ro nghề nghiệp. Vậy công ty của bạn đã đầu tư vào chúng chưa? Mặc dù chi phí đầu tư công nghệ này có thể lớn nhưng nhìn chung, vẫn “rẻ hơn” chi phí mà doanh nghiệp có thể tiết kiệm nếu có những rủi ro xảy ra với vấn đề mất an toàn lao động.
Chẳng hạn, thiết bị đeo có tác dụng thu thập dữ liệu quan trọng từ công nhân tại địa điểm dự án, chuyển tiếp thông tin cần thiết này cho các kỹ sư chỉ huy trưởng để đảm bảo tuân thủ đúng quy trình và đảm bảo rằng người lao động có thể chất khỏe mạnh tại địa điểm. Nếu phát hiện bất kỳ sự bất thường nào, đội chỉ huy công trường sẽ được thông báo ngay lập tức và nhanh chóng hỗ trợ người công nhân đó để đảm bảo công trường an toàn.
5. Trí tuệ nhân tạo và Học máy
Liệu việc quản lý rủi ro trong xây dựng có thể dự đoán trước không? Với trí tuệ nhân tạo AI, bạn có thể làm được điều này.
Ngành xây dựng hiện đã có tốc độ phát triển các công nghệ tích hợp AI đáng kinh ngạc với hàng loạt các thiết bị hỗ trợ thi công ra đời, phục vụ cho công tác thi công hiệu quả, kiểm soát an toàn và hạn chế các rủi ro trong xây dựng như: VR&AR, Ro-bot, Nhà mô-dun, Flycam tại công trường v.v…
Với công nghệ AI và học máy, thay vì phản ứng với rủi ro khi nó đã xảy ra, các nhà quản lý dự án có thể dự đoán tương lai các rủi ro nào có thể xảy ra, xảy ra khi nào và tại sao lại xảy ra? Từ đó lập phương án quản trị rủi ro hiệu quả, chủ động. Trí tuệ nhân tạo (AI) và máy học có thể giúp xác định các rủi ro tại công trường mà con người có thể không đánh giá được, đó là lý do các chuyên gia đầu ngành cho biết: AI và Máy học sẽ định hình tương lai của ngành xây dựng trong các thập kỷ tới đây.
Giảm bớt rủi ro trong xây dựng với phần mềm FastCons
Vấn đề quan trọng trong quản lý rủi ro trong xây dựng đó là lường trước và xử lý vấn đề trước khi nó có thể xảy ra.
Việc ứng dụng các công nghệ hỗ trợ là cần thiết để nâng cao khả năng quản trị rủi ro cho doanh nghiệp xây dựng.
Tại Việt Nam, trong giai đoạn thi công trường – giai đoạn tiềm ẩn cả 6 rủi ro mà chúng tôi đã đề cập ở trên – các nhà thầu xây dựng đã và đang ứng dụng các phần mềm để hỗ trợ quản lý được hiệu quả hơn.
Phần mềm FastCons ứng dụng công nghệ mobile và điện toán đám mây là một công cụ hiệu quả. Phần mềm sở hữu hệ thống tính năng chuyên nghiệp, theo sát thực tế thi công và phù hợp cao để đưa vào triển khai cho các nhà thầu xây lắp, công trình và cơ điện.
FastCons có thể giúp giảm thiểu rủi ro trong xây dựng nhờ tính năng:
- Lập và báo cáo nhật ký thi công hàng ngày chỉ cần app mobile, báo cáo đính kèm hình ảnh ghi nhận các vấn đề phát sinh dưới công trường, đánh giá công tác an toàn, điều kiện thi công và những lưu ý cần quan tâm tới ban lãnh đạo
- Quản lý, lưu trữ đầy đủ các tài liệu dự án, bản vẽ thiết kế, hợp đồng xây dựng
- Tự động cảnh báo khi dự án đang xảy ra các tình trạng sau: có hạng mục chậm tiến độ, dự án có nguy cơ chậm trễ cao, có hạng mục thi công vượt định mức, mã vật liệu xảy ra vượt dự toán, công trình có khả năng lỗ, v.v…
- Quản lý chất lượng, tiến độ thi công của thầu phụ và các tổ đội thi công
Với các tính năng này, ban quản lý dự án sẽ có những đánh giá và điều chỉnh kịp thời trong thi công để giảm tối thiểu các rủi ro có thể phát sinh.
Nếu bạn cần thêm thông tin và nhận demo phần mềm FastCons, vui lòng liên hệ hotline 0983-089-715 hoặc nhập thông tin đăng ký vào form dưới đây!
