Lập và ghi chép nhật ký thi công là nhiệm vụ bắt buộc của các nhà thầu thi công công trình xây dựng. Bắt nhịp cuộc đua chuyển đổi số, ngày nay nhiều doanh nghiệp xây dựng đã ứng dụng công nghệ để số hóa quy trình lập và phê duyệt báo cáo nhật ký thi công, hướng tới việc vận hành tinh gọn hơn. 

Bài viết gợi ý 5 giải pháp phần mềm viết nhật ký thi công online được dùng phổ biến nhất hiện nay, giúp các nhà quản lý, kỹ sư công trường tối ưu thời gian báo cáo & kiểm soát công việc hiệu quả hơn. 

Nhật ký thi công là gì?

Nhật ký thi công xây dựng là báo cáo ghi lại những công việc đã hoàn thành và tiến độ triển khai các hạng mục công trình hàng ngày. Đây là căn cứ để các chủ đầu tư, nhà thầu thi công xây dựng hoặc đơn vị thiết kế xây dựng công trình theo dõi & kiểm soát tình hình triển khai dự án. 

Nội dung cụ thể trong các nhật ký thi công có thể khác nhau, tùy thuộc vào tính chất từng dự án xây dựng, và dựa trên sự thỏa thuận giữa chủ đầu tư & nhà thầu. Nhìn chung, hầu hết các nhật ký thi công công trình sẽ phản ánh những thông tin chính như: 

• Nội dung chi tiết các công việc hàng ngày
• Trình tự, tiến độ thi công từng hạng mục công trình
• Diễn biến thi công, điều kiện thời tiết, nhiệt độ,…
• Nhân lực thi công: số lượng cán bộ kỹ thuật, nhân công,…
• Khối lượng thiết bị, vật tư sử dụng thực tế
• Chất lượng công tác xây lắp, lắp đặt thiết bị công trình 
• Mô tả các vấn đề/sự cố phát sinh như: hư hỏng thiết bị, tai nạn lao động,… và biện pháp khắc phục trong quá trình thi công
• Ghi nhận ý kiến, nhận xét đánh giá của chỉ huy, giám sát công trình hoặc chủ đầu tư, nhà thầu.

Theo quy định, việc ghi chép và lưu trữ hồ sơ nhật ký thi công là yêu cầu bắt buộc khi triển khai các dự án thi công công trình xây dựng. Công việc này thường do các kỹ sư, chỉ huy trưởng, giám sát công trình hoặc quản lý dự án phụ trách. Thông thường, nhật ký thi công gồm hai loại: Nhật ký do các nhà thầu thi công xây dựng công trình lập, và Nhật ký kiểm tra giám sát do các chủ đầu tư, tư vấn giám sát lập. 

• Xem thêm Quy định lập nhật ký thi công và tải ngay các Mẫu nhật ký thi công mới nhất dành cho doanh nghiệp Xây dựng tại đây.

Hiện nay, bên cạnh việc lập và quản lý nhật ký thi công bằng giấy, word hay excel, nhiều doanh nghiệp xây dựng đã ứng dụng phần mềm viết nhật ký thi công trực tuyến để tiết kiệm thời gian, công sức và tăng tính realtime của thông tin. 

Lợi ích của việc dùng phần mềm viết nhật ký thi công

Phần mềm viết nhật ký thi công là nền tảng công nghệ hỗ trợ các bên tham gia dự án xây dựng ghi chép, lập báo cáo và lưu trữ nhật ký công trình online. Có nhiều lợi ích thiết thực khi doanh nghiệp sử dụng phần mềm viết nhật ký thi công. Cụ thể: 

• Cập nhật, tra cứu thông tin nhật ký thi công mọi lúc mọi nơi

Khi dùng phần mềm viết nhật ký thi công, hoặc các phần mềm quản lý dự án xây dựng có tích hợp tính năng lập nhật ký thi công, bạn sẽ dễ dàng cập nhật & kiểm soát mọi thông tin tại công trường bất cứ lúc nào. Đồng thời, các nhà lãnh đạo, Ban quản lý có thể theo dõi tiến độ hàng trăm dự án trên một màn hình chung từ bất kỳ đâu, thay vì trao đổi & báo cáo thông tin bằng giấy, nhắn tin hay gọi điện,… 

• Theo dõi tiến độ thi công realtime

Ban quản lý, giám sát công trình sẽ theo dõi được tiến độ thi công của mọi công trình theo thời gian thực ngay trên phần mềm viế t nhật ký thi công. Ngoài ra, bạn có thể dễ dàng phân quyền xem, điều chỉnh, nhận xét nhật ký thi công cho các bên liên quan. Từ đó nhanh chóng phát hiện điểm nóng, kịp thời xử lý khi có vấn đề phát sinh và giảm thiểu rủi ro chậm tiến độ.

• Tiết kiệm thời gian và chi phí

Bạn có thể nhanh chóng lập nhật ký thi công online hàng ngày từ các mẫu có sẵn ngay trên phần mềm. Đồng thời việc triển khai phần mềm viết nhật ký thi công cũng giúp doanh nghiệp giảm bớt báo cáo giấy, họp giao ban, loại bỏ các tác vụ thủ công và tiết giảm chi phí cho công ty. 

• Lưu trữ an toàn, dễ dàng truy xuất thông tin

Các phần mềm viết nhật ký thi công có khả năng lưu trữ tập trung, không giới hạn các tài liệu, hình ảnh, video ghi nhận tình hình tại công trường. Khi đó, ban quản lý, giám sát công trình có thể dễ dàng đánh giá sự phù hợp năng lực của nhà thầu thi công so với hồ sơ dự thầu & hợp đồng xây dựng. Bao quát được tất cả các yếu tố từ: vật tư, nhân lực, tiến độ thi công, hệ thống quản lý chất lượng, an toàn lao động,… Đồng thời, việc tra cứu, bảo mật thông tin các tài liệu thi công của từng dự án cũng được đảm bảo khi doanh nghiệp áp dụng phần mềm.  

5 Phần mềm viết nhật ký thi công phổ biến nhất hiện nay

Lợi ích của phần mềm viết nhật ký thi công mang lại cho các doanh nghiệp xây dựng là không thể phủ nhận, tuy nhiên, với sự ra đời của rất nhiều phần mềm trong và ngoài nước như hiện nay, rất khó để các nhà quản lý có thể đánh giá & tìm ra giải pháp phù hợp cho doanh nghiệp. 

Chúng tôi đã tổng hợp và đánh giá các tính năng nổi bật của TOP 5 phần mềm viết nhật ký thi công phổ biến nhất dưới đây, mời bạn tham khảo.

1. FastCons –  Phần mềm Việt Nam hỗ trợ trải nghiệm Demo Free

FastCons là ứng dụng quản lý dự án thi công chuyên dùng cho các nhà thầu thi công, xây lắp, công trình,… Hỗ trợ lập và theo dõi nhật ký thi công nhanh chóng – realtime là một trong những tính năng nổi bật của phần mềm này. Các nhà quản lý dễ dàng dùng FastCons để lập nhật ký thi công & báo cáo tiến độ hàng ngày thực tế từ công trường theo hạng mục/công việc cụ thể:

• Hạng mục/công việc thi công trong ngày
• Nguồn lực sử dụng: nhân lực, phương tiện, vật tư
• Vị trí / Khối lượng thi công 
• Điều kiện thời tiết, các vấn đề phát sinh, đính kèm hình ảnh công trường,…

Thực hiện báo cáo nhật ký thi công ngay trên app online

Chỉ huy trưởng, giám sát công trường có thể sử dụng mobile cá nhân và thực hiện báo cáo nhật ký ngay trên app online, thay cho việc lập báo cáo giấy. Hàng ngày, phần mềm sẽ tự động ánh xạ số liệu từ nhật ký vào các báo cáo khối lượng thi công/ vật tư/ chi phí công trình để giảm tải quá trình nhập liệu thủ công cho các phòng ban liên quan.

Điểm mạnh của FastCons là ngôn ngữ thuần Việt, có sẵn trên cả web app và mobile app giúp cho nhân viên, ban quản lý có thể báo cáo nhật ký và kiểm soát mọi vấn đề của dự án mọi lúc mọi nơi. 

FastCons hỗ trợ các doanh nghiệp vừa & nhỏ số hóa quy trình vận hành bằng các gói ưu đãi với chi phí chỉ từ 150k/user/tháng cho full tính năng quản lý thi công dự án xây dựng. 

Tìm hiểu chi tiết lập nhật ký thi công trên App FastCons và đăng ký nhận DEMO

2. Site Diary

Site Diary là phần mềm chuyên hỗ trợ lập nhật ký thi công dành cho nhân sự làm việc ngoài công trường. Phần mềm nổi bật với các tính năng:

• Tạo nhật ký thi công online hàng ngày theo mẫu có sẵn giúp người dùng cập nhật tình hình: thời tiết, nhân công, vật liệu thi công,…
• Chụp ảnh công trường gắn vào các báo cáo nhật ký thi công
• Kết xuất báo cáo nhật ký thi công ở nhiều định dạng: file PDF, Excel, CSV

Site Diary cho phép người dùng truy cập từ bất kỳ thiết bị nào có trình duyệt web: thiết bị di động, máy tính bảng, máy tính để bàn,… Trong đó bản App Site Diary cài đặt trên thiết bị di động có tính năng hỗ trợ việc ghi chép tình hình thi công hàng ngày tại công trường. Còn bản web hỗ trợ các nhà quản lý tra cứu nhật ký thi công, giám sát & điều phối công việc ngay tại văn phòng.

Phần mềm viết nhật ký thi công Site Diary có gói trải nghiệm miễn phí và bản nâng cao với chi phí 12 usd/ tháng. 

3. Buildertrend

Buildertrend là công cụ quản lý dự án xây dựng có tích hợp tính năng lập nhật ký thi công. Phần mềm cho phép nhân sự làm việc ngoài công trường cập nhật online chi tiết về: hạng mục công việc đã hoàn thành, vật liệu đã sử dụng, số công nhân làm việc, báo cáo sự cố, chụp ảnh/ video thi công,… 

Ngoài ra phần mềm còn có các tính năng như: lập dự toán và quản lý giá thầu, quản lý công việc, quản lý báo cáo, quản lý chi phí & hóa đơn,… Buildertrend tích hợp hệ thống điện toán đám mây, bạn có thể dễ dàng truy cập thông qua bất kỳ thiết bị nào có trình duyệt web và các ứng dụng iOS, Android. Tuy nhiên phần mềm này chỉ phù hợp với những dự án xây dựng cá nhân, quy mô nhỏ như các công trình tu sửa nhà ở. 

Chi phí sử dụng: gói cơ bản khoảng 99 usd/ tháng, và gói nâng cao full tính năng từ 399 usd – 899 usd/ tháng. 

4. Buildo

Buildo là ứng dụng di động hỗ trợ doanh nghiệp vừa và nhỏ quản lý hiệu quả các báo cáo nhật ký thi công xây dựng hàng ngày. Với Buildo, bộ phận quản lý, kỹ sư/ giám sát công trường có thể dễ dàng:

• Lập báo cáo và theo dõi chi tiết: máy móc & thiết bị được sử dụng, số giờ làm việc của nhân viên, điều kiện thời tiết, vật liệu tiêu hao,…
• Đính kèm ảnh chụp công trường, file tài liệu/ hồ sơ vào nhật ký thi công
• Tùy chọn định dạng báo cáo: PDF hoặc Excel
• Gửi thông báo tự động cho các bên liên quan về tiến độ thi công qua email 

Phần mềm viết nhật ký thi công Buildo có bản trải nghiệm miễn phí, và gói Pro giá từ 6 usd – 10 usd/ tháng (trả phí sau 14 ngày dùng thử).

5. LetsBuild

Với LetsBuild, việc thiết lập và quản lý nhật ký thi công xây dựng hàng ngày của bạn sẽ dễ dàng hơn rất nhiều. Gói cơ bản của phần mềm có chi phí 20 usd/ user/ tháng, các nhà quản lý có thể sử dụng các tính năng:

• Lập nhật ký thi công hàng ngày
• Theo dõi tình hình sử dụng lao động, vật tư
• Báo cáo sự cố, chậm tiến độ 
• Dễ dàng phân quyền truy cập cho các bên liên quan
• Tùy chỉnh màu sắc, gắn logo công ty lên các báo cáo

Phần mềm viết nhật ký thi công LetsBuild giúp bạn theo dõi realtime mọi hoạt động hàng ngày tại công trường qua web app, và chia sẻ báo cáo tiến độ nhanh chóng trên app di động. 

Từ những gợi ý về các phần mềm viết nhật ký thi công trực tuyến trên, hy vọng bạn sẽ có thêm nguồn thông tin hữu ích để xem xét & lựa chọn được giải pháp phù hợp nhất cho doanh nghiệp mình. 

Để nhận tư vấn Miễn phí & Demo 1-1 về phần mềm quản lý dự án xây dựng FastCons, quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ Hotline 0983-089-715 hoặc điền thông tin đăng ký vào Form bên dưới!