Cẩm nang quản lý bảo trì cơ điện hiệu quả từ A-Z

Hoạt động quản lý bảo trì cơ điện kém hiệu quả không chỉ gây lãng phí nguồn lực và tiền bạc mà còn khiến khách hàng mất lòng tin, ảnh hưởng đến uy tín & lợi nhuận của doanh nghiệp M&E. Để hạn chế các rủi ro trên và giúp doanh nghiệp vận hành tinh gọn, cải thiện hiệu suất, mời các CEO tìm hiểu chi tiết quy trình quản lý bảo trì cơ điện đạt chuẩn & tham khảo các giải pháp phần mềm quản lý bảo trì đang được nhiều doanh nghiệp M&E áp dụng ngay dưới đây.

Quản lý bảo trì cơ điện là gì?

Quản lý bảo trì cơ điện – M&E là quá trình thiết lập kế hoạch, tổ chức, phân bổ nguồn lực và giám sát thực hiện các công việc liên quan đến bảo trì, sửa chữa máy móc, thiết bị trong hệ thống cơ điện. Như hệ thống cấp thoát nước, điều hòa thông gió, hệ thống điện và phòng cháy chữa cháy,… có trong một tòa nhà hoặc công trình.

Mục tiêu của quản lý bảo trì M&E là đảm bảo các hệ thống cơ điện luôn hoạt động trơn tru, giảm thiểu thời gian dừng máy, kéo dài tuổi thọ thiết bị và đảm bảo an toàn cho người dùng. Quản lý bảo trì cơ điện hiệu quả còn góp phần tiết kiệm chi phí và nâng cao chất lượng & uy tín dịch vụ doanh nghiệp.

4 loại hình bảo trì cơ điện phổ biến

Việc lựa chọn được hình thức bảo trì phù hợp với mô hình kinh doanh và loại hệ thống cơ điện là rất quan trọng. Vì nó tác động trực tiếp đến hiệu suất hoạt động của thiết bị, mức độ hài lòng của khách hàng và lợi nhuận doanh nghiệp. Thông thường có 4 loại hình bảo trì được sử dụng phổ biến trong ngành cơ điện và được quy về hai hình thức: Bảo trì dự phòng (Bảo trì định kỳ) và Bảo trì đột xuất (Bảo trì khi có sự cố). Cụ thể,

1. Bảo trì phòng ngừa (Preventive Maintenance)

Bảo trì phòng ngừa là hoạt động bảo trì được thực hiện định kỳ và có kế hoạch bảo trì cụ thể đối với hệ thống cơ điện của từng khách hàng. Để thực hiện bảo trì phòng ngừa hiệu quả, doanh nghiệp cần có kế hoạch & lịch trình bảo trì phù hợp với từng loại hệ thống cơ điện và điều kiện thực tế của khách hàng. Thông thường kế hoạch bảo trì bao gồm các nội dung như: xác định các hạng mục bảo trì, tần suất bảo trì, phương pháp bảo trì & nguồn lực,…

Bảo trì phòng ngừa giúp phát hiện và khắc phục kịp thời các hư hỏng, lỗi nhỏ ngay từ khi mới phát sinh để đảm bảo hệ thống cơ điện hoạt động ổn định, hiệu quả và an toàn.

Ví dụ khi tiến hành bảo trì phòng ngừa hệ thống thông gió, bộ phận kỹ thuật thực hiện kiểm tra các đường ống, cửa gió, quạt thông gió có bị hư hỏng, tắc nghẽn hay không. Sau đó vệ sinh, bôi trơn các ổ bi, bạc đạn của quạt thông gió, và thay thế thiết bị mới nếu có hiện tượng hỏng, hao mòn,…

2. Bảo trì dự đoán (Predictive Maintenance)

Bảo trì dự đoán là hình thức bảo trì chủ động, sử dụng các công nghệ như cảm biến, máy đo, phần mềm phân tích dữ liệu,… để dự đoán trước các vấn đề tiềm ẩn hoặc hỏng hóc trong quá trình vận hành hệ thống cơ điện. Mục tiêu để đánh giá chính xác tình trạng của máy móc, thiết bị, từ đó xác định thời điểm phù hợp & lên kế hoạch chi tiết cho các hoạt động bảo trì.

Ví dụ: Các cảm biến được đặt trong hệ thống điều hòa không khí – HVAC để thu thập dữ liệu về nhiệt độ, độ ẩm, áp suất, và hiệu suất của máy nén. Dữ liệu này được chuyển đến một hệ thống phân tích sử dụng máy học & thuật toán dự đoán. Ngay khi phát hiện bất thường trong nhiệt độ của máy nén, hệ thống sẽ đưa ra cảnh báo để doanh nghiệp có hướng xử lý vấn đề.

Theo nghiên cứu của US Department of Energy, hoạt động bảo trì dự đoán được thực hiện hiệu quả có thể giúp doanh nghiệp tăng ROI lên 10 lần, giảm chi phí bảo trì từ 25-30% & tăng sản lượng từ 20-25%.

3. Bảo trì khắc phục (Corrective Maintenance)

Bảo trì khắc phục đề cập đến các hoạt động sửa chữa, thay mới các thiết bị và hệ thống cơ điện khi có hỏng hóc hoặc gặp sự cố. Hình thức bảo trì này có thể gây gián đoạn sản xuất, kinh doanh, và tốn nhiều chi phí. Do vậy doanh nghiệp cần:

Thực hiện biện pháp bảo trì phòng ngừa, bảo trì dự đoán để phát hiện và khắc phục kịp thời các hư hỏng nhỏ, sự cố tiềm ẩn, từ đó giảm thiểu khả năng xảy ra sự cố lớn
Xây dựng quy trình bảo trì khắc phục hiệu quả, đảm bảo thời gian sửa chữa diễn ra nhanh chóng, tối ưu nguồn lực
Đào tạo nâng cao tay nghề của nhân viên bảo trì, đảm bảo khắc phục sự cố chính xác, hiệu quả.

4. Bảo trì khẩn cấp (Emergency Maintenance)

Bảo trì khẩn cấp là hình thức bảo trì được thực hiện khi hệ thống cơ điện bị hỏng đột ngột hoặc gặp sự cố bất ngờ, gây ra downtime (thời gian chết) nghiêm trọng ảnh hưởng đến hoạt động của tòa nhà. Ví dụ như hệ thống điện bị chập cháy gây mất điện đột ngột; Hệ thống cấp thoát nước bị tắc nghẽn gây ngập lụt; Thang máy kẹt gây nguy hiểm cho người dùng,…

Tích cực ứng dụng công nghệ và liên tục đào tạo nâng cao trình độ chuyên môn, kỹ năng của đội kỹ thuật viên là chìa khóa giúp doanh nghiệp cơ điện tối ưu hiệu quả hoạt động bảo trì khẩn cấp.

|| Riêng với doanh nghiệp Thang máy, các CEO có thể tham khảo giải pháp FastLift để cải thiện quy trình lập lịch – điều phối và theo dõi các lịch bảo trì, xử lý sự cố thang máy với khách hàng.

Quy trình quản lý bảo trì cơ điện đạt chuẩn

Có cho mình một quy trình chuẩn và tuân thủ áp dụng sẽ giúp công việc bảo trì hệ thống cơ điện diễn ra đúng tiến độ, đạt chất lượng và gia tăng sự hài lòng của khách hàng. Dưới đây là 4 giai đoạn chính có trong một quy trình quản lý bảo trì cơ điện.

1. Xây dựng kế hoạch bảo trì

Bước đầu tiên các nhà quản lý cần xây dựng kế hoạch bảo trì chi tiết cho tất cả các thiết bị cơ điện trong hệ thống. Kế hoạch bảo trì cần đảm bảo có các thông tin sau:

Thông tin khách hàng có hệ thống cơ điện cần bảo trì
Danh sách thiết bị cơ điện cần bảo trì
Xác định loại hình bảo trì (bảo trì phòng ngừa, bảo trì dự đoán, bảo trì sửa chữa,…)
Tần suất bảo trì cho từng loại thiết bị
Nội dung chi tiết các công việc bảo trì
Thời gian thực hiện bảo trì bảo dưỡng
Nhân sự thực hiện công việc bảo trì

Kế hoạch bảo trì hệ thống thiết bị cơ điện cần được xây dựng dựa trên các yếu tố sau:

Mức độ quan trọng của thiết bị
Điều kiện vận hành của thiết bị
Lịch sử bảo trì thiết bị
và Tuổi thọ của thiết bị

2. Lên lịch trình & phân bổ nguồn lực

Xác định nhiệm vụ cụ thể và công việc sẽ được thực hiện trong mỗi lần bảo trì
Tạo lịch trình chi tiết cho mỗi hoạt động bảo trì, xác định thời gian dự kiến và người thực hiện
Xác định danh sách các công cụ và thiết bị cần thiết hỗ trợ hoạt động bảo trì cơ điện
Giao việc bảo trì cho đội kỹ thuật viên & thứ tự công việc ưu tiên

3. Thực hiện bảo trì & giám sát chất lượng công việc

Kỹ thuật viên thực hiện các nhiệm vụ bảo trì theo kế hoạch và công việc được giao. Các nhà quản lý cần đảm bảo nhân viên có đủ trình độ chuyên môn, tay nghề cao để công việc diễn ra đúng tiến độ, đạt chất lượng. Bảo trì cơ điện thường bao gồm các hoạt động như:

Kiểm tra thiết bị: Kiểm tra tình trạng hoạt động, các thông số kỹ thuật của thiết bị
Làm sạch thiết bị: Loại bỏ bụi bẩn, dầu mỡ bám trên thiết bị
Thay thế linh kiện: Thay thế các linh kiện bị hỏng, hao mòn
Sửa chữa thiết bị: Sửa chữa các lỗi kỹ thuật của thiết bị nếu có
Tuân thủ đúng các quy trình, quy định an toàn về bảo dưỡng, bảo trì hệ thống cơ điện

4. Đánh giá hiệu quả công việc bảo trì cơ điện

Nhân viên kỹ thuật báo cáo chi tiết tình trạng các thiết bị và khối lượng công việc đã được thực hiện.
Nhà quản lý đánh giá hiệu quả công việc nhân viên bảo trì cơ điện dựa trên các chỉ số KPI như: số lượng công việc hoàn thành, thời gian xử lý công việc, phản hồi của khách hàng,…

Tham khảo Hướng dẫn xây dựng mẫu KPI kỹ thuật viên đạt chuẩn từ A-Z

Quy trình quản lý bảo trì cơ điện vốn phức tạp, cần sự phối hợp triển khai công việc giữa nhiều phòng ban. Do vậy, nhiều doanh nghiệp M&E đã ưu tiên ứng dụng phần mềm quản lý thi công – bảo trì cơ điện để đơn giản hóa việc lập kế hoạch, điều phối lịch bảo trì & kiểm soát hiệu quả công việc bảo trì tại khách hàng. Từ đó tối ưu nguồn lực, tăng hiệu suất và nâng cao quy trình cung cấp dịch vụ.

3 Phần mềm quản lý bảo trì cơ điện tốt nhất

Dưới đây là top 3 phần mềm quản lý bảo trì cơ điện được dùng phổ biến trong và ngoài nước, mời các CEO, nhà quản lý tham khảo.

1. Phần mềm quản lý dự án thi công – bảo trì cơ điện FastCons

FastCons là phần mềm quản lý dự án xây dựng đầu tiên tại Việt Nam được thiết kế nhằm mục đích quản lý dự án dành riêng cho các công ty xây dựng, đặc biệt là nhà thầu cơ điện (M&E). Ngoài tính năng cốt lõi là quản lý dự án thi công, giải pháp FastCons còn hỗ trợ kiểm soát hiệu quả hoạt động bảo trì cơ điện tại khách hàng.

Thay vì sử dụng sổ sách hay các công cụ quản lý rời rạc như excel, zalo,… thì với FastCons, các nhà quản lý có thể dễ dàng:

Quản lý các kế hoạch sửa chữa, bảo trì, bảo hành công trình cơ điện gắn với từng khách hàng cụ thể
Quản lý, thống kê danh sách các công việc bảo trì, xử lý sự cố… kèm thông tin chi tiết về khách hàng (địa chỉ, yêu cầu, SĐT, vấn đề, lịch hẹn…)
Kiểm soát nhân viên kỹ thuật ra ngoài bảo trì theo lịch hẹn với khách hàng: địa chỉ, thời gian vào làm việc và thời gian rời khách hàng
Chụp ảnh từ phần mềm xác nhận hoàn thành, ghi nhận sự cố, vấn đề phát sinh nếu có
Nắm bắt nhanh chóng tiến độ, trạng thái các yêu cầu bảo trì: đang thực hiện hay đã hoàn thành. Tiến hành đóng yêu cầu sau khi đã nghiệm thu 100% hạng mục bảo trì cho khách hàng.

Là phần mềm được phát triển chuyên biệt cho ngành M&E, nên doanh nghiệp còn có thể sử dụng FastCons để quản lý hiệu quả tiến độ thi công, chi phí, vật tư & nghiệm thu công trình từ A-Z.

Anh Nguyễn Hữu Hoàng – Trưởng phòng R&D Cơ Điện Anh Khang chia sẻ: “Ứng dụng FastCons, Ban lãnh đạo ngồi tại văn phòng có thể nắm bắt nhanh chóng từng nhân sự đang làm việc ở dự án nào, công trình nào? Nhân sự gửi báo cáo dễ dàng bằng cách chụp ảnh hiện trường đính kèm trên phần mềm, Giám đốc tức thời cập nhật được tiến độ công việc đang triển khai. Hiệu quả quản lý dự án từ đó được cải thiện đáng kể”

Link tìm hiểu và trải nghiệm Demo phần mềm FastCons

2. Phần mềm Quản lý bảo trì SpeedMaint

Phần mềm quản lý bảo trì trang thiết bị SpeedMaint Cloud giúp doanh nghiệp số hóa quản lý toàn diện các hoạt động liên quan đến sử dụng và bảo trì thiết bị cơ điện tập trung trên cùng một hệ thống trực tuyến.

Các tính năng ưu việt của phần mềm SpeedMaint:

Quản lý tập trung mọi tài sản trang thiết bị và tất cả thông tin hồ sơ lý lịch thiết bị, lịch sử bảo trì sửa chữa, vận hành, nhà thầu,…
Số hóa toàn diện quy trình nghiệp vụ bảo trì thiết bị: Bảo trì phòng ngừa (Bảo dưỡng định kỳ, Lập kế hoạch bảo trì định kỳ); Bảo trì khắc phục (Kiểm tra kiểm định thiết bị, Gửi yêu cầu bảo trì sự cố,…); Công việc bảo trì (giao việc, thực hiện báo cáo kết quả, trao đổi đánh giá kết quả)
Số hóa các nghiệp vụ liên quan đến Công việc bảo trì: Quản lý kho vật tư phụ tùng bảo trì, Quản lý mua sắm vật tư phục vụ bảo trì, Quản lý ngân sách bảo trì,…

SpeedMaint cung cấp nhiều loại Dashboard tổng hợp theo nhiều chiều khác nhau về công tác bảo trì. Cho phép Ban lãnh đạo đưa ra quyết định chính xác hơn dựa trên thông tin được cung cấp trực quan, kịp thời.

Link tìm hiểu phần mềm Quản lý bảo trì SpeedMaint

3. Phần mềm quản lý bảo trì eMaint

Giải pháp của eMaint hiện có hơn 150.000 người dùng trên toàn thế giới. Phần mềm này đóng vai trò vừa là Hệ thống quản lý bảo trì (CMMS) vừa là hệ thống Quản lý tài sản doanh nghiệp (EAM).

Các tính năng chính của phần mềm eMaint:

Kết nối với hệ thống cảm biến Fluke dự đoán lỗi thiết bị
Số hóa lập kế hoạch & lịch trình công việc bảo trì phòng ngừa
Giám sát tiến độ, hoạt động bảo trì tại khách hàng
Tích hợp với nền tảng BI của ERP, hệ thống SCADA/PLC, v.v.

Link tham khảo phần mềm quản lý bảo trì eMaint

Kết luận

Hy vọng với những kiến thức hữu ích FastCons vừa cung cấp đã giúp bạn hiểu rõ về quy trình quản lý bảo trì cơ điện, và lựa chọn được giải pháp công nghệ phù hợp để cải thiện chất lượng các dịch vụ cung cấp cho khách hàng. Quý doanh nghiệp quan tâm đến Phần mềm quản lý dự án thi công – bảo trì cơ điện FastCons, vui lòng liên hệ Hotline 0983-089-715 hoặc điền thông tin đăng ký vào Form bên dưới để nhận Tư vấn & Demo 1-1 với chuyên viên!