Thanh toán khối lượng cho thầu phụ đòi hỏi sự phối hợp giữa hồ sơ hợp đồng, khối lượng nghiệm thu, xác nhận tại công trường và phê duyệt chi phí. Nếu trách nhiệm giữa các bộ phận chưa rõ ràng, hồ sơ có thể phải bổ sung nhiều lần, kéo dài thời gian xử lý và gây khó khăn trong việc theo dõi công nợ.
1. Quy trình thanh thanh toán khối lượng cho nhà thầu phụ
Quy trình này được áp dụng tại hầu hết các doanh nghiệp Xây dựng, nhằm đảm bảo tính chính xác, minh bạch, không ảnh hưởng đến quyền lợi của Nhà thầu phụ và thiệt hại chi phí cho công ty. Đồng thời giúp quá trình thi công diễn ra thuận lợi theo đúng tiến độ đề ra.
Các giai đoạn trong quy trình thanh toán khối lượng
Quy trình thanh toán khối lượng bao gồm 3 giai đoạn chính:
1. Chuẩn bị và tiếp nhận hồ sơ thanh toán
Nhà thầu phụ chuẩn bị hồ sơ theo yêu cầu của hợp đồng và gửi đến bộ phận được phân công tiếp nhận. Bộ phận này kiểm tra tính đầy đủ của hồ sơ, ghi nhận các nội dung cần bổ sung và chuyển xử lý theo quy trình nội bộ.
2. Kiểm tra khối lượng và phê duyệt
Bộ phận chuyên môn đối chiếu khối lượng đề nghị thanh toán với biên bản nghiệm thu, tình hình thực tế tại công trường và điều khoản hợp đồng. Hồ sơ chưa đạt yêu cầu cần được phản hồi rõ nội dung cần điều chỉnh; hồ sơ hợp lệ được chuyển đến người có thẩm quyền phê duyệt.
3. Kiểm tra chi phí, thanh toán và lưu hồ sơ
Sau khi hồ sơ được phê duyệt, bộ phận tài chính – kế toán kiểm tra các căn cứ thanh toán, thực hiện thủ tục chi tiền theo thẩm quyền và lưu trữ hồ sơ. Doanh nghiệp cần theo dõi trạng thái xử lý của từng hồ sơ để thuận tiện đối chiếu công nợ và kế hoạch dòng tiền.
Tùy quy mô, cơ cấu tổ chức và điều khoản hợp đồng, doanh nghiệp có thể điều chỉnh người phụ trách, thời hạn xử lý và các bước phê duyệt cho phù hợp.
Các thành viên tham gia vào quy trình thanh toán khối lượng cho thầu phụ
Quy trình cần sự tham gia, phối hợp của Ban Tổng giám đốc (BTGĐ), phòng Chi phí & Hợp đồng (P.CCM), phòng Tài chính Kế toán (P.TCKT), phòng Thương mại (P.TM ), Ban chỉ huy công trình (BCHCT).
Nhiệm vụ và vai trò ở từng giai đoạn đã được chúng tôi liệt kê tại bảng mô tả quy trình thi công dưới đây:
