FastCons giới thiệu đến các nhà thầu, chủ đầu tư, tư vấn giám sát Module quản lý RFx xây dựng. Với khả năng quản lý toàn diện từ Yêu cầu thông tin (RFIs), Yêu cầu phê duyệt (RFAs) đến Kiểm soát vấn đề/ sự cố (Issues), tính năng mới của FastCons chắc chắn sẽ giúp các doanh nghiệp vận hành tinh gọn, tăng cường cộng tác giữa các bên để đảm bảo chất lượng dự án. 

Cùng tham khảo ngay bài viết dưới đây để khám phá chi tiết các chức năng ưu việt và xem cách FastCons có thể tháo gỡ những khó khăn trong công tác quản lý RFx xây dựng.

1. Quản lý RFx trong xây dựng là gì? 

Quản lý RFx trong xây dựng là quy trình tổ chức và kiểm soát các hoạt động liên quan đến việc gửi yêu cầu, tiếp nhận, đánh giá, xử lý và lựa chọn các đề xuất, báo giá hoặc hồ sơ thầu từ nhà cung cấp, nhà thầu hoặc đối tác trong lĩnh vực xây dựng. Quy trình này bao gồm việc quản lý các tài liệu, bản vẽ, hợp đồng, công văn đi/đến liên quan nhằm đảm bảo tính minh bạch, hiệu quả và đáp ứng các yêu cầu kỹ thuật, tiến độ, chất lượng và ngân sách dự án.

RFx là thuật ngữ bao quát đại diện cho các hình thức yêu cầu khác nhau, điển hình như:

• RFI (Request for Information): Yêu cầu làm rõ thông tin
• RFQ (Request for Quotation): Yêu cầu báo giá
• RFA (Request for Approval): Yêu cầu đệ trình/ phê duyệt 
• RFP (Request for Proposal): Yêu cầu đề xuất
• RFT (Request for Tender): Yêu cầu đấu thầu
• … 

Thực tế hiện nay, nhiều doanh nghiệp xây dựng vẫn dùng các phương pháp quản lý RFx truyền thống, kết hợp với một số công cụ hỗ trợ như email, bảng tính Excel, và các phần mềm quản lý tài liệu cơ bản. Quy trình quản lý rời rạc trên nhiều nền tảng khác nhau này dẫn đến nhiều bất cập & rủi ro như:

• Khối lượng tài liệu lớn (bản vẽ, hợp đồng, công văn) dễ gây thất lạc hoặc nhầm lẫn trong việc lưu trữ và tra cứu
• Các đội nhóm hoặc bộ phận liên quan thường làm việc độc lập, thiếu công cụ phối hợp hiệu quả, dẫn đến xử lý chậm trễ hoặc sai lệch thông tin
• Việc phát hành RFx, nhận phản hồi, đánh giá và chờ xử lý qua nhiều cấp tốn nhiều thời gian
• Các vấn đề liên quan đến hồ sơ thầu hoặc hợp đồng không rõ ràng có thể dẫn đến tranh chấp pháp lý
• Chậm trễ trong quy trình xử lý RFx gây ảnh hưởng tiêu cực đến tiến độ, ngân sách & chất lượng dự án 
• Việc quản lý tài liệu thủ công hoặc không có hệ thống bảo mật tốt dễ dẫn đến rò rỉ thông tin quan trọng của dự án,… 

Hơn bao giờ hết, trong thời điểm kinh tế suy thoái và thị trường cạnh tranh khốc liệt như hiện nay, doanh nghiệp xây dựng cần sớm khắc phục các “lỗ hổng” trên để tăng cường cộng tác giữa các bên, từ đó nâng cao năng lực cạnh tranh và cải thiện lợi nhuận.

2. Số hóa & tối ưu quản lý RFx xây dựng với phần mềm FastCons

Với sự phát triển của công nghệ trong kỷ nguyên số, bài toán chuẩn hóa quy trình quản lý RFx trong doanh nghiệp xây dựng đã tìm được giải pháp hiệu quả. Việc thay thế các phương pháp quản lý thủ công rời rạc bằng phần mềm quản lý dự án xây dựng chuyên sâu như FastCons đánh dấu một bước tiến quan trọng, giúp nhà thầu/ chủ đầu tư thích nghi và phát triển bền vững trong thời đại 4.0. 

Nhận thấy những bất cập & rủi ro trong cách quản lý RFx thủ công, đồng thời để giúp các nhà thầu số hóa toàn diện & vận hành tinh gọn trên 1 nền tảng, FastCons mới đây đã được phát triển thêm tính năng Quản lý RFx xây dựng.  

Giao diện quản lý RFx xây dựng trên phần mềm FastCons

Các chức năng nổi bật trên FastCons giúp tăng cường hiệu quả tương tác trao đổi thông tin, đề xuất, các vấn đề với Chủ đầu tư, Tư vấn thiết kế, Tư vấn giám sát, Cơ quan chức năng, Nhà thầu phụ hay Nhà cung cấp,… bao gồm:

• Quản lý tập trung yêu cầu làm rõ thông tin RFIs
• Quản lý tập trung yêu cầu đệ trình/ phê duyệt RFAs
• Quản lý tập trung các vấn đề, sự cố Issue trong thi công
• Chuẩn hóa luồng, các giai đoạn, các bước trong từng quy trình xử lý RFIs, RFA, Issue
• Dashboard theo dõi nhanh, trực quan số lượng, trạng thái xử lý các RFI, RFA, Issue
• Dễ dàng phân quyền khởi tạo, xem, điều chỉnh, phản hồi, xóa RFIs/ RFAs/ Issues
• Dữ liệu, thông tin RFIs/ RFAs/ Issues liên kết liền mạch với các tính năng quản lý điều hành nội bộ khác (quản lý văn bản đi đến, quản lý thông tin đối tác…) trên phần mềm FastCons

Dưới đây là nội dung giới thiệu chi tiết cách FastCons hỗ trợ doanh nghiệp xây dựng tối ưu quản lý RFx, kèm giao diện thực tế của phần mềm.

3. Chi tiết các tính năng quản lý RFx trên phần mềm FastCons

Là giải pháp cloud, cho phép người dùng dễ dàng truy cập làm việc mọi lúc mọi nơi trên Web app và mobile app, phần mềm FastCons không những khắc phục tất cả điểm yếu trong cách quản lý RFx thủ công, mà còn giúp nhà quản lý nắm bắt realtime toàn bộ các thông tin, vấn đề liên quan đến dự án thi công từ nội bộ và đối tác. Từ đó tăng cường cộng tác giữa các bên & đảm bảo tiến độ, chất lượng, ngân sách dự án xây dựng. 

3.1. Quản lý yêu cầu làm rõ thông tin RFIs

RFI (Request for Information) trong lĩnh vực xây dựng là một loại văn bản hoặc quy trình được sử dụng để yêu cầu làm rõ, bổ sung thông tin, hoặc giải quyết những điểm chưa rõ ràng liên quan đến thiết kế, kỹ thuật, tài liệu hợp đồng, hoặc bất kỳ vấn đề phát sinh nào trong quá trình thi công.

Xem thêm RFI trong xây dựng là gì? Kiến thức đầy đủ về yêu cầu thông tin RFI

Ứng dụng FastCons giúp doanh nghiệp có thể quản lý tập trung, hiệu quả các yêu cầu làm rõ thông tin RFIs trong dự án xây dựng như:

• Nhanh chóng lập, theo dõi tiến độ xử lý, lưu trữ tập trung RFIs theo mẫu online có sẵn kèm chi tiết các trường thông tin như: dự án, hợp đồng, địa điểm thi công, loại hồ sơ, người gửi, người nhận, người phụ trách, thời hạn phản hồi & mô tả chi tiết yêu cầu,…
• Chuẩn hóa luồng, các giai đoạn, các bước trong từng quy trình xử lý RFIs. Giúp nhân sự & các bên liên quan dễ dàng phối hợp, thực thi các công việc theo 1 quy trình thống nhất
• Phân quyền khởi tạo, xem, cập nhật, phản hồi, xóa RFIs cho nội bộ nhân viên trong công ty và các bên liên quan như chủ thầu, tư vấn thiết kế, giám sát, thầu phụ,…
• Dashboard theo dõi nhanh, trực quan: Tổng số RFIs trong tháng, số dự án, trạng thái xử lý RFIs, số lượng RFIs theo loại hồ sơ,…

FastCons cũng giúp liên kết thông tin giữa các quy trình quản lý dự án: Từ thông tin RFI làm cơ sở cho các giai đoạn RFP (yêu cầu đề xuất), RFT (yêu cầu đấu thầu) và RFQ (yêu cầu báo giá).

3.2. Quản lý yêu cầu đệ trình/ phê duyệt RFAs

RFA (Request for Approval) hay Yêu cầu đệ trình/ phê duyệt là một tài liệu chính thức được Nhà thầu chính/ thầu phụ,… gửi đến Chủ đầu tư/ Tư vấn thiết kế/ Quản lý dự án/ Cơ quan có thẩm quyền để xin phép chấp thuận về những thay đổi quan trọng liên quan đến dự án. 

Sử dụng FastCons, doanh nghiệp xây dựng có thể tạm biệt các công cụ bảng excel, zalo, sổ sách rời rạc khi quản lý các yêu cầu đệ trình/ phê duyệt liên quan đến dự án. Phần mềm giúp các bên liên quan:

• Dễ dàng lập và theo dõi danh sách các RFAs theo mẫu online có sẵn kèm chi tiết các trường thông tin như: dự án, hợp đồng, địa điểm thi công, mức độ quan trọng, loại hồ sơ, người đệ trình, người nhận, người phụ trách & mô tả nội dung đệ trình,…
• Theo dõi trạng thái của từng RFAs để biết yêu cầu nào được chấm thuận, từ chối hay quá hạn xử lý
• Ghi nhận phản hồi nhanh chóng về RFAs từ nhân sự nội bộ hay các bên liên quan (Tư vấn giám sát…)
• Dashboard theo dõi nhanh, trực quan: Tổng số RFAs trong tháng, số dự án, trạng thái xử lý RFAs, số lượng RFAs theo loại hồ sơ,…

3.3. Quản lý vấn đề, sự cố Issue

Ứng dụng FastCons, chỉ huy, giám sát công trình dễ dàng lập phiếu Issues ghi nhận vấn đề, lỗi, sự cố thi công trực tuyến trên mobile app thay cho báo cáo giấy. Phiếu Issue cho biết thông tin chi tiết về dự án, địa điểm thi công, loại vấn đề, mức độ nghiêm trọng, người phụ trách & thời hạn giải quyết.

Bên cạnh đó, phần mềm cho phép nội bộ nhân viên & các bên liên quan lập phiếu phản hồi Issue, báo cáo kết quả giải quyết vấn đề nhanh chóng trên app. FastCons cung cấp Dashboard theo dõi nhanh, trực quan, giúp quản lý nắm bắt nhanh các thông tin như: Tổng số Issue trong tháng, số dự án, trạng thái xử lý Issue, số lượng Issue theo loại hồ sơ,…

3.4. Hệ thống báo cáo trực quan & realtime

Với nhà quản lý, phần mềm FastCons cung cấp giao diện báo cáo Dashboard toàn năng giúp bạn có thể xem nhanh: 

• Tổng số RFIs, RFAs, Issues
• Biểu đồ trạng thái xử lý các RFx
• Số lượng RFIs, RFAs, Issues trong 4 tuần gần nhất
• Top 5 dự án có Issues cao nhất
• Top 5 loại vấn đề có nhiều Issue nhất
• Top 5 người tạo RFIs nhiều nhất
• Số lượng RFIs theo mức độ ảnh hưởng
• Truy cập nhanh các RFx theo tiến độ xử lý
• Danh sách RFIs đã tạo gần đây… 

Dashboard Báo cáo trực quan & realtime về RFx trong xây dựng

Như vậy, bằng cách số hóa toàn bộ hoạt động quản lý RFx trong xây dựng trên phần mềm FastCons, doanh nghiệp có thể tận dụng tối đa nguồn lực và giúp các bên liên quan xử lý yêu cầu/ sự cố kịp thời, nhanh chóng & hiệu quả hơn.

4. Lợi ích khi quản lý RFx dự án xây dựng với App FastCons

Với FastCons, các nhà thầu, chủ đầu tư, tư vấn giám sát có thể số hóa & kết nối 100% các vấn đề trong quản lý RFx xây dựng một cách tập trung, hiệu quả. 

• Số hóa toàn bộ quy trình từ tạo yêu cầu thông tin RFI/ yêu cầu phê duyệt RFA/ ghi nhân sự cố thi công đến phân công bộ phận phụ trách đánh giá, phản hồi & xử lý,… đảm bảo mọi bước được ghi nhận đầy đủ và minh bạch.

• Lưu trữ lịch sử hoạt động các cập nhật RFIs/ RFAs/ Issues (người thực hiện, thời gian, nội dung cập nhật), cho phép dễ dàng truy xuất và kiểm chứng, giảm thiểu rủi ro tranh chấp.

• Tự động hóa quy trình gửi và nhận yêu cầu, không cần xử lý thủ công như email hoặc giấy tờ. Giảm chi phí in ấn, lưu trữ tài liệu giấy, và nhân sự cho việc quản lý thủ công.

• Phân quyền truy cập theo vai trò, đảm bảo bảo mật thông tin quan trọng. Tìm kiếm thông tin nhanh chóng nhờ công cụ phân loại và tìm kiếm thông minh, tiết kiệm thời gian tra cứu. 

• Số hóa quy trình trực tuyến, giúp lãnh đạo & các bên liên quan có thể phê duyệt hồ sơ, gửi phản hồi & theo dõi tiến độ xử lý công việc từ xa, mọi lúc mọi nơi.

• Báo cáo và phân tích chi tiết về trạng thái, tiến độ RFx, hiệu suất của nhà thầu, và chi phí dự kiến giúp lãnh đạo có cái nhìn tổng thể để đưa ra quyết định đúng đắn.

• Dữ liệu, thông tin RFIs/ RFAs/ Issues liên kết liền mạch với các tính năng quản lý điều hành nội bộ khác (quản lý văn bản đi đến, quản lý thông tin đối tác…) trên phần mềm FastCons.

Trên đây là những thông tin tổng quan về module quản lý RFx trên phần mềm FastCons, hy vọng các doanh nghiệp xây dựng có thể áp dụng hiệu quả để tăng cường cộng tác giữa các bên & đảm bảo tiến độ, chất lượng, ngân sách dự án. DEMO TRẢI NGHIỆM MIỄN PHÍ FASTCONS

Quý doanh nghiệp đang quan tâm ứng dụng FastCons, vui lòng liên hệ Hotline 0983-089-715 hoặc điền thông tin đăng ký vào Form bên dưới để nhận Tư vấn & Demo 1-1 với chuyên viên!