Trong lĩnh vực xây dựng, thuật ngữ RFA (Request for Approval) thường xuyên được nhắc đến như một tài liệu, quy trình quan trọng nhằm đảm bảo tính minh bạch và kiểm soát chất lượng dự án. Vậy RFA trong xây dựng là gì, và tại sao nó lại đóng vai trò thiết yếu trong việc quản lý phê duyệt tài liệu, phương án, vật liệu trước khi triển khai thi công?

Bài viết này sẽ cung cấp đầy đủ kiến thức về RFA, giúp các nhà thầu, chủ đầu tư, ban quản lý dự án hiểu rõ quy trình, tầm quan trọng cũng như giải pháp tối ưu quản lý hiệu quả loại yêu cầu này trong các dự án xây dựng hiện đại.

RFA trong xây dựng là gì?

RFA (Request for Approval) hay Yêu cầu đệ trình/ phê duyệt là một tài liệu chính thức được Nhà thầu chính/ thầu phụ,… gửi đến Chủ đầu tư/ Tư vấn thiết kế/ Quản lý dự án/ Cơ quan có thẩm quyền để xin phép chấp thuận về những thay đổi quan trọng liên quan đến dự án. 

Quản lý RFA giúp đảm bảo rằng mọi thay đổi trong dự án đều được xem xét, phê duyệt và thực hiện một cách có hệ thống. Điều này không chỉ giúp duy trì tính minh bạch và trách nhiệm giữa các bên liên quan mà còn đảm bảo dự án được hoàn thành đúng chất lượng, tiến độ và ngân sách đã đề ra.

Tham khảo phần mềm quản lý Yêu cầu đệ trình/ phê duyệt (RFAs) trong xây dựng

Các loại Yêu cầu phê duyệt – RFA phổ biến trong xây dựng

Các loại yêu cầu đệ trình/ phê duyệt RFA được dùng phổ biến trong xây dựng bao gồm: 

• Thay đổi thiết kế (Design Changes): Điều chỉnh bản vẽ thiết kế ban đầu để cải thiện tính thẩm mỹ, chức năng hoặc đáp ứng yêu cầu mới từ chủ đầu tư.

• Thay đổi phạm vi công việc (Scope Changes): Bổ sung hoặc loại bỏ các hạng mục công việc trong dự án, ảnh hưởng đến tổng thể dự án.

• Thay đổi vật liệu hoặc thiết bị (Material or Equipment Changes): Yêu cầu sử dụng loại vật liệu hoặc thiết bị khác so với kế hoạch ban đầu. Thường để cải thiện chất lượng, tiết kiệm chi phí hoặc dùng cho trường hợp vật tư không còn sản xuất.

• Thay đổi phương pháp thi công (Construction Method Changes): Điều chỉnh cách thức thực hiện các hạng mục công việc nhằm nâng cao hiệu quả, giảm thời gian hoặc cải thiện an toàn lao động.

• Thay đổi lịch trình thi công (Schedule Changes): Điều chỉnh tiến độ dự án, có thể là kéo dài hoặc rút ngắn thời gian hoàn thành các hạng mục công việc.

• Thay đổi chi phí (Cost Changes): Điều chỉnh ngân sách dự án do phát sinh chi phí không lường trước hoặc tiết kiệm được chi phí thông qua các giải pháp mới.

• Thay đổi quy định pháp lý hoặc tiêu chuẩn (Regulatory or Standard Changes): Điều chỉnh dự án để tuân thủ các quy định pháp luật mới hoặc thay đổi trong tiêu chuẩn xây dựng.

• Thay đổi về quản lý rủi ro (Risk Management Changes): Thực hiện các biện pháp bổ sung để quản lý rủi ro đã được xác định trong quá trình thực hiện dự án.

• Thay đổi về quy mô dự án (Project Scale Changes): Điều chỉnh quy mô tổng thể của dự án, có thể là mở rộng hoặc thu hẹp dự án,… 

Ý nghĩa & mục đích của quản lý RFA trong xây dựng

Quản lý yêu cầu đệ trình/ phê duyệt đóng vai trò quan trọng trong việc kiểm soát và điều hành các thay đổi phát sinh trong dự án. Dưới đây là các ý nghĩa & mục đích chính của việc quản lý RFA dự án:

1. Kiểm soát thay đổi: Đảm bảo mọi thay đổi về thiết kế, vật liệu hoặc phương pháp thi công đều được ghi lại và phê duyệt một cách chính thức. Từ đó hạn chế các sai sót gây chậm tiến độ và vượt ngân sách dự án

2. Duy trì tính minh bạch: Tạo ra kênh thông tin chính thức để các bên liên quan hiểu rõ về các thay đổi và lý do thay đổi. Từ đó tăng cường sự phối hợp & giảm thiểu khả năng hiểu lầm hoặc xảy ra tranh chấp giữa các bên. 

3. Đảm bảo chất lượng dự án: Quản lý RFA hiệu quả giúp mọi yêu cầu thay đổi đều đáp ứng, phê duyệt kịp thời. Từ đó đảm bảo dự án được tiến hành đúng tiêu chuẩn kỹ thuật và chất lượng đã đặt ra.

4. Hỗ trợ quyết định chiến lược: RFA cung cấp thông tin cần thiết để các bên liên quan có thể đánh giá kỹ lưỡng tác động của các thay đổi trước khi ra quyết định. Nhờ đó giảm thiểu rủi ro liên quan đến sai sót hoặc quyết định không hợp lý.

Tóm lại quản lý RFA trong xây dựng không chỉ là một công cụ để phê duyệt các thay đổi mà còn là một phần không thể thiếu trong việc đảm bảo dự án được thực hiện một cách suôn sẻ, hiệu quả và đạt được các mục tiêu đã đề ra. Bằng cách kiểm soát và quản lý các yêu cầu phê duyệt một cách hệ thống, các bên liên quan có thể duy trì tính minh bạch, trách nhiệm và tối ưu hóa các nguồn lực, từ đó góp phần quan trọng vào thành công của dự án xây dựng.

Quy trình quản lý yêu cầu phê duyệt – RFA trong xây dựng

Dưới đây là chi tiết các bước trong quy trình mẫu RFA trong xây dựng, từ việc xác định nhu cầu thay đổi, chuẩn bị hồ sơ, đến việc phê duyệt và triển khai các thay đổi, nhằm cung cấp một quy trình làm việc rõ ràng và hiệu quả cho các nhà quản lý dự án xây dựng.

Quy trình mẫu RFA trong xây dựng

1. Xác định nhu cầu thay đổi

• Nhận diện các tình huống phát sinh trong quá trình thi công, ví dụ như sai sót thiết kế, nâng giá vật tư, điều kiện địa chất thay đổi, yêu cầu bổ sung từ chủ đầu tư, hoặc cơ hội cải tiến,… 
• Xem xét mức độ ảnh hưởng của thay đổi đến chi phí, tiến độ, và chất lượng dự án để quyết định có nên tiến hành RFA hay không.

2. Chuẩn bị hồ sơ RFA

• Ghi rõ nội dung thay đổi, lý do cần thiết và mục tiêu mong muốn đạt được.
• Có thể đính kèm bản vẽ sửa đổi, báo cáo kỹ thuật, bảng chi phí dự toán, công văn liên quan và bất kỳ tài liệu liên quan nào khác.
• Đưa ra phương án thi công mới, thời gian dự kiến và các biện pháp kiểm soát rủi ro nếu có.

3. Gửi yêu cầu phê duyệt (Submit RFA)

• Nộp hồ sơ RFA lên chủ đầu tư/ tư vấn giám sát hoặc bộ phận quản lý dự án theo quy định.
• Thông báo cho các bên liên quan về việc gửi RFA để đảm bảo mọi người đều nắm được tình hình thay đổi.

4. Xem xét và đánh giá RFA

• Chủ đầu tư/ nhóm quản lý dự án/ Cơ quan thẩm quyền,… tiến hành xem xét nội dung RFA, đánh giá tính cần thiết và hợp lý của yêu cầu.
• Xem xét kỹ lưỡng các tác động về chi phí, tiến độ, và chất lượng để đưa ra quyết định chính xác. Có thể cần tham khảo ý kiến từ các chuyên gia, tư vấn kỹ thuật hoặc các bên liên quan khác để có cái nhìn toàn diện.

5. Ra quyết định phê duyệt

• Nếu thay đổi được chấp thuận, Chủ đầu tư/ Cơ quan thẩm quyền sẽ ký duyệt RFA và thông báo cho nhà thầu.
• Nếu không chấp thuận, chủ đầu tư/ Cơ quan thẩm quyền sẽ cung cấp lý do rõ ràng để nhà thầu có thể điều chỉnh hoặc từ bỏ yêu cầu thay đổi.
• Gửi thông báo quyết định đến bên gửi RFA kèm theo các nhận xét hoặc yêu cầu bổ sung nếu cần.

6. Triển khai thay đổi

• Điều chỉnh các tài liệu dự án như bản vẽ, kế hoạch thi công, và ngân sách, vật tư,… dựa trên thay đổi đã được phê duyệt. Bắt đầu triển khai các thay đổi theo kế hoạch mới, đảm bảo tuân thủ các yêu cầu đã được phê duyệt.
• Theo dõi việc thực hiện thay đổi để đảm bảo chúng được triển khai đúng cách và đạt yêu cầu.

7. Ghi nhận và lưu trữ RFA

• Giữ hồ sơ RFA và các tài liệu liên quan một cách có hệ thống để dễ dàng tra cứu và tham khảo về sau. Ứng dụng phần mềm quản lý RFx là phương án tối ưu được nhiều doanh nghiệp xây dựng triển khai để quản lý & lưu trữ RFA tập trung & hiệu quả. 
• Định kỳ báo cáo tình hình thay đổi và đánh giá hiệu quả của quy trình quản lý RFA để cải tiến quy trình nếu cần.

RFI, RFA trong xây dựng là gì? Phân biệt 2 loại yêu cầu

Trong lĩnh vực xây dựng, RFI (Request for Information – Yêu cầu thông tin) và RFA (Request for Approval – Yêu cầu phê duyệt) là hai loại yêu cầu phổ biến nhằm đảm bảo tính rõ ràng và chính xác trong quá trình triển khai dự án.

RFI được sử dụng khi các bên thuộc dự án như nhà thầu/ đơn vị giám sát cần làm rõ, bổ sung thông tin liên quan đến tài liệu thiết kế, bản vẽ, hợp đồng,… để đảm bảo quá trình thi công đúng yêu cầu. 

Tham khảo RFI trong xây dựng là gì? Kiến thức đầy đủ về yêu cầu thông tin RFI

Trong khi đó, RFA thường được nhà thầu sử dụng để xin phê duyệt từ chủ đầu tư hoặc đơn vị quản lý dự án trước khi triển khai một công việc cụ thể. Mục đích của RFA là đảm bảo các tài liệu, phương án, hoặc mẫu vật liệu được chấp thuận trước khi thực hiện, nhằm tránh các rủi ro phát sinh do không được phê duyệt. 

Cả RFI và RFA đều đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý dự án xây dựng, đảm bảo sự phối hợp hiệu quả giữa các bên và giảm thiểu các sai sót hoặc xung đột có thể xảy ra.

Bảng so sánh giữa RFI và RFA trong xây dựng

Trải nghiệm FastCons – phần mềm tối ưu quản lý RFA trong xây dựng

FastCons là phần mềm quản lý dự án thi công xây dựng chuyên sâu dành riêng cho các nhà thầu xây dựng tại Việt Nam. Với tính năng quản lý Quản lý RFx trong xây dựng, FastCons giúp quản lý tập trung các yêu cầu thông tin (RFIs), yêu cầu phê duyệt (RFAs), vấn đề (Issues) liên quan dự án thi công. Về khía cạnh quản lý RFA, phần mềm hỗ trợ các nhà quản lý:

• Dễ dàng lập và theo dõi danh sách các RFAs theo mẫu online có sẵn kèm chi tiết các trường thông tin như: dự án, hợp đồng, địa điểm thi công, mức độ quan trọng, loại hồ sơ, người đệ trình, người nhận, người phụ trách & mô tả nội dung đệ trình,…
• Theo dõi trạng thái của từng RFAs để biết yêu cầu nào được chấm thuận, từ chối hay quá hạn xử lý
• Ghi nhận phản hồi nhanh chóng về RFAs từ nhân sự nội bộ hay các bên liên quan (Tư vấn giám sát…)
• Dashboard theo dõi nhanh, trực quan: Tổng số RFAs trong tháng, số dự án, trạng thái xử lý RFAs, số lượng RFAs theo loại hồ sơ,…

Giao diện quản lý Yêu cầu thay đổi RFA trên phần mềm FastCons

Giao diện quản lý Yêu cầu thay đổi RFA trên phần mềm FastCons

Demo trải nghiệm miễn phí phần mềm quản lý RFA trong xây dựng

Ngoài quản lý RFx dự án, phần mềm FastCons đã có sẵn nhiều tính năng như: quản lý tiến độ thi công, khối lượng, quản lý vật tư, nhân công, tài chính & nghiệm thu công trình từ A-Z trên cùng một hệ thống. Hơn 3500 khách hàng trên khắp cả nước đã vận hành hiệu quả & cộng tác tốt hơn nhờ FastCons, trong đó có các nhà thầu tiêu biểu triển khai thành công giải pháp như: Hợp Nghĩa, Nam Giang, Constrexim, Petroland, STRACO, LAIMIAN, ARDOR, PCCC Tân Long Hải… 

Trên đây là những thông tin tổng quan giúp làm rõ RFA trong xây dựng là gì, hy vọng các nhà thầu, chủ đầu tư, ban quản lý dự án,… có thêm kiến thức và lựa chọn được giải pháp quản lý các Yêu cầu đệ trình/ phê duyệt hiệu quả. Từ đó giảm thiểu rủi ro trong thi công, tối ưu nguồn lực và cải thiện chất lượng dự án xây dựng.