Trong quá trình triển khai một dự án xây dựng, các issue (vấn đề phát sinh) là điều không thể tránh khỏi, từ thay đổi thiết kế, chậm giao vật liệu cho đến những sai sót trong thi công. Nếu không được xử lý kịp thời, những vấn đề/ sự cố này có thể ảnh hưởng trực tiếp đến tiến độ, chi phí và chất lượng dự án. 

Vì vậy, quản lý issue dự án xây dựng đã trở thành một phần không thể thiếu trong việc đảm bảo mọi giai đoạn thi công được thực hiện suôn sẻ và hiệu quả. Bài viết này sẽ giúp các chủ đầu tư, nhà thầu, tư vấn giám sát,… hiểu rõ về quy trình quản lý issue cũng như các phương pháp tối ưu để kiểm soát tốt vấn đề/ sự cố trong mọi dự án xây dựng.

Quản lý issue dự án xây dựng là gì?

Quản lý issue dự án xây dựng là quy trình xác định, ghi nhận, phân tích, giải quyết, và lưu trữ thông tin về các vấn đề, sự cố trong suốt vòng đời của một dự án xây dựng. Issues thường là tình huống phát sinh bất ngờ và không được dự đoán trong kế hoạch ban đầu. 

Trong lĩnh vực xây dựng, các dự án thường có quy mô lớn, thời gian thi công dài và cần sự phối hợp giữa nhiều bên tham gia như chủ đầu tư, nhà thầu, tư vấn giám sát và nhà cung cấp,… 

Với tính chất phức tạp như vậy, việc phát sinh các vấn đề/ sự cố (issue) trong quá trình thực hiện dự án là điều không thể tránh khỏi. Những vấn đề này có thể xuất phát từ nhiều nguyên nhân như: sai sót trong thiết kế, thiếu hụt nguyên vật liệu, chậm giao vật tư, thời tiết bất lợi, hay thậm chí là sự không thống nhất giữa các bên liên quan. 

Nếu không được quản lý hiệu quả, các vấn đề/ sự cố này sẽ gây ảnh hưởng tiêu cực đến tiến độ thi công, làm đội chi phí hoặc thậm chí ảnh hưởng đến chất lượng và an toàn công trình. Vì vậy, quản lý issue không chỉ là một phần công việc của nhà quản lý dự án mà còn là yếu tố quyết định để đảm bảo dự án thành công đúng hạn, trong phạm vi ngân sách và đạt tiêu chuẩn chất lượng.

Tham khảo phần mềm quản lý vấn đề/ sự cố (Issues) trong xây dựng

Phân biệt giữa Issue và Risk trong dự án xây dựng

Mặc dù issue (vấn đề phát sinh) và risk (rủi ro có thể xảy ra) đều là những yếu tố có thể ảnh hưởng đến dự án, nhưng chúng khác nhau về bản chất, thời điểm xảy ra và cách xử lý. Dưới đây là sự khác biệt chi tiết giữa hai khái niệm này:

Hiểu và phân biệt rõ giữa issue và risk trong xây dựng giúp các nhà quản lý dự án áp dụng các phương pháp phù hợp: xử lý vấn đề kịp thời và chuẩn bị trước cho các rủi ro tiềm tàng. Điều này đảm bảo dự án được triển khai một cách hiệu quả và đạt được mục tiêu đề ra.

Cùng với quản lý issue, các thuật ngữ RFI, RFA cũng thường được sử dụng phổ biến trong quá trình quản lý dự án xây dựng. Tham khảo thêm RFI trong xây dựng là gì? Kiến thức đầy đủ về yêu cầu thông tin RFI

Thách thức trong quản lý issue dự án xây dựng

Mặc dù quản lý issue là một phần quan trọng trong dự án xây dựng, nhưng quá trình này không hề đơn giản và thường đối mặt với nhiều khó khăn. Dưới đây là các thách thức phổ biến mà các đội ngũ quản lý dự án thường gặp phải:

1. Thiếu sự phối hợp giữa các bên liên quan

Dự án xây dựng thường có nhiều bên tham gia như chủ đầu tư, nhà thầu, tư vấn giám sát, nhà cung cấp,… Thiếu sự phối hợp hoặc giao tiếp không hiệu quả giữa các bên có thể dẫn đến việc vấn đề không được phát hiện kịp thời hoặc xử lý chậm trễ.

Ví dụ: Nhà thầu phát hiện lỗi thiết kế nhưng không thông báo đúng hạn cho đội ngũ thiết kế, dẫn đến việc trì hoãn điều chỉnh bản vẽ.

2. Không phát hiện vấn đề kịp thời

Nhiều vấn đề chỉ được phát hiện khi đã gây hậu quả nghiêm trọng, làm tăng chi phí và thời gian để khắc phục. Điều này thường xảy ra khi thiếu các quy trình kiểm tra định kỳ hoặc hệ thống giám sát không hiệu quả.

Ví dụ: Nền móng yếu không được kiểm tra trước khi thi công, dẫn đến việc phải phá dỡ và làm lại toàn bộ kết cấu móng.

3. Ghi nhận thông tin issue không đầy đủ

Khi thông tin về issue không được ghi lại chi tiết hoặc chính xác, việc phân tích và xử lý vấn đề trở nên khó khăn. Ngoài ra, điều này cũng gây khó khăn trong việc rút kinh nghiệm cho các dự án tương lai.

Ví dụ: Ghi nhận vấn đề chỉ bao gồm mô tả sơ sài mà không có thông tin về nguyên nhân, tác động, hoặc thời gian xảy ra.

4. Thiếu công cụ hoặc hệ thống quản lý hiệu quả

Việc không sử dụng công cụ quản lý issue phù hợp khiến thông tin bị phân tán, khó theo dõi trạng thái và tiến độ xử lý. Điều này đặc biệt khó khăn đối với các dự án lớn có nhiều vấn đề/ sự cố phát sinh.

Ví dụ: Sử dụng giấy tờ hoặc bảng tính Excel thủ công khiến việc theo dõi trạng thái xử lý issue dễ bị lỗi hoặc thất lạc thông tin.

5. Thiếu nguồn lực để xử lý

Một số vấn đề cần nguồn lực như nhân công, tài chính, hoặc thiết bị để xử lý, nhưng đội ngũ quản lý không có đủ nguồn lực hoặc không được phân bổ kịp thời.

6. Xung đột lợi ích giữa các bên

Một số vấn đề phát sinh có thể dẫn đến tranh chấp hoặc xung đột giữa các bên liên quan, như việc xác định trách nhiệm hoặc chi phí khắc phục.

Ví dụ: Nhà thầu và chủ đầu tư không đồng ý về việc ai sẽ chịu chi phí sửa chữa khi phát hiện lỗi trong quá trình thi công.

Các thách thức trong quản lý issue đòi hỏi doanh nghiệp phải xây dựng quy trình bài bản, sử dụng công cụ phù hợp và duy trì sự phối hợp chặt chẽ giữa các bên liên quan. Cùng tham khảo quy trình & các công cụ tối ưu hiệu quả quản lý issue ngay dưới đây. 

Quy trình quản lý issue dự án xây dựng hiệu quả

Quản lý issue là một quy trình có tính hệ thống, bao gồm các bước và thành phần chính được thực hiện tuần tự để nhận diện, theo dõi, xử lý và ghi nhận các vấn đề/ sự cố thi công phát sinh. Dưới đây là các thành phần chính trong quy trình quản lý issue, thường được các doanh nghiệp triển khai.

1. Nhận diện vấn đề

Nhận diện vấn đề là bước đầu tiên và quan trọng nhất trong quản lý issue xây dựng. Đây là quá trình phát hiện và xác định các sự cố hoặc tình huống bất thường có thể gây ảnh hưởng đến tiến độ, chi phí, chất lượng hoặc an toàn của dự án. 

Các vấn đề có thể xuất phát từ nhiều nguồn, chẳng hạn như lỗi thiết kế, sự cố kỹ thuật, thiếu hụt vật liệu hoặc sự chậm trễ từ nhà cung cấp. Việc nhận diện sớm sẽ giúp giảm thiểu tác động tiêu cực đến dự án. Để thực hiện, nhà quản lý cần tổ chức các buổi họp định kỳ với các bên liên quan, triển khai các công cụ/ phần mềm giám sát tiến độ và phân tích kỹ các tài liệu dự án như bản vẽ, hợp đồng, hoặc bảng kế hoạch. 

Ví dụ, trong một dự án xây dựng, việc phát hiện một phần bản vẽ thiết kế không khớp với thực tế tại hiện trường là một vấn đề cần được ghi nhận ngay lập tức để tránh làm chậm tiến độ thi công.

2. Ghi nhận và mô tả vấn đề

Sau khi nhận diện được vấn đề, bước tiếp theo là ghi nhận và mô tả chi tiết các thông tin issue để các bên theo dõi và xử lý hiệu quả. Mọi thông tin về vấn đề cần được ghi lại đầy đủ, bao gồm địa điểm thi công, mô tả vấn đề, thời điểm phát hiện, vị trí liên quan, các bên chịu ảnh hưởng, và mức độ tác động,… 

Các công cụ như Issue Log hoặc phần mềm quản lý dự án thi công thường được sử dụng để lưu trữ và quản lý thông tin này. Ví dụ, khi một máy móc tại công trường bị hỏng, mô tả vấn đề có thể bao gồm: “Máy trộn bê tông bị hỏng vào ngày 20/12/2024, gây gián đoạn công việc đổ bê tông sàn tầng 3 thuộc dự án xây dựng chung cư Cầu Giấy,…”. Điều này cho phép đội ngũ quản lý đánh giá mức độ nghiêm trọng của Issue và phân công bộ phận xử lý kịp thời. 

3. Phân loại và ưu tiên xử lý Issue

Không phải tất cả các vấn đề/ sự cố trong xây dựng đều có mức độ quan trọng như nhau. Do đó, việc phân loại mức độ ưu tiên giúp đội ngũ quản lý tập trung nguồn lực vào những vấn đề khẩn cấp nhất.  

Các vấn đề thường được đánh giá dựa trên hai tiêu chí chính: mức độ ảnh hưởng (lớn hay nhỏ) và tính khẩn cấp (cần giải quyết ngay hay có thể trì hoãn). Những vấn đề liên quan đến an toàn lao động, chẳng hạn như hệ thống giàn giáo không đảm bảo, sẽ luôn được ưu tiên hàng đầu. Ngược lại, những vấn đề như thay đổi màu sơn tường có thể được giải quyết sau. 

4. Thống nhất giải pháp xử lý Issue

Sau khi xác định mức độ ưu tiên, bước tiếp theo là xây dựng và thực hiện các giải pháp cụ thể để xử lý vấn đề. Quá trình này bao gồm việc giao nhiệm vụ cho các cá nhân hoặc đội nhóm liên quan, thiết lập thời hạn hoàn thành, và đưa ra các biện pháp thay thế nếu cần. 

Ví dụ, nếu phát hiện thép không đạt tiêu chuẩn, giải pháp có thể là hủy lô hàng hiện tại và thay thế bằng lô thép mới từ một nhà cung cấp khác, đồng thời điều chỉnh lịch thi công để giảm thiểu tác động đến tiến độ. Việc xử lý vấn đề đòi hỏi sự phối hợp chặt chẽ giữa các bên liên quan và khả năng ra quyết định nhanh chóng.

5. Theo dõi và báo cáo

Theo dõi và báo cáo là một phần không thể thiếu để đảm bảo Issue – vấn đề được xử lý triệt để và đúng tiến độ. Nhà quản lý cần theo dõi trạng thái của từng vấn đề, từ khi nó được ghi nhận cho đến khi hoàn thành. 

Các trạng thái Issue phổ biến bao gồm: “Mới khởi tạo”, “đang xử lý”, “đã giải quyết”, và “đóng”,… Báo cáo định kỳ giúp các bên liên quan nắm bắt được tiến độ và tác động của việc giải quyết vấn đề. Ví dụ, một vấn đề về lỗi đường ống nước cần được cập nhật hàng ngày cho chủ đầu tư để đảm bảo minh bạch. Phần mềm quản lý RFx trong xây dựng có thể tự động hóa quy trình này, giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, nguồn lực và giảm thiểu sai sót. 

6. Ghi nhận và lưu trữ Issue

Cuối cùng, việc lưu trữ issue trong dự án xây dựng là cần thiết để đảm bảo tính minh bạch, cải thiện quy trình, và giảm thiểu rủi ro trong tương lai. Không chỉ dừng lại ở việc xử lý các vấn đề hiện tại, dữ liệu issue còn là nguồn tài liệu quý giá để tối ưu hóa quản lý dự án và hỗ trợ ra quyết định trong các dự án tiếp theo.

Trải nghiệm FastCons – phần mềm tối ưu quản lý issue dự án xây dựng

Việc quản lý issue cho dự án xây dựng bằng các công cụ excel, bảng giấy, zalo… không phải lúc nào cũng mang lại hiệu quả. Nhất là với các dự án xây dựng phức tạp, đòi hỏi tốc độ hoàn thiện nhanh, trao đổi thông tin xuyên suốt & update tình hình triển khai liên tục, thì việc dùng các công cụ truyền thống là không tối ưu. 

Khi đó, chúng tôi khuyến nghị các nhà điều hành nên chuyển sang dùng các giải pháp hỗ trợ quản lý issue dự án xây dựng chuyên sâu như phần mềm FastCons để điều hành dự án được dễ dàng hơn. 

Cụ thể, tính năng quản lý RFx trên FastCons giúp theo dõi tập trung các yêu cầu thông tin (RFIs), yêu cầu phê duyệt (RFAs), vấn đề (Issues) liên quan dự án thi công. Về khía cạnh quản lý Issues, phần mềm hỗ trợ:

• Chỉ huy, giám sát công trình dễ dàng lập phiếu Issues ghi nhận vấn đề, lỗi, sự cố thi công trực tuyến trên mobile app thay cho báo cáo giấy
• Phiếu Issue cho biết thông tin chi tiết về dự án, địa điểm thi công, loại vấn đề, mức độ nghiêm trọng, người phụ trách & thời hạn giải quyết
• Cho phép nội bộ nhân viên & các bên liên quan lập phiếu phản hồi Issue, báo cáo kết quả giải quyết vấn đề nhanh chóng trên app
• Dashboard theo dõi nhanh, trực quan: Tổng số Issue trong tháng, số dự án, trạng thái xử lý Issue, số lượng Issue theo loại hồ sơ,…

Giao diện quản lý Issues trên phần mềm FastCons

Demo trải nghiệm miễn phí phần mềm quản lý Issues trong xây dựng

Ngoài quản lý RFx (Yêu cầu làm rõ thông tin RFIs, Kiểm soát vấn đề – Issues, Yêu cầu phê duyệt RFAs) dự án, phần mềm FastCons đã có sẵn nhiều tính năng như: quản lý tiến độ thi công, khối lượng, quản lý vật tư, nhân công, tài chính & nghiệm thu công trình từ A-Z trên cùng một hệ thống. Hơn 3500 khách hàng trên khắp cả nước đã vận hành hiệu quả & cộng tác tốt hơn nhờ FastCons, trong đó có các nhà thầu tiêu biểu triển khai thành công giải pháp như: Hợp Nghĩa, Nam Giang, Constrexim, Petroland, STRACO, LAIMIAN, ARDOR, PCCC Tân Long Hải… 

Trên đây là những thông tin tổng quan giúp làm rõ quy trình quản lý Issues trong xây dựng, hy vọng các nhà thầu, chủ đầu tư, ban quản lý dự án,… có thêm kiến thức và lựa chọn được giải pháp quản lý vấn đề/ sự cố thi công hiệu quả. Từ đó giảm thiểu rủi ro trong thi công, tối ưu nguồn lực và cải thiện chất lượng dự án xây dựng.

Gửi yêu cầu Demo hoặc liên hệ Hotline 0983-089-715 để trải nghiệm miễn phí phần mềm FastCons ngay hôm nay!