Quản lý vật tư thi công nội thất kém hiệu quả khiến doanh nghiệp chịu nhiều rủi ro như mua vật tư không đảm bảo chất lượng, mua vật tư dư thừa, thi công vượt định mức, đội vật tư,… Từ đó ảnh hưởng tiêu cực đến ngân sách, tiến độ và chất lượng dự án thi công nội thất.
Để hạn chế, loại bỏ các rủi ro trên, mời các CEO tham khảo giải pháp phần mềm giúp quản lý chặt chẽ hoạt động mua sắm, lưu trữ tồn kho và điều phối vật tư nhanh chóng, hiệu quả tại các dự án thi công nội thất ngay dưới đây.
Quy trình chuẩn quản lý vật tư thi công nội thất
Quản lý vật tư thi công nội thất là quá trình điều phối và kiểm soát các hoạt động liên quan đến việc mua sắm, lưu trữ, cung ứng và sử dụng vật tư cần thiết trong quá trình thi công và hoàn thiện các công trình nội thất. Mục tiêu của quản lý vật tư là đảm bảo các vật liệu, công cụ và thiết bị được cung ứng đúng thời điểm, sử dụng hiệu quả, và đáp ứng được yêu cầu chất lượng của từng dự án.
8 bước quan trọng trong quy trình quản lý vật tư thi công nội thất bao gồm:
- Xác định yêu cầu vật tư: Phối hợp với bộ phận thiết kế và nhà thầu để xác định danh sách vật tư cho dự án thi công nội thất. Bao gồm việc xác định loại vật liệu, công cụ và thiết bị cần sử dụng,…
- Bóc tách khối lượng vật tư: Ước tính lượng vật tư cần thiết để thi công công trình nội thất dựa trên bản vẽ kỹ thuật, kế hoạch thi công,…
- Đặt hàng vật tư: Xác định các nhà cung cấp uy tín và đặt mua vật tư theo yêu cầu. Quản lý quá trình đặt hàng bao gồm xét duyệt báo giá, lập đơn mua hàng, thỏa thuận hợp đồng,…
- Nhận và kiểm tra vật tư: Kiểm tra số lượng, chất lượng và tình trạng của vật tư sau khi nhận hàng từ nhà cung cấp
- Lưu kho và tổ chức vật tư: Tổ chức và lưu trữ vật tư trong kho. Sử dụng hệ thống mã hóa hoặc nhãn dán để đảm bảo việc tìm kiếm và quản lý vật tư dễ dàng. Bảo quản vật tư, thường xuyên kiểm kê, báo cáo tình trạng kho vật tư,…
- Phân phối và sử dụng vật tư: Phân phối vật tư cho các đội thi công theo kế hoạch. Đảm bảo việc sử dụng vật tư được hiệu quả và tiết kiệm, tránh lãng phí, thất thoát.
- Cập nhật dữ liệu: Thường xuyên theo dõi việc sử dụng vật tư tại từng dự án. Cập nhật vào dữ liệu quản lý vật tư để có cái nhìn tổng quan về tình trạng tiêu thụ và lượng tồn kho.
- Theo dõi và điều chỉnh: Dựa trên thông tin được cập nhật, tiến hành điều chỉnh kế hoạch quản lý vật tư khi có phát sinh. Tiếp tục quản lý và theo dõi đến khi hoàn thành dự án.
Gợi ý tìm đọc: Ebook chọn lọc Cẩm nang quản lý thiết kế – thi công nội thất toàn diện từ quy trình đến quản lý và số hóa
Quy trình quản lý vật tư thi công nội thất đòi hỏi sự phối hợp chặt chẽ giữa các phòng vật tư – thu mua – BQLDA – Ban giám đốc để liên tục thực hiện, kiểm tra, theo dõi sát sao. Điều này giúp việc cung ứng và sử dụng vật tư được tối ưu, hiệu quả, từ đó đảm bảo chất lượng và tiến độ thi công dự án nội thất.
Tại sao cần phần mềm quản lý vật tư thi công nội thất?
Thực tế quy trình quản lý vật tư thi công nội thất rất phức tạp, công trình càng lớn thì nhu cầu sử dụng và lượng vật tư tập kết ở các kho càng nhiều. Trong quá trình triển khai thi công cũng thường phát sinh nhiều nhu cầu mua sắm vật tư, các loại đề xuất cung ứng vật tư, các đề nghị thanh toán cho nhà cung cấp,… rất khó kiểm soát.
Nếu doanh nghiệp nội thất chỉ quản lý vật tư theo phương pháp truyền thống qua excel, giấy tờ,… thì rất dễ gặp phải các bất cập và rủi ro như:
- Tình trạng thiếu hụt, chậm cung cấp vật tư từ các nhà cung cấp, từ kho ra công trường làm ảnh hưởng đến tiến độ dự án
- Mua vật tư kém chất lượng, không đáp ứng yêu cầu kỹ thuật làm ảnh hưởng đến chất lượng công trình và uy tín doanh nghiệp
- Quản lý kho kém hiệu quả dẫn đến hư hỏng/ thất thoát vật tư, tăng chi phí lưu kho và tốn thời gian tìm kiếm
- Khó kiểm soát việc phân phối và sử dụng vật tư tại công trường gây lãng phí vật tư, làm tăng chi phí và ảnh hưởng đến lợi nhuận dự án.
Ứng dụng phần mềm quản lý vật tư thi công nội thất như FastCons sẽ giúp doanh nghiệp giải quyết triệt để bài toán đó. Khi toàn bộ quy trình xuất – nhập – tồn kho vật tư, và điều phối vật tư tại công trình được quản lý tập trung trên 1 nền tảng, Ban lãnh đạo có thể cập nhật & theo dõi vật tư thi công mọi lúc mọi nơi. Cán bộ vật tư, kỹ sư, kế toán phối hợp triển khai công việc nhanh chóng, chính xác hơn, từ đó cải thiện tốc độ thi công và tăng hiệu quả quản lý các dự án nội thất.
Case-Study: Quy trình theo dõi & kiểm soát vật tư thi công tại công trường – Ngành Xây dựng
Tối ưu quản lý vật tư thi công nội thất với giải pháp FastCons
Là giải pháp quản lý dự án chuyên biệt dành riêng cho doanh nghiệp tư vấn – thiết kế – thi công nội thất, phần mềm FastCons giúp các nhà quản lý kiểm soát hiệu quả vật tư, khối lượng, tiến độ, nhân công, tài chính dự án, và hỗ trợ kết nối thông tin real-time giữa công trường & văn phòng.
Riêng module quản lý vật tư trên phần mềm FastCons có thể đáp ứng tối đa nhu cầu quản lý vật tư thi công nội thất của các CEO, bao gồm:
- Quản lý kho tổng công ty và kho vật tư tại từng công trường. Báo cáo, theo dõi số liệu tồn kho chính xác
- Quản lý quy trình đề xuất – duyệt mua vật tư đảm bảo không vượt dự trù đầu vào cho từng công trình
- Quản lý quy trình xuất – nhập vật tư dưới công trường thông qua các phiếu xuất – nhập – chuyển vật tư online
- Quản lý khối lượng vật tư đã tiêu hao cho các hạng mục thi công trong ngày. Trừ tồn tự động.
Đặc biệt Ban quản lý, cán bộ vật tư, kế toán, kỹ sư công trường đều có thể kiểm soát đề xuất vật tư nhanh chóng, chính xác & real-time ngay trên app di động. Các đề nghị mua vật tư, đề nghị thanh toán sẽ được khởi tạo – duyệt trực tuyến, rút ngắn 90% thời gian thực hiện các tác vụ thủ công hay chờ xử lý, phê duyệt.
Với khả năng quản lý vật tư thi công nội thất toàn diện cùng nhiều tiện ích tự động thông minh, FastCons giúp các doanh nghiệp nội thất vận hành tinh gọn và sử dụng vật tư hiệu quả, từ đó cải thiện lợi nhuận. Điều này đặc biệt quan trọng trong bối cảnh thị trường cung ứng vật liệu có nhiều biến động, giá cả vật tư tăng đột biến như hiện nay.
Hướng dẫn số hóa quy trình quản lý vật tư thi công nội thất trên phần mềm FastCons
Dưới đây là hướng dẫn số hóa quy trình quản lý vật tư thi công nội thất trên phần mềm FastCons thay thế toàn bộ cách quản lý thủ công qua giấy tờ, excel, zalo,… Mời các CEO tham khảo áp dụng!
1. Quản lý chặt chẽ hoạt động cung ứng vật tư
Thiết lập và xử lý trực tuyến toàn bộ quy trình mua sắm, cung ứng vật tư thi công nội thất cho tổ đội thi công và thầu phụ ngay trên phần mềm.
- Ví dụ tại quy trình đặt mua vật tư, thiết lập 7 giai đoạn quản lý trên phần mềm: Tiếp nhận & kiểm tra Phiếu đề nghị => Yêu cầu NCC báo giá trình mẫu => Xét duyệt báo giá => Lập đơn mua hàng, đàm phán & ký kết hợp đồng => Tiến hành đặt hàng => Tiến hành nhận hàng => Lập thủ tục thanh toán & lưu hồ sơ
- Số hóa quy trình đề xuất cấp vật tư ngay trên app, ví dụ: Kỹ thuật công trình lập => Chỉ huy trưởng phê duyệt => Trưởng ban cung ứng vật tư thực hiện => Ban Kinh tế kỹ thuật theo dõi
Tại các hạng mục công việc con ở từng giai đoạn, bạn có thể dễ dàng thêm/ bớt người theo dõi, thực hiện/ phê duyệt ở từng phòng ban tương ứng. Phần mềm cũng tự động chuyển bước, tự động nối quy trình làm việc giữa các phòng ban.
2. Quản lý kho vật tư
- Ứng dụng FastCons giúp khai báo tập trung và theo dõi chi tiết danh sách vật liệu, thiết bị, máy thi công kèm thông số/đơn giá & thiết lập định mức vật tư cho từng dự án
- Theo dõi khối lượng vật tư nhập – xuất – chuyển kho & quản lý tồn kho công trình
- Quản lý được số liệu kho, điều chuyển giữa các kho thông qua các loại phiếu nhập kho – xuất kho – chuyển kho được quản lý ngay trên phần mềm
3. Đề xuất, phê duyệt vật tư Online
FastCons giúp số hóa quy trình đề xuất – phê duyệt thủ công bằng quy trình khởi tạo – phê duyệt vật tư thi công nội thất trực tuyến trên app.
- Với kỹ sư làm việc ngoài công trường: Dùng mobile app tạo nhanh các phiếu đề xuất mua vật tư/ đề nghị giải chi, thanh toán cho nhà cung cấp,… bằng các mẫu có sẵn trên app. Phần mềm tự động gửi đề xuất tới các cấp quản lý để phê duyệt, và gán người theo dõi vào đơn từ như kế toán, cán bộ kho…
- Với ban quản lý, giám đốc: Truy cập app di động mọi lúc mọi nơi để duyệt đề xuất cho nhân viên nhanh chóng, giảm độ trễ. Đặc biệt phần mềm tự động kiểm tra khối lượng vật tư trên các phiếu đề xuất mua. Nếu vượt dự toán định mức ban đầu sẽ không cho phép gửi duyệt.
- Với cán bộ kế toán, vật tư, thủ quỹ: Truy cập web app xem chi tiết các thông tin đề xuất, kiểm tra hồ sơ/hợp đồng đính kèm để thực hiện giải chi và báo cáo hoàn thành khi đã thanh toán vật tư cho nhà cung cấp.
4. Quản lý đối soát vật tư
- FastCons giúp kiểm soát chặt chẽ việc sử dụng vật tư tại từng dự án thi công nội thất, khai báo realtime sử dụng vật liệu trên từng hạng mục đã thi công trong ngày
- Hệ thống tự động cảnh báo vật tư thi công sắp và gần vượt khối lượng dự toán, nhờ đó giảm thiểu rủi ro đội vật tư, nâng chi phí.
Case-study: Nội thất Hoàn Hảo quản lý hơn 1600 đề xuất vật tư trên phần mềm FastCons
Quy trình lập đề xuất, chờ phê duyệt thủ công mất rất nhiều thời gian, ảnh hưởng đến tiến độ thi công là lý do thúc đẩy Ban lãnh đạo Công ty Nội thất Hoàn Hảo ứng dụng FastCons tăng hiệu quả quản lý dự án.
Chỉ sau 9 tháng triển khai áp dụng phần mềm, Hoàn Hảo đã số hóa và quản lý 1626 biểu mẫu liên quan đến đề xuất đề nghị giải chi, đề xuất ứng mua vật tư, đề xuất thanh toán cho nhà cung cấp, đề nghị thanh toán cho nhà thầu phụ,…
Ứng dụng FastCons còn cho phép Nội thất Hoàn Hảo thiết kế thêm các trường mở rộng trong phiếu đề xuất tùy biến theo từng dự án và theo nhu cầu quản lý riêng của công ty như: Mã công trình, Mục đích sử dụng, Số tiền, Số tài khoản nhận thanh toán,…
Anh Phạm Bá Lực – CEO Nội Thất Hoàn Hảo chia sẻ “FastCons giúp Ban lãnh đạo quản lý và phê duyệt đề xuất của cấp dưới mọi lúc mọi nơi, giảm thời gian chờ đợi và hạn chế sai sót. Anh cũng giới thiệu cho khá nhiều bạn bè, doanh nghiệp vì rõ ràng phần mềm mang lại rất nhiều lợi ích so với cách quản lý thủ công kiểu cũ”
Tìm hiểu hành trình chuyển đổi số của doanh nghiệp tại đây
Cùng với nội thất Hoàn Hảo, hơn 3500 nhà thầu xây dựng trên khắp cả nước cũng đã số hóa thành công trên nền tảng FastCons, trong đó có các đơn vị nội thất tiêu biểu như: Nội thất Tín Trung, kiến trúc ALA, DTHOME, Nội thất Nắng Vàng, Nội thất Việt Long, Nội thất Huy Thành,…
Quý khách hàng quan tâm đến giải pháp quản lý vật tư thi công nội thất FastCons, vui lòng liên hệ Hotline 0983-089-715 hoặc điền thông tin đăng ký vào Form bên dưới để nhận Tư vấn & Demo 1-1 với chuyên viên!
