Quản lý chi phí là chìa khóa đảm bảo các dự án xây dựng không vượt quá ngân sách và tiến độ dự kiến. Tuy nhiên, theo Báo cáo Quản lý Chi phí Xây dựng của Dodge Data & Analytics (Dodge) – công ty nghiên cứu và cung cấp dịch vụ thông tin trong lĩnh vực xây dựng và xây dựng cơ sở hạ tầng, có đến 33% dự án xây dựng vượt quá ngân sách. Các nhà thầu tham gia khảo sát cho biết, thậm chí trong những dự án có hiệu suất tốt nhất của họ, có tới 1 trên 5 dự án không đáp ứng được yêu cầu về ngân sách.

Việc theo dõi hiệu quả chi phí xây dựng và giám sát rủi ro tạo nên sự khác biệt lớn trong việc duy trì ngân sách trong phạm vi tốt hơn. Tuy nhiên, để làm được điều này, các nhà quản lý dự án cần có kỷ luật quản lý chi phí và hiểu biết về các phương pháp quản lý chi phí hiện tại. Trong bài viết này, chúng ta sẽ xem xét những điểm nổi bật từ báo cáo của Dodge về vấn đề quản lý chi phí trong ngành Xây dựng và những xu hướng quản lý chi phí xây dựng quan trọng mà các nhà thầu trên thế giới đang thực hiện để áp dụng vào doanh nghiệp của bạn.

Những Điểm Chính Cần Nhớ

• Cả chủ đầu tư và nhà thầu chung đều ưa thích sử dụng một công cụ duy nhất cho quản lý chi phí, kèm theo một số hạn chế về các công cụ từ bên thứ ba.
• Dự báo chi phí bằng dữ liệu hiện trường theo thời gian thực là nhu cầu hàng đầu trong quản lý chi phí trong tương lai.
• Chủ đầu tư và nhà thầu cần phối hợp để xây dựng nguyên tắc quản lý chi phí tích hợp các bên.
• Sử dụng công nghệ sẽ cho phép nhân viên tham gia sâu hơn vào quá trình chia sẻ thông tin & hỗ trợ quản lý chi phí dự án toàn diện.

5 xu hướng quản lý chi phí xây dựng dẫn đầu hiện nay

1. Chủ đầu tư và nhà thầu cùng sử dụng một công cụ quản lý chi phí duy nhất.

Dù các chủ đầu tư và nhà thầu hướng tới mô hình dùng chung một công cụ quản lý chi phí xây dựng để chia sẻ thông tin. Nhưng nhìn chung, họ đều sử dụng nhiều hơn một công cụ cho việc quản lý chi phí. Cụ thể, theo khảo sát của Dodge, 44% tận dụng nhiều hơn một công cụ nhưng chỉ sử dụng một công cụ làm chính, 33% sử dụng từ hai đến năm công cụ mà không có công cụ nào làm chính, 21% sử dụng một công cụ quản lý chi phí duy nhất, trong khi 5% còn lại sử dụng nhiều hơn năm công cụ mà không có công cụ nào làm chính.

Phần lớn những người tham gia trả lời khảo sát phản hồi họ ưa chuộng sử dụng các công cụ công nghệ đơn giản để quản lý chi phí với các tính năng như thiết lập hệ thống tài khoản, báo cáo tình trạng chi phí trong suốt dự án theo thời gian thực.

—> “Ưu tiên sự dễ dàng trong việc truy cập và sử dụng khi chọn công cụ quản lý chi phí để đạt được hiệu quả quản lý tốt nhất trong suốt vòng đời dự án!”

>> Tham khảo phần mềm FastCons – Công cụ Top 1 để quản lý chi phí & tiến độ thi công theo thời gian thực

Chúng ta có thể thấy sự ưa chuộng nhất quán trong việc sử dụng công cụ quản lý chi phí chính, tuy nhiên chỉ hơn ¼ chủ đầu tư và nhà thầu thực sự sử dụng một công cụ duy nhất. Phương pháp quản lý chi phí xây dựng hàng đầu là dựa vào công cụ chính cùng các công cụ hỗ trợ. Do vậy, điều quan trọng là chọn công cụ chính có khả năng tích hợp và cho phép đồng bộ giữa chi phí – tiến độ & kế hoạch, kết nối real-time đội ngũ tại hiện trường và văn phòng, đồng thời tránh tình trạng phân mảnh dữ liệu.

Báo cáo của Dodge cũng cho thấy rõ sự ưa thích của người tham gia khảo sát đối với công cụ từ bên thứ ba. Khoảng 47% sử dụng công cụ từ bên thứ ba, trong đó có khoảng 60% ưa dùng ứng dụng trên desktop và 40% sử dụng các ứng dụng truy cập trực tuyến trên nền điện toán đám mây. 32% chủ đầu tư và nhà thầu sử dụng các công cụ được phát triển nội bộ, và 16% sử dụng excel.

Chúng ta có thể dự kiến trong tương lai, các doanh nghiệp xây dựng sẽ lần lượt chuyển dịch từ các phần mềm desktop, excel sang phần mềm trực tuyến cho phép làm việc & truy cập mọi lúc mọi nơi. Các phần mềm này cung cấp khả năng tùy chỉnh và chi phí bảo trì nâng cấp gần như bằng 0. Việc tạo ra một môi trường trực tuyến nơi tất cả mọi người có thể truy cập chia sẻ thông tin & cập nhật về dự án sẽ tạo tiền đề thuận lợi để quản lý chi phí xây dựng một cách có hệ thống hơn. 

>> Đọc thêm: Tìm hiểu module quản lý chi phí công trình trên phần mềm FastCons 

2. Thế nào là quản lý chi phí thành công theo quan điểm của chủ đầu tư và tổng thầu?

Khi đo lường sự thành công trong quản lý chi phí, người tham gia khảo sát cho biết họ thường sử dụng ba chỉ số sau đây nhiều nhất:

• Thời gian xử lý các yêu cầu thay đổi
• Đạt được tỷ suất lợi nhuận dự kiến
• Chi phí cuối cùng so sánh với chi phí dự toán

Chủ đầu tư và nhà thầu chia sẻ quan điểm rằng mức đầu tư vào việc quản lý chi phí của họ là không đồng nhất. Cụ thể, 39% tin rằng họ đang chi trả nhiều hơn so với cần thiết, 32% cho rằng họ đang chi trả đúng mức, và 29% cho biết họ đang chi trả ít hơn so với mức cần thiết. Trong các nhóm nhỏ, có sự khác biệt giữa chủ đầu tư so với các nhà thầu, bởi chủ đầu tư nghĩ rằng họ đang chi trả quá nhiều, đặc biệt đối với những người trong các tổ chức công cộng (55%). Ngược lại, những nhà thầu, đặc biệt là những người trong ngành thương mại, lại không nghĩ rằng họ đang phải chi trả quá nhiều (31%).

Ngoài ra còn có sự khác biệt đáng kể giữa cách chủ sở hữu và tổng thầu đo lường sự thành công của các giải pháp quản lý chi phí. Chủ đầu tư thường đề cập đến các chỉ số sau đây nhiều nhất:

• Chi phí cuối cùng so với chi phí dự toán (30%)
• Tạo ra dữ liệu hữu ích để làm chuẩn so sánh cho các dự án tương lai (26%)

Trái lại, các nhà thầu lấy tiêu chí xác định những thay đổi tối thiểu ngoài kế hoạch là tiêu chí thành công hàng đầu của họ. Những ưu tiên này phù hợp với trách nhiệm của từng bên nhưng cũng cho thấy sự thiếu đồng bộ về ý nghĩa của việc quản lý chi phí thành công.

3. Dự báo chi phí bằng dữ liệu hiện trường theo thời gian thực là nhu cầu quản lý chi phí hàng đầu trong tương lai

30% người tham gia khảo sát đã chọn nhu cầu quan trọng nhất trong 14 hoạt động quản lý chi phí được nêu ra là nhu cầu dự báo được các chi phí quan trọng từ dữ kiện thi công tại hiện trường gửi về theo thời gian thực. Đây cũng là trọng tâm cải thiện của các doanh nghiệp trong vòng ba đến năm năm tới. Phương pháp này được xếp hạng số một ở cả bốn khu vực nghiên cứu, với tỷ lệ chọn cao nhất là 32% ở Anh chọn và thấp nhất là 26% ở Canada .

Bên cạnh đó, các nhu cầu quản lý chi phí được quan tâm cao trong tương lai là: theo dõi sự biến động các khoản chi phí trong ngân sách (29%) và quản lý quy trình cộng tác làm việc (26%).

Các nhu cầu này cũng có sự khác biệt giữa các bên. Chủ đầu tư quan tâm nhất đến việc theo dõi ngân sách động và sử dụng dữ liệu từ hiện trường để dự báo. Nhu cầu này cao gấp ba lần ở nhà thầu và cao gấp đôi so với nhóm người có nhu cầu đánh giá hiệu suất chi phí thực tế so với dự toán.

4. Gia tăng sự tham gia của các nhóm dự án trong việc quản lý chi phí

Việc tăng cường sự tham gia mạnh mẽ hơn của các đội dự án trong việc quản lý chi phí sẽ giải quyết rất nhiều vấn đề và nguy cơ do trao đổi thông tin kém hiệu quả. Báo cáo của Dodge nhấn mạnh sự đóng góp đáng kể của các nhóm chức năng trong việc quản lý chi phí. Các phát hiện của Dodge cũng “chỉ ra rằng nhóm nhân viên nòng cốt trong dự án đủ khả năng tham gia sâu hơn và sẵn sàng giữ vai trò tiếp cận toàn diện hơn thay vì chỉ thực hiện chức năng công việc của họ. Điều này được thể hiện rõ qua báo cáo của nhóm nhân viên dự án nòng cốt:

• Khả năng quản lý chi phí tốt hơn
• Các hoạt động quản lý chi phí phức tạp nhất được thực hiện dễ dàng hơn
• Đạt sự hài lòng cao hơn khi sử dụng công nghệ để giải quyết vấn đề

Những phản hồi này cho thấy tiềm năng cao trong vấn đề quản lý chi phí sẽ được cải thiện đáng kể nếu có sự tham gia của nhóm nhân viên nòng cốt vào quy trình quản lý chi phí xây dựng của doanh nghiệp.

5. Mở rộng khả năng gắn kết giữa Chủ đầu tư và nhà thầu 

Trong báo cáo của Dodge, có sự khác biệt đáng kể về mức độ ưu tiên liên quan tới quản lý chi phí xây dựng giữa chủ đầu tư và nhà thầu. Ví dụ, trong khi nhà thầu đặt trọng tâm vào vấn đề cải thiện dòng tiền thì  chủ đầu tư tập trung hơn vào việc cải thiện khả năng dự báo các nhóm chi phí quan trọng thông qua dữ liệu hiện trường theo thời gian thực. 

Trên thực tế, cả hai nhu cầu trên đều có sự liên đới nhất định tới chủ đầu tư và cả nhà thầu. Ví dụ, việc kiểm soát tốt dòng tiền dự án sẽ đóng góp vào thành công chung của dự án của chủ đầu tư và việc dự báo chi phí thì yêu cầu sự tham gia của nhà thầu.

Dù ưu tiên quản lý chi phí là gì, thì cũng cho thấy cần có sự kết nối sâu hơn giữa chủ đầu tư và nhà thầu chung, bao gồm: Đạt được sự đồng thuận về thành công trong việc quản lý chi phí, các công cụ và ưu tiên thúc đẩy việc xây dựng quy trình làm việc trơn tru trong tất cả các giai đoạn của một dự án.

Kết luận

Để đẩy mạnh việc quản lý chi phí, chủ đầu tư, nhà thầu và các nhóm dự án cần một công cụ toàn diện mà họ có thể tin cậy để theo dõi, cập nhật thông tin, chia sẻ các báo cáo và đưa ra các dự đoán rủi ro tin cậy liên quan đến chi phí. Công cụ này nên được trang bị các tính năng hỗ trợ cho nhu cầu quan trọng trong tương lai là dự báo chi phí tại hiện trường bằng dữ liệu thời gian thực.

Fastcons khuyến khích bạn sử dụng giải pháp số hóa và quản lý chi phí dự án xây dựng hiệu quả, giảm thiểu rủi ro tài chính, hỗ trợ doanh nghiệp:

• Kiểm soát chặt chẽ tất cả khoản chi phí, đề nghị, duyệt chi, mua sắm vật tư, dòng tiền vào/ra của một dự án. 
• Thuận tiện theo dõi tiến độ giải ngân, tình trạng thanh toán, công nợ cho từng NCC/thầu phụ.
• Tính toán lãi lỗ thực tế và dự kiến của công trình. Hỗ trợ cân đối chi tiêu & hạn chế rủi ro lỗ công trình.
• …..

Ngoài ra, Fastcons còn cung cấp các giải pháp như quản lý kế hoạch, quản lý tiến độ thi công, quản lý khối lượng, quản lý vật tư,….dành riêng cho nhà thầu Xây dựng Việt Nam. 

Để trải nghiệm DEMO miễn phí tính năng quản lý chi phí dự án xây dựng trên phần mềm FastCons, bạn có thể gọi tới hotline 0983-089-715 hoặc nhập thông tin vào form đăng ký dưới đây.