Lập hồ sơ quyết toán công trình là một công tác quan trọng nhưng lại khá khó khăn nếu bạn chưa có kinh nghiệm. Hãy tham khảo bài viết của FastCons để nắm chắc cách lập một bộ hồ sơ thanh quyết toán công trình theo chuẩn hiện hành và các lưu ý khi lập bộ hồ sơ quyết toán công trình. 

Hồ sơ quyết toán công trình là gì?

Hồ sơ quyết toán công trình là một tài liệu quan trọng trong lĩnh vực xây dựng và công trình. Nó thường được chuẩn bị và trình bày vào cuối giai đoạn hoàn thành công trình, nhằm tổng kết các thông tin về chi phí, tiến độ, tài liệu và các vấn đề khác liên quan đến công trình.

Hồ sơ quyết toán công trình cung cấp thông tin chi tiết về mọi khía cạnh của công trình, bao gồm các hạng mục công việc đã thực hiện, số lượng và đơn giá của vật liệu, công nhân, máy móc sử dụng, cũng như các chi phí phát sinh trong quá trình thi công.

Ngoài ra, bộ hồ sơ này cũng bao gồm các tài liệu hỗ trợ như bảng kê khối lượng, bảng tính giá, hợp đồng gốc và các biên bản liên quan đến thanh toán. Thông qua việc so sánh giữa các thông tin trong hồ sơ quyết toán và hợp đồng gốc, chủ đầu tư và nhà thầu có thể xác định và thống nhất các khoản thanh toán còn lại sau khi công trình hoàn thành.

Hồ sơ quyết toán dự án công trình có vai trò quan trọng trong việc kiểm soát và đánh giá kết quả của công trình, đồng thời cũng tạo điều kiện cho việc thanh toán tiền công cho nhà thầu và các bên liên quan.

Hồ sơ quyết toán công trình gồm những gì?

Theo Nghị định 37/2015/NĐ-CP, hồ sơ quyết toán hợp đồng được lập bởi bên nhận thầu và tuỳ theo từng loại hợp đồng và giá trị hợp đồng. Nội dung của hồ sơ phải tuân thủ các thỏa thuận trong hợp đồng và bao gồm các tài liệu dưới đây.

Thủ tục cơ bản khi lập hồ sơ thực hiện quyết toàn công trình gồm:

1. Hồ sơ Bản vẽ hoàn công của công trình.
2. Nhật ký thi công ghi lại quá trình xây dựng công trình.
3. Biên bản nghiệm thu hoàn thành toàn bộ công việc, với chữ ký xác nhận từ cấp trên.
4. Bảng tính giá trị quyết toán hợp đồng xây dựng. Bảng này chi tiết về giá trị công việc đã hoàn thành theo hợp đồng, giá trị công việc phát sinh (nếu có), giá trị đã thanh toán hoặc tạm thanh toán và giá trị còn lại mà bên giao thầu phải thanh toán cho bên nhận thầu.
5. Các tài liệu khác theo thỏa thuận trong hợp đồng xây dựng.

Danh mục tài liệu trong hồ sơ quyết toán công trình  

Với chủ đầu tư và nhà thầu xây dựng thì bộ hồ sơ thanh quyết toán công trình xây dựng sẽ có những khác biệt cơ bản. 

Hồ sơ quyết toán công trình xây dựng đối với chủ đầu tư:

• Bản vẽ, dự toán công trình.
• Hợp đồng, nghiệm thu, thanh lý, hóa đơn phần thiết kế.
• Hợp đồng, nghiệm thu, thanh lý, hóa đơn phần thẩm tra hồ sơ thiết kế (nếu cần).
• Biên bản nghiệm thu từng phần, từng hạng mục, nhật ký công trình giữa các bên.
• Biên bản ghi nhận khối lượng phát sinh, giảm sinh (nếu có).
• Bản vẽ hoàn công, quyết toán công trình.
• Hợp đồng, nghiệm thu, thanh lý, hóa đơn phần thi công.

Hồ sơ quyết toán công trình xây dựng đối với đơn vị thi công:

• Bản vẽ công trình.
• Biên bản nghiệm thu từng phần, từng hạng mục, nhật ký công trình giữa các bên.
• Biên bản ghi nhận khối lượng phát sinh, giảm sinh (nếu có).
• Bản vẽ hoàn công, quyết toán công trình (dựa trên khối lượng thi công, định mức xây dựng).
• Chứng từ hóa đơn vật tư, chi phí nhân công, bảng phân bổ chi phí.
• Bảng tính giá thành công trình: vật tư, chi phí, nhân công.
• Hợp đồng, nghiệm thu, thanh lý, hóa đơn đầu ra.

Khi lập bộ hồ sơ bạn cần xem xét kỹ nội dung hợp đồng cũng như các quy định cơ bản để thực hiện đầy đủ, chuẩn nhất, hạn chế việc phải làm lại gây chậm tiến độ hoàn công.

Hướng dẫn lập hồ sơ quyết toán công trình xây dựng 

Cách làm hồ sơ quyết toán công trình xây dựng bao gồm một số bước quan trọng để đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong quyết toán. Việc này đã được áp dụng rộng rãi bởi nhiều chủ đầu tư tại các dự án xây dựng. Sau đây là hướng dẫn cụ thể về cách thực hiện hồ sơ quyết toán công trình, hy vọng rằng sau khi tham khảo, bạn sẽ có sự tự tin hơn đáng kể trong quy trình này.

Bước 1: Tính toán khối lượng thực tế xây dựng (dựa trên bản vẽ hoàn công) cho từng loại công tác. Sử dụng các đơn giá thị trường để tính toán chi phí trực tiếp cho vật liệu, nhân công và máy móc.

Bước 2: Tham khảo các thông báo, hướng dẫn về lập dự toán và quy định về các hệ số điều chỉnh (nếu có). Đồng thời, xem xét các thay đổi trong giá cả vật liệu, hệ số và tỷ lệ quy định tại thời điểm quyết toán. Chủ đầu tư và đơn vị thi công cần thống nhất về thời điểm áp dụng đơn giá, hệ số và tỷ lệ quy định, và cần tổng hợp dựa trên các vấn đề sau:

• Xác định tổng số vốn thực tế đã đầu tư vào công trình, bao gồm cả chi phí chuẩn bị và thực hiện đầu tư.
• Xác định các khoản thiệt hại không tính vào giá thành công trình (ví dụ: thiên tai, dịch bệnh, vv.).
• Xác định tổng vốn đầu tư thực tế vào công trình.
• Xác định giá trị tài sản cố định và phân loại tài sản cố định.
• Xác định đầy đủ giá trị tài sản cố định và tài sản lưu động của công trình đã được chuyển giao cho đơn vị khác sử dụng, để tiến hành hạch toán tăng giảm vốn đầu tư

Nội dung của Hồ Sơ Quyết Toán Công Trình Xây Dựng AB năm 2023

Dưới đây chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn cách lập và chuẩn bị một bộ hồ sơ quyết toán (A-B) một hợp đồng bao gồm các bước cụ thể dưới đây.

Nội dung Hồ Sơ Quyết Toán Công Trình Xây Dựng AB năm 2023 được thực hiện theo các bước sau:

Bước 1: Phần Pháp lý

• Tập hợp hồ sơ dự thầu đã trúng thầu.
• Quyết định kết quả lựa chọn nhà thầu.
• Hợp đồng phụ lục bổ sung hợp đồng thi công.
• Quyết định phê duyệt thay đổi, điều chỉnh thiết kế (nếu có).
• Quyết định phê duyệt dự toán phát sinh, dự toán điều chỉnh (nếu có).
• Các văn bản chấp thuận về an toàn ATLĐ, PCCC, VSMT của các cơ quan quản lý (nếu có).
• Các văn bản khác đi kèm như điều kiện thi công, phương pháp thi công, xử lý hiện trường, thay đổi thiết bị, nhân sự.

Bước 2: Phần hồ sơ quản lý chất lượng Quyết Toán Xây dựng Công Trình

• Tập hợp danh mục các thay đổi trong quá trình thi công.
• Hồ sơ hoàn công và nhật ký thi công xây dựng, bao gồm bản vẽ hoàn công, biên bản nghiệm thu, kết quả thí nghiệm, kế hoạch kiểm tra và quan trắc (nếu có), hóa đơn chứng từ, hợp đồng mua bán, chứng chỉ chất lượng, lý lịch máy móc thiết bị tham gia thi công, hồ sơ lắp đặt thiết bị (nếu có), hồ sơ giải quyết sự cố trong quá trình thi công, biên bản nghiệm thu hoàn thành hạng mục công trình hoặc công trình đưa vào sử dụng, hồ sơ thanh toán các giai đoạn thi công.

Bước 3: Lập bảng tính giá trị Quyết toán công trình

• Thu thập và tổng hợp khối lượng hoàn thành toàn bộ công trình.
• Lập bảng tính giá trị quyết toán hợp đồng xây dựng (Quyết toán A-B).
• Lập bảng giá trị đề nghị Quyết toán.
• In và đóng quyển.
• Thời gian quyết toán không vượt quá 60 ngày.

Điểm khác biệt giữa Phụ lục 08b Quyết toán công trình với phụ lục 03a và 04

Những thay đổi trong Phụ lục 08b theo Nghị định 11/2020/NĐ-CP so với Phụ lục 03a và Phụ lục 04 Thông tư số 08/2016/TT-BTC

• Biểu mẫu 08b là sự kết hợp của cả phụ lục 03a và 04 và được sử dụng để theo dõi giá trị khối lượng công việc hoàn thành theo hợp đồng ban đầu (PL03a) và ngoài hợp đồng ban đầu (PL04).
• Biểu mẫu 08b bổ sung thêm 2 cột so với PL03a, bao gồm tổng số khối lượng phát sinh so với hợp đồng ban đầu và tổng số giá trị phát sinh so với hợp đồng ban đầu.
• Theo quy định về Quản lý dự án hiện tại, không chỉ có Chủ đầu tư mà còn bao gồm ban quản lý dự án chuyên ngành hoặc ban quản lý dự án khu vực quản lý dự án. Cả ba thành phần này đều là chủ thể hợp đồng và cần được đại diện xác nhận trong biểu mẫu 08b.

Pháp luật quy định về quyết toán, thanh lý hợp đồng

Chúng tôi xin được Trích dẫn nguyên văn văn bản Luật 

“Điều 147 Luật xây dựng 2014 quy định về quyết toán, thanh lý hợp đồng xây dựng như sau:

1. Bên nhận thầu có trách nhiệm quyết toán hợp đồng xây dựng với bên giao thầu phù hợp với loại hợp đồng và hình thức giá hợp đồng áp dụng. Nội dung quyết toán hợp đồng xây dựng phải phù hợp với thoả thuận trong hợp đồng xây dựng.

2. Thời hạn thực hiện quyết toán hợp đồng xây dựng do các bên thoả thuận. Riêng đối với hợp đồng xây dựng sử dụng vốn nhà nước, thời hạn quyết toán hợp đồng không vượt quá 60 ngày, kể từ ngày nghiệm thu hoàn thành toàn bộ công việc của hợp đồng, bao gồm cả phần công việc phát sinh (nếu có). Trường hợp hợp đồng xây dựng có quy mô lớn thì được phép kéo dài thời hạn thực hiện quyết toán hợp đồng nhưng không vượt quá 120 ngày.

3. Hợp đồng xây dựng được thanh lý trong trường hợp sau:

a) Các bên đã hoàn thành nghĩa vụ theo hợp đồng;

b) Hợp đồng xây dựng bị chấm dứt hoặc huỷ bỏ theo quy định của pháp luật.

4. Thời hạn thanh lý hợp đồng xây dựng do các bên hợp đồng thỏa thuận. Đối với hợp đồng xây dựng sử dụng vốn nhà nước, thời hạn thanh lý hợp đồng là 45 ngày kể từ ngày các bên hợp đồng hoàn thành các nghĩa vụ theo hợp đồng hoặc hợp đồng bị chấm dứt theo quy định tại khoản 2 Điều 145 của Luật này. Đối với hợp đồng xây dựng có quy mô lớn, việc thanh lý hợp đồng có thể được kéo dài nhưng khng quá 90 ngày.

Bên cạnh đó, khoản 23.1 Điều 23 Thông tư 09/2016/TT-BXD quy định điều khoản Quyết toán và thanh lý hợp đồng trong mẫu Hợp đồng thi công xây dựng công trình  như sau:

23.1. Quyết toán Hợp đồng

Trong vòng ….. ngày sau khi nhận được biên bản nghiệm thu đã hoàn thành toàn bộ nội dung công việc theo quy định của Hợp đồng, Bên nhận thầu sẽ trình cho Bên giao thầu … (Bộ) quyết toán Hợp đồng với các tài liệu trình bày chi Tiết theo mẫu mà Bên giao thầu đã chấp thuận, bao gồm các tài liệu sau:

– Biên bản nghiệm thu hoàn thành toàn bộ công việc thuộc phạm vi Hợp đồng;

– Bản xác nhận giá trị khối lượng công việc phát sinh (nếu có) ngoài phạm vi Hợp đồng;

– Bảng tính giá trị quyết toán Hợp đồng (gọi là quyết toán A-B), trong đó nêu rõ phần đã thanh toán và giá trị còn lại mà Bên giao thầu có trách nhiệm thanh toán cho Bên nhận thầu;

– Hồ sơ hoàn công, nhật ký thi công xây dựng công trình;

– Các tài liệu khác theo thỏa thuận trong Hợp đồng (nếu có).

Thời hạn Bên nhận thầu giao nộp hồ sơ quyết toán Hợp đồng không được quá ….. ngày kể từ ngày nghiệm thu hoàn thành toàn bộ nội dung công việc cần thực hiện theo Hợp đồng, bao gồm cả công việc phát sinh (nếu có).”

Trên đây là toàn bộ kiến thức về hồ sơ quyết toán công trình đầy đủ và chi tiết nhất. Hy vọng qua bài viết, bạn đã nắm được cách lập một bộ hồ sơ quyết toán công trình xây dựng đúng chuẩn theo Pháp luật. 

—-

FastCons là Phần mềm quản lý dự án thi công xây dựng trực tuyến đầu tiên tại Việt Nam – một sản phẩm nằm trong hệ sinh thái các giải pháp chuyển đổi số của FastWork.vn. Tại FastWork, chúng tôi phát triển và cung cấp các giải pháp phần mềm chuyên sâu, tính năng chuẩn theo nghiệp vụ thực tế, giúp cho quá trình ứng dụng phần mềm nhanh chóng đạt hiệu quả cao ở từng lĩnh vực kinh doanh!

Nếu bạn quan tâm DEMO & trải nghiệm Giải pháp quản lý dự án xây dựng chuyên sâu – FastCons, vui lòng liên hệ hotline 0983-089-715 hoặc nhập thông tin vào form đăng ký!