Theo nghiên cứu của construction drive, các nhà thầu xây dựng phải mất 35% thời gian để tìm kiếm tài liệu dự án & giải quyết xung đột vì sai sót thông tin trong quá trình thi công. Đây là lý do hiện nay, nhiều CEO ứng dụng phần mềm quản lý hồ sơ dự án thay thế & giải quyết triệt để các rủi ro trong cách lưu trữ tài liệu thủ công qua sổ sách, giấy tờ.
Nếu bạn đang tìm kiếm các công cụ số hóa tài liệu & hồ sơ dự án, hãy tham khảo ngay bài viết dưới đây. Bài viết cung cấp thông tin chi tiết về các tính năng, chi phí của 10 phần mềm quản lý hồ sơ xây dựng tốt nhất, và gợi ý phương pháp lựa chọn phần mềm phù hợp cho từng cá nhân, doanh nghiệp.
Phần mềm quản lý hồ sơ xây dựng là gì?
Phần mềm và công cụ quản lý hồ sơ xây dựng là nền tảng trực tuyến giúp người dùng khởi tạo, sắp xếp, lưu trữ và chia sẻ toàn bộ tài liệu, thông tin liên quan đến các dự án xây dựng trong doanh nghiệp.
Việc quản lý tốt hồ sơ xây dựng đóng vai trò rất lớn trong thành công của các công trình, đòi hỏi nhà quản lý phải liên tục kiểm tra, lưu trữ và bảo quản khối lượng lớn thông tin, xuyên suốt từ giai đoạn chuẩn bị, thi công, kết thúc và vận hành công trình.
Với nhiều tài liệu phức tạp như bản vẽ thiết kế, biên bản cuộc họp, dự toán chi phí, chỉ dẫn kỹ thuật, hợp đồng, hồ sơ đấu thầu,… cùng khối lượng tài liệu, giấy tờ đồ sộ kéo dài suốt một dự án, mà các doanh nghiệp xây dựng rất cần một giải pháp trực tuyến lưu trữ thay cho tủ hồ sơ giấy nhằm mục tiêu: giảm không gian lưu trữ và hạn chế rủi ro mất mát tài liệu.
- Gợi ý doanh nghiệp xây dựng tìm đọc thêm: Quy định, hướng dẫn cách lưu trữ hồ sơ dự án xây dựng (mới)
May mắn thay, công nghệ có thể giúp bạn làm điều này. Các phần mềm quản lý hồ sơ xây dựng sẽ tạo ra không gian trực tuyến cho phép sắp xếp, lưu trữ và quản lý toàn bộ tài liệu dạng số và cho phép các thành viên trong nhóm dự án dễ dàng truy cập sử dụng.
Đây là giải pháp cứu cánh hữu ích giúp các nhà thầu xây dựng giảm thiểu thời gian tổng hợp – tra cứu hồ sơ giấy, cải thiện khả năng giao tiếp, cộng tác hiệu quả hơn để đảm bảo dự án diễn ra đúng tiến độ, đạt chất lượng & trong phạm vi ngân sách.
Các tính năng chính của phần mềm quản lý hồ sơ dự án xây dựng
Hiện nay, các nhà phát triển phần mềm trong và ngoài nước đã tạo ra nhiều công cụ quản lý hồ sơ xây dựng với nhiều tính năng ưu việt đáp ứng tối đa nhu cầu theo dõi & khai thác thông tin dự án cho cả nhà quản lý và nhân viên. Thông thường, một phần mềm quản lý hồ sơ dự án sẽ có 5 tính năng chính, bao gồm:
- Số hóa và lưu trữ trực tuyến tài liệu dự án
- Phân quyền xem, sửa, xóa,… tài liệu
- Khả năng cộng tác, giao tiếp trên file tài liệu
- Khả năng tìm kiếm và truy xuất thông tin tài liệu
- Tích hợp với cơ sở hạ tầng công nghệ của từng doanh nghiệp
Theo báo cáo của FMI, các chuyên gia xây dựng lãng phí trung bình 14 giờ mỗi tuần cho các hoạt động không sinh lợi, bao gồm tìm kiếm tài liệu dự án, giải quyết xung đột và xử lý rủi ro vì sai sót thông tin.
Do vậy, việc ứng dụng một công cụ quản lý hồ sơ xây dựng sở hữu đầy đủ những tính năng quan trọng trên sẽ giúp doanh nghiệp loại bỏ các rủi ro như lãng phí thời gian, thi công lại, chậm tiến độ hay rủi ro pháp lý, kiện tụng,…
Gợi ý doanh nghiệp Xây dựng tìm hiểu giới thiệu & đánh giá nhanh 7+ phần mềm quản lý dự án xây dựng nổi bật, phù hợp với doanh nghiệp Việt Nam.
Top 10 phần mềm quản lý hồ sơ dự án xây dựng tốt nhất
Chúng tôi đã tổng hợp 10 phần mềm quản lý tài liệu, hồ sơ dự án xây dựng được dùng phổ biến trong và ngoài nước. Đồng thời phân tích các tính năng, đánh giá ưu, nhược điểm và so sánh chi phí của từng giải pháp, mời các nhà quản lý & CEO tham khảo ngay dưới đây.
1. Phần mềm quản lý hồ sơ dự án xây dựng FastCons Drive
FastCons Drive là dịch vụ lưu trữ đám mây & quản lý trực tuyến hồ sơ các dự án xây dựng thuộc FastCons – giải pháp quản lý dự án thi công xây dựng đầu tiên tại Việt Nam.
Dịch vụ FastCons Drive được kỳ vọng thay thế Google Drive trong hoạt động lưu trữ & chia sẻ, cộng tác tài liệu trong môi trường dự án xây dựng. Phần mềm giúp doanh nghiệp quản lý, lưu trữ, khai thác tài liệu một cách khoa học, tập trung hơn với các tính năng nổi bật:
- Lưu trữ trực tuyến toàn bộ folder, file tài liệu, hồ sơ các dự án như bản vẽ thiết kế, chỉ dẫn kỹ thuật, hợp đồng, nhật ký thi công, công văn đi/ đến,…
- Phân loại, quản lý tài liệu, hồ sơ theo từng dự án
- Chia sẻ quyền khai thác tài liệu cho các bên
- Hỗ trợ nhiều tiện ích: xem, tải, xóa, ký số, phê duyệt hồ sơ dự án, tạo ghi chú, thêm bình luận vào các file tài liệu
- Lưu vết lịch sử thao tác trên file
- Kết nối với các phần mềm BIM để đọc các file định dạng BCF
- Đính kèm mô hình BIM lưu trữ trong Hồ sơ dự án vào Nhật ký thi công, báo cáo công việc,…
- Tương tác với tài liệu bản vẽ 3D, xem screenshot & xem dạng live trực quan các mô hình BIM
- Và nhiều tính năng, tiện ích chuyên sâu khác, thiết thực với doanh nghiệp Xây dựng tại Việt Nam.
Là phần mềm được phát triển chuyên biệt cho ngành xây dựng, doanh nghiệp có thể sử dụng FastCons để quản lý hiệu quả tiến độ thi công, chi phí, vật tư & nghiệm thu công trình từ A-Z.
Ưu điểm của FastCons Drive
- Chi phí rẻ, chỉ tính dung lượng lưu trữ 50.000đ/10Gb
- Hỗ trợ xem trực tiếp các file BIM, Sketch, DWG mà không cần mở phần mềm chuyên dụng
- Ứng dụng tốt trong việc báo cáo lỗi thi công (defect) & vấn đề (issues) dưới định dạng file BCF
- Liên kết với ứng dụng quản lý dự án FastCons để quản lý tài liệu khép kín trong phạm vi dự án
Nhược điểm:
- Chưa hỗ trợ trình soạn thảo, chỉnh sửa trực tiếp
- Chưa hỗ trợ ngôn ngữ tiếng Anh, khó triển khai công ty nước ngoài
Demo trải nghiệm tính năng quản lý hồ sơ dự án – FastCons Drive tại đây
Hiện, FastCons đã được hàng nghìn Tập đoàn, doanh nghiệp Xây dựng tại Việt Nam triển khai quản lý, tối ưu hoạt động quản lý, báo cáo. Tìm hiểu các doanh nghiệp đã và đang triển khai FastCons.
Gợi ý bạn tham khảo video dưới đây để hiểu chi tiết về giải pháp quản lý hồ sơ dự án FastCons Drive
2. Archdesk
Xếp hạng trên G2 (nền tảng đánh giá phần mềm và dịch vụ B2B hàng đầu thế giới): 4,3/5
Archdesk là nền tảng trực tuyến giúp các quy trình quản lý tài liệu xây dựng của bạn trở nên đơn giản và hiệu quả hơn. Chức năng quản lý hồ sơ dự án trên Archdesk bao gồm:
- Lưu trữ tài liệu theo cây thư mục từng dự án xây dựng
- Dễ dàng thêm, chỉnh sửa, xóa file tài liệu
- Chia sẻ quyền khai thác file tài liệu đến các bên
Archdesk được phát triển dành riêng cho ngành xây dựng. Do đó, phần mềm này còn sở hữu bộ tính năng chuyên sâu đáp ứng các nhu cầu riêng của từng nhà thầu, bao gồm: quản lý hồ sơ dự án, theo dõi ngân sách, quản lý quy trình sản xuất, quản lý quan hệ khách hàng, quản lý vật tư,… Archdesk còn cho phép tích hợp với các hệ thống kế toán phổ biến nhất như QuickBooks hay Xero, giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí mua và cài đặt phần mềm hoặc phần cứng mới.
Gợi ý doanh nghiệp xây dựng tìm hiểu thêm: 7+ phần mềm quản lý tiến độ thi công dự án xây dựng, quản lý toàn diện sử dụng linh hoạt trên app mobile và app web.
Link tham khảo phần mềm Archdesk
3. Procore
Xếp hạng đánh giá trên G2: 4,5/5
Procore là giải pháp quản lý dự án all-in-one dành cho các nhà bất động sản, nhà thầu xây dựng và kiến trúc sư sử dụng. Phần mềm hỗ trợ số hóa và lưu trữ tài liệu, hồ sơ dựa trên đám mây, cho phép bạn quản lý thông tin, tài chính và các tài nguyên khác từ giai đoạn lập kế hoạch đến khi kết thúc dự án.
Procore cho phép các thành viên cộng tác theo thời gian thực, cung cấp quyền truy cập nhanh vào thông tin từ mọi nơi với các tính năng báo cáo và phân tích nâng cao. Đồng thời tích hợp liền mạch hơn 150 giải pháp giúp các CEO quản lý toàn diện dự án xây dựng.
Ưu điểm của Procore
- Cung cấp nhiều khóa đào tạo cho người mới sử dụng
- Hỗ trợ tư vấn 24/7
- Tích hợp nhiều tính năng, giải pháp khác nhau
Nhược điểm của Procore
- Chi phí tốn kém
- Không phù hợp với các doanh nghiệp và dự án nhỏ
Link tham khảo phần mềm Procore
4. Phần mềm quản lý hồ sơ xây dựng Dropbox Business
Xếp hạng đánh giá trên G2: 4.⅘
Dropbox Business là phần mềm lưu trữ và chia sẻ tệp tài liệu dựa trên nền tảng đám mây. Đây là giải pháp quản lý hồ sơ chung, không được phát triển chuyên sâu cho ngành xây dựng nên chỉ phù hợp với các doanh nghiệp nhỏ hoặc dự án xây dựng đơn giản.
Dropbox cho phép người dùng cộng tác và chia sẻ thông tin tài liệu theo thời gian thực từ bất kỳ vị trí hoặc thiết bị nào. Các tính năng bổ sung hỗ trợ quản lý tài liệu xây dựng bao gồm: lưu vết lịch sử truy cập, chỉnh sửa, tạo nhận xét trên file,…
Ưu điểm của Dropbox
- Dễ dàng sử dụng
- Có bản miễn phí có đủ tính năng quản lý các dự án nhỏ
- Tích hợp với một số công cụ như Microsoft Office và Google Docs
Nhược điểm của Dropbox
- Giá hơi cao so với tính năng nó mang lại
- Có những lo ngại về quyền riêng tư và bảo mật
- Thiếu các tính năng quản lý tài liệu xây dựng nâng cao
Tìm hiểu thêm: Khai thác tiềm năng đặc biệt của cây thư mục dự án Xây dựng
Demo trải nghiệm phần mềm quản lý tài liệu Dropbox
5. Google Drive
Xếp hạng đánh giá trên G2: 4,8/5
Tương tự như Dropbox Business, phần mềm Google Drive là nền tảng cộng tác và lưu trữ tài liệu trên đám mây, giúp bạn lưu trữ, sắp xếp và chia sẻ nhiều file cùng lúc. Bạn có thể chỉnh sửa và lưu trữ hơn 100 loại tệp khác, bao gồm cả tệp PDF, tệp CAD, tệp hình ảnh và nhiều loại tệp khác trên Google Drive.
Phần mềm cho phép cộng tác, chia sẻ tài liệu đến các thành viên trong nhóm dự án thời gian thực, và truy cập khai thác thông tin mọi lúc mọi nơi bằng bất kỳ thiết bị nào. Google Drive không phải là phần mềm được phát triển chuyên biệt cho ngành xây dựng, nên chỉ phù hợp với các dự án xây dựng đơn giản. Tuy nhiên doanh nghiệp có thể dùng kết hợp với các công cụ của bên thứ ba như Trello hay Asana để quản lý dự án xây dựng hiệu quả hơn.
Ưu điểm của Google Drive
- Dễ dàng để cộng tác và giao tiếp
- Tiết kiệm chi phí so với phần mềm dành riêng cho ngành xây dựng
- Cho phép truy cập từ mọi nơi trên mọi thiết bị
Nhược điểm của Google Drive
- Không có tính năng đáp ứng nhu cầu quản lý tài liệu xây dựng phức tạp
- Không hỗ trợ view các định dạng file chuyên của xây dựng như BIM, Sketch
- Không dễ để tìm được tài liệu
Link Trải nghiệm phần mềm quản lý tài liệu Google
6. Bluebeam Revu
Xếp hạng đánh giá trên G2: 4,6/5
Bluebeam Revu là giải pháp quản lý hồ sơ dự án xây dựng phổ biến. Phần mềm giúp lưu trữ tập trung các bản vẽ, tài liệu trên một nền tảng, hỗ trợ các thành viên trong nhóm có thể truy cập, tải lên, đánh giá và chỉnh sửa các bản dễ dàng trên web app hoặc thiết bị iOS.
Bluebeam còn có tính năng ước tính vật liệu, nhân công và thiết bị cần thiết cho một dự án xây dựng. Điều này giúp nhà quản lý lập kế hoạch và dự toán ngân sách dự án chính xác, tránh rủi ro chi phí vượt mức. Phần mềm hỗ trợ hơn 10 ngôn ngữ, như tiếng Nhật, tiếng Thụy Điển, tiếng Đan Mạch, tiếng Anh, tiếng Hà Lan, tiếng Tây Ban Nha, tiếng Đức, v.v.
Ưu điểm của Bluebeam Revu
- Dịch vụ hỗ trợ khách hàng tuyệt vời
- Nhiều công cụ và chức năng tùy chỉnh linh hoạt
Nhược điểm của Bluebeam Revu
- Không cung cấp phím shortcuts cho người dùng
- Tốn nhiều tài nguyên
- Chi phí cao
Link Trải nghiệm phần mềm quản lý hồ sơ dự án Bluebeam
7. Phần mềm quản lý hồ sơ xây dựng Autodesk BIM 360
Xếp hạng đánh giá trên G2: 4,2/5
“BIM” trong Autodesk BIM 360 là viết tắt của building information modelling – mô hình hóa thông tin xây dựng. Phần mềm giúp việc kiểm soát tài liệu trong doanh nghiệp trở nên đơn giản hơn, loại bỏ nguy cơ sai sót thông tin với các tính năng:
- Cho phép truy cập, tải file các bản vẽ ngay lập tức trên mọi thiết bị
- Nhận xét và gửi phê duyệt tài liệu đến các bên
- Dễ dàng đánh dấu bản vẽ, tài liệu và mô hình BIM, tăng cường sự hợp tác giữa các nhóm
- Hỗ trợ lưu trữ tất cả các loại tệp và có các tính năng báo cáo, phân tích nâng cao.
Ưu điểm của Autodesk BIM 360
- Đơn giản hóa việc chia sẻ tài liệu
- Giúp quản lý tất cả các dự án xây dựng tập trung
- Phù hợp cho cả dự án xây dựng quy mô lớn và quy mô nhỏ
Nhược điểm của Autodesk BIM 360
- Hỗ trợ khách hàng chưa tốt
- Chi phí tốn kém
Trải nghiệm tính năng quản lý tài liệu trên Autodesk BIM 360 tại đây
8. Microsoft 365
Xếp hạng đánh giá trên G2: 4,6/5
Bộ công cụ của Microsoft 365 bao gồm Word, Excel, Outlook, OneDrive và PowerPoint. Phần mềm đám mây cho phép bạn truy cập làm việc từ mọi nơi trên mọi thiết bị. Mặc dù không được thiết kế riêng cho ngành xây dựng và thiếu một số tính năng chuyên sâu, nhưng Microsoft 365 vẫn có thể hỗ trợ quản lý tài liệu xây dựng hiệu quả. Microsoft 365 cung cấp các tính năng bảo mật nâng cao, chỉ những người dùng được ủy quyền mới có thể truy cập thông tin.
Ưu điểm của Microsoft 365
- Giao diện thân thiện với người dùng
- Có đầy đủ các công cụ tạo và lưu trữ tài liệu
- Khả năng tích hợp linh hoạt
Nhược điểm của Microsoft 365
- Rất khó để di chuyển từ các công cụ khác sang Microsoft 365
- Có thể mất nhiều thời gian để tìm hiểu các công cụ và chức năng
Link trải nghiệm phần mềm Microsoft 365
9. Contractor Foreman
Xếp hạng đánh giá trên G2: 4,5/5
Contractor Foreman là giải pháp quản lý hồ sơ xây dựng và quản lý toàn diện dự án. Phần mềm hỗ trợ các ngôn ngữ: tiếng Ả Rập, tiếng Anh, tiếng Pháp, tiếng Đức, tiếng Tây Ban Nha và Urdu. Bạn có thể truy cập sử dụng trên mọi thiết bị miễn là có kết nối internet.
Contractor Foreman cho phép bạn theo dõi và quản lý các tài liệu quan trọng thông qua các tính năng quản lý chấm công, hóa đơn, quản lý đơn hàng, hồ sơ, v.v. Đồng thời cung cấp nhiều tính năng quản lý dự án xây dựng mà doanh nghiệp có thể tùy chỉnh theo nhu cầu của mình. Mặc dù những tính năng này hữu ích nhưng việc học cách sử dụng chúng có thể mất nhiều thời gian. Tuy nhiên Contractor Foreman có hỗ trợ các buổi đào tạo miễn phí mà bạn có thể tận dụng.
Phần mềm cho phép tích hợp với một số ứng dụng như QuickBooks, Lịch Google, Gusto, Microsoft Outlook, v.v. Tuy nhiên, nó không cung cấp API và bảng dashboard phân tích dữ liệu từ đầu đến cuối.
Link trải nghiệm phần mềm Contractor Foreman
10. Phần mềm quản lý hồ sơ xây dựng Monday.com
Monday.com được bình chọn là một trong những công ty Phần mềm toàn cầu hàng đầu năm 2023 trên G2. Dù không được thiết kế dành riêng cho ngành xây dựng nhưng Monday.com có một số tính năng hỗ trợ quản lý tài liệu xây dựng.
Ví dụ: bạn có thể tạo các quy trình công việc và biểu mẫu tùy chỉnh phù hợp với nhu cầu quản lý tài liệu xây dựng, lưu trữ và sắp xếp các tệp, theo dõi tiến độ dự án trong thời gian thực và chia sẻ cộng tác với các thành viên trong nhóm. Ngoài quản lý tài liệu, bạn có thể sử dụng Monday.com để quản lý dự án và tự động hóa quy trình làm việc.
Monday.com cho phép tích hợp mở rộng với các công cụ như Dropbox, Slack, Outlook, Zapier, v.v. Phần mềm có bộ phận chăm sóc khách hàng tốt và cộng đồng hỗ trợ giúp bạn giải đáp mọi thắc mắc trong quá trình sử dụng.
Link trải nghiệm phần mềm Monday.com
Nên dùng phần mềm quản lý tài liệu chung hay phần mềm quản lý chuyên sâu cho ngành xây dựng?
Thông thường, doanh nghiệp có hai lựa chọn khi tìm kiếm công cụ quản lý tài liệu xây dựng là dùng phần mềm độc lập hoặc một nền tảng tích hợp – Platform.
Các công cụ độc lập chỉ tập trung vào một chức năng hoặc tính năng cụ thể, chẳng hạn như quản lý tài liệu hoặc quản lý tài chính dự án. Còn nền tảng số tích hợp lại sở hữu nhiều tính năng và cung cấp giải pháp cho nhiều lĩnh vực, ví dụ như quản lý đồng thời hợp đồng, vật tư, tiến độ, theo dõi hiệu suất nhân sự, v.v.
Các phần mềm độc lập thì ít tốn kém và dễ sử dụng hơn. Tuy nhiên, chúng chỉ phù hợp với các dự án xây dựng đơn giản hoặc quy mô nhỏ.
Các nhà thầu nên ứng dụng nền tảng số có nhiều chức năng quản lý dự án chuyên sâu & chuyên biệt cho ngành xây dựng sẽ hiệu quả hơn so với công cụ chỉ quản lý tài liệu đơn lẻ. Vì các công cụ độc lập thiếu khả năng tích hợp với các phần mềm khác mà một nhà thầu cần để kiểm soát dự án xây dựng từ đầu đến cuối. Dẫn đến quy trình làm việc bị phân mảnh, tăng rủi ro sai sót thông tin, chậm tiến độ thi công. Ngoài ra, việc triển khi cùng lúc nhiều phần mềm độc lập để quản lý dự án cũng khiến doanh nghiệp tăng chi phí vận hành & đào tạo.
Tóm lại, nếu bạn cần phần mềm quản lý tài liệu cho dự án xây dựng đơn giản, hãy cân nhắc sử dụng các phần mềm như Google Drive, Dropbox, Microsoft 365. Còn với các dự án phức tạp, quy mô lớn thì việc triển khai các phần mềm chuyên biệt cho ngành xây dựng như FastCons Drive, Autodesk BIM 360, Contractor Foreman, Archdesk,… là lựa chọn tối ưu.
Trên đây là những thông tin tổng quan về 10 phần mềm quản lý hồ sơ xây dựng tốt nhất, hy vọng các CEO, kỹ sư, chỉ huy công trình có thể lựa chọn được giải pháp phù hợp để lưu trữ & khai thác tài liệu một cách khoa học, tập trung hơn. Từ đó đảm bảo thông tin xuyên suốt, tăng hiệu quả quản lý dự án & tốc độ thi công.
Quý doanh nghiệp quan tâm đến FastCons Drive – Giải pháp quản lý, lưu trữ trực tuyến hồ sơ xây dựng, vui lòng liên hệ Hotline 0983-089-715 hoặc điền thông tin đăng ký vào Form bên dưới để nhận Tư vấn & Demo 1-1 với chuyên viên!
